新時期如何創新國企檔案管理工作的若干思考

山西杏花村汾酒集團有限責任公司 靳利敏

一、引言

在國有企業，檔案管理是一項十分重要的工作。它是企業生產、技術、科研、經營等各個方面的載體。國企檔案管理是一項具有專業性質的工作，其既能保護企業的經濟利益，又能保證其合法權益，同時還能展現其發展歷史的原貌。近幾年，我國經濟發展進入了一個嶄新的階段，許多企業通過建立現代化企業體系，增強了企業的實力和核心競爭力。因此，在當前新形勢的背景下，國企檔案管理部門需要積極轉變認識，積極探索制度創新，構建科學的內部管理機制，以適應新的管理體制。作為企業的檔案管理人員，更加需要基于新時代的改革和發展方向，樹立新型的檔案觀念并建立一種嶄新的檔案管理體制，進而為推動國有企業可持續性發展提供助力。

二、國有企業檔案管理的重要性

企業檔案資料是從企業生產、經營、管理等各個環節中產生的，記錄著企業的成長和發展的過程。企業檔案信息既是一種具有歷史意義的數據，也是企業經營業績與經營狀況的重要指標。隨著科技的飛速發展，企業檔案的類型、內容也逐漸呈現出多元化的趨勢。除了傳統的文本文件外，還增加了一些電子文件，如錄音、錄像和圖片，詳細記載了國企的全部歷史行為，為國企今后的發展提供了有益的參考。在國企的管理工作中，管理者可以通過查閱有關文件或資料，制定出合理的管理方案和管理措施，提高管理的科學性和有效性，為提高管理工作的質量和效益創造了有利的環境。在國有企業的經營活動中，管理者可以根據以前的財務檔案，制訂出一套科學、合理的防范措施，從而保證國企的經濟和金融的安全和穩定。在制定國有企業的發展計劃與發展戰略時，必須借鑒以往的成功與失敗經驗，制訂科學的發展戰略，以達到最佳的資源配置。總之，加強國有企業的檔案管理，既是建立科學、有效的企業管理制度，又是優化企業資源配置的有效途徑。

三、當前國企檔案管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱

當前，隨著市場競爭的日趨加劇，我國大多數國有企業更加重視提高市場競爭力和提高經濟效益。但是，卻忽略了對檔案管理的監督和對企業發展的重視。檔案管理工作具有工作量大、信息覆蓋面廣等特點，是一種綜合性的工作。特別是在檔案材料的收集、整理和移交方面，更需要各職能單位和員工密切合作。要加大人力、物力、財政等方面的投入。由于檔案管理不能為企業帶來直接的經濟利益，而企業則更注重對其績效的評價。由于種種原因，我國國有企業的管理者對檔案管理的認識不足，對檔案管理工作缺乏重視，致使檔案管理工作低效。同時，還存在著檔案信息不完全的問題，使國企在發展過程中無法充分發揮其重要的作用。除此之外，由于不同國有企業存在著不同的管理體制，導致機構管理體制出現了分散領導的狀態，這就容易造成許多國有企業在管理檔案時獨善其身。顯然，這種無法共享資源的行為，使檔案管理改革舉步維艱，難以取得突破性的進展。許多國有企業雖然意識到資源無法共享帶來的弊端，卻只是意識上認同，而很少采取實際行動，主要原因可能是我國目前尚無專業機構來規劃和協調機構檔案現代化資源共享，使得這種協調機制只停留于表面。

（二）檔案管理制度不健全

國有企業的檔案資料關系到企業的經營和發展。由于檔案管理工作在很大程度上不能給企業帶來直接、可觀的經濟效益，因此，國有企業檔案管理工作一直處在日常工作的邊緣，存在管理不規范的問題。由于我國現行的檔案管理體制不完善，使得許多國有企業在保存、整理檔案時，只注重對財務檔案的收集與整理。忽視了對黨政文件、管理制度、科技檔案的搜集與保管。這種簡單化的檔案管理體制，不利于企業管理者對企業發展的歷史狀況進行全面的認識。因此，從對檔案數據的分析來看，國有企業的經營與發展止步不前。有的國有企業沒有建立起對現有的檔案進行統一管理的體系，各單位按自己的方式進行管理，很難保證檔案管理和保管的完整性、安全性。由于我國現行的檔案管理體制不完善，造成了檔案管理工作的無序化、盲目化，使檔案信息不能有效地共享，難以充分發揮其借鑒的功能。檔案材料一般情況下都是復雜且繁瑣的，因此必須通過科學合理的管理制度，有效提高檔案管理的效率。此外，目前所設立相關制度在實際的管理過程中，也難以實現其標準和統一。與此同時，部門彼此之間也缺乏相應的、必要的溝通，無法有效促使信息交流的順暢進行。對于檔案管理中存在的缺陷和不足之處，需要相關的工作人員及時地進行修正，并做好檔案管理的工作，從而促進國有企業的可持續化發展。

