航天企業數字檔案資源建設的問題分析

北京航天長征飛行器研究所 焦璐婷

在信息技術快速發展的大背景下，人工智能的研究不斷進步，特別是在信息化管理越來越普及的現在，企業在正常工作開展過程當中已經改變原有的工作方式，基本上所有的紙質檔案都會直接轉換為電子檔案進行保存，不僅可以提高檔案管理的安全性，而且還可以保證檔案查詢的便捷性，有利于后期實現資源共享。在航天企業發展過程中，航天企業數字檔案直接影響航天企業未來的發展方向和創新方向，相關部門也應該從紙質檔案模式中解放出來，使用數字檔案資源的管理模式對相關數據進行管理，為后期航天企業的穩步發展和生產創新提供支持。

一、航天企業數字檔案資源建設的意義

通過數字檔案和科技文件的系統建設，有利于后期航天企業實現業務模式的轉型，提高企業在管理過程中的業務能力，縮短設計人員在設計時的時間，減少工作量，利于后期航天制作工作的全面開展。同時還可實現實時發布科技文件和相關檔案信息內容，為航天企業的成功轉型提供有力支持。隨著系統的不斷應用，航天企業檔案管理工作人員的業務水平和整體工作能力都會有所提升。

1.實現設計文件及工藝文件的在線接收

通過航天企業數字檔案信息系統可以實現航天企業內部網絡的互相聯通和文件的跨區域接收。當管理人員下載和上傳相關設計文件到檔案系統后，在系統內部開展相應的登記和存儲工作，實現設計文件的在線接收和在線轉化。通過檔案系統和工藝系統的合力開發，可以將相關電子文件通過圖表的形式直接展現在存儲器中，實現了電子工藝文件的自動接收，有利于提高工作效率。

2.實現電子工藝文件的在線歸檔

為了實現電子工藝文件的高效率管理，在管理過程中制定了詳細的電子工藝歸檔流程，簡化檔案在操作過程中的步驟。在工藝系統將相關檔案歸檔之后，可以實現隨時查詢、隨時歸檔，在審批過程中減少檔案檢查人員的工作量，檔案檢查人員只需檢查文件的相關規范性確認，當文件審批通過之后，直接可以實現高效率的歸檔。目前，在工藝系統數據處理方面，可實現電子工藝規程、工藝路線和工裝設計圖紙等相關內容等在線歸檔。

3.實現項目檔案館藏數字化

為了能夠協調電子工藝的發展，在通過多家調研查找資料，建立紙質版文案之后，可以直接將紙質文案進行掃描處理，對于經常使用的檔案信息和檔案內容，可以采用高速掃描儀對紙質版的相關內容進行流水式的數字化處理，之后再按照相應的工作程序進行儲存，經過儲存后的資源信息可實現直接查詢。

4.實現電子文件的在線利用

數字檔案系統門戶可以為用戶提供便捷的查詢平臺，便于在該平臺內實現電子文件的查找和研究系統門戶，可以根據檔案安全體系的要求嚴格控制相關權限，同時在使用過程中，電子文件也可以發揮出自身特有的優勢，準確地將相應的電子信息傳遞給需要的人，實現快速高效在線瀏覽，提高了電子文件的使用效率。

5.實現長久可用和受控性

當電子文件歸檔完成之后，即可實現穩步運行，在后期管理過程當中也離不開相應的文件管理。基于文件信息，我國制定了詳細的管理規范，編制出相應的管理內容，便于實現業務對接和歸檔接口的對接。當電子文件相關工作內容得到確立之后，可直接取消紙質版打印圖紙的方式，為后期生產建設提供技術手段和保障，實現信息的長久可用性。

二、航天企業數字檔案資源建設面臨的問題

（一）數字檔案資源建設規劃不足

為了能夠全面解決后期航天企業數字案資源建設方面的問題，首先需要明確現階段影響數字檔案資源建設的主要問題和主要原因，進而采取相應的解決措施，實現航天企業高質量轉型發展。目前航天企業，都全面推行數字化、網絡化、智能化的工作模式，而且為了能夠保障數字資源的安全性，各個企業部門也制定了詳細的規范，建立安全系統，但是在管理過程當中，缺乏相應的規劃，導致數字檔案資源的管理思路和管理策略缺乏一定的科學性和系統性，造成部分有價值的資源被淹沒，不能為航天信息研究人員提供相應的資源支持和數據支持。而且在航天企業建立相應的電子文件之后，由于缺乏統一的標準，導致電子文件在儲存具有一定的無目的性，影響電子文件儲存的準確性。除此之外，在電子文件管理過程中，由于各個文件的處理格式不同，導致后期在文件傳輸過程中受到一定的限制。

