企業集團財務共享服務中心建設問題

◎曾錦紅

當前經濟不確定性不斷加劇，傳統分散式的財務管理模式已經無法滿足當前企業管理決策的要求?；谡龑б约靶畔⒓夹g發展的作用下，產生了共享型財務模式，其將分散的財務基礎業務從集團成員單位剝離，再集中到財務共享中心實施統一處理。這種模式可以解決業財信息孤島問題，整合分散的業財信息，做到集中共享，提升企業經營運營的效率，有利于防范內部和外部風險。

一、企業集團建設共享中心的意義

基于構建財務共享服務中心，對于集團公司具有重要意義，主要體現在：首先，配合建設和強化財務共享服務中心業務處理的整合規范、標準化、流程化，促進公司財務工作角色轉變、高效的落實“業財融合”的管理要求；其次，通過深層次的分析業務與合同，在業務前端實施財務管控，可以優化資源配置，同時更好的控制管理風險；再次，財務共享服務中心建設完成之后，通過統一的數據中心，存儲各種類型的財務和業務數據，基于決策支持的統計分析，以適應各個時期、角度的財務分析要求，為公司的智能化運營和精準決策提供保障，逐步展現出數據資產的增值作用；第四，多業務系統支撐和多環節業務控制，可以自動的匹配審批流程、實施預算控制、發票驗真、去重、資金的風險支付管控；第五，能深層次的梳理好工作流程，做好管理變革，幫助國有企業實現現代化轉型。

二、中冶長天財務共享服務中心建設情況

中冶長天是中國五礦成員企業、中國中冶控股子公司，是一家科技型、綜合性的國際工程公司，包含較多的業務，如工程咨詢、工程設計、技術研發、裝備制造、工程總承包、項目管理和投融資建設等。

中冶長天2019年6月25日召開了財務共享服務中心建設專項會議，標志共享中心建設正式啟動，圍繞深入推進企業標準化與信息化融合，開展相關工作的安排部署。中冶長天和合作伙伴用友網絡公司針對中冶長天財務共享中心項目實施中系統建設關注點、保障系統和關鍵注意點做出了具體的說明。強調項目推進要有規劃、有計劃、有落實，嚴格依據項目規劃進度落實，項目權責到人。財務共享中心通過邊建邊完善的方式，經過長達1年的方案論證、實施和修改，于2020年10月通過中冶集團專家團驗收，取得初步階段性成果。

三、企業集團財務共享服務中心建設的策略

中冶長天財務共享服務管理信息系統的建設目標為建設“模塊功能集成、系統數據集中、業務涵蓋全面、多級協同應用”的財務共享服務平臺，推動中冶長天整體財務信息化快速、有序的建設。

（一）落實構建規劃

這是建設財務共享服務中心的第一步，對于后續工程的建設具有重要作用。在財務共享服務中心建設規劃中，應該以戰略為導向，立足于可持續發展層面，認真的聽取社會人士的看法以及意見，依據企業當前和未來經濟發展需要，全面的思考建設完成后運行功能的基本性、長期性以及整體性等，確?？梢赃_成預期設計功能，發揮信息共享作用，減少管理成本和財務風險。在規劃中要注重幾個基準點，如下面圖1所示，基于此，輻射中心構建全局。

圖1 財務共享服務中心構建規劃的基準點

1.規劃設計。財務共享服務中心的建設會給企業內財務管理組織帶去變革，所以，在建設工作初期，組建部門就需要明確的規劃，設計集團財務總部和下級機構財務部門間的關系，例如清楚集團財務總部在橫、縱向和其他業務部門與下級財務部門的職責，建設完成之后新增加和設置的職責及職能，清楚各級財務部門在建設結束后的工作職能，以促進轉變。

2.角色定位。財務共享服務中心的建設，就是對集團和下級單位財務業務流程實施重新塑造和標準化管理，是對各級相關部門財務業務的統一管理，把各層級和部門財務業務統一到財務共享服務中心實施管理，是對各級財務部門會計記錄以及財務報告的規范管理，因此，在建設過程中應該清楚角色定位，例如建設標準、權限、體系、職責、職能標準等，為財務共享服務中心投入使用之后的有效運用奠定良好的基礎。

