小微企業(yè)依托財務代理公司構建財務共享中心的思路與框架

李澤容

（湖南農(nóng)業(yè)大學 商學院，湖南 長沙 410125）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，財務轉型成為必然趨勢，財務共享中心應運而生，它可以滿足傳統(tǒng)財務模式無法滿足的新時代需求——增強財務管理職能，降本增效，合理分配資源，打破信息壁壘。在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的理念下，我國創(chuàng)業(yè)熱潮興起，小微企業(yè)的數(shù)量逐步增加，已然成為我國就業(yè)的主要渠道、創(chuàng)新的重要來源、市場發(fā)展的主力軍。然而，小微企業(yè)常難以抵御市場變化的波動和行業(yè)周期的沖擊，尤其在新冠疫情的沖擊下，生存需求迫在眉睫[1]。小微企業(yè)需要提高財務管理能力，并緊跟數(shù)字經(jīng)濟國家戰(zhàn)略，積極推進數(shù)字化轉型。鑒于當前眾多小微企業(yè)采取委托財務代理機構履行財務職能，不妨利用財務代理機構的特點來建立財務共享中心，打造生態(tài)合作圈，助力小微企業(yè)完成數(shù)字化轉型，彌補小微企業(yè)經(jīng)營管理的不足，實現(xiàn)行業(yè)內的規(guī)模經(jīng)濟，從而提升小微企業(yè)的生存能力。

一、當前小微企業(yè)面臨的財務問題

（一）規(guī)模小，缺乏專業(yè)人才

小微企業(yè)通常規(guī)模較小、組織結構較簡單、業(yè)務較單一，因此對財務人員的要求不高，即便設置了財務崗位，也僅僅是滿足企業(yè)記賬、納稅的需求。另外，小微企業(yè)在工資及員工晉升渠道方面存在劣勢，難以吸納專業(yè)財務人才對企業(yè)的資金進行管理。而大部分的小微企業(yè)為了節(jié)約人力成本，往往選擇財務外包的形式，委托財務代理機構完成本企業(yè)的基礎賬務工作。

（二）財務管理能力弱，融資難度大

受小微企業(yè)規(guī)模的約束，小微企業(yè)所有者不能充分重視提升企業(yè)財務管理能力和建設企業(yè)財務管理體系的重要性，導致企業(yè)無法對資金進行有效的掌控，無法利用財務信息對企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)和預警，從而無法提升企業(yè)抵御風險的能力。小微企業(yè)易陷入融資難的困境，也是因為缺乏系統(tǒng)的財務管理體系，使得財務數(shù)據(jù)缺乏可靠性與透明度，影響了信用評級[2]，增加了融資難度，從而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。財務管理是企業(yè)一切活動的基礎[3]，完善的內部控制制度與財務管理體系是小微企業(yè)能夠長遠發(fā)展的基礎。

（三）信息獲取滯后，汲取政策紅利能力弱

小微企業(yè)作為解決就業(yè)人口的主力軍，在國民經(jīng)濟中起著重要的支撐作用，其發(fā)展也受到國家的強烈重視，政府也頒布了一系列政策來扶持小微企業(yè)的發(fā)展。然而，大部分小微企業(yè)對國家或地方的相關優(yōu)惠政策關注度不高或者理解程度有[4]、不知道如何獲取，因此難以借助扶持政策、稅收優(yōu)惠、稅務籌劃、融資政策等為企業(yè)合法合規(guī)地降低成本、合理安排企業(yè)資源、規(guī)避風險、提升企業(yè)競爭力。

（四）傳統(tǒng)財務代理記賬模式不能提供高價值服務

傳統(tǒng)的財務代理機構記賬模式是一對多的模式，由一個代理會計師負責多家企業(yè)。這種模式下代理會計師的業(yè)務量大，容易造成業(yè)務的積壓。這不僅讓代理會計師束縛在低價值的重復的記賬工作中，還會增加委托方的財務風險。通常小微企業(yè)都是通過郵寄的方式將資料傳遞給財務代理機構，這增加了處理財務工作的時間成本和資料丟失的風險，導致會計核算的及時性受到影響。再者，財務代理機構的人員流動性大，當代理會計師離職時，可能導致其負責的各小微企業(yè)的記賬連續(xù)性遭受破壞。另外，代理會計師難以了解企業(yè)的真實經(jīng)營過程，使得會計核算與公司管理相脫離，因此不能為企業(yè)提供類似財務管理方面的高價值服務。