（三）檔案管理人員的綜合素質不高

在我國國有企業中，管理者的綜合素質是決定其檔案管理水平的重要因素。由于其在經濟上的客觀化，很難充分發揮出檔案重要的作用，使其無法得到領導和員工的認同。同時，也會直接影響到檔案管理人員的整體素質與工作品質。由于國有企業的大量檔案管理人員都是從其它部門調來的，他們既沒有接受過專業的訓練，也沒有相應的工作經驗，因此，很難推進檔案管理方法的改革和發展，甚至無法按照常規的程序進行管理，從而使檔案管理工作的整體素質下降，給企業的檔案管理工作帶來了極大的阻礙。除此之外，檔案管理人員在利用檔案信息資源時，不僅要具備過硬的專業知識，還要具備良好的信息素養。但通過對現有檔案管理人員的深入分析，發現許多檔案管理人員的專業素質不高，工作能力低下，無法滿足新時期檔案資源開發利用的具體要求。還有一些國有企業在招聘檔案管理人員時，往往把其他部門的人員安排到檔案管理工作中，有的甚至利用人脈關系招聘檔案管理人員。因此，國有企業檔案管理工作質量較低，難以滿足檔案資源開發利用的實際需要。

（四）檔案保管設施簡陋

檔案記錄著國企的發展歷程。當前，部分國有企業沒有把文件管理放在首位，在經費投入較少的情況下，使其硬件和軟件均無法適應企業發展的需要。其主要特點是：倉庫長期處于無人維修的狀態，檔案保管柜、電子設備、信息管理等方面均存在不同程度的問題。在長期的、復雜的工作條件下，檔案管理設備簡陋，極易造成檔案的遺失，使檔案的安全性、完整性難以保證。這嚴重制約了我國國有企業檔案管理工作的開展。當前，部分地區，特別是偏遠、落后的地區，財政資金短缺是一項既實際又棘手的難題。由于各地黨委政府急切地想要發展經濟，想方設法提高營收，導致對檔案的投資力度不夠。檔案管理的數字化建設和智能化建設都是一項巨大的工程，因此，在某些地區，由于財政緊張，檔案管理的數字化、智能化和現代化建設難以實現。除此之外，從社會發展的角度來看，檔案數字化管理的保障條件還有待進一步提高。例如，目前檔案數字化的設備、收集方式、管理手段、服務機制等方面還需要進一步完善。部分地區的檔案設施比較落后，安保設備較差，檔案數字化管理保障的狀況較差。

四、提升國有企業檔案管理質量的對策

（一）增強檔案管理意識

增強檔案管理意識是提高國有企業檔案工作質量的先決條件。企業領導應主動改變觀念，拋棄傳統的檔案管理理念，充分認識檔案工作在企業生產、經營、發展中的重要地位，提高對檔案工作的認識。由于長期以來我國國有企業的檔案管理工作一直沒有得到應有的重視，因此，要加強對檔案管理人員管理意識的培養，任重道遠。在企業中，要加強對檔案管理的宣傳，以促進企業管理者和檔案管理人員對檔案管理工作的認識。提高對檔案管理的認識，是國有企業檔案管理工作效率的重要保證。

在傳統的檔案管理中，大部分的管理都是被動的，并未積極地去思考、去實踐，消極地等別人來找檔案管理人員，或是上級派給自己的硬性工作。這種消極的行政管理模式已不能滿足新時期高質量、高節奏的信息服務需求。要通過信息化手段進行管理創新，首先要從觀念上進行更新，要與時俱進、要轉變觀念，打破過去憑習慣、憑經驗辦事的觀念。勇于接納新的觀念和方法，在新觀念、新方式的基礎上建立現代化的服務觀念，以創新思維方式突破傳統的思維桎梏，開拓新思路。同時，要以服務對象需求為導向，逐步擴大服務領域。把非本地客戶也列入服務團隊，協助他們處理遇到的實際問題。尤其要注意的是，檔案工作要有一定的規律性，通過對近年檔案使用狀況的分析，探索當前檔案使用的目標。同時，為用戶提供多種途徑，方便用戶獲得檔案，積極引導和服務，徹底轉變以往的被動式服務觀念，突出人性化的服務特色。