3.布局結構選擇。布局是否合理關系到建設的效果，合理的布局選擇可以促進相關方面工作的落實，如體系建設、組織架構、資源配置、業務分配以及工作流程等。企業集團的整體實力較強、包含較多的業務內容，帶有跨國和跨地區的特點，因此，在布局結構方面，尤其是大型企業集團財務，可以是一個中心作為基本點，或是并列的多個中心作為基準點。在多中心基準點的情況下，可結合區域、業態塊或是業務流程等確定布局結構。需要注意的是，每個企業集團的發展戰略及情況存在差異，在建設財務共享服務中心時，應結合實際情況，合理的選擇布局結構。

（二）加強要素整合

財務共享服務中心的建設具有較強的復雜性，在建設中需要有效的整合相關的要素，為實際建設奠定良好的基礎。具體來說，首先，信息技術基礎。很多企業財務共享服務中心運用的都是資源計劃系統財務模塊，然而隨著中心職能的日益增加，外圍輔助業務系統開始被共享服務中心應用，中心對于信息技術的運用也在不斷拓展。其次，業務流程核心。在構建中要注意業務流程因素對于職能的影響，結合業務流程加強財務共享服務中心的分工，以提升生產高效性。結合企業情況，落實“四個中心”（如圖2所示）。對中冶長天的規章制度、業務流程、審批流程、核算流程進行標準化和規范化，并通過信息系統固化，落實財務管理的標準化與規范化，逐步形成中冶長天“統一人員管理、統一資金結算、統一核算政策、統一信息平臺”的“四統一”的管理。再次，多樣化實施動機。應該把握住中心構建的契機，對財務組織架構實施優化，規范財務流程，提升工作的效率，減少管理成本，強化企業內部控制。第四，市場角度。在建設中心時要立足于市場層面，結合市場需要，給客戶提供有效的服務，符合企業多樣化的需求。第五，注重生產。中心的建設要注重生產效率以及質量，更好的服務于生產運營。第六，服務支持。中心要將自己當作服務端，將商業單元作為客戶端，支持下級單位的分布式業務。第七，多元化管理。財務共享服務中心屬于一種綜合管理模式，其中包含多樣化的管理手段，如質量、績效、信息技術、服務以及組織管理等，因此，不能簡單的將其看成財務管理。最后，安全管理。需要構建完善各種風險防控策略，以保證財務數據的安全性，提升中心運行的穩定性。

圖2 四個中心

（三）加強流程管理

這項工作的宗旨就是提升企業的管理績效，是各項業務運行的基礎。例如，一個企業和企業中不同部門之間的業務聯系就需要靠流程實施協同運作，流程在流轉中會帶著有關的數據信息同時運行，例如任務、客戶、財務數據、項目、文化、人員和產品信息等，如果流程運轉不流暢，就會影響到企業業務的高效運轉?？梢钥吹?，流程管理的中心是流程，中心流程管理的內容包括幾方面（如圖3所示）：

圖3 財務共享服務中心流程管理內容

首先，服務水平協議。中心在投入運行前，需要先準備好協議，為后續業務合作、溝通及評估提供依據，盡可能的減少業務沖突。其次，收取費用標準。中心建設就是流程再造的過程，相關的業務流程都會被分解至最小單元中，最小單元就是中心制定收費標準的依據，所以，在設置最小單元工作標準中，應該先全面的考慮其相關特性，之后對標準實施量化處理，進而制定收費標準。最后，持續優化。中心構建要做到與時俱進，不斷的進行優化，包括軟件和硬件方面，進而充分發揮出中心的作用。

