基于Web技術的電子檔案管理系統設計

趙 博

（秦皇島經濟技術開發區社會保險管理中心 河北 秦皇島 066000）

0 引言

在進行檔案信息管理時，傳統手工檔案管理模式不僅需要大量的人力與物力，管理效率不高，無法滿足現代化社會發展的需要。因此，急需設計開發一款高效率、易操作的檔案信息處理系統。基于此，本文結合Web技術[1]提出了一種新型電子檔案管理系統，以此幫助檔案管理人員實現對檔案的快速查詢、檢索以及歸檔和修改等操作，從而使其工作效率得到進一步的提高。

1 系統設計需求分析及優點

1.1 設計需求

檔案管理是企業中基礎管理工作，涉及企業多個部分。但由于企業具備海量的檔案數據和文件，在針對檔案管理時，由于缺乏統一的管理和移交功能，會導致電子檔案數據被封存在企業不同部門設備上，由此引起重復性的檔案管理操作，這樣會使檔案管理的出錯率大幅提高。因此，在進行電子檔案管理系統設計時，需要具備數據化、信息化、數據錄入、檔案收集和整理等功能，以此實現自動化辦公需要。同時，該系統還需要具備檔案網絡查詢功能[2]。

1.2 電子檔案管理系統的優點分析

首先，基于Web技術的電子檔案管理系統的客戶端設計適用Windows系統多個平臺，并且在安裝時只需要安裝一個客戶端就可以。這樣可以節約資源和減少系統維護的人力和財力。其次，操作便捷。電子檔案管理系統和Web技術兩者的結合，是由服務器結構和瀏覽器設計實現的。因此，也可以從瀏覽器實現對系統的訪問，并且具備快速訪問、便捷操作等優點，更加適合網絡應用。所以，只需要連接網絡，用戶就能夠借助網絡實現對軟件的訪問和對相關電子檔案的查詢和閱讀，并且還能夠起到對電子檔案管理的效果，從真正意義上實現數字化檔案管理建設。最后，系統安全得到了增強。一般電子檔案數據是通過集中控制的方式進行管理，簡單說就是所有的電子檔案數據存儲到一起，因此在一定程度上避免了電子檔案數據信息的丟失和泄露。特別是在Web技術的作用下，使得電子檔案管理系統的性能得到了進一步的提升，還具備自動數據備份功能，實現了對電子檔案數據的安全保護。

2 系統總體框架與硬件設計

2.1 總體架構設計

基于Web技術的電子檔案管理系統設計時，應當充分對系統運行的外界條件進行考慮，以此將Web技術充分融入管理系統當中，從而為電子檔案數據信息安全提供保障。具體系統架構如圖1所示。

圖1 基于Web技術的電子檔案管理系統總體架構設計示意圖

2.2 系統硬件設計

Web技術的應用，為系統信息安全提供保障，有效避免了電子檔案管理與應用時發生檔案信息泄露的問題。其系統硬件結構設計如圖2所示。從圖中可以發現本系統的設計主要是以Web服務器為核心硬件部分，通過利用該服務器充當數據庫和網橋/路由器之間的溝通橋梁，以此實現了兩者的連接，這樣一來可以為用戶提供更加便捷的操作，對不同類型的電子檔案進行有效管理。

圖2 系統硬件結構設計

2.2.1 Web服務器設計

為使得Web技術能夠在電子檔案管理系統中得到充分的應用，在系統服務器設計時，本文選擇單個CPU、主頻為1 600 MHz、能夠最大支持容量為64 GB的國產Web服務器，以此滿足管理系統的需求。同時，該服務器具備SATA接口，通過該接口可以實現和外界管理設備的連接，從而為電子檔案管理的不同操作提供對應的條件。并且，在電子檔案管理系統應用當中，Web服務器不僅能夠提供充足的存儲空間，還擁有可擴展性。將ECC引入到Web服務器當中，既可以解決服務器藍屏造成電子檔案管理質量下降和工作效率降低的現象，還為服務器內存提供了自動糾錯功能，從而為服務器的穩定運行提供了保障[3]。

