企業檔案應急服務一體化管理研究與實踐

翁 非，唐泉彬，蘇雅林，盧偉龍，陳 斌

（1.國網福建省電力有限公司，福建 福州 350003；2.國網福建省電力有限公司 莆田供電公司，福建 莆田 351100；3.國網福建省電力有限公司 泉州供電公司，福建 泉州 362000；4.福建億榕信息技術有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

據相關調查，因突發事故對企業造成損失的現象不在少數。目前，不少企業管理層已經開始重視對突發事件的預防和處理，但是仍然忽視了檔案管理工作在應對突發事件中所起到的作用。在應急服務中，檔案管理可為突發事件的處理提供重要信息，輔助管理人員高效地完成應急處理工作。因此，企業實施檔案應急服務一體化管理勢在必行。

1 企業檔案應急服務管理存在的問題

1.1 檔案資源管理相關制度不夠健全

檔案資源管理相關制度不夠健全是影響企業檔案應急服務管理工作的重要問題，其主要體現在以下兩個方面：一是相關工程項目的檔案信息有所缺失，信息不完善，導致檔案查找過程需要消耗大量的時間，甚至即使找到檔案，也難以在其中找到有用的信息。二是相關應急服務和突發事件處理的各類信息資料等缺少整理和歸類，通常這些資料分散于企業的各個部門中，未能集中存檔管理，導致在應對突發事件時難以迅速找到和利用相關信息，影響了檔案的利用效率，進而影響應急服務的順利開展。

1.2 檔案部門參與度較低

就當前企業檔案應急管理情況來看，雖然很多企業已經開始重視對突發事件的預防和處理，并建立了相應的制度和規定指導應急工作的開展，其中包括對大面積停電、洪澇、地震災害等各類突發事件的應急預案的制訂；但就突發事件實際處理情況來看，在應急救援過程中，發揮主要力量的還是調度、安監和運維檢修等部門，而檔案部門的參與度仍然較低。由于檔案部門參與度較低，工作流程和職責定位等都不夠明確，因此難以為相關部門做出科學決策提供重要的數據支撐，難以發揮檔案信息應有的價值[1]。

1.3 應急信息服務效率低

對于應急服務而言，其整體質量直接收信息的及時性、準確性的影響，若是不能保證信息服務質量，那么應急行動也將受到限制。目前，可支撐企業有效開展應急活動的信息較為分散，缺少集中處理的過程，在應急過程中需要針對其中多個部門的信息資料等進行查找和調取，嚴重影響應急處置效率。同時，目前大多數企業仍然沒有設置針對突發事件的檔案應急管理職位，并且管理信息化程度較低，各類信息仍然需要依靠人工查找，這在很大程度上降低了應急服務管理效率。

2 企業檔案應急服務一體化管理的實踐途徑

企業檔案管理涉及研發、生產、經營等多個環節，其中的信息資料內容較為廣泛，對于企業而言是十分寶貴的資源。突發事件對企業檔案的威脅較大，同時影響企業的公共秩序。加強企業檔案應急服務一體化管理能夠高效利用檔案協助應對突發事件，并通過規范化、系統化的管理方式提高應急服務質量，保護檔案信息的完整性和安全性。由此可見，檔案對企業來說十分重要，其中資料信息對企業的業務經營和發展有著重要影響。檔案應急服務管理能夠保障企業業務的連續性，避免企業遭受突發事件的影響，幫助企業盡快恢復秩序并保證檔案的安全性，維護企業的經濟效益。

2.1 加強企業檔案應急服務基礎建設

對于企業檔案應急服務一體化管理建設和實踐而言，加強基礎設施建設是重要保障，同時也是前提和基礎。基礎設施建設包括對檔案庫房的建設、人才隊伍的建設及安全設施的建設。

對于檔案庫房的建設，企業應根據自身實際情況規劃建設相應的檔案室，為檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎。同時，企業應加大投資力度，結合自身需求，置辦電動檔案密集柜、智慧檔案系統、檔案中心控制設備等各類現代化檔案管理設備，實現對檔案的安全高效管理。在此基礎上，企業應按照相關規定和要求設置檔案保密室，對內部重要信息和保密文件等單獨保存，保障檔案信息的完整性和安全性。在信息技術的支持下，企業也可將檔案信息轉化為數字格式，使其在企業內部系統全景呈現，為更好地開展應急服務打下基礎。

