事業(yè)單位人事檔案管理及服務(wù)模式思考

王寧 棗莊市市中區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理進(jìn)行升級(jí)是必要的，一方面能夠提高整體工作質(zhì)量及效率，另一方面為更好地服務(wù)于人民提供了新思路。基于此，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理具體情況進(jìn)行深入分析，進(jìn)而總結(jié)目前管理中的不足，了解問(wèn)題要源，并提出可行性建議，實(shí)現(xiàn)促進(jìn)工作效率提升，增強(qiáng)事業(yè)單位綜合實(shí)力的目的。

一、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案為人才的選拔提供有效的憑證

不管是哪一種發(fā)展模式、經(jīng)營(yíng)類(lèi)型的企業(yè)、機(jī)構(gòu)或者單位，人力資源都是其中的重點(diǎn)，而從事工作的人員知識(shí)體系、能力高低同樣也是非常關(guān)鍵的，只有具備了較強(qiáng)的工作能力才能夠識(shí)得“千里馬”，從眾多人才中找到最適合單位發(fā)展的優(yōu)秀人才，而此時(shí)人才選拔的重點(diǎn)就是對(duì)求職者信息的充分了解及掌握，人事檔案為其提供了充足的依據(jù)。整個(gè)過(guò)程，文件及內(nèi)容的更新、維護(hù)要及時(shí)，真實(shí)可靠性同樣也要保證。除此之外還要做好保密工作，確保人員隱私權(quán)免受侵害。另外，人事檔案管理人員還要在單位做出決策時(shí)，為其提供指導(dǎo)性意見(jiàn)、充足的數(shù)據(jù)。事業(yè)單位人才選拔、晉升都需要人事檔案，通過(guò)檔案了解每一人員工工作實(shí)際情況，有了原始材料支撐，管理層才能做出準(zhǔn)確判斷。

（二）人事檔案可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置

人事檔案可以為大家提供最公平、最客觀的歷史數(shù)據(jù)，但隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位發(fā)展與運(yùn)行也發(fā)生了較大改變，要想保證單位更好發(fā)展，人力資源管理部門(mén)要結(jié)合具體情況對(duì)崗位以及人員進(jìn)行合理調(diào)整，滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。整個(gè)過(guò)程，人事檔案可為人力資源部門(mén)工作人員提供重要的參考數(shù)據(jù)，對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行有效評(píng)估與預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置目標(biāo)[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行現(xiàn)狀

（一）忽視了人事檔案管理工作的重要性

人事管理工作復(fù)雜瑣碎，績(jī)效水平較低。所以往往很多事業(yè)單位會(huì)將人事檔案管理重要作用忽視，覺(jué)得人事檔案管理并非工作重點(diǎn)，無(wú)須投入太多時(shí)間與精力，單純著眼于數(shù)據(jù)的收集、整理和存儲(chǔ)，對(duì)人事檔案管理的要求只注重不丟失、不泄露秘密和處理檢查，在專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)方面缺乏，進(jìn)而造成檔案管理流于形式，工作中普遍存在敷衍了事現(xiàn)象，管理較為雜亂，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展極其不利。

（二）人事檔案管理制度不完善

社會(huì)在不斷進(jìn)步發(fā)展，然而，部分事業(yè)單位人事檔案管理中依然運(yùn)用傳統(tǒng)管理模式。特別是在信息技術(shù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度較快，推動(dòng)了事業(yè)單位人事檔案管理模式的不斷轉(zhuǎn)型、升級(jí)與優(yōu)化，進(jìn)而滿足新時(shí)代發(fā)展需求。信息技術(shù)在為人們生活、生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)帶來(lái)便利的同時(shí)，對(duì)于各行各業(yè)都有較大的影響。越來(lái)越多的事業(yè)單位人事檔案管理中開(kāi)始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)工作質(zhì)量及效率的提升，將人事檔案價(jià)值充分挖掘與發(fā)揮。但是部分人事單位并不了解檔案管理信息化內(nèi)涵，雖然已經(jīng)引入了新技術(shù)、新設(shè)備、新系統(tǒng)，但是卻未在管理制度方面優(yōu)化，沒(méi)有切實(shí)可行的參考標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，對(duì)于檔案管理效果提升極其不利[2]。也有些事業(yè)單位管理人員不重視人事檔案管理信息化建設(shè)，不僅未使用新技術(shù)、新設(shè)備，而且管理制度方面也存在諸多問(wèn)題。