（二）數字檔案資源積累相對匱乏

數字檔案管理的目的是為了便于后期相關資源的查詢，實現對知識內容的高效率管理。但是在現階段航天企業工作中，由于數字檔案資源積累相對匱乏，導致實際數字檔案建設不理想。如果在檔案管理中仍然沿用傳統的工作方式，不僅工作效率低，而且還受到人力資源的影響，導致后期對航天材料的加工質量較差，影響整個數字化工作的開展。而且在文件歸檔過程中，由于所涉及的行業內容較多，數量較大，工作人員無法實現對相關電子文件檔案的全面管理和分類，導致部分電子檔案管理出現業務重疊的現象。除此之外，在檔案管理過程中還要保證檔案內容的保密性，如果用人工管理檔案，不僅達不到相應的要求，而且還會帶來一定的安全隱患。

（三）數字檔案資源開發利用效果欠佳

數字檔案資源管理可以實現快速查閱、快速使用，但是在使用過程中，由于對資源的開發利用效果欠佳，導致實際研究價值大大降低。特別是隨著航天企業的不斷發展，航天人員檔案數據使用需求不斷增加，資源內容較少直接影響航天研究成果和事業發展。從目前航天企業數字檔案發展狀況來看，內容相對較少，開發力度遠遠不能滿足需求。

三、航天企業數字檔案資源建設對策

（一）標準引領，加強數字檔案資源統籌規劃

在航天企業數字檔案資源管理過程中，首先需要標準引領，加強數字檔案資源的統籌規劃。在數字檔案資源中，可將數字檔案資源進行常態化管理，實現對數字檔案資源的高效管理。對于國家來說，應該加強對相應航天企業的頂層設計，保證航天企業相關數字檔案工作的全面開展。

1.規范檔案元數據標準

在整個數字檔案資源管理過程當中，離不開元數據的支持，元數據能夠保障信息的安全性，也能夠保障后期信息資源在使用過程中的真實性。無論利用哪種載體對數字化資源進行有效管理，都需要合理利用資源和數據的內部特征和外部特征，對相應的內容進行解釋和描述，進而才可開展后續的各項工作。在航天數字化信息發展的情況之下，各種附加系統不斷上線運行，為了能夠提高后期數據管理的標準，根據不同電子內容的相關文件，進行歸檔和記錄，為實現檔案資源的有效整合，提供堅實的基礎。

2.規范數字檔案保存格式標準

通過規范數字檔案資源保存格式的標準，一方面可以提高數據信息傳輸的便捷性，另一方面還可以保障數據信息在傳輸過程中的安全性，可以實現快速的共享傳遞。在科研信息內容管理中，由于所涉及的行業內容較多，因此不同的文件都有其相對應的保存格式以便于后期資源共享，在資源保存格式管理過程中應該進行統一處理。比如在對圖紙模型質量等資源管理過程中，由于后期使用的概率較大，如果沒有按照統一標準進行處理，不僅會影響后期數據共享，而且還會導致資源丟失，不利于生產經營。

（二）需求導向，豐富和優化館藏數字檔案資源

想要實現數字化檔案資源的豐富化和多樣化，必須要按照相應的工作程序豐富館藏內容，使館藏結構更加完善和合理化。在航天企業數字檔案資源管理過程中，應該根據數字化發展的方向，實現對數字化信息的合理利用，解決數字化信息在傳輸過程中的問題，實現對各類材料的有效管理。

1.加強業務系統電子文件有效管控

在數字化條件的支持之下，航天企業應該大力推廣數字化研究，為航天產品未來生產提供有力的數據支持。特別是在電子文件處理過程中，應該按照不同電子文件的性能進行合理劃分，實現對電子文件的高質量分類和管理。