2.2.2 上位機操作終端選擇

上位機操作終端的設計，需要具備電子檔案收集功能、鑒定功能以及整理和保管等功能，但應考慮到不同管理操作的運行需求，操作終端需具備以下需求：首先，該操作終端能夠同時為100名用戶提供支持，并且，在電子檔案管理系統當中，通過對com參數的設置，可以實現對不同設備的數據傳輸進行接收。其次，系統會根據相關數據接收狀況，利用曲線圖的方式在上位機顯示出來。同時，為了能夠實現電子檔案信息資源共享，在上位機操作終端中還需要引入可靠的傳輸層協議，以此為網絡中的電子檔案管理提供安全保障。

3 系統主要功能模塊設計及實現

3.1 用戶登錄模塊設計

登錄模塊設計，用戶在電子檔案管理系統中完成賬戶注冊之后，根據對應的賬戶和密碼即可實現系統登錄。在登錄界面用戶則需要對自身的身份進行選擇，這時系統會根據數據表中用戶的身份，對用戶所提供的賬號密碼信息是否存在于數據庫中進行查詢，在系統確認無誤之后，就可以進入到系統當中。而針對用戶身份的檢測，是為了有效保障電子檔案管理系統的安全[4]。

3.2 數據錄入模塊設計

數據錄入模塊的設計，為電子檔案管理員對不同類型的檔案數據的編輯、修改等提供相關功能支持。通過利用編輯、添加以及排序和刪除等相關操作，可以幫助用戶在檔案卷錄入過程當中，提供便利，同時也為其后期核查工作提供了方便。當管理員在根據具體要求對相關檔案信息進行合法修改之后，選擇文檔保存功能，這時系統會自動對原始檔案進行更新，以此保障經過修改之后的文件能夠被用戶檢索與瀏覽。并且，檔案修改記錄則會被系統記錄，為用戶對檔案修改情況查詢提供便利。此外，該系統還具備電子文件批量掛接的功能，讓管理員根據相關規則就可以實現對所錄入的電子檔案信息進行自動校驗。

3.3 用戶權限模塊設計

當電子檔案信息成功錄入數據庫之后，為了便于系統用戶對電子檔案的有效管理，以及保障電子檔案信息的安全，這就需要實施對用戶管理權限的設置。首先，用戶的管理權限主要分為對電子檔案的查詢、檢索以及下載等3個部分。因此，在電子檔案管理系統運行時，根據電子檔案保密性管理原則，Web技術可以實現對每個系統用戶進行相應的管理權限設置，還可以將其細化到具體的電子檔案卷和文件權限之上，也可以根據用戶的需求為其設置臨時的權限。所以，在Web技術的支撐下，在電子檔案管理系統界面設計里還為用戶提供了權限設置是否開啟的選項，供用戶自己選擇操作。如果用戶不選擇權限開啟，這時該用戶會被管理系統直接默認為普通用戶，并以該身份進入到系統當中，同時系統也不會為用戶提供上述管理功能。其次，如果用戶選擇開啟權限設置，就可以通過一個獨立的登錄賬號與密碼，通過登錄的方式進入到系統當中，在權限設置界面實現所需權限設置之后，除去臨時權限，檔案管理工作人員日常情況下不需要做檢索、規范等相關工作，通過網絡即可幫助用戶實現對電子檔案的查詢和瀏覽[5]。

3.4 查詢檢索模塊設計

利用計算機技術和互聯網實現對檔案的檢索是本文基于Web技術設計的電子檔案管理系統中的一項重要功能。首先，用戶可以根據自己所擁有的權限，在權限允許的范圍之中，實現對所需要的檔案原文進行查詢和瀏覽，并且還能夠借助下載功能實現對電子檔案下載，以此為用戶的瀏覽提供便利。因此，檢索查詢模塊的設計能夠為用戶提供文檔下載功能、檢索功能以及瀏覽功能等。用戶只需要根據自己掌握的主題詞、題目、類型以及檔案卷等即可實現對所需檔案的查詢工作。此外，用戶也可以利用更加直觀的查詢方法，實現系統檢索功能。最后，由檔案管理工作人員，根據組合檢索的日志庫以及用戶庫等，結合相關設備，將對用戶檢索的檔案信息打印出來，具體模塊操作流程如圖3所示。

