建筑企業標書及方案數據庫管理

梁錦皓，趙恩堂，蘇章，李文建，周永明

（中建三局第一建設工程有限責任公司，湖北 武漢 430040）

0 引言

2020年2月18日，工業和信息化部印發了《關于運用新一代信息技術支撐服務疫情防控和復工復產工作的通知》，并取得了令人矚目的成效。在常態化防疫的背景下，建筑企業通過BIM、云視頻、云辦公等信息化手段為復產復工提供了技術支撐和保障。但在項目知識資源方面，如項目方案標書數據等，在信息化發展的過程中存在信息孤島的問題，方案、標書等公司核心知識資源不能有效地進行整理和利用，不能發揮其應有的價值[1]。

1 建筑企業信息存儲現狀

目前建筑業標書及方案等數據信息已基本實現數字化存儲，但很多施工企業仍為無組織的數字化。由于缺少系統數據庫，多數方案、標書等數據信息以項目為單位進行儲存，海量的數據存儲混亂，使企業現有的施工方案、施工組織、技術標書等不同類別的材料無法被高效利用。技術人員想要從中獲取合適的資料仍十分困難，施工項目前期的標書編寫和方案編制無法有效參考以往資料，難以發揮其應有的價值，造成資源浪費。同時，由于材料的存儲方式多種多樣，單個材料以不同格式重復存儲，浪費存儲空間[2]。

技術標書是投標文件里涉及技術方面的方案、內容、機具設備、人力、保障措施等的文件；施工方案是用來指導建設工程項目施工過程中的技術、經濟和組織的技術性文件，其重要性對于建筑企業不言而喻。建筑企業建立包含標書及方案核心知識資產的資源庫將會把信息資產集中化。部分建筑企業雖然信息系統建設的步伐很快，管理的步伐卻沒跟上，未能建立有效的信息安全防范和處理機制，造成企業相關信息數據被竊取。對于數據安全問題的擔憂也是造成目前相關數據庫建設緩慢的原因之一。

2 數據庫建設經驗

數據庫是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的倉庫，可以更好地管理我們的技術知識庫，為技術人員編寫技術標書、施工方案和施工組織設計提供強有力的數據支持。我司依托課題《基于云平臺的標書及方案數據庫管理》研究，已有初步成果數據庫的使用及運營做到以下幾點：

第一，應保證數據的安全性。建筑企業所積累的海量項目技術標書、施工方案及施工組織設計，作為公司核心知識數據，安全性是數據庫建立的首要原則。首先，在數據庫架構上，考慮到數據的外泄、意外損失等風險因素，采取安全冗余設計，在多臺硬件服務器上安裝多套數據庫系統，使數據庫服務器之間實現數據同步，互為備份。即使其中某臺數據庫服務器不可訪問或意外損失時，集群中的其他數據庫服務也可以正常訪問。另外，為防止人為后臺下載文件，泄露數據信息，可對文件采用加密保護等保密措施，實現對文件名稱及文件內容的加密儲存。在用戶端，為防止員工惡意下載，根據崗位設置下載權限、設置下載數量閾值，并對訪問人員數據下載情況進行追蹤。運用多種機制對違規操作進行提前預警。

第二，建立數據庫管理制度。數據庫的管理包括對系統管理員的管理、對使用者的管理和對數據的管理。首先應組建數據庫相應管理團隊，分配管理員權限及責任，為后續數據庫管理做好人員儲備。管理員除了掌握基礎管理技能，也應有足夠的工程經驗，以應對后續的文檔審核。對于使用者的管理，包括賬號注冊、身份登記及審核，使用時的權限管理以及使用后的隱私安全保證。對于數據的管理，為使企業的海量數據得到高度組織和整齊格式化，采用結構化數據符合要求。先在數據庫中構建整體的數據存儲結構樹，明確層級關系，再要求以項目為單位上傳數據化信息。同時，對于技術人員上傳的文檔，數據庫管理員應嚴格審核其格式及內容，完成審核流程后文檔方可載入數據庫[3]。

