檔案管理系統的創新研究與實踐

王 艷

（臨沂市人民醫院，山東 臨沂 276000）

引言

檔案是指國家或是單位在進行各項生產和經營活動中產生的對國家、政府以及事業單位有價值的信息，通過文字、圖表、圖像等手段進行保存的歷史記錄。對于國家來說，檔案是一個國家的靈魂所在，是價值所在的表現，更深入的說，是一個國家長久發展所積累下來的豐厚底蘊，它承載著歷史的厚重以及未來的希望。然而當前一些行業的檔案管理系統依然存在著諸多不足之處，例如，醫院檔案資源處理的模式不夠先進、信息化檔案管理技術不熟練、檔案管理工作的流程不夠規范以及檔案管理工作思維不成熟等問題，因此，在這樣一個信息化技術越來越普遍的時代，應當注重電子數據在醫院檔案管理工作中的應用，不斷地吸取信息化技術的知識，提高和完善檔案管理系統，以此保障國家資源數據的長久積累以及提高單位的價值底蘊以及核心競爭力[1]。

一、檔案管理的意義

檔案既能夠客觀完整地將過去的歷史進行保存，也能夠為未來的發展提供服務和幫助。在社會經濟迅猛發展的今天，個行業和領域都在全球化的背景下受到了巨大的沖擊，新興的文化和領域正在不斷地萌芽和發展，檔案信息就變成了他們能夠參考和學習的有效信息，檔案材料的質量好壞也同樣會決定他們對過去的認識和理解，從而影響判斷。因此，就需要在新時代不斷探索和創新檔案管理工作發展的機遇，提供檔案材料的質量和可信度[2]。

然而，隨著社會不斷的進步和發展，社會承載的信息量也日益增加，同時內容也變得越來越復雜多樣，這就直接導致了檔案信息的檢索收集以及內容管理等工作變得越來越繁瑣。醫院檔案管理的工作較之其他的工作而言，則更需要保持在一個準確可靠的穩定狀態中。但并不等于說，檔案管理的工作是一成不變的，社會在發展，所以檔案管理的工作也自然要隨著社會的發展不斷的變革與提升，唯有如此才能夠更好地滿足當代社會的需求。然而從前傳統老舊的檔案管理工作形式已經不能夠適應當代社會的發展，同時也不能夠對人們對于信息儲備或信息檢索等信息資源的處理提供更好的幫助，由此可見，盡快完善和修改檔案管理工作系統是目前的當務之急[3]。

二、當前檔案管理工作中存在的缺陷

1．檔案資源處理模式不均衡

目前，在檔案管理的資源處理模式上依然處于一個發展不平衡的狀態，盡管許多發達的城市和地區的檔案管理機構都已經開始采用電子檔案的方式來代替傳統的紙質檔案，并以紙質檔案加以輔助；然而還有一些城市依然處于一個電子檔案到紙質檔案的過渡時期，他們雖然也會使用電子檔案進行檔案信息的管理，但是在某些情況下依然還是會選擇使用紙質檔案來進行資源管理，沒有將電子檔案與紙質檔案兩種方式很好地結合起來，甚至偏遠的山區或農村仍然還在使用純人工操作的紙質檔案的方式而難以進步。這種檔案資源處理不均衡的狀況也會直接導致人們在進行數據共享的時候很難順利開展工作，從而影響信息服務，同時也使得我國檔案資源管理的質量無法得到有效的提升[4]。

2．信息化檔案管理技術利用率低

在如今這樣一個信息大爆炸的時代，信息技術的應用卻始終沒有得到很好的普及，這一點體現在檔案管理系統中尤其突出。究其原因主要有兩個。第一個原因就是一些地區的行政單位以及某些領域的檔案管理機構對于全國檔案事業的政策并不熟悉。由于對政策的不熟悉，導致這些地區的人們對于數字化轉型的底氣不足，因此改革事業也就很難進行下去。其二是當前對于信息技術的應用始終無法達到能夠強化提升這些檔案管理局的檔案管理系統的水平。由于傳統的檔案信息管理工作人員是沒有系統學習過當前主流信息技術的，這就使得這些人在進行檔案數據整理時依然采用傳統的工作方式來進行，這樣不僅導致工作效率低，同樣也無法再很好地融入當前快速發展的社會[5]。