圖3 檢索查詢模塊工作流程示意圖

在電子檔案管理系統的檢索查詢模塊設計中，可以選擇多種不同類型的檢索方法，幫助用戶進行電子檔案查詢。而組合檢索方法作為常用的一種檔案查詢模式，用戶可以根據電子檔案信息或者文件信息以及項目內部所擁有的字段，通過組合的方式進行檔案查詢。這樣既可以實現檔案檢索目的，還能夠幫助用戶加強對相關字段的信息進行了解，從而滿足電子檔案的檢索查詢[6]。

其查詢檢索模塊核心實現代碼如下：

public Result Set searchReceivingFile (String pFileNum,String pTopic,String pFileType)

{

this.strSql="select * from ReceivingFile where"；

this.strSql=this.strSql + " ReceivingFileld like %"+ pFileNum +"%'"+"or ReceivingFileTopic like 1%” + pTopic +%'"+"or ReceivingFileType like %” + pFileType +"% "；

ResultSet rs = null；

try

{

rs = super.exeSqlQuery(this.strSql)；

}

catch(Exception ex)

{

System.out.println(ex.toString0)；

}

return rs；

}

3.5 報表統計模塊設計

報表統計模塊的設計，主要是對電子檔案庫中存在的檔案卷和工程項目庫以及文件庫等相關內容進行自定義統計，并結合相應的報表輸入，為用戶提供刪除、修改以及數據轉換和統計、復制等不同類型的應用功能，最后通過打印設備將用戶所需要的信息打印出來。

3.6 數據庫設計

在特定應用的環境當中，針對數據庫的設計時，需要根據合理的數據庫邏輯模塊與物理結構，實現數據庫和應用系統的創建，這樣才能夠有效對電子檔案進行保存與檔案數據管理，以此滿足用戶的需求。同時，在電子檔案管理系統設計過程中數據庫設計占據著重要作用，因此在進行數據庫設計時，根據Web技術的計算方法，通過瀏覽器的便捷操作性，實現了對電子檔案的管理、維護等操作[7]，而用戶不需要安裝客戶端專用軟件。此外，該系統由檔案歸還表、檔案表以及借閱表等部分組成，具體如表1所示。

表1 電子檔案查詢及其借閱現狀記錄結果

4 實驗測試與結果分析

為進一步證明基于Web技術的電子檔案管理系統設計的可行性，將本文設計系統與傳統管理系統進行對比分析。設傳統PDM管理系統為對照組，本文系統為實驗組，結合某企業電子檔案管理系統需求，分別對其運行效果進行分析，以此實現對基于Web技術的電子檔案管理系統的可行性進行驗證[8]。

首先，以某企業中選取1 000條電子檔案信息為本次測試案例，分別對上述兩種系統的參數設置、電子檔案信息采集以及檔案歸檔等方面的操作過程中的丟包率進行記錄，從而得出表2的測試結果。

表2 兩種管理系統的丟包率試驗結果分析

其次，從表2的測試結果來看，丟包率越大則說明在電子檔案管理過程中丟失的數據量越多、管理效率和精度越低，這也說明了檔案數據的安全性就越差。由此可見，基于Web技術的電子檔案管理系統不僅擁有較高的管理效率，還能夠為其檔案信息安全提供相應的保障。

5 結語

綜上所述，為進一步實現電子檔案的數字化、信息化管理建設，實現對電子檔案的管理，本文基于用戶需求對系統的功能進行分析，實現了電子檔案管理系統的總體架構設計。同時，對用戶登錄、數據錄入、查詢檢索模塊等功能模塊進行了闡述，以此為電子檔案管理系統的穩定運行提供相應的保障。與傳統紙質檔案管理模式相比，本文系統更加便于對檔案的維護、查詢等，使得電子檔案管理效率得到提高，這為電子檔案管理系統的未來發展研究提供了相應的理論支持。