二、依托財務代理公司構建財務共享中心的思路與框架

（一）小微企業(yè)構建財務共享中心的意義

對于小微企業(yè)而言，財務共享服務中心除了能夠幫助小微企業(yè)完成基礎賬務處理工作，還可以為小微企業(yè)提供諸如建立財務管理體系、內部控制體系、稅務籌劃等高價值服務，幫助小微企業(yè)解決融資困境，并且小微企業(yè)能及時了解所處細分行業(yè)或細分領域的變化，增強風險抵御能力，滿足小微企業(yè)的生存需求。對于財務代理機構而言，財務共享服務中心的建立有助于提升其市場競爭力，擺脫目前財務代理行業(yè)低價惡性競爭的局面，同時也可以增加財務代理機構對專業(yè)人才的需求和對財務共享中心運行與安全的維護成本。

（二）小微企業(yè)建立財務共享中心的優(yōu)勢

提升財務管理質量和效率。財務共享服務中心具有集中化、標準化、規(guī)范化的特點，這些特性減少了傳統(tǒng)人工交接業(yè)務的時間成本，提升了工作效率和質量。財務共享中心將低價值作業(yè)集中處理，使會計人員從繁瑣的記賬工作中解放出來，從幕后工作者轉移至幕前，由基礎核算會計轉向財務管理會計，深入企業(yè)的經(jīng)營管理過程，參與企業(yè)的戰(zhàn)略及決策制定過程，為客戶提供高價值服務，提升小微企業(yè)的管理能力。

保證數(shù)據(jù)可靠，便于分析預測。小微企業(yè)依托財務共享服務中心實現(xiàn)業(yè)務與財務的集成，財務數(shù)據(jù)也由反映事后情況逐漸向事前預算管控、成本分析和事中統(tǒng)一規(guī)范管理轉變，能完整地反映整個業(yè)務鏈情況，有效規(guī)避財務數(shù)據(jù)造假。財務共享服務中心可以利用對生產(chǎn)經(jīng)營過程中監(jiān)管和收集的數(shù)據(jù)進行分析，預測企業(yè)可能面臨的風險，幫助小微企業(yè)建立健全防范機制和內控機制，提升企業(yè)的試錯能力和風險應對能力。

保障信息完善，解決融資難困境。財務共享服務中心幫助小微企業(yè)有效管理資金，分類儲存各生產(chǎn)經(jīng)營中的數(shù)據(jù)，并鏈接政務機關和金融機構，保障了小微企業(yè)財務數(shù)據(jù)的真實性和透明性，提升了銀行對小微企業(yè)的信用評級，消除了小微企業(yè)與金融機構之間的信息不對稱，幫助解決小微企業(yè)融資難的困境。

通過數(shù)據(jù)集合形成規(guī)模效應。財務共享服務中心不僅可以對企業(yè)內部的數(shù)據(jù)進行挖掘整合，達到資源優(yōu)化配置的效果，還可以收集外部的行業(yè)信息和政策，然后反饋給客戶，幫助客戶利用外部條件規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展方向。此外，小微企業(yè)與財務共享中心的聯(lián)系類似于以財務共享中心為核心的生態(tài)圈，小微企業(yè)就是加入生態(tài)圈的合作伙伴，當數(shù)量龐大的小微企業(yè)依托財務代理機構設立的財務共享中心集合在一起，可以發(fā)揮出規(guī)模效應。

（三）小微企業(yè)構建財務共享中心的基本框架

與傳統(tǒng)的財務代理模式相比，依托財務代理公司構建的“客戶咨詢-數(shù)據(jù)收集-會計核算-管理服務”整套服務，流程銜接更加流暢，實施效果更加高效。財務共享服務中心集中化、標準化、規(guī)范化的特點決定了其能夠發(fā)揮內部協(xié)同效應，整合資源，同時對外部小微企業(yè)發(fā)揮經(jīng)濟協(xié)同效應，實現(xiàn)小微企業(yè)與財務代理公司的價值最大化。財務共享中心的具體構架如下：

