博物館陳列展覽檔案建設(shè)信息化研究

劉佳

（廣東民間工藝博物館，廣東 廣州 510000）

現(xiàn)今博物館建設(shè)的核心是社會職能，即對公共文化的服務(wù)，而陳列展覽作為博物館最基本職能，是博物館進(jìn)行公共文化交流的主要載體，其水平直接影響博物館的社會功能及形象。陳列展覽檔案是博物館舉辦展覽的重要記錄，對展覽檔案的有效利用能幫助博物館工作人員總結(jié)完成展覽的情況，并為之后的展覽工作提供必要的借鑒和參考。然而很多博物館對于展覽檔案管理還停留在電子與紙質(zhì)歸檔，沒有建立數(shù)字檔案系統(tǒng)，使得后期對于檔案的再查閱與運(yùn)用以及對過往展覽的參考都不夠便利化和系統(tǒng)化。因此如何將博物館陳列展覽檔案信息化以及數(shù)字信息化后所產(chǎn)生的效果，是未來展覽檔案建設(shè)的關(guān)鍵，本文擬就這一問題淺談?wù)J識。

1 陳列展覽檔案建設(shè)的內(nèi)容與重要性

展覽檔案是在博物館舉辦展覽后形成的文字、圖表、聲像、實(shí)物等資料，具體包括以下內(nèi)容。

文字檔案：展覽中形成的文字記錄，包括在展覽活動前期的方案、計(jì)劃、展覽展品清單、請示及報(bào)告、陳列大綱、展覽形式設(shè)計(jì)方案、專家評審意見、展覽圖錄初稿；合作展覽中的交流函、展覽合同、運(yùn)輸保險(xiǎn)協(xié)議及保單、展覽交流備案表；在展覽中期形成的宣傳通訊稿、導(dǎo)覽手冊、講解詞、觀眾留言等；展覽后期的財(cái)務(wù)票據(jù)、展覽總結(jié)、展覽圖錄等。

圖表檔案：主要有展覽前期形成的展廳平面設(shè)計(jì)圖、展覽形式設(shè)計(jì)圖、展廳立體效果圖、展柜設(shè)計(jì)圖及電路設(shè)計(jì)圖紙、經(jīng)費(fèi)預(yù)算有關(guān)的報(bào)價表格。

聲像檔案：包括展覽中形成的具有保存價值的照片、影像、數(shù)字資料，主要有展品高清圖片、展覽布展工作照、展覽開幕式及展廳照片、觀眾參觀和講解員現(xiàn)場講解影像、新聞媒體宣傳報(bào)道圖片及影像、虛擬展覽及AR數(shù)字資料等。

實(shí)物檔案：展覽中收集的具有檔案屬性的實(shí)物，主要有展覽過程中獲得的獎狀、獎杯、證書等，還有展覽相配套的文創(chuàng)、紀(jì)念品、出版圖錄等。

博物館對于展覽檔案管理工作的重視遠(yuǎn)低于對文物藏品檔案的管理，特別是對于展覽檔案的管理，國家還沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，各個博物館也只是針對各館自身需求制定相應(yīng)的管理制度。因此，就導(dǎo)致很多博物館展覽檔案管理混亂，材料不足且丟失。但展覽檔案對于博物館自身還是有一定重要性的。

一是為未來展覽提供參考標(biāo)準(zhǔn)。展覽檔案能夠完整地總結(jié)一個展覽舉辦的全部過程及程序，它不僅能對已經(jīng)舉辦完成的展覽進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，還能為未來要舉辦的展覽提供借鑒及參考依據(jù)。對展覽檔案的總結(jié)能幫助展陳工作人員了解往年展覽的選題、完整度及觀眾滿意度，完善展覽中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行必要的創(chuàng)新，促進(jìn)博物館展覽水平的提高。

