新形勢下公立醫院醫療設備檔案的信息化管理

劉宵龍，謝磊

廈門大學附屬婦女兒童醫院·廈門市婦幼保健院設備物資部 (福建廈門 361003)

近年來，為了更好地改善就醫環境，提高醫院的診治水平，公立醫院通過持續引進最新技術的醫療設備來滿足日益增加的醫療診斷需求，這導致公立醫院醫療設備的數量不斷增加，同時隨著醫療機構精細化管理的推進，醫療設備相關檔案也逐漸增多。傳統的檔案管理模式弊端明顯，已經無法滿足日常醫療工作的需求。在“互聯網+”平臺的全面推廣及物聯網、大數據技術廣泛應用的新形勢下，利用信息技術對傳統的醫療設備檔案管理進行改革，實現醫療設備檔案全生命周期管理的數字化、流程化、規范化，能夠有效提高檔案利用率及醫務人員的工作效率，從而提升醫院醫療設備檔案管理水平。而提高公立醫院醫療設備檔案信息化建設和管理水平，可更好地滿足新形勢下公立醫院各項工作開展的需求，為公立醫院穩健持續發展提供良好的基礎信息支持。本研究就新形勢下公立醫院醫療設備檔案的信息化管理作如下介紹。

1 醫療設備檔案管理的現狀

1.1 檔案分散，容易缺失

醫療設備檔案主要分為靜態檔案和動態檔案。其中，靜態檔案包括醫療設備從立項采購到報廢處置的所有資料，如論證表、招標文件、采購合同、驗收報告等；動態檔案包括醫療設備在使用過程中發生的所有相關資料，如醫療設備使用登記本、故障維修維保記錄、計量檢測報告、醫療設備產生的效益分析數據等。靜態檔案一般由醫療設備采購部門保管，而動態檔案一般由醫療設備使用科室及醫工部門保管。目前，大部分公立醫院醫療設備檔案并未通過系統實現全生命周期管理，檔案保管部門各異，檔案內容較為分散，通常表現為各歸口管理部門僅負責管理其部門對應的檔案資料，如此，易導致檔案不完整或易丟失，各部門職責不清晰，易出現互相推諉的現象，不利于后續檔案調閱及監管。

1.2 調檔冗雜，效率低下

當前，大部分公立醫院醫療設備檔案的管理模式仍沿用傳統的紙質檔案管理模式，即由采購部門經辦人員整理好紙質文件形式的檔案后，交由醫院檔案室統一保管，日常如需查閱或檢查使用，還需通過檔案室申請調檔，流程煩瑣，時效性差，影響了醫務工作者的工作效率，耽誤了醫療設備工程師的維修進度，繼而降低了醫療設備檔案的利用率。此外，由于醫療設備檔案利用的不便性和分散性，導致相關部門在論證醫療設備購置可行性時缺乏有效而完整的數據資料作為依托，影響決策者作出科學判斷。

1.3 浪費資源，增加成本

醫療設備紙質檔案一般需保存15年以上，醫療設備檔案的大量存放需要占用面積較大相對固定的場地，且對存放場地的溫濕度、防火均有較高的要求，需專門的檔案管理人員維護管理，這在一定程度上增加了醫院的人力、物力成本支出和場所空間占用；從另一角度考慮，檔案存放場所的增加變相地減少了臨床科室使用面積，進而影響了醫院的整體效益。此外，紙質檔案一旦整理歸檔后，如有新的文件則無法在第一時間編入檔案，需拆解裝訂好的檔案，工序煩瑣，如遇新老院區交接或者檔案室場所變更、搬遷，對于醫院和工作人員而言無疑是個艱巨的任務。

1.4 制度缺失，人力不足

目前，大部分醫院缺乏完善可行的醫療設備檔案信息化管理制度，從而無法明確各相關部門的工作職責；同時，缺少行之有效的監管措施，容易導致醫療設備檔案在提交匯總時混亂無序，出現不及時、不完整或不準確等問題；此外，現有的檔案專職人員緊缺，大部分是兼職人員，同時缺少專業的檔案信息管理人員，不僅如此，檔案管理人員檔案知識單一、知識面窄、網絡信息技術應用能力欠缺，其主動性差，思想惰性強，缺少創新精神，很難接受新的科技管理方法，因此很難滿足當前檔案管理的要求。尤其是兼職人員因有其他工作任務，很難全身心投入到檔案制作管理工作中，因此造成檔案管理質量不佳、時效性差[1]。

2 醫療設備檔案信息化管理的意義

2.1 提高工作人員的辦事效率

在醫療設備檔案信息化管理過程中，通過系統流程的設置要求，能夠及時、準確地錄入、收集全部相關醫療設備檔案資料，方便在日常業務開展中醫務人員快速調閱，有助于醫療設備工程師更好地掌握醫療設備實時動態，便于決策者搜集醫療設備各項運行數據作為今后采購、維修的依據。此外，通過信息化管理可規范醫療設備全生命周期中各管理流程，改變工作人員的工作模式，節省大量人力進行交接、清點等傳統工作環節，減輕工作人員的工作量，所有流程均有跡可循，所有節點均可時間量化，從而提高了工作效率和質量，極大地降低了醫院的人工成本和時間成本[2]。

