會展企業(yè)優(yōu)化成本管理體系的策略探究

董 磊

（中國國際貿(mào)易促進委員會紡織行業(yè)分會，北京 100020）

一、成本管理概述

成本管理是所有企業(yè)經(jīng)營中財務(wù)管理的核心內(nèi)容之一，成本管理具體包括成本預(yù)測分析、成本決策、成本計劃、成本控制、成本核算、成本分析以及成本考核。成本管理的基本流程主要是在事前做好經(jīng)濟活動的成本預(yù)測，事中監(jiān)督各部的成本計劃執(zhí)行情況，并及時向相關(guān)部門反饋執(zhí)行問題和具體的整改意見，事后對所有成本進行核算，分析成本管理方案，準確記錄參與成本管理部門的考核結(jié)果[1]。在成本管控過程中嚴格遵守以下原則：一是基于企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和核心業(yè)務(wù)制定成本計劃，將成本管理融入企業(yè)的日常經(jīng)營中；二是全員參與，以有效的獎懲措施鼓勵各部門員工參與成本管理；三是堅持標準化管理，同步重視成本和效益，以嚴格的標準為約束，準確評估經(jīng)濟業(yè)務(wù)收益以及成本。

二、會展企業(yè)成本管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.企業(yè)成本管理現(xiàn)狀

（1）成本費用構(gòu)成

會展公司在經(jīng)營期間的成本費用主要表現(xiàn)在經(jīng)營成本和期間費用方面，經(jīng)營成本核算對象是企業(yè)的展覽項目所用成本，一般按照不同展會項目分別核算，內(nèi)容包括館租、展臺搭建費、現(xiàn)場登錄服務(wù)、觀眾組織、現(xiàn)場活動組織、招展代理費、廣告宣傳、安保防疫等，期間費用具體包括銷售費用、管理費用、財務(wù)費用。由于會展企業(yè)屬于現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，與傳統(tǒng)生產(chǎn)銷售企業(yè)模式完全不同。展覽部門在展會銷售期是銷售部門，在展會期間轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)部門，不同部門的成本費用內(nèi)容不一致。廣告支出如果是為銷售而支付屬于銷售費用，如果為生產(chǎn)而支付屬于經(jīng)營成本。

（2）成本管理辦法

A會展公司針對業(yè)務(wù)實施的各個階段采取不同的成本管控辦法，首先是事前成本管理階段，A會展公司使用預(yù)算管理工具實施成本管理，即在業(yè)務(wù)初期全面把控業(yè)務(wù)成本，制定成本預(yù)算方案，確定成本管理標準。一般情況下，會展公司在展會項目計劃未成熟時，考慮到不可控因素，先會確定一個整體成本預(yù)算框架，然后在實施階段填充內(nèi)容，調(diào)整預(yù)算計劃，在展會項目計劃已經(jīng)成熟時，公司通常會參考歷史預(yù)算數(shù)據(jù)確定成本預(yù)算標準，同時考慮現(xiàn)實客觀因素對項目成本的影響；其次，事中控制，此階段的成本管控是整體項目成本控制核心，也是覆蓋最廣泛的階段，如管控推廣費用、觀眾組織費用、招展費用、租用展覽場地費用等，此階段會展公司采用定量法或是成本累計法或是計劃指標分解法，目前公司使用頻率最高的是計劃指標分解法，即將大成本管理指標逐一分解為小指標，并將指標分配至對應(yīng)費用項目，由點到面控制成本；最后，事后成本控制，此階段通常使用監(jiān)督方法，比較成本預(yù)算和實際成本費用差距，分析具體原因，整合數(shù)據(jù)為下一期的成本預(yù)算提供參考。同時事后成本管控的反饋工作也是優(yōu)化成本控制體系和成本控制標準的關(guān)鍵要素。