二是為博物館評估提供展覽原始材料。對于博物館每年的考核評定而言，包括全國博物館定級、愛國主義教育示范基地、全國科普教育基地等基本評定，陳列展覽的工作情況都是評定的重要內(nèi)容，因此將展覽過程詳細(xì)歸檔，對博物館評估工作是至關(guān)重要的。

三是為博物館提供科研基礎(chǔ)。博物館工作人員編寫展陳資料匯編、博物館圖錄等都要依據(jù)展覽檔案原始資料，展覽檔案的保存能有效地推動博物館文化交流與普及。

四是為博物館宣傳教育提供原始素材。展覽是博物館宣傳教育的重要手段，將展覽檔案中的展覽信息通過數(shù)字化手段進(jìn)行整理加工，建立虛擬展廳或是進(jìn)行AR展示，可以使展覽內(nèi)容得以長久地保存及宣傳下去，讓更多不能來博物館的觀眾也能在網(wǎng)絡(luò)上了解到展覽信息，接受相應(yīng)的文化教育。

2 陳列展覽檔案管理建設(shè)目前面臨的問題

近年來，隨著國家對博物館文化服務(wù)及教育的重視，陳列展覽作為博物館工作的核心，舉辦的數(shù)量逐漸增多。隨著展覽數(shù)量的增多和我國文化事業(yè)的不斷進(jìn)步，使得越來越多的博物館認(rèn)識到展覽檔案分類管理的重要性，并開始對展覽檔案進(jìn)行保存及管理①。當(dāng)然因?yàn)檎褂[數(shù)量的增多，檔案數(shù)量也會隨之增加，受到各種因素的影響，導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)博物館在展覽檔案管理分類中存在問題。

一是展覽檔案管理及分類方式落后。對于現(xiàn)階段的大多數(shù)博物館而言，在展覽檔案的分類與管理工作中不論是技術(shù)還是方式都存在著滯后性。部分博物館在整理和歸檔過程中還運(yùn)用硬盤以及紙質(zhì)人為歸檔，這種管理檔案方式不僅使得工作效率低下，還會增加管理成本，并且在檔案管理中錯誤率也會增加，無法滿足現(xiàn)今數(shù)字化博物館的發(fā)展要求，同時檔案丟失與后期查找困難的問題也會存在。

二是展覽檔案管理重要性意識不足。現(xiàn)今很多的大型博物館都已經(jīng)意識到展覽檔案的重要性，并不斷完善管理方式，部分博物館也嘗試?yán)眯畔⒒侄螌φ褂[檔案進(jìn)行整理和分類。但對于其他特別是一些規(guī)模較小且藏品較少的博物館而言，展覽檔案的缺失以及無法發(fā)揮其利用價值的現(xiàn)象還廣泛存在，很多博物館內(nèi)管理檔案的相關(guān)工作人員對于展覽檔案管理意識不強(qiáng)，使得相關(guān)工作無法順利推進(jìn)，這都不利于博物館發(fā)展數(shù)字化和信息化。

三是展覽檔案分類管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。基礎(chǔ)設(shè)施的完善是保證博物館中展覽檔案管理順利進(jìn)行的前提保障。現(xiàn)今博物館發(fā)展迅速，展覽以及藏品資源不斷豐富，與之相關(guān)的檔案信息數(shù)量也隨之增加，這都為歸檔管理工作增加了難度。而在這種情況下要想充分保證每個展覽的相關(guān)信息都能收集、整理、保存下來，并且不出現(xiàn)錯誤，不僅要靠檔案工作人員提高工作水平，還需要博物館自身匹配并完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。很多博物館檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后，一部分博物館還使用移動硬盤進(jìn)行存儲，還有一部分則沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，這些存儲方式都有不便于查找、容易丟失的問題。

四是博物館中檔案管理人員專業(yè)能力有限。博物館中檔案的分類管理存在著較復(fù)雜的特征，對于相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)都有較高的要求。但部分博物館在相關(guān)人員的招聘中很難招到相應(yīng)專業(yè)的，甚至有一部分管理人員并非檔案專業(yè)，這就使得管理水平較低，很難掌握工作重點(diǎn)，影響了博物館檔案管理工作水平。

