建筑工程材料采購及管理方法研究

耿瑞

（東營區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局，山東 東營 257100）

0 引言

在經濟飛速發(fā)展的同時，建筑行業(yè)也獲得良好發(fā)展環(huán)境。隨著人們對建筑水平要求的提高，建筑企業(yè)之間的競爭愈發(fā)激烈。各種建筑工程的實施，使得建筑企業(yè)對于建筑材料、設備等需求量猛增。材料采購及管理，直接影響企業(yè)投入的經濟效益，同時也關系到工程質量及人民財產安全所以必須引起重視。

1 建筑企業(yè)材料采購及管理的意義

材料采購及管理作為建筑企業(yè)建筑施工物資管理的第一步，是建筑企業(yè)運行發(fā)展的重要基礎，做好材料采購及管理，是建筑施工能夠順利進行的保障。根據不同的建筑施工要求采購不同的物資，是采購人員必須具備的工作技能，要避免采購錯誤的出現(xiàn)，減少資源的浪費和企業(yè)經營成本。在如今建筑行業(yè)競爭越來越激烈的情況下，真正做好工程材料的管理，可以大大提升建筑企業(yè)在市場中的綜合競爭力，進而顯著增強企業(yè)的經濟效益。

2 建筑施工企業(yè)材料采購特點

在建筑工程項目施工中，大宗材料一般都是由企業(yè)統(tǒng)一采購，可以對材料供應商進行比選，控制好材料質量。但是由于建筑市場變化較快，材料的價格基本上每個月都有所不同，例如，鋼筋價格基本上每月都會上下浮動，所以在材料采購的過程中，要考慮價格上漲和下跌的可能性以及變化趨勢。

2.1 多樣性

對不同的建筑工程項目而言，使用的材料不盡相同，同一個項目涉及的材料也有很多種，建筑施工企業(yè)材料采購具有多樣性。在開展材料采購工作時，要對材料進行分類。通常按照其成本構成和數(shù)量可以分為A、B、C 三類，A 類材料占成本最高，對于建筑工程項目而言，鋼筋和混凝土就屬于A 類材料，對這類材料要重點控制，其對施工成本和施工質量的影響較大；對B 類材料，可以按照一般的材料采購制度進行控制，確保其質量滿足要求即可；C 類材料，一般屬于零星材料，對于這類材料的采購施工企業(yè)可以交由項目部自行負責，因為不同項目的零星材料不盡相同，這樣根據不同的材料類型選擇不同的采購模式可以優(yōu)化材料采購工作[1]。

2.2 價格波動變化較快

當前，建筑市場競爭激烈，建筑市場受到國家的調控，但也遵循市場經濟規(guī)律，所以施工材料成本和價格會不斷變化，并且可能變化幅度較大，在材料采購工作中，要考慮這一問題。在與材料供應商簽訂采購合同時，要在合同中約定材料上漲和下跌時如何調整貨款，是按照合同簽訂時的價格還是按材料實際進場時的價格來確定總價，這些都是材料部門需要統(tǒng)籌考慮的問題，旨在降低建筑施工企業(yè)的經濟風險。

3 當前材料采購及管理面臨的問題

3.1 缺乏內控體系

當前建筑企業(yè)施工過程中需要的工程材料種類繁多、規(guī)格多樣，但建筑企業(yè)在材料采購及管理前對所需材料的調研不夠，材料采購及管理沒有計劃性。目前建筑企業(yè)的內控體系不完整甚至缺乏，對于材料采購及管理沒有完善的規(guī)劃和系統(tǒng)，這樣容易出現(xiàn)采購疏漏、進而耽誤施工進度。一些建筑企業(yè)采購管理混亂，采購計劃提交不及時，經常出現(xiàn)施工時應急采購的情況，導致施工資源配置不合理，影響施工的正常運行。材料采購及管理的內控體系除了要具備規(guī)范性和計劃性之外，還要注重人員的配置，保證采購過程中各個環(huán)節(jié)都有專人負責，在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都有人負起責任，及時彌補疏漏。

3.2 人員能力不強

材料采購及管理并非簡單的購買工作，需要技術支持，也需要有責任意識，需要采購人員精通采購技術、熟悉材料性能，同時具備較高的責任感和道德水平。目前一些建筑企業(yè)還保持著傳統(tǒng)的用人理念，認為采購人員并不需要專業(yè)的技術水平，把用人重點放在生產方面，不注重采購人才的培養(yǎng)；采購人員自身文化素質不高，且不愿意學習新技術來提升自己的專業(yè)能力，老齡化的采購人員結構也導致采購部門對新興事物的接受速度慢，甚至產生抵觸情緒。一個業(yè)務水平欠缺的采購團隊，不能對建筑材料進行深入了解、對國家相關法律法規(guī)也不夠熟悉，跟不上時代發(fā)展的腳步，在進行材料采購及管理談判時無法掌握主動權，這將會給建筑企業(yè)帶來巨大的經濟損失。

