“互聯網+政務服務”背景下房地產檔案數字化管理的探索與應用
——以日照市智慧房產信息化建設應用為例

文｜日照市住房保障管理服務中心 李國強

【關鍵字】互聯網+政務服務；房地產檔案；數字化管理

隨著科技革命與產業變革的加速演變，新一代信息技術實現了迅速發展和快速普及，我國的現代化進程不斷加快，為社會發展和各行業進步帶來了新的機遇與挑戰。以信息技術為依托構建的房地產檔案數字化管理迎來新的變革，檔案管理范圍進一步擴大，檔案管理方式也在一定程度上得到優化。國家長期以來致力于推進政務信息化工作的開展，房地產檔案數字化管理工作的完善，在一定程度上可以反映出房地產行政主管部門的管理和服務水平，進一步改善營商環境，極大的提升人民群眾辦事效率。

1.房地產檔案概念與特點

1.1 房地產檔案的概念

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。主要包括房地產開發管理檔案、房地產經營管理檔案、房地產交易檔案、物業管理檔案、房屋安全管理檔案等。

房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明[1]。它既是城市檔案庫中的重要門類，同時也是國家檔案的重要組成部分，在房地產市場監管中占據重要地位，對城市經濟和房地產市場健康穩定發展發揮著重要作用。

1.2 房地產檔案的特點

1.2.1 法定性

房地產檔案所包含的各類文件均嚴格按照國家法律法規標準和地方檔案管理具體細則進行保存，電子檔案與紙質檔案同樣具有法定效力，是司法鑒定的有力依據。當房屋在拆除、買賣、繼承、抵押、歷史遺留問題處理等環節出現糾紛時，為了更好地明確房屋權屬關系和法律責任，房地產行政主管部門、司法機關、律師事務所可依法對房地產檔案進行調查取證，掌握重要依據以便更好地完成房地產糾紛和物業糾紛處理等工作。

1.2.2 動態性

房地產檔案并不是固定不變的，其具有極強的動態性，檔案經常處于一種不斷更新的狀態。如當房地產開發企業上傳建設工程進度時需要修改房地產開發管理檔案；當物業企業更改公司資質、上報維修資金使用情況時需要修改物業管理檔案；當房地產出現轉讓、租賃、抵押等行為時需要更新房產交易檔案；當居民業主在購買商品房繳納定金、首付款、全款和住宅專項維修資金時需要根據房產交易的發展變化對購房協議、房屋交易合同、繳存憑證等檔案進行不斷補充。房地產檔案應實時全面地反應房屋的各項變化，這樣才具備使用價值。

1.2.3 憑證性

房地產檔案中包含了很多具有使用價值的原始、有效憑證，例如定金收據、購房發票、契稅發票、住宅專項維修資金發票、物業管理收費憑證、維修項目表決結果等，這些文件均可作為單位主體或個人在辦理房地產和物業相關業務時的有效證明材料。除此之外，房地產檔案在城市建設和管理中發揮著重要的參考和憑證作用，為政府和有關部門進行規劃建設、老城改造、社區治理等工作的開展和決策提供幫助。

1.2.4 私密性

在房地產檔案的使用過程中，對于涉及到的權利人身份信息、房屋檔案信息等根據國家相關法律進行私密化處理；對于涉及到國家機密的房地產檔案設置調取權限并對做加密處理；對于涉及到房地產開發項目的檔案，不可完全向社會進行公開。因此為了保障房地產檔案的安全和相關權利人的隱私，房地產檔案具有一定的私密性，這一特性直接體現在房地產檔案管理系統的底層設計當中。

1.2.5 開放性

房地產檔案作為一種關鍵的檔案類型，在單位和個人的財產檔案構成中占有重要地位，直接關系到權利人的經濟利益，隨著房地產檔案的不斷更新和完善，社會公眾對其透明度和利用率需求越來越高。在保證房地產檔案數據防攻擊、防篡改的同時，對政務公開范圍內的房地產檔案以及部分保密期滿的檔案向社會進行公開并提供檔案查詢服務，以保障公民對檔案的所有權和知情權。因此房地產檔案具有一定的開放性。

2.問題分析

近年來各地房地產項目數量呈現井噴式增長，項目建設、房屋交易、房產糾紛、住宅維修等事項的逐漸增多使得相關材料和證明文件的數量越來越多，給房地產檔案的管理工作帶來了巨大壓力，房地產行政主管部門、司法部門、開發企業、物業企業、居民業主在檔案管理和使用過程中逐漸發現了傳統房地產檔案管理的局限性問題。

一是傳統紙質檔案不易保管。在實際的房地產檔案管理工作中，特別是查閱和整理環節，由于人工操作的不確定性和其他環境因素的影響有時會造成檔案文件沾染污漬、破損丟失，直接影響了檔案的完整度和清晰度，嚴重時可能導致檔案無法繼續使用。此外，紙質檔案中書寫和印刷的字跡材料容易受到自身材質和存儲環境等因素的影響，出現氧化褪色、字跡模糊的現象，直接影響了檔案的長期保存和調取使用。