1.前端服務平臺

前端平臺主要服務于營銷部門和客服部門，其利用財務共享中心平臺的搭建起來的底層架構，抓取數(shù)據(jù)，協(xié)助營銷人員和客服人員高效完成工作。對于營銷部門而言，可以在前端服務平臺中建立客戶數(shù)據(jù)庫，使其可以提取客戶的資訊信息，并借助大數(shù)據(jù)技術挖掘客戶的需求、尋求潛在客戶并按意向將客戶進行分級，這樣便于智能派單系統(tǒng)按業(yè)務能力、類型等規(guī)則向各營銷人員和財務人員分派對應的客戶，實現(xiàn)專業(yè)定制化服務。前端服務平臺將客戶接受服務后的反饋意見進行收集，利用規(guī)則引擎向客服部門發(fā)送，便于客服人員可以在第一時間與客戶對接，這提高了財務代理機構留住客戶的能力，同時信息化和標準化的流程也便于營銷部門和客服部門的業(yè)績評價和日常管理。

2.業(yè)財一體化平臺

當前市場經(jīng)濟環(huán)境更加復雜多變，特別是在新冠疫情的影響下，小微企業(yè)最迫切的需求已轉變?yōu)楸Ｉ妫@要求企業(yè)能夠更加快速地應對外部環(huán)境的變化，然而傳統(tǒng)的財務事后核算已不能滿足這種需求。在這種形勢下，小微企業(yè)更適合運用業(yè)財融合模式。該模式將事后財務核算前移，配合業(yè)務的發(fā)展；在進行業(yè)務決策時能夠及時地為企業(yè)提供以數(shù)據(jù)支持為基礎的財務分析和預測；能夠高效利用資源，做好財務規(guī)劃，降低生產(chǎn)經(jīng)營風險；這些特點契合了小微企業(yè)目前的迫切需求。

業(yè)財一體化平臺是財務共享中心構建的重要組成，通過整合前端業(yè)務單元與后端財務單元，讓財務代理公司能夠充分了解小微企業(yè)實際經(jīng)營過程，避免傳統(tǒng)代理記賬模式下的會計核算與經(jīng)營管理分離的情況；打破小微企業(yè)與財務代理公司之間的信息壁壘，幫助小微企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程，做到事前規(guī)劃、事中控制、事后評估，使業(yè)務全過程透明化，可視化，方便企業(yè)客戶進行員工績效評估。通過利用云計算技術，業(yè)財一體化平臺可以智能化集成各環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)，讓各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)發(fā)生交互。一方面，財務共享中心可以快速、高效地收集數(shù)據(jù)信息，減少數(shù)據(jù)傳輸過程中失真的問題，保證業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的一致性和真實性，提高財務數(shù)據(jù)的質量；另一方面，財務共享中心能為小微企業(yè)提供更快、更有效的財務分析，有效利用已有資源，達到降成本的目的。此外，業(yè)財一體化平臺對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的可視化管控，便于財務代理機構的財務人員識別出小微企業(yè)內部控制存在的問題，并助力小微企業(yè)完善內控制度和管理體系，提升企業(yè)的防御能力。

業(yè)財一體化平臺還可以嵌入線上費用報銷系統(tǒng)、影像和檔案管理系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、進項稅核對系統(tǒng)、供應商系統(tǒng)等。客戶還可以通過手機端或PC端實時上傳合同、票據(jù)、訂單、發(fā)票、報銷單等日常經(jīng)營所產(chǎn)生的文件、票據(jù)等。在智能化方面，業(yè)財一體化平臺會自動掃描、驗別真假，并提取信息和結構化或非結構化的數(shù)據(jù)，將這些信息或數(shù)據(jù)儲存至為每個小微企業(yè)建立的數(shù)據(jù)檔案庫中，從而實現(xiàn)客戶資金流、銷售流、物流等動態(tài)信息與業(yè)務、財務無縫銜接。其中，每個數(shù)據(jù)檔案庫都會用電子鎖控制，只有客戶和負責的財務人員能夠按需按權限查詢。