第三，應保證數據使用的便利性。為更好地達到建立數據庫的初衷，數據庫應盡可能地完善功能，以滿足使用者的需求，增加使用者體驗感。其一，應具備全庫搜索功能。對于長年累積的海量數據，常規的根據標題或者內容檢索往往會使技術人員對于相類似的材料無所適從。數據庫的設立應提高檢索的速度和精度，能在短時間內檢索到精確的數據，從而滿足技術人員的需求，提高從業人員對于項目方案及標書的編寫能力。如果考慮各材料間易于區分的變量，在檢索時根據條件對數據進行篩選，無疑能夠實現檢索過程更為快速、結果更為精準。比如，工程施工方案及技術標書、施工組織設計的編寫往往受到時代及新興技術的影響，以近幾年時間段作為搜索條件得到的結果符合當前正處于施工方案編寫階段的技術人員的迫切需求，而更早時間或特定時間區段的方案則能滿足所有員工對于大量的方案閱讀和足夠的知識積淀的普適需求。同時，由于以往工程方案及標書的存儲缺乏系統的管理，其儲存格式缺乏統一規定，以文件格式為篩選條件可以減輕技術人員檢索過程的壓力，節省時間。其二，應提供文檔在線查看及編輯功能。一方面是為技術人員搜索到文檔之后判斷是否為所需的材料提供直觀依據，另一方面也可以為技術人員及管理審核人員勘誤需要修改的文檔內容提供技術支持。其三，應提供協同編輯功能。以編制技術標書的過程為例。編制技術標書是一項復雜工作，在按業主要求編制標書目錄之后，企業會按要求將標書內容按照特定的順序進行分門別類，做好相應的人員分工并規定完成時間，每個技術人員負責相應的內容，一般會要求各技術人員在完成日期前2到3天完成以便后續匯總、復核和審查工作的進行。而投標書中關于施工組織設計部分的內容既多又雜，既有文字說明，又有施工方案圖、場地布置圖，還有各種表格和網絡圖等。不難看出，在傳統的標書編制過程中，團隊成員分別完成各自負責的部分，再統一合并文檔并上傳實際上既容易形成信息壁壘，增加溝通成本，也容易因為部分錯誤增加后期整合的負擔，浪費時間和人力資源。施工方案的編寫也大抵如此。如果編寫文檔的成員可以在公共平臺上面協同編輯，在線交流，以上問題將得到有效解決。因此，此時數據庫可以提供一個多用戶在線編輯的文檔平臺，通過云同步的功能讓團隊成員共同完成方案、標書的制作，避免信息上的不對等，以此來提高效率。相應的數據庫系統應具備自動實時保存共同編輯文檔的功能，以防出現特殊情況導致文檔未能保存造成工作成果損失[4]。

3 意義

從與數據庫相關的主體角度切入分析，該項基于云平臺的標書及方案數據庫的建立有以下幾點意義：

對企業員工而言，正處于投標階段或者方案編制階段的技術人員通過使用該數據庫可以迅速檢索到模板材料及有參考價值的文件，并按照模板生成指定格式的方案，大大縮減前期搜集資料的時間，提高工作效率，同時在方案編寫時也可以縱向對比不同工藝的適用性，節省成本；而暫無緊急任務的從業人員也能通過該數據庫檢索下載材料以滿足日常學習需要，提高自身專業素養。

對企業而言，建立基于云平臺的專項數據庫，既可以將已有的海量的施工方案、技術標書及施工組織設計進行有序的保存及管理，也可以規范后續項目文檔的編寫格式和上傳。這不僅能夠傳承前輩們的精神意志，也能充分挖掘前人的經驗的寶貴價值。企業為企業員工整合提供如此一個數據寶庫，技術人員何時何地都能共享其中的技術成果，可以加快企業高素質技術人才隊伍建設，充分發揮人才紅利的優勢，提高企業整體實力。技術人員能從數據庫中檢索選用最適合本項目的工藝方法及施工組織等，能夠節省企業的項目建設成本，提高企業核心競爭力，增加知名度。此外，技術人員通過數據庫對文檔在線編輯、整合節省溝通成本，也能提高企業內部的運行效率[5]。

