高校外事檔案管理服務(wù)教育國(guó)際化的問題與對(duì)策

呂慧

（浙江師范大學(xué) 圖文信息中心，浙江金華 321004）

自20 世紀(jì)90年代， 高等教育國(guó)際化(Internationalization of Higher Education) 成為世界各國(guó)高等教育發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)。 2010年發(fā)布的《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》首次明確提出“擴(kuò)大教育開放”“加強(qiáng)國(guó)際交流，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)教育資源”， 中國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)成為亞洲最大留學(xué)目的國(guó)。據(jù)教育部最新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，共有來自200 多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的49.22 萬名留學(xué)生來華留學(xué)。 不可否認(rèn)，這是我國(guó)高等教育國(guó)際化發(fā)展取得的豐碩成果。 在此背景下， 高校外事檔案管理如何服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展，成為高校教育國(guó)際化不容回避的緊迫問題。

1 高校外事檔案管理在高等教育國(guó)際化中的重要性

高校外事檔案是指高校在與國(guó)外高校、團(tuán)體、個(gè)人在教育教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、人才交流等合作中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)和聲像載體等材料。 高校外事檔案管理對(duì)于推進(jìn)教育國(guó)際化起到積極的促進(jìn)作用。 主要表現(xiàn)在如下4 個(gè)方面：

第一，高校外事檔案管理直接影響高校外事工作水平，影響我國(guó)高校能否積極融入和適應(yīng)教育全球化和國(guó)際化。隨著高校國(guó)際交往的增多，高校外事工作涉及內(nèi)容更加廣泛、種類更加繁雜,對(duì)高校外事檔案整理的要求也更高。 外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到高校外事工作水平的高低， 也影響學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度。

第二， 高校外事檔案管理是推進(jìn)高等教育國(guó)際化交流與合作的重要保障。 高校外事檔案管理是高校對(duì)外交往的窗口和國(guó)際交流的樞紐， 不僅影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生應(yīng)對(duì)全球范圍競(jìng)爭(zhēng)的心理和目標(biāo)定位，還影響到學(xué)校如何把握國(guó)際、國(guó)內(nèi)的教育動(dòng)態(tài)并及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略、 制定教育國(guó)際化發(fā)展對(duì)策等。 拓寬高校外事檔案管理內(nèi)容,為高校決策者提供可靠的信息資源, 才能為中外合作辦學(xué)提供多方位服務(wù)[1]，推進(jìn)教育國(guó)際化發(fā)展。

第三， 高校外事檔案管理為適應(yīng)新形勢(shì)下高等教育國(guó)際化發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。 高校外事檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源，它不僅客觀、真實(shí)地反映了學(xué)校對(duì)外交流的整個(gè)發(fā)展過程， 也為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)的依據(jù)。 與封閉性的高等教育模式相比，教育國(guó)際化成為全球文化交流發(fā)展的重要方式，建構(gòu)適應(yīng)教育國(guó)際化背景下高校外事檔案的信息化管理模式， 將為高等教育國(guó)際化發(fā)展提供忠實(shí)紀(jì)錄和現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

第四， 高校外事檔案管理還是促進(jìn)高等教育國(guó)際化發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?高校的外事檔案既是連接學(xué)校與國(guó)內(nèi)外的窗口，又是教學(xué)、科研對(duì)外收集情報(bào)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)。挖掘利用高校外事檔案信息，不僅可以提升高校的國(guó)際影響力、促進(jìn)國(guó)際文化交流、推進(jìn)國(guó)際教育交往邁上更高層次，還可以通過國(guó)際比較、取長(zhǎng)補(bǔ)短、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，促進(jìn)高校各項(xiàng)相關(guān)工作的開展。從教育國(guó)際化發(fā)展趨勢(shì)看， 高校外事檔案管理及外事檔案信息資源開發(fā)利用， 將為促進(jìn)高等教育國(guó)際化發(fā)展注入強(qiáng)勁動(dòng)力。

2 高校外事檔案管理服務(wù)高等教育國(guó)際化中存在的問題

隨著高校教育國(guó)際化日益頻繁，教師、研究人員交往增多，留學(xué)生增加，教材交流與協(xié)作增強(qiáng)，高校教育的封閉與孤立狀況得到極大改變， 這就要求大力提升高校外事工作水平。在此背景下，重視并努力解決高校外事檔案管理服務(wù)中存在的問題， 成為推進(jìn)高校教育國(guó)際化發(fā)展的迫切需要。 就高校普遍現(xiàn)狀而言，缺乏外事檔案建設(shè)及管理意識(shí)，檔案工作制度化和管理化水平低[2]，是高校外事檔案工作存在的普遍問題。具體而言，當(dāng)前高校外事檔案管理服務(wù)高等教育國(guó)際化存在著4 個(gè)方面的主要問題：