二是房地產檔案管理存在較大安全風險。隨著房地產業務量的不斷增多，檔案的調取率和使用率不斷提高，房地產檔案抵御風險能力有限的問題逐漸被放大。部分地區出現了在紙質版房產交易合同、預售資金繳存憑證、維修資金票據在歸檔及使用過程中發生人為篡改和故意銷毀的情況。給房地產司法訴訟和仲裁工作帶來了很大的難度，嚴重時將產生巨大經濟損失，造成不可挽回的結果，危害人民群眾的合法群益和根本利益。

三是信息化管理落后制約服務水平提升。當前我國信息化建設正處于飛速發展階段，為房地產檔案管理工作帶來了許多便利。但部分地區房地產檔案管理系統版本老舊、更新升級不及時，現有新業務無法在舊系統中進行辦理，系統也缺乏管理新業務檔案及資料的功能，與此同時網絡上的惡意病毒不斷更新，系統中的已有檔案受到很大的威脅。造成了業主辦理房產業務困難、新檔案存儲不及時、老檔案面臨被攻擊等諸多問題，直接制約了主管部門服務水平的提升。

3.應用實踐

近年來，日照市住建局深刻貫徹落實國家關于“互聯網+政務服務”的改革要求，高度重視房產服務工作。目前，日照市智慧房產涵蓋了房產交易、物業管理和住宅專項維修資金管理三大核心業務，應用成效顯著。截至目前，系統合計管理的各類檔案總數達到260 多萬份，房地產檔案進入信息化、數字化時代，在業務工作中得到了廣泛應用。

3.1 完善規范制度，狠抓檔案管理

日照市住建局長期以來狠抓檔案管理，從檔案管理制度和人才培養制度兩個維度出發，不斷吸取各地優秀房地產檔案管理經驗，建設符合日照實際的檔案管理制度和人才培養策略。一是嚴格落實國家頒布執行的《檔案法》和《房地產管理辦法》等法律法規，以群眾的利益為核心，持續探索房地產檔案管理制度的創新，明確了檔案管理工作的責任、流程、方法和意義，使日照市房地產檔案管理得以動態、平穩、高效運行，提高了企業和居民使用檔案的效率，得到了社會各界人士的肯定。二是不斷加強檔案管理專業人才隊伍建設，制定了人才培養制度，利用房地產檔案管理發展過程中的實際案例進行情景化培訓，建立正向的人才激勵機制激發工作人員的工作熱情和積極性，定期與其他地市房地產檔案管理中心開展經驗交流活動，營造出了一個有利于優秀人才脫穎而出、專心工作、健康成長的發展環境和工作氛圍。通過不斷完善檔案管理制度和人才培養制度的建設，日照市住建局實現了管理工作的標準化建設，優秀人才潛力的充分挖掘，為充分發揮房地產檔案的資源作用提供了雙重制度保障。

3.2 夯實數據質量，牢筑檔案價值

近年來，日照市房地產行業快速發展，交易數量與事項不斷增多，各種手續日漸完善，交易管理更加規范，隨著政務服務事項網辦深度的不斷增強，檔案的共享、協同與開放越來越重要。房地產檔案主要包含檔案原件與檔案數據兩個部分，檔案的電子化管理，主要是在計算機中錄入檔案信息，并利用相應的系統實現信息的整理、收集、分類等，讓傳統紙質信息轉化成電子信息，方便檔案的查閱、修改及保存。而在這個過程中，會涉及從業主體信息(開發企業、物業企業、銀行等)、住宅小區信息、房屋信息、業主信息等大量重要的基礎數據，這些數據的來源可能包括手工錄入、高拍儀掃描、數據共享集成、歷史數據遷移等，大量多源異構數據嚴重影響了數據質量，給后期管理和應用帶來極大困難。為了解決這一問題，日照市住建局從源頭入手，采用統一的數據標準建立全市統一的樓盤表作為重要的“數字基建”基礎數據，同時在數據采集、入庫檢查、數據維護等各個環節制定統一的技術規范，落實“一數一源”的信息交互與共享機制，保障檔案中的關鍵核心信息與開發項目管理、行政審批、房產交易、物業管理、維修資金管理、不動產登記等數據交換的規范性，提高檔案基礎數據的質量與使用價值。

3.3 豐富應用場景，提升服務效能

房地產行業具有極強的服務屬性，對房地產服務的需求越來越大，這不僅僅表現在真實、準確、全面的信息服務，也體現在高效、安全、便捷的業務服務，這就需要充分發揮檔案的支撐作用，解決房地產業務過程中材料繁瑣、流程復雜的問題。在“互聯網+政務服務”的大背景下，日照市住建局深化放管服改革，通過行之有效的信息化手段，實現檔案信息的高度共享，打造了無縫銜接的全鏈條房產服務體系。

在房地產項目開發建設階段，開發企業通過系統在線填報電子版《房地產開發項目手冊》，同時通過數據共享拉取預測繪、實測繪信息，生成新的樓盤表，并在系統中歸檔留存，市住建局基于此開展項目管理和資金監管工作。