安全建設主要以提高檔案管理硬件設施建設水平為主要途徑，實現對檔案的更高效管理。企業應加強對檔案辦公室和檔案庫的更新建設，配備相應的安全設施，根據相關規定和要求，對技術用房、閱覽室等加強建設，并確保其內部的防火、防盜、防潮、防高溫等設施完善，避免檔案受到各種外界因素的影響而難以完整保存。

專業人才建設可為檔案應急服務一體化建設提供重要的人力保障。對此，企業可以加強對專業人才的吸納，可適當招收兼職檔案人員并對其進行專業培訓，通過線上線下相結合的培訓方式，提高全體檔案管理人員的專業知識和技能水平。為了使檔案管理人員在面對突發事件時能快速查詢并利用好檔案信息，必須加強對其在檔案管理和查詢等方面的培訓，并不斷增強其歸檔意識[2]。同時，可以在特殊時期通過制作宣傳海報、召開專題會議等方式加強對企業檔案應急服務管理工作重要性的宣傳，提高全體檔案人員的工作積極性，使其在檔案應急服務管理工作中發揮應有的作用。

2.2 強化企業檔案應急服務技術支撐

技術是企業檔案應急服務不可缺少的條件，只有不斷優化和完善技術體系，才能為檔案應急服務管理提供更有力的支撐。建立檔案管理室時，企業要設置必備的消防系統和防盜門禁，以此保證檔案的安全性。檔案室要定期做好通風、除濕處理，加強對室內溫度的監測，避免溫度變化過大影響檔案的存檔效果。檔案室內要設置監控設備、報警系統等，做好出入管理工作。同時，可以使用密集架對檔案進行雙重保護，保證檔案存儲的質量，為后續更好地開展檔案應急服務打下基礎。

除了要加強對檔案的保護技術，還要做好搶救維修技術的優化升級。企業檔案在保存過程中很可能會出現由于各種原因導致的檔案破損問題，尤其在面對突發事件時，利用檔案的過程可能會對其造成一定的破壞，檔案長時間地存放也可能會出現老化、霉化甚至字跡褪色或受到污染等問題。因此，管理人員應將檔案進行分類存儲，并定期對檔案進行檢查和維護，有序地對破損檔案進行修復。在修復過程中，針對常見的老化問題，可以利用數字化技術對其中的內容進行翻拍，對檔案進行搶救和修復。在技術應用的過程中需不斷針對各類問題進行技術研究和引進，全方位地保障檔案信息的安全。

2.3 利用信息技術保障檔案應急服務安全

電子檔案管理是檔案管理中的重點，是決定企業面對突發事件時檔案查詢效率的關鍵。在檔案信息管理中，常常會出現硬件設備的缺陷、軟件的漏洞和技術隱患等問題，或者安全設施使用不當導致檔案系統受到損壞，造成檔案信息被損壞、篡改甚至是刪除等問題。因此，企業要制定檔案安全管理制度，實行檔案的分級分類管理，設定相應的安全等級標準，嚴格按照要求對檔案加強管理。在內網設置相應的監管和運維人員，對檔案的收集、整合、傳輸、儲存等各環節加強信息化管理。信息技術是檔案信息安全管理中不可或缺的，能夠有效提高檔案信息管理質量和效率。對此，應利用信息技術對各類信息進行集中管理，并不斷優化和完善信息技術，使其在檔案安全管理中發揮更重要的作用[3]。此外，對企業電子檔案應建立等級保護制度，根據檔案的類別和用途制定不同的安全等級和采用針對性的保護措施，加大對各類檔案信息的保護管理效果。針對不同的檔案類型，可以通過復制管理和替代管理兩種方式加強管理，使其能夠長期且安全儲存。對電子檔案儲存系統加強處理，將原始數據分別存放在移動硬盤、移動光盤和系統數據內，將三者統一管理，全面保障檔案信息的安全性。

2.4 加強檔案應急服務制度管理

對于檔案應急服務制度管理而言，必須加強對檔案安全管理制度的建設和對檔案突發事件應急管理制度的建設。首先，應健全檔案安全管理制度，將安全管理落實到檔案管理的全周期，針對收集、分類、查詢乃至于銷毀環節都需制定安全管理制度，同時結合人員管理制度等，加強責任追究，確保檔案安全。在企業建立安全管理組織時，可以以檔案辦公室作為核心、其余部門參與管理的方式，統一和規范企業內部的檔案安全管理工作，實現對檔案資料的全面收集和整合，使檔案在統一的管理制度下實現高效存儲和利用。