其一，服務(wù)意識(shí)有待提升。隨著教育國(guó)際化趨勢(shì)日益加強(qiáng)，各國(guó)教育在對(duì)象、制度、內(nèi)容、形式、方法等方面的共同點(diǎn)日益增多， 對(duì)高校外事檔案服務(wù)提出了更高的要求。但是，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)高校外事檔案管理服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展的意識(shí)難以適應(yīng)教育國(guó)際化的迅猛發(fā)展。 主要表現(xiàn)為：一方面，外事檔案管理的歸檔意識(shí)薄弱， 影響了教育國(guó)際化中對(duì)外事檔案的利用。 有些高校外事檔案管理缺乏專業(yè)檔案管理人員，歸檔工作由外事辦公室人員負(fù)責(zé)，由于不熟悉外事檔案歸檔立卷的流程、 缺乏專業(yè)技能和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 造成歸檔文件整理不規(guī)范、 甚至有遺漏的狀況， 人為地貶損了外事檔案服務(wù)教育國(guó)際化的功能作用。 另一方面，服務(wù)的積極主動(dòng)性嚴(yán)重不足。 當(dāng)前很多高校的外事檔案管理仍停留在“收”和“存”，“管理”只是為了“保存”，更別提“運(yùn)用”，不能充分發(fā)揮高校外事檔案主動(dòng)服務(wù)教育國(guó)際化對(duì)科研、教學(xué)、項(xiàng)目合作等方面的作用， 削弱了高校外事檔案服務(wù)教育國(guó)際化的積極作用。

其二，服務(wù)能力有待增強(qiáng)。 就當(dāng)前情況而言，我國(guó)高校外事檔案服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展的能力普遍有待增強(qiáng)。 制約服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展能力的主要原因是外事檔案管理自身存在諸多問題， 難以適應(yīng)高校教育國(guó)際化的迅猛發(fā)展需要。 對(duì)于高等教育國(guó)際化而言， 外事檔案管理的服務(wù)能力主要表現(xiàn)在國(guó)際文化交流、教學(xué)服務(wù)、科學(xué)研究服務(wù)、人才交流服務(wù)等方面。 當(dāng)前很多高校外事檔案管理重在對(duì)外事文件材料及時(shí)收集、歸檔、保存，對(duì)于如何在文化交流、教學(xué)、科研、人才交流中發(fā)揮作用仍然處于被動(dòng)地位，不能積極主動(dòng)地提供服務(wù)， 更難以通過對(duì)檔案資源發(fā)展趨勢(shì)、規(guī)律、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，主動(dòng)為高校教育國(guó)際化提供指導(dǎo)、借鑒、參考和有效建議。

其三，服務(wù)效率有待提高。制約高校外事檔案服務(wù)教育國(guó)際化效率的因素主要在于外事檔案管理自身存在的問題。一是外事檔案的歸檔制度不健全，造成管理不規(guī)范，甚至有一些外事檔案材料被遺失、漏歸，不能及時(shí)提供核查、借閱、咨詢、參考、利用的服務(wù)。二是技術(shù)手段落后，制約了外事檔案信息資源開發(fā)利用，并進(jìn)而影響教育國(guó)際化快速發(fā)展。一些高校的外事檔案管理停留于紙質(zhì)或?qū)嵨锊牧系臍w檔、立卷、上架、保管，未能有效地、及時(shí)地將外事檔案資料轉(zhuǎn)化成信息資源； 多數(shù)高校還停留在紙質(zhì)歸檔的管理模式，未能建立外事檔案信息查詢系統(tǒng)，不能適應(yīng)快捷地服務(wù)于教育國(guó)際化需要。

其四，服務(wù)領(lǐng)域有待拓展。外事檔案管理服務(wù)于高校教育國(guó)際化不能僅僅停留在提供文件材料的查找、借閱的被動(dòng)服務(wù)上，而應(yīng)該拓展服務(wù)領(lǐng)域、積極主動(dòng)地服務(wù)于新時(shí)期教育國(guó)際化需求。 一是通過外事檔案的匯總和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)教育國(guó)際化存在的問題。例如，近些年許多高校為提高辦學(xué)國(guó)際化水平，加快具有國(guó)際視野、 國(guó)際交流能力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的高水平師資隊(duì)伍建設(shè)，聘請(qǐng)的外籍教師越來越多，但是，對(duì)外籍教師的國(guó)別、學(xué)歷、教育狀況，他們?cè)趯W(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等中的業(yè)績(jī)狀況等檔案材料未能進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，不利于發(fā)現(xiàn)問題、剖析原因、尋找改進(jìn)措施，影響了國(guó)際教育實(shí)效性，也影響了高校的國(guó)際影響力擴(kuò)展。 二是開發(fā)外事檔案材料的信息資源，為教育國(guó)際化決策提供參考和指導(dǎo)。如對(duì)出國(guó)人員出國(guó)進(jìn)修、國(guó)際比賽、學(xué)術(shù)交流的檔案信息開發(fā)利用可以為高校派遣師資出國(guó)進(jìn)修和訪學(xué)的規(guī)模提供依據(jù)；對(duì)外籍教師講學(xué)、進(jìn)修、短期培訓(xùn)、國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、國(guó)際合作項(xiàng)目等檔案信息開發(fā)利用，可以為外籍師資的聘用、教學(xué)監(jiān)管、合作要求、業(yè)績(jī)考核等提供方向性指導(dǎo)；對(duì)外國(guó)留學(xué)生國(guó)別來源、學(xué)習(xí)成績(jī)、文化交流作用等檔案信息開發(fā)利用，可以為國(guó)際留學(xué)生的招生規(guī)模、錄取要求、日常管理等提供決策參考。