3.3 采購合同管理問題

采購合同管理關系到采購工作的有效、規(guī)范開展。在實際工作中，可能采購合同的樣式不統(tǒng)一，采購合同有管理方面的漏洞；負責簽署采購合同的人法律意識和對采購合同的防范意識需要提升，對合同執(zhí)行風險的認識需要進一步加強。另外，采購合同在執(zhí)行和管理過程中也存在監(jiān)督問題。

3.4 采購監(jiān)管不足

在建筑施工項目中需要采購的材料要從各個渠道進行采購，建筑市場分布廣泛，需要采購人員分門別類地進行甄別挑選。由于建筑企業(yè)的采購人員經常一人獨挑大梁，而企業(yè)又沒有嚴格的監(jiān)管制度，導致一些采購人員利用職位之便損公謀私，與一些關系戶供應商達成長期的合作，并且在之后的采購過程中無視該供應商的質量和價格、產品在市場中的性價比便直接完成采購，放棄了很多物美價廉的產品，增加了企業(yè)的采購成本，也增大了建筑施工的質量安全隱患，無形中給企業(yè)造成極大的損失[2]。采購監(jiān)管的薄弱，也使得采購人員經常處于孤軍奮戰(zhàn)的狀態(tài)，采購工作經常是被動性的展開，致使采購前調研缺失，信息更新不及時，僅僅根據緊急情況應急采購，采購效率達不到要求時施工進程就會受到影響，從而降低企業(yè)的整體經濟效益。

4 建筑材料采購及管理措施

4.1 建立采購制度

對于現(xiàn)代化企業(yè)來講，需要建立健全相關采購制度，并且要針對審批權限進行嚴格管理和控制。對于任何企業(yè)以及單位來講，制定明確合理規(guī)章制度是保障正常穩(wěn)定運營關鍵性的一大舉措。對于管理層而言，需要對采購流程進行嚴格化管理和控制，要制定相對嚴格詳細以及全面采購流程，并且要針對有關人員進行定期化教育和培訓工作。這樣以來，可以使所有采購工作人員的自身采購能力和采購水平得到全方位的提升。值得關注的一點就是，在當前采購部門內部也需要切實的保障可以實現(xiàn)分權運作，讓工作內容可以實現(xiàn)涇渭分明，這樣才能盡可能避免采購部門不按規(guī)定進行采購活動，同時也可以落實責任制度，將問題的責任追究到個人，有利于企業(yè)內部工作風氣改善。除此之外，通過分權，也能使企業(yè)各部門之間形成相互合作相互制約的關系，有效規(guī)避企業(yè)內部舞弊問題。對于審批部門而言，主要就是起到把關作用，對各大部門工作定期進行監(jiān)督和檢查。

4.2 制訂采購計劃并創(chuàng)建采購系統(tǒng)

有計劃地開展工作，積極推進信息化管理具有重要意義。采購計劃主要由項目預算人員制定。首先，項目預算人員根據建筑圖紙的建筑和設計要求來計算對建材的特定要求，并將其以電子數(shù)據的形式加載到項目建材的要求列表中。根據財務部門和采購建材的需求清單創(chuàng)建價格的近似預算表，并針對各種建筑材料和施工需求制定合理的采購計劃。采購計劃需要有關的領導的批準。同時，企業(yè)可以建立有關的采購小組，共同選擇可靠和高質量的供應商，以確保采購活動的公開透明。企業(yè)必須建立和完善建材采購的定價機制，以最大限度地減少人為因素對采購價格的影響。從而有效地降低了購買價格中的水分含量并遏制了貪污腐敗的行為。除此之外，企業(yè)將在購買建材后加強驗收，由技術人員和倉庫管理人員嚴格驗收，統(tǒng)一入庫檢查，建立建材明細，為以后的使用和驗證做好準備。另外，在購買建材時，必須確保有關建材采購的信息不中斷，并及時了解業(yè)務的現(xiàn)狀和業(yè)務發(fā)展中的問題。企業(yè)應注意收集建材采購信息，包括市場上建材供應的實際情況，建材價格的波動等，并及時發(fā)現(xiàn)在傳遞建材采購信息的過程中存在的問題，以避免產生不良后果。再有，企業(yè)定期舉行適當?shù)牟少彆h，以加強有關建材采購信息的傳遞，加強對建材采購的內部控制，確保信息交換的效率和順序，避免出現(xiàn)建筑材料不夠或者多余的問題。

