全面預算管理信息系統在企業中的應用

吳 浩

（上海市北高新（集團）有限公司，上海 200436）

一、前言

全面預算管理是集控制、考核、監督、評價、激勵等功能系統化內部管理工具，企業借助信息時代的優勢，著手構建全面預算管理系統，基于對全面預算管理功能的需求分析，搭建系統框架，提高預算管理編制、執行控制、分析以及考核評價等環節的效率，放大全面預算管理對企業經營的積極作用。

二、全面預算管理信息系統在企業中的應用分析

1.提升預算編制全面性，深化業財融合

預算編制是企業全面預算管理的起點，全面預算管理系統在預算編制環節中的作用顯著，如預算基礎數據收集更全面、更及時；預算編制期間的各單元溝通、信息共享效率提升；加速業務財務部門融合，提升預算編制全面性等。全面預算管理信息系統在預算編制環節應用過程中，首先，由業務部門依托全面預算管理信息系統對內外部數據信息進行分析，以任務為單位編制業務計劃，提出預算需求；第二，負責編制預算的財務人員使用信息系統統計匯編全部業務計劃，采集預算需求數據，同時在對比分析上期預算執行結果的基礎上，分析預測企業的經營情況[1]；第三，全面預算管理委員會根據企業的戰略、目標和分析預測，確定預算目標并下達，全面預算管理信息系統自動預算目標逐級分解形成預算指標落實到相關部門；第四，各部門根據預算指標調整業務計劃，根據任務的輕重緩急配置預算資源，并通過系統反饋預算草案；第五，財務部門對調整后的業務計劃進行整合匯總形成預算草案，在匯總期間系統可實時分析預算草案與實際的差異，一旦差異過大立即要求對應部門進行整改完善；最后，預算草案經法定程序批準后形成覆蓋全方位、全過程的全面預算并付諸實施。在全面預算管理信息系統應用時，通過業務計劃與預算的相互轉換，業務和財務部門的溝通聯系頻率明顯增加，同時預算管理也是加深業務財務融合的重要切入點，在信息系統的加持下，企業的業財融合速度不斷加快，業財聯系加深，高效的信息共享促使企業的預算編制數據更加豐富，預算編制覆蓋范圍廣泛，預算編制全面性提升。

2.實施動態監督預算執行控制，降低預決算差異率

全面預算管理信息系統全面覆蓋所有環節，系統中的監督控制模塊對預算執行環節的約束力較強。分管預算執行控制工作的人員利用系統實時跟蹤監督預算目標、指標具體執行情況，而且信息系統中存在多個控制模塊，如費用控制、項目管控、供應鏈等模塊，不同控制模塊對應不同階段的預算執行控制。比如日常經營費用預算控制是由費用控制模塊完成；投資預算控制是由項目管控模塊完成；采購預算控制是由供應鏈模塊控制。基于“無預算不執行”、“超預算不通過”的原則，業務部門在無預算的情況下無法發起簽約、支付流程（對于特別緊急事項根據經驗系數預留少量應急預算以免耽誤工作），對于超出預算的流程，需要特殊程序（追加預算或“三重一大”審議）方能通過。基于信息系統的預算控制可精準把控各個預算執行進度，快速發現并解決預算執行問題，最大程度地降低預算與決算差異率，提高預算有效性。

3.實現及時、靈活的預算分析

企業借助全面預算系統可實現及時、靈活的預算分析，預算信息系統可作為信息分析平臺，根據各個部門的分析需求提供分析模板，集成核算、資金、資產、成本等系統中的預算執行數據，進行多階段、多主體、上期本期預算對比、同期對比的預算分析。系統將分析結果按照依次反饋至相關部門，方便其根據結果對本部門預算執行問題進行整改或者調整預算進度，在預算分析過程中發現重大事項影響預算的情況，由系統立即反饋至全面預算管理委員會處理，看是否有必要按照流程進行預算調整[2]。

