醫(yī)院人事檔案管理的重要性、問題與對(duì)策

林麗，王志國(guó)

1.青島市第五人民醫(yī)院監(jiān)察科，山東青島 266002；2.青島市膠州中心醫(yī)院監(jiān)察科，山東青島 266300

人事檔案內(nèi)記載的是檔案所有者的個(gè)人身份、人事經(jīng)歷、學(xué)歷、家庭成分等方面的證據(jù)，是具備法律效用的重要個(gè)人文件，與檔案所有者的個(gè)人薪資待遇、任免考慮等緊密掛鉤[1]。醫(yī)院內(nèi)部關(guān)于職工的人事任免與薪酬界定，需要嚴(yán)格參考人事檔案，可見人事檔案規(guī)范管理的重要性。但目前，醫(yī)院人事檔案管理還存在諸多問題，例如人員認(rèn)識(shí)不足、管理規(guī)章制度不健全等[2]。人事檔案管理工作存在缺陷，會(huì)影響醫(yī)院人力資源的進(jìn)一步開發(fā)，制約醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展與轉(zhuǎn)型。妥善解決醫(yī)院人事檔案管理問題，已經(jīng)成為每一位檔案管理人員工作的重中之重。下文淺述醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并總結(jié)現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，提出應(yīng)對(duì)之策。

1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.1 規(guī)范人事檔案管理，有助于醫(yī)院人盡其用

醫(yī)院內(nèi)部對(duì)于人才的需求長(zhǎng)期存在，只有不斷提升醫(yī)院所有職工的業(yè)務(wù)水平，做到人盡其用，才能保障臨床整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。人員業(yè)務(wù)水平提升是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，短期很難見到收效；但做到人盡其用，發(fā)揮每位職工的工作能量，可以短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)并見到收效的工作。為實(shí)現(xiàn)上述管理目標(biāo)，需要充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)領(lǐng)域的重要價(jià)值。綜上，規(guī)范人事檔案管理，有助于醫(yī)院做到“人盡其用”[3]。

1.2 規(guī)范人事檔案管理，有助于醫(yī)院檔案管理整體水平提升

人事檔案是醫(yī)院檔案管理的重要分支，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理，有助于開辟規(guī)范開展檔案管理工作的“示范陣地”，為醫(yī)院其他檔案，如后勤檔案管理、科研檔案管理等樹立良好的先例。人事檔案管理工作總結(jié)出的一些先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，也可用于其他檔案管理領(lǐng)域，發(fā)揮一定的工作引領(lǐng)價(jià)值。綜上，規(guī)范人事檔案管理，有助于醫(yī)院整體檔案管理水平提升。

1.3 規(guī)范人事檔案管理，有助于打通檔案管理部門與其他部門之間業(yè)務(wù)溝通交流的橋梁

上文提及，人事檔案管理工作的展開，有助于醫(yī)院內(nèi)部人事任免、人員薪資管理工作的開展，是醫(yī)院重要的人力資源開發(fā)渠道之一。換言之，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，就是保障人力資源開發(fā)渠道的穩(wěn)定性，甚至拓寬該渠道，實(shí)現(xiàn)更大的管理效益。規(guī)范人事檔案管理，檔案管理人員能夠憑借人事檔案，架設(shè)與財(cái)務(wù)部門的溝通橋梁，連同財(cái)務(wù)部門制定相關(guān)人才的薪酬體系，做到因人定酬，放大崗位優(yōu)勢(shì)。另外，檔案管理人員憑借人事檔案，架設(shè)與人力資源部門的溝通橋梁，連同人力資源部門制定相關(guān)人才的職業(yè)上升機(jī)制、后續(xù)繼續(xù)教學(xué)規(guī)劃、崗位要求與權(quán)限界定等工作，做到因人設(shè)崗，充分發(fā)揮人才在其所在領(lǐng)域的崗位價(jià)值。總之，規(guī)范人事檔案管理，就是為檔案管理部門架設(shè)與其他部門之間業(yè)務(wù)溝通交流的橋梁，是檔案管理部門新時(shí)期下需要把握的重要轉(zhuǎn)型途徑[4]。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理由后端服務(wù)向前端管理融合的意識(shí)不足