2.企業(yè)成本管理問題

（1）成本核算不真實

部分會展公司將會展業(yè)務(wù)的成本進行費用化處理，但是其他會展上市公司通常將日常經(jīng)營中產(chǎn)生的成本，在展覽項目結(jié)束后結(jié)轉(zhuǎn)至營業(yè)成本中。企業(yè)的營業(yè)成本數(shù)量減少可能導(dǎo)致企業(yè)的毛利率增加，作為以博覽會、展覽會為主營業(yè)務(wù)的公司，會展業(yè)務(wù)費用化的成本核算方法科學(xué)性不足，成本核算不準確，而且各個部門的績效考核中未能全面考慮管理費用，業(yè)績真實性難以準確考量。

（2）成本費用分析不足

目前會展企業(yè)的成本費用分析范圍不全面，部門中的部分成本費用未能被納入分析范圍中。比如會展公司對會展業(yè)務(wù)成本分析不足，盈利來源分析薄弱，無法根據(jù)實際業(yè)務(wù)確定各項作業(yè)增值性。成本分析不到位則會影響企業(yè)判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際盈虧情況，不利于企業(yè)制定科學(xué)的成本控制措施。

（3）人力成本管控辦法單一

會展企業(yè)針對人力成本管控制定的辦法單一，目前實施的成本考核機制帶來的激勵效果有限，具體表現(xiàn)為激勵機制缺失，企業(yè)針對各個職能部門設(shè)置了成本考核指標，但是對成本管控的分析不足，缺乏充分的考核依據(jù)，員工未能得到相應(yīng)的獎勵回饋，導(dǎo)致其對成本管理工作重視不足。再加上如果會展企業(yè)將收入定為主要的考核方向，對企業(yè)無法創(chuàng)收的部門來講考核工作并不公平。

（4）預(yù)算和成本結(jié)合不足

會展企業(yè)的預(yù)算和成本結(jié)合不足，在編制成本預(yù)算期間，企業(yè)未能嚴格按照實際經(jīng)營情況細化成本預(yù)算方案，比如針對展覽業(yè)務(wù)的成本預(yù)算管控過程中，個別業(yè)務(wù)屬于剛拓展的新業(yè)務(wù)，企業(yè)缺少實際經(jīng)驗，而成本預(yù)算編制依然參照其他業(yè)務(wù)的歷史數(shù)據(jù)，導(dǎo)致后期預(yù)算執(zhí)行期間，成本預(yù)算標準與實際成本出現(xiàn)較大的差異，業(yè)務(wù)成本超支現(xiàn)象突出，造成企業(yè)經(jīng)濟損失[2]。

（5）采購成本較高

采購成本是會展企業(yè)總成本中的重要內(nèi)容，現(xiàn)階段會展企業(yè)的采購成本偏高，會展企業(yè)在采購過程中，對于展館的依賴程度較高，在定價權(quán)上處于劣勢地位。為了減少溝通成本，通常會優(yōu)先考慮長時間保持合作關(guān)系的供應(yīng)商，未能結(jié)合市場變化更換其他更合適的供應(yīng)商。在實際工作中，采購工作一般由展覽部門獨立負責，財務(wù)人員參與較少。

（6）營銷成本較高

營銷成本是會展企業(yè)實施展覽業(yè)務(wù)必然形成的成本費用，同時增加營銷成本也是企業(yè)提高銷售收入的重要方式，但是若是會展企業(yè)對營銷成本的比例控制不當，則可能會帶來負面影響，比如在忽略市場需求的前提下，過度投入營銷成本，因市場經(jīng)濟波動較大，企業(yè)的銷售收入并未增長，投入的成本回報與預(yù)期不相符。

（7）境外展覽的匯率影響

會展企業(yè)的境外展覽業(yè)務(wù)數(shù)量較多，受疫情影響，全球經(jīng)濟發(fā)展速度放緩，甚至部分地區(qū)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象，企業(yè)的大多數(shù)境外展覽項目損失嚴重。而且國際匯率波動明顯，對會展企業(yè)的收入和成本產(chǎn)生負面影響，因為記賬匯率和實際兌匯匯率的差異，境外展覽項目的會計利潤以及現(xiàn)金凈流量無法完全保持一致，會展企業(yè)缺少準確的會計數(shù)據(jù)對境外展覽項目的成本進行核算和控制，難以保障項目的經(jīng)濟效益。