3．檔案管理工作流程老套

傳統的檔案管理工作是通過信息收集、資料整理、資料存儲以及再利用這幾個流程來進行檔案信息的管理工作的。但這種流程方式僅僅適用于紙質檔案的時代的，在信息資源量不斷加劇的今天，傳統的工作方式已經很難完成檔案信息的管理工作。同時就當前的社會發展情況來看，檔案管理工作的核心內容也從原來的分類存儲轉變為了收集利用，并且還會在未來不斷地加快發展這一工作進行模式，相信在不久的將來，檔案信息的收集也將會得到進一步的轉型。與此同時，由于社會的豐富發展，醫院檔案信息資源變得越來越多，因此就不得不對信息資源進行分類，這就導致檔案資源的種類也在不斷豐富，而信息的積累增多也使得檔案信息采集的工作量也隨之增加。在此背景下，信息技術的使用成本也被大大增加。由此可見，醫院檔案信息管理的工作方式依然還需要在利用信息技術的基礎上，進一步的探索和挖掘，而傳統檔案處理模式自然也就無法派上用場了。

4．檔案管理工作思維不成熟

檔案管理工作的重心在時代的變遷中早已發生了翻天覆地的改變，從前的醫院檔案管理工作比較注重的是檔案信息的館藏存儲工作，而相關人員的工作內容也是單一的對收集到的信息進行整理、裝訂以及維護。然而在今天，檔案管理工作已經不再僅僅只是這些簡單的工作流程，而是開始向服務工作的方向進行轉變，并且隨著人們的需求不斷增多，所提供的服務也逐漸地紛繁多樣。因此，醫院相關工作人員在進行信息收集的同時還需要根據不同的人群對于信息的需求來進行檢索和挖掘，盡可能地提供給用戶更有參考價值的信息。然而，一些檔案管理工作人員并沒有認識到這一點的重要性，依然保持著原有的工作機制，注重貯藏工作而忽視了信息利用的作用。在他們的認知中，認為檔案信息對于實際的工作起不到任何的作用，甚至一些年長的檔案管理人員排斥信息技術的使用，不愿意學習計算機的相關知識，同時也缺乏創新意識，這也就使得電子檔案無法進行更加準確而全面的信息收集工作，甚至沒有無法得到進一步的發展，對于電子檔案管理工作產生了阻礙。

二、檔案管理系統的創新與實踐

1．培養檔案管理工作人員創新意識

樹立創新意識是檔案管理工作發展的必然要求。因此首先就要培養檔案管理人員的創新意識，這就需要工作人員不斷地解放自己的思想，并且不斷地更新自身的認知，只有這樣才能夠激發創新意識，以此更好地保證檔案管理的工作與時俱進地發展。而創新思想理念最重要的就是強化檔案管理人員的三種意識。第一種是要培養檔案管理人員的信息管理意識。當今社會對于檔案信息的需求也在日益增多，因此檔案管理人員要時刻把握市場動向，明確市場需求，盡可能掌握大眾有需求的檔案信息。第二種就是信息資源的轉化意識。醫院檔案作為一個數額極其龐大的資料庫，其中包含著各種各樣的檔案材料且內容也十分的繁多，而在信息服務的時代，就需要檔案管理人員對于資料庫中的信息進行整理和歸納，將有需求以及有用處的信息檢索出來，發揮它們的作用，這樣才能夠更好地體現檔案信息的價值。第三種就是要培養檔案管理人員的檔案信息的增益觀念，社會不是一成不變地，信息也同樣在不斷地增加和更新，因此就需要對現有信息以及新增信息進行不斷地開發和探索，盡可能豐富其內涵，以此滿足社會需求。

綜上所述，對于當下的檔案管理工作者來說，為人民服務是當今檔案管理的主要工作之一，因此就需要將社會需求作為其中一種價值導向，不斷地利用創新理念以及行動來加強檔案管理。

2．創新檔案管理系統信息化平臺的建設

對于檔案管理工作最好的創新手段就是將信息化技術運用到其工作的所有流程中，因此就需要每位檔案管理人員學會借助信息化平臺。例如，數據庫的管理技術或計算機技術來加強檔案管理工作，通過這些信息化技術來維護和管理各項工作的開展。例如，可以建立電子檔案管理系統，并對該系統不斷地升級和完善，在系統中可以采用多種運用端口相互配合，并且進行監督和管控等工作。同時還可以為系統內部設置使得檔案管理工作變得便利安全的功能。例如，信息加密功能、工作人員認證功能，除此以外還可以設計電子信息在線瀏覽以及電子信息借閱功能，為檔案管理人員提供信息借閱的便利，以此滿足工作需求。與此同時，還可以在系統內部設置系統管理員、系統安全管理員以及審核管理員等職位功能，通過分級管理的方式加強電子檔案管理系統的安全性和穩定性。