醫(yī)院人事檔案正在由既往的人工管理，逐漸過渡至自動(dòng)化管理，這是行業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。醫(yī)院人事檔案管理工作在信息化平臺(tái)的加持下，有關(guān)規(guī)范得到進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，管理人員的工作壓力也得到進(jìn)一步釋放。部分人事檔案管理人員只看到眼前信息化平臺(tái)加持下所帶來的工作形態(tài)轉(zhuǎn)變，卻忽視在信息化技術(shù)加持下，自身崗位價(jià)值正在被削減。可以預(yù)見的是，隨著人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用逐漸成熟，傳統(tǒng)的人事檔案人工管理模式將一去不復(fù)返；對(duì)新時(shí)期下醫(yī)院人事檔案管理提出的新要求不敏感，仍舊開展著傳統(tǒng)、機(jī)械的人事檔案管理工作，只有積極求變，順應(yīng)時(shí)代潮流的同時(shí)，積極尋求崗位轉(zhuǎn)型者，才能在未來更好地勝任醫(yī)院人事檔案管理工作[5]。

2.2 人事檔案管理規(guī)章制度不健全

制度是具體工作規(guī)范化開展的重要保障，只有加強(qiáng)制度建設(shè)，才能確保醫(yī)院人事檔案管理工作方向正確，工作成果有提質(zhì)增效的可能。分析部分醫(yī)院人事檔案管理之所以長(zhǎng)期處于規(guī)章制度不健全問題下的原因，主要是由于人員對(duì)規(guī)范開展人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)院管理層未能加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，在相關(guān)規(guī)章制度制定與監(jiān)管方面就會(huì)缺乏執(zhí)行動(dòng)力，最終上行下效，具體工作的執(zhí)行主體工作表現(xiàn)也將差強(qiáng)人意。人事檔案管理人員未能加強(qiáng)對(duì)本職工作的重視程度，直接導(dǎo)致自身對(duì)人事檔案管理規(guī)章制度的依從性低，即使醫(yī)院在人事檔案管理領(lǐng)域具備健全、科學(xué)的規(guī)章制度，具體工作開展也會(huì)流于形式。因規(guī)章制度問題導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作開展質(zhì)量不足，嚴(yán)重制約醫(yī)院未來人事檔案管理服務(wù)品質(zhì)的提升[6]。

3 醫(yī)院人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)之策

3.1 樹立危機(jī)意識(shí)，尋求后端服務(wù)向前端管理融合的方法

隨著大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)的不斷成熟，未來醫(yī)院人事檔案管理將實(shí)現(xiàn)底層工作邏輯的自動(dòng)化，在人事檔案歸檔、檢查等各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作上，將由平臺(tái)代為處理海量數(shù)據(jù)與申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的高效化、自動(dòng)化發(fā)展目標(biāo)。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理崗位人員的職業(yè)教育，使其明確當(dāng)下的職業(yè)危機(jī)感，并做好工作引領(lǐng)，指出該崗位未來轉(zhuǎn)型方向，即“尋求后端服務(wù)向前端管理融合”。傳統(tǒng)人事檔案管理工作是醫(yī)院典型的后勤服務(wù)項(xiàng)目，管理人員只負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單、機(jī)械的人事檔案管理流程，不參與醫(yī)院前端管理，甚至業(yè)務(wù)的制定[7]。未來，當(dāng)人事檔案管理智能平臺(tái)真正被建立，既往簡(jiǎn)單、機(jī)械的人事檔案管理流程，將由人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理；負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員，自身工作精力將得到一定釋放，可尋求人事檔案服務(wù)向前端管理融合的結(jié)合位點(diǎn)。為此，提出兩點(diǎn)現(xiàn)階段即可實(shí)現(xiàn)的轉(zhuǎn)型策略。