（三）服務(wù)體系不完善

檔案管理工作本身就有其特殊性，再加之受到公共服務(wù)方面的影響，事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際操作中依然存在不足之處。例如服務(wù)體系缺乏創(chuàng)新，并未體現(xiàn)時(shí)代特色；檔案服務(wù)流程不完善，難以和人員利用需求實(shí)現(xiàn)高度匹配，可以為人員提供檔案服務(wù)的渠道較少等等，都造成了檔案管理和服務(wù)運(yùn)行中的巨大阻力。

（四）管理信息化水平有待提高

當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理并未達(dá)到信息化水平，依然采用的是紙質(zhì)版保存，查閱檔案時(shí)多使用的是實(shí)物瀏覽法，由于人事檔案管理以及服務(wù)中未充分利用先進(jìn)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而造成管理效率低，而且浪費(fèi)時(shí)間與精力。也有些人事單位人事檔案管理中運(yùn)用了信息技術(shù)，但是缺乏責(zé)任心，在網(wǎng)絡(luò)安全防范方面的意識(shí)薄弱，未強(qiáng)化防火墻、訪問(wèn)權(quán)限等方面的設(shè)置。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)極易被黑客非法攻擊，人力資源檔案被泄露。也有些事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)投入不足，辦公環(huán)境較差，檔案管理不符合要求，信息設(shè)備陳舊、更新速度慢等等，以上問(wèn)題的存在都會(huì)在很大程度上降低了人事檔案管理效率。

（五）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

事業(yè)單位人事管理過(guò)程中都會(huì)安排工作人員，但是很多工作人員并非專(zhuān)業(yè)的，在檔案管理方面缺乏知識(shí)的理論知識(shí)及實(shí)踐能力，同時(shí)未進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)化培訓(xùn)。這些工作人員只是簡(jiǎn)單的懂一些檔案的裝訂、收集及整理工作，對(duì)于其他稍微有些難度的管理內(nèi)容并不了解。再加之日常工作內(nèi)容較多，任務(wù)重，日常工作忙于其他事情，在檔案管理上精力不足，只起到保管員的作用，嚴(yán)重制約了人事檔案管理的正常功能。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作

事業(yè)單位人事檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)層是重要的引導(dǎo)者、實(shí)施者，所以其應(yīng)該將傳統(tǒng)理念轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要作用。第一，與單位核心工作積極配合，做好檢查、引導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)管等工作的同時(shí)，還要強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任心；第二，人事檔案管理由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，檔案管理涉及的內(nèi)容較多，任務(wù)也較重，要有充足的精力與時(shí)間，所以要有專(zhuān)人來(lái)管理，保證日常工作的順序進(jìn)行，及時(shí)維護(hù)檔案信息、準(zhǔn)確錄入、規(guī)范化操作、專(zhuān)業(yè)化保存；第三，經(jīng)費(fèi)以及設(shè)備的充足性，對(duì)軟件、硬件設(shè)備進(jìn)行不斷完善，例如建設(shè)專(zhuān)用文件庫(kù)、文件柜等等。另外要將人事檔案管理制度明確，做到責(zé)任到人，嚴(yán)格執(zhí)行，同時(shí)還要有科學(xué)合理的考核體系，推動(dòng)人事檔案管理逐漸向著專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。

（二）建立健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用具體情況，進(jìn)而完善人事檔案管理體系，保證管理制度和網(wǎng)絡(luò)制度一致性，以便于工作人員對(duì)人事檔案進(jìn)行合理管理。同時(shí)還要將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、平臺(tái)、軟件引進(jìn)，對(duì)于原有檔案管理系統(tǒng)漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)，除此之外還要制定與互聯(lián)網(wǎng)人事檔案管理系統(tǒng)相匹配的制度。