（8）增值稅影響

會展主辦企業(yè)具有輕資產(chǎn)特點，資產(chǎn)設(shè)備支出較少，在全面實施“營改增”政策之后，會展企業(yè)的稅負增減由取得的增值稅進項發(fā)票可抵扣稅額決定。一般情況下會展企業(yè)銷項稅按6%計算，進項稅中最多的是館租支出，有9%及5%（簡易征收）兩種稅率。在市場較好的情況下，6%銷項稅總額大于取得9%稅率發(fā)票進項稅總額，企業(yè)增值稅繳稅上限是收入的6%，但是在疫情影響下，展會市場不景氣，收入明顯減少，6%銷項稅總額小于取得9%稅率發(fā)票進項稅總額，出現(xiàn)了增值稅倒掛情況，造成增值稅留抵不斷增加，占用企業(yè)大量資金，企業(yè)增值稅繳稅上限變?yōu)轲^租成本的9%。這是當下會展企業(yè)必須面對的問題。

三、會展企業(yè)成本管理優(yōu)化策略

1.加強成本核算管理

會展企業(yè)應(yīng)當加強成本核算管理，使用科學(xué)的成本核算方法準確核算各個經(jīng)營環(huán)節(jié)的成本費用[3]。比如會展企業(yè)可使用作業(yè)成本法，會展企業(yè)內(nèi)部的間接成本數(shù)量較多，直接成本相對較少，企業(yè)可以采用作業(yè)成本法對各項業(yè)務(wù)的具體盈利水平進行分析，從而達到成本管控目標，實現(xiàn)企業(yè)競爭實力提升。會展企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)科學(xué)劃分作業(yè)中心，以展會作業(yè)中心為例，展會業(yè)務(wù)是企業(yè)最主要的經(jīng)營業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)中場地和人員數(shù)量較多，因此企業(yè)需精準分析展會業(yè)務(wù)盈利和質(zhì)量。展會業(yè)務(wù)的主要流程是場地設(shè)計，根據(jù)客戶和展會目的設(shè)計場地；完成展覽場地主體架構(gòu)，部分工程分包；搭建現(xiàn)場，安排合適的人員參與施工；安排人員從事現(xiàn)場服務(wù)維護工作；展會業(yè)務(wù)質(zhì)量保障，作業(yè)中心劃分結(jié)束后，對作業(yè)動因進行分析，統(tǒng)計實際發(fā)生的各項數(shù)據(jù)，然后歸集分配成本費用，計算展覽業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的實際成本。

2.優(yōu)化采購方法，提高采購預(yù)算科學(xué)性

（1）優(yōu)化采購方法

會展企業(yè)可以通過簽訂長期供貨協(xié)議、招標采購、貨比三家、供應(yīng)商管理、集中采購、精減供應(yīng)商數(shù)量和選擇合理的運輸方式等方面降低采購成本。其中簽訂長期供貨協(xié)議方法，適用于信用好且實力強的供應(yīng)商，采用此方法是展覽部和財務(wù)部聯(lián)合對供應(yīng)商進行全面調(diào)查分析，同時對企業(yè)所需服務(wù)的市場價格近幾年變化進行預(yù)測，制定合理的采購價格，從而保證展覽部門與供應(yīng)商可迅速談攏長期供貨協(xié)議。