①人事檔案服務(wù)與財(cái)務(wù)部門相結(jié)合。醫(yī)院財(cái)務(wù)管理一直是醫(yī)院內(nèi)部管理的重中之重，尤其在今天，財(cái)務(wù)部門的轉(zhuǎn)型需求同樣迫切，“業(yè)財(cái)融合”概念的提出，要求醫(yī)院財(cái)務(wù)部門開展財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，更多地與醫(yī)院其他部門進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，這就為醫(yī)院檔案部門與財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)融合提供了良好契機(jī)。既然人事檔案管理中的基礎(chǔ)性、細(xì)節(jié)性工作一定程度上交由信息化平臺(tái)負(fù)責(zé)，那么管理人員的工作重心就應(yīng)當(dāng)適當(dāng)向檔案信息分析上靠攏，彌補(bǔ)信息化平臺(tái)管理短板。人事檔案管理人員通過事前分析人事檔案所有者的年齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等各項(xiàng)重要信息，對(duì)檔案所有者的綜合工作實(shí)力進(jìn)行研判，并連同財(cái)務(wù)部門為其制定針對(duì)性的薪酬規(guī)劃，體現(xiàn)對(duì)人才或稀有崗位人力資源的尊重，更好地留住人才。在人事檔案分析的支持下，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門也能夠做到人員薪資發(fā)放的差異化管理，保證薪資發(fā)放的有效性，節(jié)約醫(yī)院人力資源成本[8]。

②人事檔案服務(wù)與人力資源部門相結(jié)合。醫(yī)院人才引進(jìn)與培養(yǎng)工作的執(zhí)行主體是人力資源部門，長(zhǎng)久以來，醫(yī)院人力資源部門就與人事檔案服務(wù)存在工作上的聯(lián)動(dòng)。新時(shí)期，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)與人力資源部門間的業(yè)務(wù)往來，幫助醫(yī)院人力資源部門更好地進(jìn)行人才引培工作，同時(shí)體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理價(jià)值。在人才培養(yǎng)方面，人事檔案管理人員對(duì)檔案所有者的綜合業(yè)務(wù)能力進(jìn)行事前分析，幫助人力資源部門明確不同人才的實(shí)際培訓(xùn)需要，避免過度培訓(xùn)、重復(fù)培訓(xùn)等情況發(fā)生，導(dǎo)致培訓(xùn)資源浪費(fèi)。在人才引進(jìn)方面，人事檔案管理人員定期以科室為單位，分析科室現(xiàn)有人力資源情況，進(jìn)行人才與崗位實(shí)際需要的研判，若發(fā)現(xiàn)存在人才短缺的問題，及時(shí)將發(fā)現(xiàn)上報(bào)人力資源部門，并依照正常流程啟動(dòng)專項(xiàng)人才引進(jìn)工作，或崗位招聘活動(dòng)。期間，人事檔案管理人員參與人才引進(jìn)或崗位招聘活動(dòng)，幫助人力資源部門分析人員檔案，明確引進(jìn)人才或招聘人員是否達(dá)到崗位要求，避免無用人員的引進(jìn)。在人才利用上，人事檔案管理人員加強(qiáng)檔案信息分析工作，識(shí)別現(xiàn)有人才與崗位的適配度，并聯(lián)合人力資源部門進(jìn)行針對(duì)人才的崗位調(diào)度、職業(yè)上升機(jī)制制定等各項(xiàng)細(xì)節(jié)性工作，發(fā)揮人事檔案管理在醫(yī)院人力資源開發(fā)領(lǐng)域的重要作用[9]。

3.2 健全人事檔案管理規(guī)章制度

對(duì)于人事檔案管理工作而言，健全人事檔案管理規(guī)章制度，是確保人事檔案管理工作規(guī)范開展的重要保障。而開展該項(xiàng)工作之前，前期需要加強(qiáng)有關(guān)主體的工作認(rèn)識(shí)。