4.以精準的考核評估模型，準確評價預算執行情況

全面預算管理信息系統可為企業提供多樣化預算績效考核評估模型，方便企業對不同類型的預算指標進行精準評價，比如對預算基本指標、預算輔助指標、預算修正指標等。全面預算管理信息系統的績效考核模型中，將定量指標和定性指標相結合，對整體預算執行進行評價，確定各部門預算績效達成情況，按照企業的獎懲機制對相應部門進行獎懲，同時總結預算執行評價結果，為下一期預算提供預算編制基礎數據。

5.發揮預算的先導作用，保障與促進經營目標的實現

信息系統可以充分發揮全面預算的企業戰略導向功能，確保系統支撐下各單元按照企業戰略目標的統一指引，不斷優化資源配置和業務協同，在價值創造、風險管控、結構調整的同時，保障與促進經營發展目標的實現。

三、企業構建全面預算管理信息系統的步驟

1.確定構建思路

企業構建全面預算管理信息系統應當提前確定構建思路，結合系統的業務定位和邏輯，分析信息系統的具體功能。在構建全面預算管理信息系統建設思路時，需要考慮以下三個內容：第一，預算體系設置，信息系統中應當包括預算體系設置功能，為企業設置預算組織架構、預算維度、預算表格模板提供平臺。預算組織架構不完全等同于行政組織架構設置，需要圍繞預算責任將組織單元重分類為收入、成本、費用、利潤、投資五類預算中心，并根據預算責任中心的類別分別設定其預算管理目標；預算維度方面，需要通過預算系統與財務核算系統的接口，保持預算會計科目與核算會計科目的一致，以便統一收錄預算編制和執行數據，并且與會計核算系統內的數據進行比較分析。第二，全面預算管理信息系統建設必須完善預算編制功能，具體包括預算編制、預算審批、預算上報等功能，在編報過程中，可以運用業務計劃這一工具，將業財轉換封裝在預算系統內自動完成，提高預算編制的時效性、準確性和可理解性，為預算執行夯實基礎。第三，預算變更調整功能，業務部門可根據實際情況對納入預算的業務計劃提出變化請求，在對計劃變動審批的同時，系統將業務計劃變化導致對預算結果的影響反饋至預算管理體系，相關人員根據權限審核批復生效后，調整預算考核指標數據[3]。

2.設計框架結構

關于全面預算管理信息系統框架結構設計，具體可以從技術和功能層面入手，一是技術框架，信息系統所使用的技術必須符合當前及未來的主流趨勢，且系統需反應迅速、響應及時，在數據采集、加工、整合、傳遞過程中保持準確。企業在經濟實力允許前提下，盡可能選擇靈活程度高、擴展性能強勁的技術平臺，數據庫系統的選擇可參考合作軟件供應商的意見，整體來看，全面預算信息系統軟件應當遵循統一集成、使用B/S模式、主流集成框架、采用容易管理的軟件工具等原則。同時全面預算管理信息系統的安全性必須重視，按照國際規范進行系統安全設計，明確劃分系統訪問、管理、操作權限，針對存儲數據設定安全標準，并優化日志監管功能，實時監管操作人員在系統中的操作。二是功能框架，基于企業的全面預算管理流程設計系統功能，分別是：預算體系設置、預算編制、預算監督控制、預算分析、預算變更調整、預算績效考評。企業需根據實際預算業務需求，結合未來發展趨勢涉及全面預算管理信息系統功能框架，在此功能框架基礎上企業可按照發展變化繼續優化功能，擴大全面預算管理信息系統覆蓋范圍，充分發揮其作用。

3.設置功能模塊

（1）預算目標制定

預算目標制定功能模塊有三個子功能，分別是設定預算目標、表單定義和目標分解，具體流程是：預算管理委員會對企業經營戰略布局、經營目標進行分析，然后通過預算系統與企業的報賬系統、影像系統和數據中心采集涉及預算的各項數據憑證，經過系統綜合分析后確定預算總目標。系統將總目標分解至各個業務部門，表單定義則是在預算樣表、項目表、指標分析表中選擇與企業全面預算管理相關的科目。