4.3 加強采購合同管理

在批準了采購申請后，采購部門應盡快確定采購材料的范圍。在領導同意的情況下，可以以采購訂單的形式購買零星建材。對于大宗材料及設備，企業(yè)必須明確說明其在規(guī)格、價格、數(shù)量、類型、交貨方式、付款方式、違反合同等方面的責任。并與合格的供應商簽訂標準的采購合同以確保雙方都的權利和義務。為了做好購買建材之前和購買過程中的控制以及購買之后的驗收與檢查，需要與材料供應商簽訂正式的采購合同，并由財務和審計部門共同參與。正式的購買協(xié)議一般都是一式三份，企業(yè)財務、檔案室和供應商各一份。其次，采購部門必須不斷監(jiān)督合同的執(zhí)行，以確保合同的及時執(zhí)行。可以使用以下方式進行監(jiān)督：加強驗證績效，并督查材料的供應商以履行其義務。如有各種問題，及時采取措施，與對應供應商聯(lián)系，并及時采取措施，到最佳解決方案，減少業(yè)務損失。如有必要，可以補充、修改甚至取消協(xié)議，讓供應商承擔其違約責任。

4.4 制訂長期采購計劃

現(xiàn)代化企業(yè)針對材料進行采購前要求采購部門充分了解和熟悉工程項目實施進度，并且要明確當前市場上物質流通狀況，這樣才能夠制定長期化以及科學化采購計劃，有利于保障采購工作有條不紊開展。另外，在當前材料采購及管理過程當中，往往會涉及儲存成本和管理成本等諸多方面問題，這就務必需要當前采購工作人員能夠充分了解和掌握相關的因素，并且要保障采購有計劃有目的開展和實施。另外，對于當前的采購工作人員來講，還需要和其他部門發(fā)生聯(lián)系，要積極和設計部門相互溝通交流，促使設計得到進一步改良和優(yōu)化。另外，各部門相互協(xié)同合作，促使材料采購及管理成本得到盡可能縮減，同時也可以提高材料采購及管理效益。

4.5 提升人員素養(yǎng)

材料采購及管理是建筑企業(yè)控制經營成本、保證建筑施工質量的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應致力于提高采購部門員工的專業(yè)素養(yǎng)，定期進行采購知識、相關法律法規(guī)的培訓，對員工的道德修養(yǎng)和法律意識重點培養(yǎng)。因為建筑企業(yè)的材料采購及管理既涉及成本管理，又涉及生產技術，所以需要采購人員既懂得經營管理、熟悉相關法律知識，又掌握著較高的技術水平，能夠將企業(yè)的材料采購及管理制度真正落實，保證材料采購及管理的規(guī)范合理。在采購部門成立專業(yè)的調研小組，定期或有計劃性地對建筑材料市場進行調研，了解市場價格變化和走向；充分的調研有助于采購工作的順利開展，減少采購前期的準備工作，有了數(shù)據參考就可以使采購工作效率更高。

4.6 加強建材采購信息的內部和外部傳遞

改善企業(yè)建材采購信息的內部和外部傳輸，加強建材采購信息的交流和反饋，使用電子采購、互聯(lián)網和通信工具等加速信息系統(tǒng)的建設，發(fā)送、共享和提供反饋信息，以改善建材采購內部控制的有效性[3]。同時，需要改善我們的監(jiān)督機制，以監(jiān)控建材的采購，監(jiān)督和審計采購的日常活動，并快速識別和應對采購風險。

4.7 加大采購監(jiān)督力度，確保采購材料質量

（1）將工程造價管理應用于工程項目，實現(xiàn)對總體目標預算的管理，利用目標分解的方式形成面向各業(yè)務部門的目標，并注重管理責任制的實施，特別是在材料采購及管理環(huán)節(jié)管理上，要明確責任人的采購責任義務，形成切實可行的監(jiān)督管理機制，使工程材料采購及管理始終處于預算范圍內。對于超出預算的部分，要實施嚴格的審批，以實現(xiàn)對工程成本的全面控制。

（2）重點加強材料采購及管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督，對比采購材料價格和市場調研價格，對采購人員進行綜合測評，分析材料質量不合格或材料價格偏離的情況，并做好雷霆問責，嚴肅采購團隊的紀律性和組織性，避免營私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

（3）建立完整、獨立的上報機制。當企業(yè)的運營和管理出現(xiàn)問題時，有關的人員必須及時向企業(yè)的管理層和高級管理層報告。企業(yè)必須確保其報告渠道是完全開放的，以便企業(yè)的高層管理人員能夠真正了解基層的實際情況。

（4）組建一支由高素質的檢驗和監(jiān)督專家組成的團隊，并提高培訓水平。檢驗和監(jiān)督人員不僅需要具有特定的表達能力，而且還需要有關法律和財務方面的知識體系。

（5）定期邀請相關專家來企業(yè)開展專題講座，使全體員工能夠養(yǎng)成積極發(fā)展自我學習、自我提高和自我完善的技能，使員工能夠充分理解實際工作和發(fā)展狀況，從而改善企業(yè)建筑材料采購內部控制情況。

5 結語

在建筑工程企業(yè)管理中，材料采購及管理至關重要，直接關系到工程的質量和項目經濟效益。作為一名質量監(jiān)督監(jiān)管單位工作人員要從思想層面正本清源，認識到材料采購及管理的重要性，通過多措并舉做好材料采購及管理管理工作，進行動態(tài)化監(jiān)督，為企業(yè)的長遠穩(wěn)健發(fā)展奠定良好基礎。