提升管理層工作認(rèn)識(shí)的實(shí)現(xiàn)途徑：①要加強(qiáng)政策、法律層面的正確引領(lǐng)，從政策、法律的高度，約束管理層正視，最后重視醫(yī)院人事檔案管理規(guī)章制度的建立健全與執(zhí)行監(jiān)督工作；②要加強(qiáng)醫(yī)院黨組織的政治核心引領(lǐng)作用，監(jiān)督管理層執(zhí)行人事檔案管理規(guī)章制度，讓該項(xiàng)工作渲染上政治任務(wù)的色彩，提升醫(yī)院人事檔案管理規(guī)章制度建立健全，以及執(zhí)行監(jiān)督工作的政治站位，進(jìn)而提高管理層的工作依從性。

提升人事檔案管理人員工作認(rèn)識(shí)的實(shí)現(xiàn)途徑：①要加強(qiáng)管理層的工作監(jiān)督，對(duì)執(zhí)行主體規(guī)范開展工作產(chǎn)生約束力，確保人事檔案管理人員依從人事檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范開展細(xì)節(jié)工作，積極、全面地承擔(dān)所處崗位工作責(zé)任。另外在管理者的工作引導(dǎo)下，要求人事檔案管理人員積極提出現(xiàn)有規(guī)章制度中存在的不足，便于后續(xù)工作改進(jìn)。②加大黨建活動(dòng)的政治核心引領(lǐng)作用，并設(shè)立黨員示范崗，做好對(duì)基層工作的榜樣帶頭與號(hào)召作用。③加強(qiáng)專題培訓(xùn)，不斷提升人員認(rèn)識(shí)。④構(gòu)建對(duì)應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo)，從物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)層面，不斷提高人事檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)[10]。

關(guān)于優(yōu)化人事檔案管理規(guī)章制度，首要前提是確保規(guī)章制度的建立在我國(guó)《檔案法》的大框架之下，基于醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際需要，以及醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定[11]。完善的人事檔案管理規(guī)章制度，要分別經(jīng)過專家評(píng)審、內(nèi)部試點(diǎn)后大范圍推廣[12]；同時(shí)要定期收集基層人員關(guān)于改進(jìn)制度的建議，賦予人事檔案管理規(guī)章制度長(zhǎng)期完善的生命力[13]。最后，要確保人事檔案管理規(guī)章制度覆蓋具體工作全流程，包含所有工作場(chǎng)景，如人事檔案登記信息的界定、十大類材料的歸檔要求、線上人事檔案管理的工作規(guī)范、人事檔案利用的規(guī)范流程、檔案管理各項(xiàng)準(zhǔn)入原則等[14-15]。

4 小結(jié)與展望

人才是第一生產(chǎn)力，醫(yī)院人才是醫(yī)院發(fā)展的基石，是提高競(jìng)爭(zhēng)力與醫(yī)療質(zhì)量的基礎(chǔ)。本文主要探討醫(yī)院人事檔案管理的重要性、現(xiàn)階段存在的問題，以及應(yīng)對(duì)之策。文章強(qiáng)調(diào)規(guī)范開展人事檔案管理工作，這有助于醫(yī)院人盡其用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以及檔案管理領(lǐng)域整體水平的提高，同時(shí)為人事檔案管理崗位轉(zhuǎn)型提供契機(jī)。現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案工作面臨的主要問題在于基層有關(guān)人員對(duì)轉(zhuǎn)型的意識(shí)不足，同時(shí)有關(guān)主體認(rèn)識(shí)偏倚，導(dǎo)致人事檔案管理規(guī)章制度不健全問題長(zhǎng)期存在。上述問題是未來醫(yī)院人事檔案管理工作的主要發(fā)力點(diǎn)。未來，醫(yī)院人事檔案管理要堅(jiān)定不移地走信息化發(fā)展路線，這有助于倒逼崗位轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮人事檔案管理價(jià)值。當(dāng)然，有關(guān)主體要加強(qiáng)對(duì)信息化平臺(tái)安全性、大數(shù)據(jù)技術(shù)利用程度的關(guān)注，并加大人工智能的研發(fā)進(jìn)程，推動(dòng)人事檔案管理智能平臺(tái)逐漸成熟。