3 陳列展覽檔案建設(shè)數(shù)字信息化建議

博物館工作數(shù)字化是當(dāng)今主流趨勢之一，展覽檔案在大數(shù)據(jù)時代下也面臨著改變，要實(shí)現(xiàn)收錄、保存、管理和利用統(tǒng)一在立體化動態(tài)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中②。大數(shù)據(jù)信息化的工作模式已經(jīng)在文博行業(yè)內(nèi)大規(guī)模使用，特別是對于館藏文物保護(hù)修復(fù)檔案，已經(jīng)大規(guī)模使用數(shù)字資源檔案進(jìn)行管理，這都為博物館工作帶來了新的改變和廣闊空間。但是對于博物館展覽檔案而言還相對落后，應(yīng)盡快建立并完善展覽檔案動態(tài)管理系統(tǒng)，建設(shè)展覽檔案智慧查詢平臺和數(shù)字資源共享平臺對于展覽檔案的管理是至關(guān)重要且迫切的。這里也期望展覽檔案數(shù)字化資源管理平臺建設(shè)起來（表1），為之后的展覽等提供借鑒。建立展覽檔案數(shù)字化資源信息的標(biāo)準(zhǔn)化存儲、訪問、應(yīng)用，逐漸實(shí)現(xiàn)對博物館展覽信息數(shù)字化資源的統(tǒng)一應(yīng)用管理。通過基于B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)化資源管理平臺實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站和移動端用戶的展覽檔案相關(guān)資源數(shù)據(jù)的配置和管理。

表1 數(shù)字化資源管理平臺建設(shè)

3.1 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中內(nèi)容可以分為三部分。

一是展覽檔案內(nèi)容分層級歸納。對展覽檔案內(nèi)容歸檔可以劃分模塊層級，最大層級是展覽類型，在展覽類型下細(xì)分四大模塊，分別為文書檔案、圖表檔案、音像檔案、實(shí)物掃描檔案，這樣展覽檔案內(nèi)容就有針對性地填充在不同模塊下。

首先在系統(tǒng)中對展覽數(shù)量以及資源的種類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并在系統(tǒng)中對展覽進(jìn)行分類，包括常設(shè)展覽、臨時展覽、館內(nèi)展覽、交流展覽等。同時針對展覽類型以及相關(guān)資源信息進(jìn)行圖形化展示。展覽檔案一級分類按照展覽類型區(qū)分，二級分類按展出場地區(qū)分，在本館展出的常設(shè)展廳、臨時展覽按本館自身展廳分類，交流展覽則分為兩部分：一是本館引進(jìn)展覽按本館展廳和引進(jìn)展覽方同時標(biāo)注；二是本館借出或在本館外合作展覽則按展出展館標(biāo)注。在對系統(tǒng)中檔案層級進(jìn)行分類后，就要對相應(yīng)的展覽檔案信息進(jìn)行填充，在每個展覽下也要將相應(yīng)的檔案資料信息進(jìn)行分類①。本館展出的一般常設(shè)展覽總結(jié)檔案分為展覽前期方案、展品清單、展覽大綱、展覽形式設(shè)計(jì)圖、專家評審意見、數(shù)字化展廳方案及相關(guān)協(xié)議和虛擬展廳展示、相關(guān)文創(chuàng)及開發(fā)方案、展覽配套圖錄及成書掃描，展出時包括開幕式等展廳實(shí)景照片、展廳拍攝紀(jì)錄片、展覽申報(bào)省級及國家項(xiàng)目申報(bào)材料、相關(guān)展覽宣傳教育等，因?yàn)楹芏喑ＴO(shè)展廳更換周期短，展出中間會進(jìn)行部分展品的更換，針對更換的展品需在系統(tǒng)中顯示每次更換的時間、更換展品和展品說明牌等內(nèi)容②；對展出本館展品的臨時展覽總結(jié)檔案一般較為簡單，很多臨時展覽展出周期短，一般都在3～6個月，因此針對這類展覽的檔案大致與常設(shè)展覽類似，因?yàn)榕R展都有展期限制，所以應(yīng)在臨展內(nèi)容后標(biāo)明展期及展出地點(diǎn)③。對于交流展覽還應(yīng)細(xì)分為兩類：一種是引進(jìn)展覽，這類展覽主要是將其他博物館的展品借來本館進(jìn)行展示；另一種是借出展覽，這類展覽則是將本館展品借出到外館進(jìn)行展示，這兩類展覽的檔案都是在這些基本檔案的基礎(chǔ)上再加上相關(guān)交流的函件、展覽協(xié)議、運(yùn)輸保險(xiǎn)協(xié)議、點(diǎn)交清單、展覽情況說明以及相關(guān)的報(bào)送備案文件等。