2.加強傳統載體檔案轉換力度

根據現階段航天產品研究來說，應該加強傳統載體檔案轉換力度，改變傳統研究載體的工作方式，實現對檔案信息內容的高質量轉換。特別是關于航天技術、航天未來發展等相關內容，應該按照相應的使用頻率進行相應的歸檔處理。同時在檔案資源管理過程當中，對于部分相對較為隱秘的資源應該不斷降低解密難度，實現資源共享，幫助更多航天企業工作人員對內容進行分析和研究。

3.拓寬檔案收集渠道

在航天企業檔案資源管理過程中，也應該不斷拓寬檔案收集渠道，從而豐富檔案資源。在檔案收集時應該加強對實物檔案、名人檔案、重大活動檔案等內容的收集和管理，豐富數字化檔案。除此之外，對航天企業的未來發展也應該收集相應的檔案信息內容，如市場的風險調控、科技創新、國際拓展等方面，不斷改變現有的工作模式，對具體信息內容進行詳細收集，使檔案信息更加豐富，資源更加可靠。

（三）創新數字檔案資源服務方式

在網絡系統的支持下，充分發揮數字檔案的優勢，提高數字檔案信息資源的管理價值，為后期科研生產提供有效保障。航天企業在數字管理過程當中，應該針對不同的用戶提供相應的推送服務，提高工作人員在數據查詢方面的便捷性。

1.構建數字檔案資源管理平臺，實現資源集中管理與在線利用

通過構建數字檔案資源管理平臺，可以實現對檔案信息內容的在線管理和在線使用，實現對資源信息的合理利用。航天企業在發展中可以結合PDM、CAPP、TDM等相關業務接口，建立良好的信息共享資源平臺，實現對電子文件和電子內容的實時更新，同時改變傳統的紙質版檔案管理方式，直接通過電子審批、電子檢查的功能，為相應的技術人員和管理人員提供便捷服務，提高數據共享的效率。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求

科研人員工作過程中所涉及的知識范圍較為廣泛，為了提高航天工作人員查詢的便捷性，針對不同的航天部門也應該采取相應的簡單查詢的檢索方式，實現對數據的高效率管理，減少工作人員的工作量，提高管理者的數據分析能力，為領導整個航天企業的發展提供助力。

3.建立數字檔案協同服務模式，提升對業務部門的支撐能力

數字檔案的建立是航天企業能夠實現穩步轉型的第一步。傳統航天企業在工作過程中以紙質版的方式對相應檔案內容進行歸檔處理，但是隨著數字化產品的使用，在歸檔過程中可直接按照檔案信息制成相應的產品數據包，通過各項數據信息整合為后期產品研發、產品生產，提供有力的理論支持和數據支持。

4.提供個性化檔案信息服務，提升用戶體驗

航天企業在數字管理過程中應該注重對數據的深度挖掘，通過用戶建模和信息過濾的服務技術，不斷改進原有的技術手段，對于不同的科研人員和管理人員，應該推送不同的信息內容，滿足用戶對信息內容的需求。在推送過程中提供個性化服務使檔案信息服務質量不斷提高，優化用戶的使用體驗。除此之外，在大數據的影響之下，對不同的工作人員可提供特色的專題服務。比如在對管理人員提供相應的專題檔案時，要根據管理內容的管理職責和管理策略出發，按照相應的管理要求推送相應知識內容，提高管理者在管理過程中的管理質量和管理效率。

四、結束語

綜上所述，數字檔案信息資源是航天企業能夠穩步發展的基礎，也是能夠推動航天企業不斷進步的源動力。在數字檔案資源管理過程中，要加強對信息內容的管理力度，實現對信息內容的深度研究和廣度研究，從而解決航天人員在相應內容查詢方面的問題。在信息技術的影響之下，相關企業應該不斷引入新的信息技術，實現對數字檔案資源的高效率管理，實現數字資源的合理利用，實現數字檔案的全面升級，為后期航天事業的穩步發展提供技術支持和理論支持，為推動我國航天科研和航天事業的進步提供堅實的保障。

相關鏈接

數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。

截至2021年11月，中國為12250余件(套)中國古代畫作建立起精準的數字化檔案。

2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數字檔案館。

文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規劃建設本單位的數字檔案室，實現辦公信息的順暢交流。

統籌規劃原則

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。

確保安全原則

各單位應健全各種設施，加強管理，確保檔案數據的安全。

檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。

接入單位辦公網和業務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。