2.2 滿足日益嚴格的政策管理要求

隨著各級主管部門政策文件持續出臺，監管力度不斷加強，對公立醫院醫療設備循證管理的要求趨于嚴格，巡檢的醫療設備檔案內容趨于多樣化，要求整份醫療設備檔案從最初始的醫療設備論證申請直至最后的報廢全過程中涉及的內容、記錄的痕跡均應有原始材料，可留檔備查，具備可追溯性。而通過實施醫療設備檔案信息化管理，在任何時刻均能勝任任何監察審計、醫療設備運維監管或者臨床科室使用，且方便調閱，不僅能夠滿足各種檢查要求和使用需求，還能夠起到提醒作用，及時補充欠缺檔案，更新過期檔案，確保檔案的完整性及有序性。

2.3 提升醫療設備檔案綜合利用率

醫療設備檔案的信息化實現了工作思維的轉變，徹底改變了“重采購，輕管理”的現狀。通過醫療設備檔案的全過程信息化管理，多渠道、多維度地實現醫療設備檔案的信息資源共享，合理設置分配使用權限，使工作人員可對應各自管理功能。例如，臨床科室醫務人員可獲取相應醫療設備使用說明書等醫療設備操作信息，通過系統資料和視頻，可在線接受培訓，無需預約工程師到現場實地培訓的流程，節省了人力、物力，提高了工作效率；行政職能部門可通過系統獲取某臺醫療設備的使用信息、成本收入信息、維修維護數據，并可將綜合績效分析論證作為采購依據以及科室運營考核方式；醫工部門可通過系統第一時間接收到臨床科室的醫療設備報修需求，并及時接收到系統推送的醫療設備巡檢維保提示，立即做出響應，確保醫療設備的正常使用以及臨床科室的工作有序開展，而記錄每次維修維保出現的問題，作為今后醫療設備采購工作的參考依據。此外，通過系統將所有與醫療設備相關的信息整合后，可提升醫療設備檔案綜合利用率，提升整個醫院的運維質量。

2.4 順應現階段系統互聯互通、智能化的發展趨勢

隨著“互聯網+”平臺的應用和不斷深入，醫療機構各個部門均陸續上線了相關領域的信息平臺，旨在提高部門的信息化水平，提升部門的工作管理質量。隨著部門間的對接越來越頻繁，工作交集越來越密集，各個部門之間平臺的互聯互通也成為當下的主流趨勢。對醫院的醫療設備檔案實施信息化管理，與醫院預算管理平臺、合同管理平臺、財務管理平臺、資產管理平臺、醫療設備維修管理平臺等相關平臺實現了流程相通，數據相連。借助信息系統平臺的智能化引擎，將所有數據收集整合后再推送到相關工作流程中，終結了人為收集數據、處理數據的時代，從而實現了更為精準、及時、全面、高質量的檔案管理。

3 醫療設備檔案信息化管理的實現途徑

3.1 通過深化系統架構頂層設計及功能模塊管理，實現醫療設備檔案全生命周期的覆蓋

在醫療設備檔案信息系統設計開發階段，通過合理搭建各功能模塊，實現檔案管理全生命周期覆蓋，如年度預算項目檔案、醫療設備申請購置檔案、招標采購檔案、采購合同檔案、履約驗收檔案、資產臺賬檔案、巡檢保養檔案、維修檔案、調撥報廢檔案等，依托檔案信息系統與其他醫院系統對接共享數據、互聯互通流程，建立全面系統的信息架構，各模塊系統之間既相互獨立，又相輔相成。此外，檔案信息系統還應能夠實現不斷升級更新功能，支持拓展新增功能模塊，確保實現醫療設備檔案管理工作的科學性、合理性、先進性[3]。