在房產交易階段，涉及新建商品房預售（銷售）的，開發企業需將《國有土地使用證》《建設用地規劃許可證》《建設工程規劃許可證》《建筑工程施工許可證》《商品房銷售（預售）許可證》《住宅質量保證書》（五證一書）等材料通過系統進行數字化處理，直接上傳主管部門備案，部分材料可以通過數據共享獲取，不再要求企業提供。簽訂合同時，為保證房源的真實性與合法性，維護購房人合法權益，系統首先通過對接產權檔案對房源進行核驗，核驗通過后生成結果報告，方可進行簽約。系統內置合同模板和電子簽章，買賣雙方可直接在線簽訂合同，涉及資金監管業務的，系統會根據資金交易狀態生成交存通知書、撥款/退款通知單等材料。整合房產交易階段中采集、上傳、生成的各類材料，經審核后均實時歸檔留存，全程留痕可查詢追溯，降低交易風險。

在物業管理方面，主管部門首先對全市住宅小區的物業服務合同進行數字化備案，作為管理的基礎依據。系統同時提供了物業費線上自助交存、報事報修等多樣化便民服務，其生成的交費憑證、電子發票、服務工單及現場照片等材料均作為物業服務檔案進行歸檔留存，方便物業服務企業和業主查詢。

在維修資金管理方面，維修資金交存前，系統首先通過對接網簽數據獲取房屋檔案、業主檔案和合同檔案，自動計算金額并生成待交費信息，群眾通過“日照市維修資金”微信小程序即可實現維修資金“零資料”線上交存，方便快捷。交存完成后系統自動生成電子票據推送業主移動應用并歸檔留存。辦理維修資金使用業務時，申請主體可通過山東政務服務平臺進入系統，將項目申請材料、維修和更新改造方案、實景圖片、工程招投標證明、施工合同、分攤清冊等檔案進行數字化處理，統一上報業務主管部門，同步發送至“日照市維修資金”業主小程序進行線上公示和表決，最終將所有涉及使用業務的檔案進行歸檔。在檔案開放利用方面，辦事企業和群眾可以通過統一的政務服務平臺和“日照市維修資金”小程序入口，自助查詢和使用維修資金檔案，安全高效。通過信息化建設，日照市維修資金核心業務均實現了線上即時辦結，群眾滿意度大幅提升。

3.4 創新技術應用，安全規范管理

日照市智慧房產推動了檔案存儲管理工作的改革與創新。首先，系統根據市住建局要求對檔案數據共享接口、檔案類型、檔案管理人員、檔案格式、歸檔方式等基礎規范進行定義，業務人員可通過電子填報、OCR 識別、數字化掃描、影像上傳、Excel上傳、數據共享等多種方式進行檔案信息采集。針對數字化檔案和影像檔案，實行“機控+人控”雙重驗證方式，對格式規范和檔案質量進行審核。在業務處理過程中，系統通過預設規則自動判斷當前節點檔案是否需要歸檔，歸檔時通過支撐網絡化系統運行的數據庫進行存儲，并根據檔案類型和業務劃分進行分類編目，以實現更高效的網絡化利用。歸檔后的電子檔案可以對分類目錄、保管期限、保密級別和開放范圍進行配置，當對檔案進行申請、查詢、下載、打印、共享等操作時，系統自動記錄操作人員、當前時間和檔案信息生成使用記錄，方便查詢與追溯，實現了檔案全生命周期動態管理。

針對“互聯網+政務服務”下社會廣泛關注的信息安全問題，日照市住建局多措并舉，打造了完善的檔案安全防護體系。日照市智慧房產依靠先進的技術手段支持和嚴謹的業務流程約束，多維度有力保障房產業務的規范性和信息的安全性。首先在硬件和網絡基礎環境層面，日照市智慧房產依托政務云資源建設，能夠在網絡安全、應用安全、數據安全等方面提供充足的基礎保障。其次在業務應用層面，所有從業企業與人員都必須通過系統備案才能開展業務，居民則需要完成實名注冊和實人認證，系統采用了人臉識別技術驗證居民身份，以確保業主本人在進行房源核驗、費用交存、電子表決等操作時的真實性與合法性。最后，在房產交易過程中，所有涉及法律風險或企業個人身份隱私信息的檔案，如合同類檔案、業主表決結果等，均通過權限管理和加密算法合理控制開放利用范圍，在提供便捷、公開、透明的房地產服務的同時，保護企業和居民的隱私安全。

4.結語

當今社會已全面進入信息化時代，房地產檔案的數字化升級是大勢所趨，是充分發揮房地產檔案管理作用的必然途徑。實現房地產檔案的數字化管理，一方面可以極大地延長檔案的保存時間，并且解決紙質檔案占據空間大的問題；另一方面，實現房地產檔案的分類管理將使檔案的儲存、傳遞、使用等操作更具有規范性和便捷性，有效提高檔案管理效率和政務服務水平。從促進國家政策實施的角度來講，對房地產檔案進行信息化管理，有利于有關部門調動資料并對我國房地產行業進行深入分析，從而制定符合我國房地產行業發展情況的政策[2]。