（2）預算方案編制

預算方案編制功能模塊主要有業務計劃申報及審核、預算匯編及審核、預算生效發布三項內容，業務部門通過填報業務計劃，提出對預算資源的需求，經業務分管領導的初審，進入待匯總狀態；預算系統對初審后的業務計劃進行業財轉換，匯總生成綜合預算[4]，預算管理委員會對匯總后的綜合預算（也可以穿透至具體的業務計劃）進行審核，根據實際經營走向趨勢對綜合預算或構成綜合預算的單一業務計劃予以通過或者駁回，業務部門可以對被駁回的業務計劃進行修正，重新匯編提交審核；綜合預算（通常經過兩上兩下）后得到批準執行，系統自動將生效預算涉及的業務計劃（同時也是具體的預算任務、目標、指標）實時下發至各執行部門，要求其按照規范執行預算。

（3）預算分析控制

預算分析控制功能模塊，應當具備信息共享、數據分析處理和跟蹤監督能力，可對企業全面預算管理中的預算基礎數據、預算執行數據等進行準確分析，尤其是分析預算執行環節的信息。預算分析控制模塊跟蹤監督預算執行全過程，動態采集執行過程中產生的數據，將其與系統內生效預算數據進行對比，以便及時發現預算執行實際與預算的差異，從而快速將預算差異控制在合理范圍內，避免超預算問題。

（4）預算調整審批

在預算編制結束后，預算執行期間可能發生重大事項導致預算計劃與實際情況出現偏差，此時需要預算調整功能對預算計劃進行調整，通過變更預算數據達到調整預算目的。預算調整功能模塊需要能夠進行自主的數據查詢、增加、修改、刪除、提交上報和撤回，預算管理委員會在系統內審核業務部門提出的預算調整申請，經過嚴密審核后確定預算調整可行性和必要性，然后根據預算指標和實際差異的原因，制定預算調整方案，下發至相關業務部門，同時也要在系統中調整該部門的預算指標，方便后續考核評價。

（5）預算績效考評

預算績效考評模塊與預算編制模塊、預算控制模塊以及財務核算模塊，需按照企業技術部門設計的數據接口進行系統對接，實現系統內的數據傳輸共享。預算管理辦公室負責預算績效考評的人員，利用此功能模塊對預算編制、預算執行控制環節實施考核評價，基于系統采集匯總的各類預算數據對預算期內的預算管理工作實施評估。預算績效考核人員將績效評價結果編制成表，存儲進預算管理數據庫中，由數據庫管理人員建檔保存，形成預算歷史數據，方便后期預算管理進行參考。

四、企業構建全面預算管理信息系統的保障措施

1.建立完善和規范的全面預算管理體系

企業的全面預算管理是一個系統性內部管理工具，其覆蓋企業的所有經營環節，而且預算編制和執行工作是企業各個部門協作配合的過程，難度和復雜度相對較高，因此全面預算管理信息系統的建設難度也相對較高。企業構建全面預算管理信息系統之前，需要做好充足的準備，其中建立完善和規范的全面預算管理體系較為關鍵[5]。首先，企業需要對預算業務流程進行細化改造，加快實現預算流程標準化，針對各項預算業務流程制定管理規范和制度，要求各部門嚴格按照制度完成預算任務；其次，將預算責任、權利和利益結合，明確劃分預算編制、執行、監督、考核責任歸屬，并且與相關人員的利益掛鉤，輔以嚴格的獎懲機制，進而提高預算人員的工作積極性；最后，深化各個部門之間的協同作用，指導并約束各部門協作配合，共同參與完成預算編制、執行，達成預算目標。