3.規(guī)范化作業(yè)平臺

規(guī)范化作業(yè)平臺是將相同的業(yè)務集中處理。規(guī)范化作業(yè)平臺按照核算職能、結算職能、賬簿管理職能等大類分割小微企業(yè)所涉及的常規(guī)財務業(yè)務，然后在大類中細分板塊集中處理。比如，核算職能可細分成應收賬款、應付賬款、固定資產(chǎn)、工資及福利等板塊；結算職能可細分成資金結算、資金控制、預算控制、銀企對賬等板塊；賬簿管理職能可細分成明細賬、總賬、科目余額表、財務報表等板塊。業(yè)財一體化平臺收集整合小微企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)，規(guī)范化作業(yè)平臺利用數(shù)據(jù)捕捉技術識別小微企業(yè)所屬細分領域、識別業(yè)務、分類業(yè)務，將同領域同類型的業(yè)務處理歸集在一起，交由專門的會計師進行規(guī)范化處理。

與傳統(tǒng)代理記賬“一對多服務”相比，規(guī)范化作業(yè)平臺雖然將相同業(yè)務集中在一起處理，但是各個小微企業(yè)的業(yè)務量各不相同，為了使會計人員的績效考核更加公平，可以增設“分單-搶單”模式，即由系統(tǒng)按每個會計人員負責小微企業(yè)的最低數(shù)量派單，然后根據(jù)會計人員的能力和客戶的滿意度，會計人員可以在最低數(shù)量的基礎上優(yōu)先搶單。“分單-搶單”模式的實施全程透明化，每位員工可以看到每個訂單的復雜程度，根據(jù)自己的勝任能力權衡是否進行搶單，在完成量的基礎上還要重視質的保障，將工單（量化）和工時（非量化）量以及客戶滿意度與員工績效評定掛鉤，從而可對員工績效進行數(shù)據(jù)分析，激發(fā)員工的積極性。

4.數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺

數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺通過業(yè)財一體化平臺傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，深入分析小微企業(yè)的業(yè)務流程，為小微企業(yè)設置成本、預算、納稅等影響企業(yè)發(fā)展的邊際值，當小微企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中超出邊際值時或產(chǎn)生異常值時進行預警，便于財務人員追根溯源，探尋原因。數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺作用的發(fā)揮貫穿于整個財務共享服務中心的運行過程，這是一個動態(tài)的監(jiān)督過程。因此，數(shù)據(jù)監(jiān)督平臺還下設了預算管理、業(yè)務規(guī)劃、稅務籌劃等板塊，以此幫助提示異常值的企業(yè)根據(jù)外部環(huán)境變化來改進自身業(yè)務發(fā)展方向并重新設置邊際值，并為其提供建立資金管理體系、財務管理體系、內部控制體系，減少不必要的成本，提高經(jīng)營效益等高價值服務。

5.技術支持平臺

技術支持平臺與第三方軟件合作可以減少財務代理公司建立財務共享中心的技術成本，技術支持平臺需要確保引入的第三方軟件與財務共享服務中心底層技術相兼容，它是財務共享服務中心與其他軟件開發(fā)商協(xié)同合作的保障，例如：嵌入ERP、SAP、RPA等系統(tǒng)來實現(xiàn)對客戶企業(yè)資源規(guī)劃管理以及自動化稅務申報、銀企對賬等功能。此外，財務共享中心還可以建立和商旅軟件、物流軟件、電商軟件等外部軟件的鏈接端口，形成公有云的搭建，提高客戶使用財務共享中心的便利性。技術支持平臺除了維護財務共享服務中心的運行之外，還需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，讓財務共享服務中心在能夠面對不斷變化的市場環(huán)境和新業(yè)務的需求的同時，“輕”量化完善財務共享服務中心，以便其可以迅速響應外部變化，并降低響應變化帶來的系統(tǒng)更新難度和成本。

三、結語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，“大智移云物”技術的不斷發(fā)展推動著財務工作向自動化、數(shù)字化和智能化方向轉型[3]，數(shù)據(jù)信息化也推動了共享生態(tài)的形成[2]。財務代理機構建立的服務于小微企業(yè)的財務共享服務中心，憑借業(yè)財一體化平臺、規(guī)范作業(yè)化平臺等，讓小微企業(yè)的財稅職能不再浮于表面，而是與實際經(jīng)營相結合，在助力完善小微企業(yè)財務管理體系和內部控制體系的同時，讓小微企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營過程變得更加標準化、專業(yè)化，從而提升小微企業(yè)的風險抵御能力和生存能力，促進小微企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。