二是展覽觀眾滿意度圖表展示。在對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理收集后，就可以調(diào)查觀眾對展覽的滿意度，將調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上傳到系統(tǒng)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。在每個展覽結(jié)束后都應(yīng)對已完成的展覽進(jìn)行總結(jié)，以期為之后策展提供借鑒，使策展水平有所提高。比如展覽結(jié)束后進(jìn)行觀眾滿意度調(diào)查和觀眾觀展意見收集，將調(diào)查和收集的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息上傳至展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中，運(yùn)用圖表的形式分析數(shù)據(jù)，可以了解觀眾對展覽的哪方面滿意，哪方面需要改進(jìn)，以便為下次展覽提供科學(xué)的數(shù)據(jù)。

三是其他博物館或本館獲獎?wù)褂[內(nèi)容統(tǒng)計(jì)。每年博物館行業(yè)內(nèi)都會評選出十大精品展覽，獲評展覽在很多方面都很優(yōu)秀，為了提升本館的展覽質(zhì)量，可以對這些獲評展覽進(jìn)行總結(jié)學(xué)習(xí)，并通過大數(shù)據(jù)分析這些展覽哪些方面好、有什么共同點(diǎn)等，以方便之后的總結(jié)學(xué)習(xí)。

3.2 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)管理方式

管理員信息管理：在展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)中可以根據(jù)博物館工作人員的需要設(shè)置多個管理員，管理員可以查看所有展覽檔案系統(tǒng)中的列表信息，還可以進(jìn)行新增檔案修改、刪除及查看詳情，以及播放視頻、預(yù)覽圖片、3D資源預(yù)覽和下載、資源共享等，也可以進(jìn)行資源信息的編輯等操作。

統(tǒng)計(jì)分析管理：展覽檔案中可以跟蹤用戶的游覽過程，實(shí)時記錄觀眾在各展覽停留時間，結(jié)合系統(tǒng)云平臺和大數(shù)據(jù)分析功能，對觀眾本次游覽和歷史游覽的行為進(jìn)行分析，統(tǒng)計(jì)出各個展覽觀眾群體的數(shù)量，最后以圖表的形式進(jìn)行展示。

公告管理：在展覽檔案系統(tǒng)中，管理者可以對所有用戶發(fā)布一些重要的公共信息，方便各個用戶的系統(tǒng)使用。

系統(tǒng)管理：一是用戶信息管理，比如管理志愿者服務(wù)系統(tǒng)中用戶的添加、編輯、狀態(tài)修改和分配角色等業(yè)務(wù)功能。系統(tǒng)會設(shè)置一個最高權(quán)限的管理員，可以禁止其他人操作。二是角色管理，系統(tǒng)管理員可以通過建立不同的角色對用戶實(shí)行權(quán)限管理，系統(tǒng)管理員在創(chuàng)建用戶時需要對用戶的角色進(jìn)行分配。三是數(shù)據(jù)字典，數(shù)據(jù)字典中可以存放系統(tǒng)中使用的公共常量，管理員平時查看字典列表，并對字典信息進(jìn)行添加、編輯、刪除等操作。