2.成立專業的項目實施小組

全面預算管理信息系統的建設工作需成立專業的實施小組，企業應組織信息技術人員、預算人員和財務人員以及業務人員共同構成項目實施小組，組織完成系統規劃建設工作。建設信息系統僅依靠企業內部力量實現難度較大，因此企業需要與外部軟件供應商展開合作，共同開發建設全面預算管理信息系統，而系統軟件開發需要結合企業的實際情況，所以企業與軟件供應商的對接交流效率非常關鍵。設立全面預算管理信息系統建設小組可以充當企業與軟件供應商之間的溝通橋梁，使軟件供應商圍繞企業預算實際需求優化系統軟件功能，項目實施小組根據信息系統建設進度和建設中的問題，對軟件供應商提出意見，盡可能保障全面預算管理信息系統符合企業需求，高效輔助企業的全面預算工作。

3.慎重信息系統選型工作

全面預算管理信息系統實質上歸屬于業務數據分析一類軟件，信息系統選型應當將標準集中放在是否采用多維數據倉庫以及系統功能是否合理。在系統選型工作中企業必須慎重，仔細且深入地了解數據倉庫對全面預算管理信息系統的必要性，避免過去強調信息系統的過程管控，導致預算信息系統與OA自動辦公系統同質化，成為填表格、走流程的文件流轉工具。全面預算管理信息系統必須突出數據分析功能，企業可在現行系統基礎上繼續引進先進的數據分析技術和抓取技術，如大數據技術，將其融入信息系統中，進一步提升系統數據采集和分析水平。

3.做好前期需求調研工作

前期需求調研是構建全面預算管理信息系統的關鍵一步，分析全面預算管理各個環節的信息化需求，方可針對性地開發或者優化功能模塊，有效支持預算管理工作。企業全面預算管理信息系統實施小組可分別對預算編制、預算執行、預算控制監督、預算分析、預算調整、預算績效考核和評價的管理人員進行問卷調查，掌握相關人員對系統功能提出的期望，然后實施小組分別從資金、技術水平和選定的系統軟件方面對這些期望進行評估，盡最大努力實現員工提出的合理需求，在現階段無法實現的功能需求可留在后期進行建設或者通過其他相似功能模塊代替[6]。另外，在企業的全面預算管理信息系統建設完成之后，系統運行期間，實施小組也要實時跟蹤用戶的使用體驗，從而及時優化和改善系統功能，避免信息系統無法達到預期效果。

4.加強系統用戶培訓，做好上線試點工作

企業針對全面預算管理信息系統的應用需要加強系統用戶的使用培訓，同時做好上線試點運行準備。全面預算管理信息系統面向企業全體員工，員工根據自身擁有的權限對系統進行相應操作，但是操作行為不規范有可能引發內部風險，比如信息泄露。因此，企業可制定統一的系統操作規范，并定期組織員工參與系統操作培訓，向員工強調系統權限正確使用的重要性，嚴防出現內部系統權限私下轉移或者權限外借的問題。全面預算管理信息系統建設完成后需投入運行，為避免系統直接投入運行出現問題造成的成本損失過高，企業則應當進行上線試點，先小范圍的試行信息管理系統，監測其運行期間是否存在嚴重漏洞、是否會發生系統崩潰、是否存在數據遺漏、是否存在系統分析效率低等情況，通過運行測試后再全面推行信息管理系統。

五、結語

綜上所述，企業建設全面預算管理信息系統并不是一項簡單的工作，難度和復雜度較高，全面預算管理信息系統的建設和運行不只需要外部咨詢和軟件系統，企業的內部運行環境、技術基礎也非常關鍵。結合實際情況來看，企業對全面預算管理信息化的認識全面，在構建信息系統過程中積極性較高，并且投入較多的人力、物力和財力，為保證建設效果，企業則要做好全面預算管理應用需求分析、系統框架體系設計、系統功能設計、保障措施制定等工作，從事前、事中到事后建設全面預算管理信息系統，深化全面預算管理信息系統的應用作用。