（二）健全檔案管理制度

在加強檔案管理的同時，必須確保其可操作性和實效性，從而為今后的檔案管理工作模式、提高管理效能打下堅實的基礎。國有企業應在檔案管理方法上進行大膽的創新，并積極借鑒國內外先進的國際知名企業的檔案管理模式。積極地放開檔案的使用與管理，建立起一套嶄新的檔案監督體系。例如，要建立并完善“三位一體”的檔案管理體系，其關鍵在于把現行的管理流程、管理方法、數據采集標準統一起來，有效地防止檔案信息的不完全和企業內部各個職能部門之間的協作不協調，從而，促進國有企業檔案管理平臺的規范化、科學化，提高國有企業檔案管理的整體水平。各級、各部門要建立健全的檔案管理體系，確保各級人員在履行自己的職責和義務時，能有章可循、有據可依，加快檔案工作的改革。同時，要通過建立健全的獎勵與懲罰機制，使員工能夠更好地發揮檔案管理的作用。加強對檔案的檢查、監督、管理，落實定期檢查、不定期抽查，以保證檔案管理的不斷完善與發展。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的素質是保證檔案工作順利進行的關鍵。第一，在選擇檔案管理人員時，應盡量選擇細心、耐心、有一定經驗的人才。第二，要加強對檔案工作人員的職業技能培訓，提高其對檔案管理的認識和責任心。提升管理人才的業務素質，積極引導并激勵檔案工作人員學習有關檔案管理的資料，提高員工的業務素質。第三，檔案管理員要加強對檔案管理的認識，在遇到疑難問題時，要主動向領導、同事、專家咨詢，以擴大自己的眼界和綜合素質，為檔案工作的開展打下堅實的基礎。第四，要加強對檔案管理人員的培養。這樣既可以擴大檔案管理的人才隊伍，又可以為檔案管理工作提供新鮮血液。在高素質的檔案管理人才的引領下，國有企業檔案工作人員的綜合素質必然會隨之提高。在大數據時代，對專業技術和信息素養的要求越來越高，因此，需要加強對專業技術和信息素養的培訓，培育高素質、高技能的復合型人才隊伍。在選拔人才時，要注重挑選具有較高專業素質的人才，加強隊伍建設，通過對現有人才進行培訓，提升其綜合素質，積極采用微課、慕課等多種多媒體技術，以激發檔案工作人員的學習興趣，提高檔案人才的培訓效果。

（四）創新管理方法

國企要建立健全信息的收集與接收機制。要改變傳統的檔案交接方式，運用信息化技術進行檔案交接，提高檔案資料的完整性和及時性。首先，要堅持對檔案的管理方式進行改革，及時搜集與企業生產、經營、發展有關的音頻、視頻、圖片等，并備份重要文件，以防止因突發事件而造成的不良后果。其次，要積極構建大型、高效的檔案管理信息化體系。同時，要加強對網絡的保護，如防火墻等，以保證文件的安全，以達到共享的目的。除此之外，要改變目前“被動式”的服務方式，堅持“以人為本”的理念，在充分認識到檔案使用者的特性和需要后，由“索取型”轉為“推送型”，將相關資訊、資源不定時地向使用者推送，讓使用者隨時掌握檔案資訊的最新動態，以一種全新服務方式，改變過去檔案部門只是資料倉庫的傳統觀念。檔案的使用不僅要保證其內容的真實性，還要體現其主動性、時代性等特征，而不是只為“閱讀”的文件提供原始的資料和數據來源，而要把這些信息經過加工、處理，讓使用者能夠從“提供信息”向“提供答案”轉變。

（五）加大對檔案管理工作的資金投入

檔案管理的軟硬件設備質量的好壞，直接影響到檔案管理的成效。對檔案保管柜進行及時更新，并定期對其硬件設備進行安全檢查。一旦發生潮濕、腐爛等現象，應采取有效的措施加以處理，從而為檔案管理提供一個良好的環境，并從根本上保證文件的安全。同時，要提高檔案管理的信息化，積極引進高安全性、高科技的檔案管理系統，從而提高檔案管理的效率與質量。

（五）加大對檔案管理工作的資金投入

需要加大對國有企業檔案管理的資金投入，配備數量充足、性能優良的計算機、通訊設備等基礎設施。二是建立健全的軟件系統，使國有企業檔案管理部門的各項工作得到合理的細化，對國有企業檔案整理進行科學的規劃，統一進行國有企業檔案的分類和歸藏，例如：國有企業檔案的存儲方式，存儲格式等都要有統一的標準，對國有企業檔案整理進行科學的規劃，提高國有企業檔案的管理效率。三是要定期檢查照片、錄音、錄像等，充分利用現代數字技術和互聯網技術，增加省級國有企業檔案的存儲載體，通過刻錄光盤、網絡虛擬硬盤等方式，對保存條件較差的省縣國有企業檔案進行永久、長期保存，以確保檔案內容的完整性。四是信息化管理系統需要細化國有企業檔案分類，不僅要區分不同類型的國有企業檔案，還要細分行政人員、業務人員等，對同類單位員工劃分在一起，這樣更便于國有企業檔案管理。在信息化管理中，還要及時對國有企業檔案進行控制，檢查各時期國有企業檔案是否保存完好，是否及時歸檔，反復檢測是否能查閱到每位單位員工的國有企業檔案信息，避免在使用時出現問題。

五、結束語

近幾年，隨著全球經濟一體化的不斷加速，市場競爭日趨激烈。國有企業在追求經濟效益和社會效益的同時，也應認識到檔案管理在企業生產、經營、發展中所起到的重要作用。企業需要充分重視檔案工作中出現的各類問題，建立健全檔案管理體系，革新檔案管理手段，進一步提高檔案工作的成效與質量。