（2）財務(wù)深入一線，結(jié)合實際制定預(yù)算

會展企業(yè)財務(wù)人員需深度參與采購活動，根據(jù)采購需求和市場預(yù)測情況準確編制采購預(yù)算，指導(dǎo)展覽部門控制采購成本支出。首先，財務(wù)人員需與展覽部門實時溝通，了解采購明細情況，然后結(jié)合展覽部對市場的預(yù)測數(shù)據(jù)，編制精準的采購成本預(yù)算；其次，采購成本預(yù)算編制完成且經(jīng)過審批并下達預(yù)算指標后，財務(wù)人員監(jiān)督展覽部門按照預(yù)算計劃執(zhí)行，在成本預(yù)算內(nèi)實施采購工作，嚴格控制采購成本；最后，以采購成本預(yù)算執(zhí)行情況作為考核標準，對展覽部門進行預(yù)算考核，并且與部門績效聯(lián)系，以此強化展覽部門對成本預(yù)算的重視，在工作中規(guī)范自身行為，嚴防成本浪費。

3.加強合同管理，嚴格控制增值稅稅率、進項稅額

在“營改增”政策環(huán)境下，會展企業(yè)適用政策統(tǒng)一的增值稅稅率，按照規(guī)定開展企業(yè)的增值稅業(yè)務(wù)。為降低增值稅對企業(yè)成本的影響，企業(yè)可以盡可能選擇可開具增值稅專用發(fā)票的一般納稅人供應(yīng)商，確保企業(yè)擁有增值稅抵扣憑證，有效抵扣企業(yè)的銷項稅，降低企業(yè)的稅負[4]。在實際工作中，會展企業(yè)應(yīng)該通過加強合同管理的方式，嚴格控制企業(yè)的增值稅稅率和進項稅額，在與供應(yīng)商簽訂合同時，合同中的價款必須明確指出是否包含增值稅，增值稅發(fā)票的稅率、類型必須明確，與供應(yīng)商約定開具增值稅專用發(fā)票，避免出現(xiàn)爭議。如果合同執(zhí)行期間增值稅政策調(diào)整導(dǎo)致稅率變化，則合同中的含稅價款也需要隨之變化，企業(yè)在審查合同時需密切關(guān)注稅收政策變化，及時調(diào)整合同價款。

4.制定遠期結(jié)售匯方案，鎖定匯率，按照成本導(dǎo)向定價

針對境外展覽項目會展企業(yè)可以制定遠期結(jié)售匯方案，鎖定匯率，規(guī)避匯率變化對項目成本帶來的風險影響。遠期結(jié)售匯方式可以有效幫助企業(yè)鎖定遠期匯率，穩(wěn)固展覽項目的成本和收入，會展企業(yè)可與商業(yè)銀行建立合作關(guān)系，有關(guān)境外展覽項目的收支均可以向銀行申請遠期結(jié)售匯。針對境外展覽項目會展企業(yè)可按照成本導(dǎo)向進行服務(wù)定價，比如成本加成定價、目標收益定價、邊際成本定價等方法，而成本導(dǎo)向定價優(yōu)勢劣勢同在，優(yōu)勢：與需求導(dǎo)向定價法相比更簡捷、在保證企業(yè)經(jīng)濟利潤穩(wěn)定前提下考慮客戶需求；劣勢：忽略市場價格和需求變化、忽略市場競爭。會展企業(yè)需要及時克服成本導(dǎo)向定價的劣勢，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需求價格浮動空間確定成本加成比例，如此則需要會展企業(yè)對境外市場進行深入調(diào)查分析，準確預(yù)判需求價格彈性空間大小，從而合理確定業(yè)務(wù)價格[5]。

5.加強人才培養(yǎng)和引進，合理配置員工

會展企業(yè)的發(fā)展規(guī)模持續(xù)擴大，對會展人才的需求缺口也不斷增加，目前會展專業(yè)人才短缺是企業(yè)面臨的主要問題之一。高校雖然設(shè)立了會展專業(yè)，但高校學(xué)生實踐經(jīng)驗短缺，企業(yè)仍舊需要對新引進的人才投入較多的時間和資金成本，而且人才質(zhì)量低也是間接影響會展企業(yè)整體成本的因素。因此會展企業(yè)可以考慮引進專業(yè)人才，并且要求內(nèi)部員工在工作之余積極更新知識體系，參加會展行業(yè)的研討活動，同時在企業(yè)培訓(xùn)資金充足的前提下，安排內(nèi)部優(yōu)秀員工進行深造學(xué)習(xí)，從而提升員工的綜合能力，提高工作效率，控制經(jīng)營成本。此外在疫情影響期間，為避免人力資源浪費，會展企業(yè)可考慮調(diào)整各展覽項目業(yè)務(wù)人員數(shù)量，安排其他業(yè)務(wù)部門的閑置員工轉(zhuǎn)變工作崗位。