四、建設成果及待解決的問題

目前，中冶長天財務共享中心系統已取得初步成果，通過提前布局規劃，嚴格執行，系統平穩運行，主要成果如下：第一，基礎數據安全平穩的導入。總部及分子公司財務組織、部門等本次建設范圍內所需要的基礎數據已全部導入、錄入系統，并進行核對完畢后已啟用，操作員及角色權限已按方案已設置并分配，如下面表1、圖4所示；第二，統一配置了業務模板及流程?？偛考胺肿庸镜慕杩顖箐N單、憑證及日常賬表的顯示和打印模板均已完成，總部借款報銷流程均已配置完畢，會計平臺憑證自動生成規則和模板已定義完成，財務報表格式及取數公式均已設置完成；第三，財務核算升級。目前總部及分子公司的期初余額均已錄入完畢并核對無誤，且已經試算平衡和建賬，全部單位已經開始錄入，總部稅務云完成升級工作；第四，費用共享業務方面，已啟用的借款報銷單據，并完成與輕推平臺的接口，在輕推系統審批完成后，核算小組進行提取和稽核后生成記賬憑證，已完成與交通銀行互聯并進行在線支付；第五，開通了接口進行二次開發，已開發完成并啟用共享平臺與輕推系統接口，與HR系統的接口。

表1 基礎數據已導入系統

圖4 系統數據錄入情況

隨著財務共享中心的建設的不斷推進，共享系統運行逐漸完善，但同時也還要結合公司戰略發展的思路關注一下幾方面問題：第一，信息數據方面，需要及時利用先進的信息技術為數據提供技術支撐、安全保障，防止遭受黑客及網絡病毒攻擊，充分考慮系統兼容性的問題，實現全面共享。第二，加強系統集成性，好財務共享中心信息系統與各分公司業務系統的銜接工作是比較困難和復雜的，需要高度重視信息系統的構建，要打通采購、人力及其他部門之間接口，實現業務和財務之間的共通共融。

五、推廣上線的保障建議

信息化項目實施，特別是管理信息系統的實施，與施工企業有類似之處更有不同之處。信息化項目實施不是交鑰匙工程，而是一個復雜的知識轉移的過程。首先，要確定共享組織和人員。依據團公司的要求和指導意見，結合長天的實際情況，以及項目實施的要求，建立財務共享中心并進行定崗定人。其次，執行通暢的項目溝通匯報。在日常工作中，雙方項目組成員應首先在小組內部討論解決問題，如不能解決應向項目經理報告，重要問題都應有書面材料，并向項目領導層匯報。雙方項目組成員每周提交項目周計劃給項目經理，項目經理匯總后召開項目例會，重要事項或節點需邀請項目領導層參加，對工作內容和進展情況、需要解決的問題或困難、以及需要領導層協調的工作等進行通報和匯報，對會議做出的各項重要決定或討論的結果進行文檔記錄、整理，并分發給參會都和相關人員，從而達到信息共享、提高效率、保證項目順利進程的目的。再次，構建問題收集處理體系。在系統測試階段，長天的關鍵用戶、相關業務操作人員需與用友實施顧問一起，共同參與需求梳理和方案設計、業務流程和功能測試，用友實施顧問進行測試指導配合，雙方項目經理在測試后收集匯總問題并進行分析、解決和總結；在上線運行階段，長天的業務協同人、共享中心各組的關鍵用戶，應該承擔各使用部門和單位的上線操作指導工作，對NC系統產生的問題進行跟蹤解決、做好記錄和反饋，解決不了的反饋給用友實施顧問，特殊疑難問題由用友顧問提交給用友總部支持，并做好記錄反饋。

結語：綜上所述，財務共享中心建設是一項具有難度、復雜的工作，需要全面梳理公司業務進行科學規劃布局。同時，財務共享中心對于企業集團發展具有重要的作用，可以極大的提升工作效率、及時為管理層提供決策依據以及增強企業的競爭力。集團高層管理者應提升財務共享中心建設的重視程度，采取提前部署、科學規劃、嚴格執行，并結合企業自身實際經營情況，建設具有自身管理特色的系統，不斷進行工作流程以及管理制度的改進優化，促進企業戰略目標的實現，提升經營管理水平。