3.3 展覽檔案數(shù)字系統(tǒng)的優(yōu)勢

展覽檔案利用率的提高：展覽檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，能夠更方便工作人員研究利用相關(guān)的展覽檔案，同時運(yùn)用方式更加的快捷和便利，這能有效地提高展覽檔案的利用率。以前的展覽檔案都存儲在檔案室，翻閱查找檔案需要申請才能進(jìn)入檔案室，同時很多都是紙質(zhì)檔案，翻閱時效率很低，這大大降低了檔案的利用性。隨著展覽檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，工作人員通過登錄個人賬號進(jìn)行搜索就能查閱相應(yīng)的資料，這樣展覽積累的檔案也就能靈活運(yùn)用了。

展覽信息資源共享的實(shí)現(xiàn)：建立展覽檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，特別是針對博物館展覽檔案的特殊性開發(fā)一套管理系統(tǒng)，并將這個系統(tǒng)作為一個模塊放置在博物館檔案系統(tǒng)中，與館內(nèi)其他資料檔案實(shí)現(xiàn)共同開發(fā)、設(shè)備共享，不同載體的展覽檔案文件可以傳輸和保存，博物館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能主要在于展覽檔案信息數(shù)據(jù)庫的多用戶共享，用戶能快捷地在展覽檔案數(shù)據(jù)庫中找尋符合個體需要的相關(guān)信息，在一些規(guī)模較大、人員較多的博物館中，需通過有線或無線網(wǎng)絡(luò)將業(yè)務(wù)人員所用的計(jì)算機(jī)終端與服務(wù)器連接起來，不僅能減輕眾多用戶終端計(jì)算機(jī)硬盤存儲負(fù)擔(dān)，便于檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新，而且也有助于部門人員之間開展必要的分工與協(xié)作，起到資源共享的作用。

展覽檔案隱秘安全性的提高：展覽檔案信息大眾化的檢索，意味著展覽檔案在信息技術(shù)上的對外開放。為提高展覽檔案管理信息系統(tǒng)的安全性、保密性和靈活性，系統(tǒng)應(yīng)對不同的使用者，設(shè)定不同的操作權(quán)限及訪問級別。同時系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行本地化部署，無需鏈接外網(wǎng)就能正常使用系統(tǒng)。這樣既能讓使用者方便查找相關(guān)檔案，達(dá)到展覽檔案信息資源共享的目的，又能合理地保護(hù)展覽信息。

展覽檔案管理的信息化能快速并大幅度提升展覽信息管理效率，為展覽信息精細(xì)化管理提供高效工具，加強(qiáng)展覽及其數(shù)字信息的統(tǒng)一管理。建立好博物館展覽檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)，對提升展覽水平，擴(kuò)大博物館的社會影響力都有著重要的意義。

4 結(jié)語

博物館陳列展覽檔案能完整并真實(shí)反映博物館展覽工作，是一個博物館展覽發(fā)展歷史的完整記錄，是博物館內(nèi)部檔案管理工作的重要組成部分。做好一個博物館展覽檔案管理工作，不僅能有效提升博物館展陳水平，更能擴(kuò)大博物館自身的社會影響力，應(yīng)對博物館展覽檔案的建設(shè)加大重視，采取高效、信息化的手段及管理辦法③，促進(jìn)博物館展覽檔案分類和管理工作的科學(xué)化、合理化，有利于博物館自身文博事業(yè)的快速發(fā)展。

注釋

①鹿繼敏.博物館陳列展覽檔案分類與管理[J].云南檔案，2018（5）：51-52，57.

②寇芳瑩.館藏文物保護(hù)修復(fù)檔案建設(shè)研究[J].北京檔案，2022（1）：32-34.

③徐瑩.博物館陳列展檔案分類與管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2002（22）：145-146.