6.完善績效管理和監(jiān)督機制

績效管理可有效控制會展企業(yè)成本，以人力成本控制為例，會展企業(yè)可以使用OKR、KPI、MBO等多種績效管理工具控制企業(yè)的人力成本。企業(yè)可以選擇的工具如KPI關(guān)鍵績效指標，KPI是自上而下的指標體系，企業(yè)先確定整體KPI指標，然后確定部門和個人的KPI指標，指標體系層層分解，換言之也是將企業(yè)的戰(zhàn)略層層落實員工身上，企業(yè)在應(yīng)用KPI關(guān)鍵績效指標時需要注意非財務(wù)類指標，因為此類指標可以隱晦指向人力成本控制績效目標，可進一步緩解員工對財務(wù)指標的抵觸情緒。另外，會展企業(yè)需要繼續(xù)構(gòu)建監(jiān)督機制，完善監(jiān)督體系，進一步擴大監(jiān)督范圍，要求監(jiān)督人員全程參與跟蹤經(jīng)濟業(yè)務(wù)，監(jiān)督記錄各個經(jīng)營環(huán)節(jié)的成本數(shù)據(jù)，準確記錄后反饋至財務(wù)部門，由其進行核算分析，監(jiān)督人員可對成本管理結(jié)果進行監(jiān)督評價，夯實績效考核基礎(chǔ)[6]。

7.推進信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)提高成本管控效率

會展企業(yè)應(yīng)該搭建信息技術(shù)平臺，構(gòu)建信息共享機制，在強大的信息技術(shù)工具和共享理念支撐下提升企業(yè)的成本控制水平。目前正處于互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟時代，會展企業(yè)可進一步優(yōu)化內(nèi)部財務(wù)信息系統(tǒng)，加強財務(wù)智能化建設(shè)，依托于財務(wù)信息系統(tǒng)完成成本預(yù)測、成本計劃、成本控制、成本核算、成本解讀、成本分析和成本考核等工作。在優(yōu)化財務(wù)系統(tǒng)時會展企業(yè)需注意，確保財務(wù)系統(tǒng)與各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過有效的數(shù)據(jù)接口對接，打通財務(wù)與業(yè)務(wù)的溝通渠道，使財務(wù)人員可通過信息系統(tǒng)實時跟蹤成本預(yù)算執(zhí)行進度、成本控制結(jié)果，快速收集和分析成本數(shù)據(jù)。另外，會展企業(yè)還需打通與外部市場的溝通渠道，實時獲取最新的會展行業(yè)情況、市場價格趨勢變化、供應(yīng)商、物流商和客戶信息，保證企業(yè)所處價值鏈上的各個環(huán)節(jié)、各個企業(yè)和關(guān)聯(lián)交易企業(yè)之間的信息共享。財務(wù)人員需基于準確詳實的信息優(yōu)化成本計劃，制定成本控制標準，實施科學(xué)有效的成本管理方案。

四、結(jié)語

綜上所述，會展企業(yè)在實際經(jīng)營過程中成本管控體系框架基本搭建完成，目前會展企業(yè)的重要任務(wù)是繼續(xù)細化成本管理工作，填充成本管控體系框架內(nèi)容，最大幅度地提升會展企業(yè)成本管理和控制水平。在未來發(fā)展過程中，會展企業(yè)仍需密切關(guān)注市場形勢變化，重視內(nèi)部成本結(jié)構(gòu)變化，結(jié)合企業(yè)的實際情況對成本核算、成本分析等進行優(yōu)化，將企業(yè)資金用到合適的位置，發(fā)揮其真正效益。