對行業而言，建立基于云平臺的專項數據庫是借用大數據手段對建筑行業閑置信息的重新利用，對冗雜信息的高度整合。在建筑行業發展逐漸變緩的當下，促進建筑行業信息化高質量發展正當其時，十分必要。專項資料數據庫的建立有助于改變建筑行業粗放型發展的現狀，通過保護及管理文本資源的方式提高資源配置效率，在技術標書及施工方案的編寫階段節省時間，提高生產效率，搶占轉型升級制高點。

4 展望

我司對依托課題已研發出的數據庫成果已做小范圍試點實驗，出臺部門數據庫管理規定，建立標準數據庫存儲分類標準目錄，下轄BIM實施項目定期更新數據庫資料，當前共建立11個項目試點應用數據庫，經過7個月的測試，平臺在具備較為齊全的功能，目前運營良好。普通用戶登錄數據庫后，首頁具備搜索、文件管理、消息列表等功能，管理員用戶擁有數據監控、用戶管理、小組管理等權限。技術人員可以通過在數據庫上創建項目小組，并邀請其他小組成員加入，進行權限、任務分工，進行后續操作。同時，技術人員在文檔管理頁面也可以看到自己所在的小組，以及被哪些項目邀請加入文檔編輯。總體而言數據庫的建設目前已取得不錯進展，基本滿足初設時的功能要求。

當然，我司數據庫仍處于初步階段，還需要經過長久的建設和全體員工不懈的努力才能逐漸趨于完善。對于積累在項目的海量數據文檔，要將其全部按照要求信息化上傳顯然需要幾年甚至更長的時間。近幾年的項目的技術標書和施工方案對于當前仍有著巨大的參考價值，而更早時間的項目文檔又擔心其儲存出現意外損失，因此在文件上傳過程中，已有材料上傳的優先級也是值得考慮的問題。不僅如此，隨著上傳的材料數量及種類逐漸變多，以及項目小組數量逐步擴大，文檔審核人員和系統管理人員的壓力也隨之加大，數據庫的維穩也將面臨巨大的挑戰。與此同時，企業員工能否最大程度地運用數據庫以提高專業素養，企業對員工以學習為目的使用數據庫的督導如何不走形式主義，而能做到讓工程經驗不足的員工快速全方面成長，真正建設高素質人才隊伍，也是難題[5]。

此外，此次標書及方案數據庫建設也給我們帶來一些其他的設想。數據庫既已具備在線協同編輯文檔功能，又具備上傳revit格式的BIM模型功能，那也可以嘗試開發出在線協同編輯BIM模型的功能，支持團隊成員將BIM任務精細化進而分工協作。此外也可以開始BIM數據庫的建設，收集項目全生命周期中的海量信息，準確反映項目的整體狀況，加快決策進度，提高項目質量，助力企業精細化管理。總而言之，為了加快打造建筑產業互聯網平臺，更好地推進數字化設計體系建設，我司自會承擔起建筑企業領軍人的責任，提高建筑工業化、數字化水平。

5 結語

建筑企業建設標書及方案數據庫可以有效地解決項目知識資源存貨堆積而得不到有效利用的問題，對于當前我司甚至對于整個建筑施工行業標書及方案編寫時間較長的現象都能有所改觀。而數據庫的建設與發展不是一朝一夕能完成的，從數據庫建立到數據信息上傳以及后期的運營維護整個過程都需要花費巨大的人力及時間成本。企業、各項目與技術人員應攜手長足努力，為標書及方案數據庫的建設添磚加瓦，加速打造企業核心優勢，促進建筑行業全方面信息化發展。