3.2 通過數字化信息技術手段，助力醫療設備檔案信息精細化管理

(1)檔案數字化信息系統可分別通過網頁端和移動端實現登錄，系統管理員進行權限設置，將使用人群分為3類，即檔案管理人員、系統管理人員、普通用戶，其中，檔案管理人員和系統管理人員可對檔案模塊進行編輯管理，普通用戶僅有檢索、查看、打印檔案的權限，無法對檔案進行修改；各科室及工作人員根據自身工作職責維護功能模塊，可瀏覽數據信息、調閱檔案資料；網頁端可呈現實時檔案信息狀態、醫療設備運行數據等，移動端則可輔助工作人員在線培訓學習、工程師及時接收醫療設備維保維修任務、管理人員隨時隨地調取運行數據進行分析決策；通過系統開發的靈活性及權限設置的安全性，可確保公立醫院檔案信息的安全可靠，同時可保證公立醫院業務工作的高效便捷[4]。(2)使用二維碼技術或射頻識別(radio frequency identification，RFID)技術實現對醫療設備的統一管理，使每臺醫療設備都有一張獨一無二的“身份證”；當醫療設備采購驗收合格后，資產管理人員對其進行入庫及出庫手續辦理時，通過操作資產管理系統使其自動生成一張屬于這臺設備的唯一碼，工作人員將其貼在設備顯著且不易丟失脫落的位置；通過掃描二維碼或者感應電子標簽，可實現從設備立項直至應用的所有信息查詢請求；結合手機、平板、PDA等移動端的應用，醫務人員可輕松獲取醫療設備使用說明書、操作使用視頻等業務工作中需要用到的資料，并且能夠通過掃描二維碼進行故障報修、調撥報廢申請等流程的使用，醫療設備工程師可獲取該臺設備采購信息、歷次維保維修記錄，從而判斷設備是否還在質保期內或者聯系供應商、廠家進行售后服務。(3)系統通過開放信息接口給供應商、廠家、招標代理等第三方公司，便于完善檔案信息。目前，大部分公立醫院醫療設備采購均委托招標代理機構進行招標采購，整個招標采購過程均由招標代理公司整理成紙質檔案寄給醫院保管；通過信息系統的打通，招標代理可進行雙方系統的信息對接維護工作，直接將所有電子材料實時同步推送到醫院系統端；當醫療設備驗收合格投入使用后，面臨著維保維修、醫療器械注冊證等證件材料變更、常規巡檢培訓等工作，這些工作生成的工單、新的證件材料、巡檢培訓報告等資料，通過供應商、廠家直接維護、同步到醫院檔案信息管理系統；通過醫院系統與外界系統的打通，實現所有環節的檔案歸集并及時更新，確保檔案的完整性和準確性[5]。(4)由于醫療設備檔案信息體現了公立醫院業務工作各個環節的所有信息，因此系統的安全以及數據信息的保密顯得尤為重要；在開發醫療設備檔案信息系統過程中，應將信息安全技術貫穿融入系統每一個模塊中；通過信息加密技術主動保護網內數據、文件、口令和控制信息，以及保護網上傳輸的信息數據；通過身份認證和身份識別技術，核查用戶身份的安全可靠性；通過與軟件開發供應商、招標代理、醫療設備供應商等醫院外部公司簽訂網絡信息安全協議，如加密協議、密鑰管理協議、數據驗證協議等，建立信息保護機制。通過一系列的信息技術，保證醫療設備檔案信息完整以及不被篡改，確保檔案信息系統只開放給經授權過的用戶[6]。

3.3 通過引進和培養專業醫療設備檔案人員，提高管理人員的綜合素質

公立醫院管理層應從戰略高度重視人才在醫療設備檔案信息化管理中的重要性。針對目前各醫院在醫療設備檔案信息化管理和建設過程中面臨的專業管理人員缺乏和人員素質欠缺的問題，醫院應加強專業檔案人員的培養，在條件允許的情況下，積極引進專業化人才，完善醫院檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質，同時建立一套合適的培訓體系，定期開展培訓，拓展培訓方式和創新培訓內容，提高管理人員的綜合知識覆蓋面和系統操作技能。此外，還應加強檔案管理人員信息安全意識和網絡安全知識的培訓，確保醫院醫療設備檔案信息的安全性得到充分保障，切實維護醫院的切身利益。

3.4 完善醫療設備檔案信息化管理制度，實現檔案規范化管理

公立醫院在人才引進及人員培養的基礎上，結合醫院實際情況，建立健全科學規范的醫療設備檔案信息化管理制度，實現通過管理制度指導人員開展醫療設備檔案的管理工作，同時通過人員在管理工作過程中發現問題不斷完善健全管理制度，以此形成良性循環。一套合理完善的管理制度能夠明確管理人員相應的崗位職責、檔案制作的標準流程、監督審計的細則、考核與獎懲的機制、培訓教育的辦法等細分條款內容，確保檔案信息化工作有章可循，有法可依，促進檔案管理工作更加規范化、科學化、合理化[7]。

4 小結

醫療設備檔案信息化管理工作是現代醫療機構健康有序發展的必然要求，公立醫院應認識到醫療設備檔案信息化管理的重要性，積極培養引進檔案管理人才，建立健全醫療設備檔案信息化管理制度，樹立科學的現代化檔案管理理念，構建符合醫院實際的流程體系，推進醫療設備檔案管理信息化、規范化發展，積極開放與醫院其他信息系統的對接，實現全鏈條、全生命周期的信息集成管理，從而提高醫療設備檔案管理的質量和效率，提高醫療設備檔案信息的利用率，為醫院業務工作、資產管理工作、科研調研工作等工作提供完整有效的數據支持，全面提升醫療機構的工作效率和整體效益。