（三）有效拓展人事檔案管理內(nèi)容

傳統(tǒng)人事檔案管理包含的內(nèi)容簡(jiǎn)單易懂，但是作用卻未得以充分發(fā)揮。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，事業(yè)單位要將檔案管理內(nèi)容拓展，從廣度及深度逐漸延伸。通常事業(yè)單位人事檔案主要來(lái)源于各個(gè)部門(mén)，多是人事簡(jiǎn)歷，在審核以后便能夠歸檔。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容是固化的，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。針對(duì)此情況，可由以下兩方面著手進(jìn)行拓展：第一，充分利用技術(shù)手段對(duì)員工內(nèi)心想法、意向、需求等諸多信息進(jìn)行了解、收集、整理，促進(jìn)信息系統(tǒng)化、全方面[3]。單位領(lǐng)導(dǎo)給予員工獎(jiǎng)勵(lì)、鼓勵(lì)時(shí)，要充分了解員工需求，使員工感受到單位給予的關(guān)心、關(guān)懷、關(guān)愛(ài)、關(guān)注、尊重；第二，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)快速收集、整理人事檔案信息，開(kāi)發(fā)更加廣泛的信息采集渠道。

（四）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享功能

對(duì)人事檔案電子化進(jìn)行強(qiáng)化，可應(yīng)用于政務(wù)領(lǐng)域。人社部門(mén)可通過(guò)人事檔案電子化，形成信息服務(wù)機(jī)制，統(tǒng)計(jì)以及分析系統(tǒng)內(nèi)人事數(shù)據(jù)及信息，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)制度進(jìn)行不斷優(yōu)化。政務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，要對(duì)檔案數(shù)據(jù)、政務(wù)資源高效整合，構(gòu)建人力資源服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且數(shù)據(jù)庫(kù)中信息能夠共享。另外，借助云計(jì)算優(yōu)勢(shì)，利用在線平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息互融互通，單一知識(shí)檔案管理逐漸向民生檔案服務(wù)客戶端轉(zhuǎn)變，民生檔案資源全方位共享與整合，形成線上檔案服務(wù)平臺(tái)，對(duì)人社部門(mén)工作人員進(jìn)行合理安排，檔案審批流程明確的同時(shí)，更好地服務(wù)于人才創(chuàng)新就業(yè)。

（五）完善服務(wù)體系

事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，就要制定完善的服務(wù)體系，其中包括流程、模式等多層面。事業(yè)單位人事檔案服務(wù)體系完善中，相關(guān)部門(mén)要結(jié)合《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，對(duì)服務(wù)流程、方法、體系進(jìn)行進(jìn)一步完善。一是服務(wù)流程的規(guī)范，構(gòu)建線上線下相結(jié)合的管理模式，以《業(yè)務(wù)手冊(cè)》《辦事指南》等文件為基礎(chǔ)，組織相關(guān)人員參加不同形式的培訓(xùn)活動(dòng)，將標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)、精準(zhǔn)化管理政策切實(shí)落到實(shí)處。二是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由事業(yè)單位檔案管理部門(mén)為中心，建設(shè)區(qū)域檔案管理機(jī)構(gòu)，將人事檔案作為試點(diǎn)，系統(tǒng)化收集群眾需求以及那些具備較高利用率的檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案本地快速查詢、跨數(shù)據(jù)庫(kù)認(rèn)證、一體化辦理、人社聯(lián)動(dòng)目標(biāo)，檔案管理無(wú)區(qū)域局限性，通過(guò)服務(wù)網(wǎng)，人事檔案數(shù)據(jù)可以更好地共享，服務(wù)于更多的人。三是服務(wù)體系的完善，以新公共服務(wù)理論為重要參考，事業(yè)單位人事檔案管理要結(jié)合《檔案法》，強(qiáng)化服務(wù)體系的構(gòu)建，例如保證文件的安全性，文件系統(tǒng)的構(gòu)建及充分利用等等。