利用信息技術不僅能夠優化檔案管理系統，使得檔案管理工作更加便捷、迅速，同時也可以更好地將檔案資源進行數字化轉變，從而為資源共享的工作提供更為方便、全面的新途徑。與此同時，也可以利用信息平臺加強檔案信息管理的工作，嚴格地把控檔案信息來源的可靠程度，監管信息的動向。這個不僅僅提高了檔案管系統的質量，同時也能夠進一步地提高了信息服務的工作水平。

3．創新檔案管理制度

檔案管理制度是規范檔案管理工作、提升工作水平、加強檔案管控的有效手段。在檔案管理人員處理工作的時候，總會遇到許多各種各樣的突發事件，而在處理和解決這些時間的過程中，就會存在著許多新的制度。同時，也可在此基礎上引進信息技術手段，來不斷地優化制度，從而提高檔案管理工作的水平。因此，就需要進行有效的信息管理，首先，需要重新設立檔案管理人員的工作流程，在當今時代文檔一體化已經成了檔案管理工作流程的必然發展趨勢，因此在工作時，就需要注重將文件流程以及業務流程結合在一起，以此來改善檔案管理工作的質量和內容。其次，要對現有的電子檔案管理系統不斷的創新和跟進，在檔案管理人員將信息收納入檔后，需要對其進行實時的監管和控制。最后，還應當建立相應的檔案信息審核系統，對入檔資料進行篩查，以此確保資料的準確性和完整性。在利用信息技術對檔案管理系統的不斷創新后，傳統的檔案管理制度也自然會隨之改變。例如，由于文檔一體化的制度使得檔案材料的接收以及歸檔工作能夠銜接得更加流暢，可以減少因工作環節銜接的不連貫而造成工作上的失誤。

綜上所述，檔案管理工作的其他創新工作都需要以制度的創新為主，只有通過制度進行各個方面的創新，才能夠使得后續工作的展開更加穩固可靠，也只有通過明確檔案管理工作的目標以及發展趨勢才能夠充分地發揮檔案管理工作的價值，這也是制度創新的本質意義所在。

4．創新檔案管理的服務系統

在當今時代，檔案管理工作已經逐漸地轉變為了信息服務工作，他們在對檔案資料進行館藏存儲的同時，也需要承擔一定的社會信息服務的工作，與此同時，也同樣為檔案管理工作提供了創新發展得更多可能。社會對于檔案信息系統的應用變得更加的廣泛且頻繁，由此也產生了質量更加優秀，信息量更大的電子檔案信息庫。而使用檔案信息系統的人越多，對于信息服務的要求也就更高。因此，就必須要培養檔案工作人員信息服務的觀念。

醫院檔案管理部門的服務性逐漸加強，因此就使得檔案管理機構對于收集到的信息進行嚴格的審查，包括其來源以及群眾對信息的需求。首先，檔案工作人員需要進行實際的調研考察，了解社會群體當前的需求，并針對不同的需求對檔案信息進行分類管理。其次，檔案管理機構也可以對電子檔案信息進行不斷的豐富、深化，并且將其轉化為信息商品，以此來提供服務。例如，可以借助其他技術進行提供信息檔案的上傳和下載服務，這種方式已在一些檔案管理機構使用。例如，個人學歷信息的檔案可以從檔案管理局建立的網站學信網進行查詢，并可以對相關學籍信息進行付費下載。除此以外，還可以在電子檔案管理系統中設立線上咨詢或電話咨詢的服務，以此來幫助人們解決在使用時出現的問題。當然，電子檔案信息仍存在著許多需要改進和完善的地方，例如信息查詢不夠精準、信息不全面等問題，因此為了更好地提高檔案管理工作的水平，首先就需要不斷地優化用戶的檔案系統的使用功能，使系統更加智能，界面更加簡潔。同時，也要對用戶進行檔案系統使用的培訓，幫助用戶熟悉使用方法，從而提升其信息獲取的準確性和全面性。

結語

在信息快速發展的新時期，醫院檔案管理工作也應當堅持創新發展的觀念，利用現有的信息技術，結合實際檔案管理工作機制的需求，不斷完善和發展。除此以外，也應當培養利用檔案信息為社會服務，實現其社會價值的意識，不斷優化和提升檔案信息社會化服務的利用效率，優化檔案管理的社會服務水平，將信息資源共享發揮到最大的作用。最后，要充分地調動檔案管理工作人員的主動性和積極性，不斷學習和探索，最終實現創新突破，充分發揮自身價值，建立有利于社會發展的檔案管理機制，為檔案管理工作提供更多的發展和進步的可能性。