檔案突發事件應急管理制度的建設，需要依據相關規定和文件的要求進行。此外，要加強對突發事件的風險識別和評估，對風險的類型和危害程度等加以分析，判斷風險等級，并針對風險的預估情況制定相應的防范對策，及時規避或降低風險的危害[4]。對于進出檔案庫房的人員要做好詳細的出入登記，對檔案情況進行隨時調查和管理，定期監控庫房情況并檢修庫房設備等。

除此之外，需建立安全組織小組專門負責檔案管理工作，以此加大對檔案的管理力度。組織小組要對檔案管理工作進行分級領導，定期或隨機抽查檔案的管理情況，并做好相應的檔案統籌工作，確保對檔案的全面管理，為提高其應急服務質量奠定基礎。

2.5 完善檔案應急服務保障體系

完善檔案應急服務保障體系是實現企業檔案應急服務一體化管理的關鍵，也是最重要的環節之一。檔案應急服務保障體系的建設要以預防突發事件或有效處理突發事件為主要目的，避免突發事件對檔案工作造成影響，盡可能地降低突發事件對檔案資源造成損壞，保障檔案安全，維護企業秩序。在檔案應急服務保障體系建設中，應堅持“預防與處理相統一”的原則，實現統一領導下的分級處理，確保各方的高度協調，以最快的速度解決突發事件。在制訂應急預案之前，要對突發事件的類型和危機程度加以分析，針對分析結果采取相應的應急處理措施。在實際管理中，突發事件可能不止一個，而且多個突發事件之間還可能存在一定的關聯性，因此必須加強對突發事件的深入分析和統籌管理。在對突發事件級別進行判斷的過程中，可以將其根據事件類型、影響范圍和危害程度分為不同級別，如一般等級、較大等級、重大等級和特重大等級，針對各類等級情況制定相對應的處理和管理措施。

建立檔案應急管理機構并明確其職責。建立檔案應急管理機構，將檔案管理總負責人作為首要管理者，主要負責檔案安全和應急服務工作。檔案室負責人作為第二管理者，主要針對實際情況制訂應急方案，二者皆為主要負責人。在明確的分工下，各自完成相應的工作，并將責任落實到個人，保障檔案應急管理工作的有序且高效進行。與此同時，建立相應的預警機制，完善企業內部的檔案監測系統和預警系統，對潛在的風險加以預測，并將預測的風險等級上傳和發布，為相關人員應對突發事件提供重要的依據。

在完善檔案應急服務保障體系中，要加強對信息通道的建設并保持信息的順暢傳遞，在預警期間和應急處理期間，要保證各溝通渠道的通暢性，實現內部信息的無障礙交流，同時要注意信息的保密性。對于檔案應急服務管理中涉及的部門和個人要做好教育引導工作，避免其出現泄露重要信息的情況。此外，要加強應急處理善后工作，在突發事件處理結束后，根據實際情況制訂恢復方案，將搶救前后受到影響甚至受到損壞的檔案要按照相應的搶救方案加以處理和修復，并將應急處理中所利用到的檔案及時歸檔，保證檔案信息的完整性[5]。同時，將此次的應急事件處理情況及時整合到檔案中進行集中管理。

為了提高檔案應急服務管理質量和效率，增強實踐力度，還需加強宣傳教育工作并對相關人員做好培訓和演練。企業在管理過程中，要不斷提高檔案人員的專業能力，使其具有較強的應急意識和能力，不斷在實踐演練中鍛煉其處理突發事件的能力。在日常工作過程中，檔案管理人員要具備發現隱藏風險和分析解決問題的能力，并在處理應急事件中保持冷靜，配合各相關部門展開高效的服務和管理工作。

3 結論

綜上所述，企業檔案應急服務一體化管理對企業發展而言具有重要影響。目前，企業在突發事件處理中仍存在檔案部門參與度較低或檔案信息不完善等問題，要想提高應急服務質量，就要從檔案管理角度出發，必須加強基礎設施建設、強化技術支撐、加大信息技術的利用效果、加強制度建設并完善檔案應急服務保障體系，保障企業運營的安全。