（六）提高電子人事檔案的安全管理水平

要想確保人事檔案更加安全，就要將電子檔案保密工作做到位。所以要嚴(yán)格執(zhí)行原則，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將信息孤島現(xiàn)象改變，重視隱私權(quán)保護(hù)，增設(shè)多層次保密等級(jí)，提高人事檔案保密效果。除此之外，要對(duì)人事檔案電子化技術(shù)措施進(jìn)行不斷完善，促進(jìn)安全管理水平的提高，針對(duì)人為因素、硬件故障而引發(fā)的數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題，可強(qiáng)化信息管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)，在將數(shù)據(jù)做好備份的同時(shí)，要對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)與更新。檔案管理人員要有較強(qiáng)的安全意識(shí)，保證檔案電子化安全的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的充分利用[4]。

（七）建立數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的基本框架

人事檔案電子版以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式保存，信息的查詢更加方便快捷，工作效率也得到了大幅度提高。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要結(jié)合事業(yè)單位情況將數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、功能明確。為保證高效運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)，就要將前期工作做好，收集干部基本信息，融入電子檔案中，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，以此為測(cè)試對(duì)象，進(jìn)而了解可能存在的一些問(wèn)題，找出不足進(jìn)行總結(jié)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)，同時(shí)后期還要將維護(hù)與完善工作做到位。

（八）加強(qiáng)信息化宣傳

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的運(yùn)用，事業(yè)單位管理中信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，其中包括采購(gòu)、財(cái)務(wù)等，所以人事檔案管理信息化已成必然趨勢(shì)。針對(duì)當(dāng)前很多事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理信息化不重視情況，就需要單位強(qiáng)化培訓(xùn)與宣傳，由領(lǐng)導(dǎo)層做起，從思想上轉(zhuǎn)變，帶動(dòng)全體員工開(kāi)展信息化宣傳，將人事檔案管理信息化快速融入工作環(huán)節(jié)。為了保證人事檔案管理信息化發(fā)展，可以組織一些高端培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)相關(guān)人員技能的提高。但是信息化培養(yǎng)并非短期內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)的，要在不斷宣傳中強(qiáng)化，無(wú)形中影響，循序漸進(jìn)的改變員工的看法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)量變到質(zhì)變。

（九）建立一支高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍

人力資源檔案是一種重要的信息資源。管理和利用好人力資源檔案在人力資源開(kāi)發(fā)中起著重要的作用。因此，有必要提高認(rèn)識(shí)，加大新時(shí)期人力資源檔案管理力度，將其作用充分發(fā)揮出來(lái)。工作開(kāi)展中，要打造具備專(zhuān)業(yè)能力、較高素養(yǎng)的人才團(tuán)隊(duì)。具體可以從以下三方面做起：第一，管理層要不斷強(qiáng)化責(zé)任心，明確自我站位；第二，工作重點(diǎn)要突出，將培養(yǎng)目標(biāo)、內(nèi)容明確；第三，研究、學(xué)習(xí)結(jié)合在一起，作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)扎實(shí)，培訓(xùn)要高效。在專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)方面，管理人員要緊緊抓住培訓(xùn)機(jī)會(huì)，努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，積極參與實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)學(xué)習(xí)提高自我綜合素養(yǎng)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)步，致力于將人事檔案管理工作做得更加出色[5]。在培訓(xùn)中，不僅僅要將更多關(guān)注點(diǎn)放在管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)方面，還需要引導(dǎo)他們更加關(guān)注和研究當(dāng)前的政治熱點(diǎn)。當(dāng)前檔案管理工作性質(zhì)發(fā)生了變化，不僅要具有政策指導(dǎo)性，而且還要具備較強(qiáng)可行性，在對(duì)檔案管理基礎(chǔ)強(qiáng)化的同時(shí)還要重視人員思想及意識(shí)的提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)雙向提升。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理高效率、高質(zhì)量，就要重視其目前在管理方面存在的諸多問(wèn)題，例如不重視人事檔案管理重要作用、管理制度的不健全等，這些問(wèn)題的存在都會(huì)在很大程度上影響到檔案作用的發(fā)揮。所以，在新公共服務(wù)理論的支持下，事業(yè)單位要逐漸轉(zhuǎn)變管理理念，由基礎(chǔ)性向信息化邁進(jìn)，重視制度的完善、人才的培養(yǎng)、信息技術(shù)的運(yùn)用，形成創(chuàng)新型人事檔案管理模式。除此之外，還要借助宏觀調(diào)控優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、信息化發(fā)展。