3 新形勢(shì)下高校外事檔案管理服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展的對(duì)策

擴(kuò)大教育開放已經(jīng)成為我國(guó)高校教育發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，隨著教育國(guó)際化的不斷推進(jìn)，高校外事檔案管理的服務(wù)作用必將更加凸顯。新形勢(shì)下，如何更好地服務(wù)教育國(guó)際化發(fā)展， 高校外事檔案管理已然是責(zé)無旁貸。

其一，以服務(wù)理念創(chuàng)新為指導(dǎo)。 一方面，高校外事檔案管理的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到教育國(guó)際化已經(jīng)成為當(dāng)前高校教育的必然趨勢(shì)， 自覺地樹立服務(wù)教育國(guó)際化的思想意識(shí)。 中國(guó)在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)了“站起來”向“富起來”“強(qiáng)起來”的轉(zhuǎn)變，而“強(qiáng)起來” 的一個(gè)重要表現(xiàn)就是文化教育的國(guó)際影響力不斷提升。 高校外事檔案管理相關(guān)人員只有從思想理念上意識(shí)到自身職責(zé)， 才能積極主動(dòng)投入教育國(guó)際化的服務(wù)行動(dòng)中。另一方面，外事檔案管理強(qiáng)調(diào)要適應(yīng)教育國(guó)際化需要，圍繞高校教學(xué)、科研和文化交流國(guó)際化的中心任務(wù)， 營(yíng)造一種教育國(guó)際化的氛圍和塑造一種高校開放性的精神氣質(zhì)。因此，我們應(yīng)該主動(dòng)向日本、美國(guó)和歐洲等先進(jìn)國(guó)家學(xué)習(xí)，借鑒他們?cè)诮逃龂?guó)際化中檔案管理的先進(jìn)理念、 檔案管理教育和檔案管理措施等先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)， 以更快地適應(yīng)世界高等教育國(guó)際化的要求。

其二，以服務(wù)綜合能力提升為根本。一是要加強(qiáng)高校外事檔案管理專業(yè)化建設(shè)，即“專門的人管專門的事”。外事檔案管理應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)而不是兼職人員管理， 同時(shí)要加強(qiáng)外事檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)以提升專業(yè)素質(zhì)， 從而從主體保障方面提升外事檔案的服務(wù)綜合能力。 二是加強(qiáng)高校外事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如網(wǎng)站建設(shè)、場(chǎng)館建設(shè)、設(shè)備更新、新技術(shù)運(yùn)用等，這是提升服務(wù)綜合能力的硬件保障。三是加強(qiáng)高校外事檔案信息資源的開發(fā)利用。 建立和完善外事檔案信息資源、 建立健全留學(xué)生檔案信息資源、 篩選和整理反映高校歷史面貌的外事檔案信息資源[3]，加強(qiáng)外事信息資源的開發(fā)和加工。 四是學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)， 探索與建立了教育國(guó)際化交流關(guān)系的高校進(jìn)行檔案管理合作的路徑方式。例如，美國(guó)高校檔案管理中對(duì)國(guó)際合作非常重視， 大學(xué)之間合作建立虛擬檔案實(shí)驗(yàn)室、開展相應(yīng)的檔案合作項(xiàng)目，聚焦檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案， 這些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)值得好好學(xué)習(xí)。

其三，以服務(wù)規(guī)范化為保障。高校外事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作， 嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的服務(wù)才能為推進(jìn)高校教育國(guó)際化提供積極動(dòng)能。 服務(wù)規(guī)范化既靠制度保障、也靠人員的主體保障。 一方面，加強(qiáng)外事檔案管理的制度化建設(shè)。 檔案的規(guī)范化管理是規(guī)范化服務(wù)的根本保障。 教育部對(duì)于高校的外事工作做出明確指示， 強(qiáng)調(diào)外事工作形成的檔案材料要集中統(tǒng)一管理、確保其完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性及安全性，以便日后的開發(fā)利用工作。為此，各高校外事檔案管理工作必須嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》 等法律法規(guī)， 完善各種規(guī)章制度，使外事檔案管理工作“有章可循”“依章辦事”。提升高校外事檔案資源的利用率， 必須加強(qiáng)檔案收集制度、核查和整理制度、保存制度、資源共享制度以及檔案管理綜合制度等建設(shè)[4]。 當(dāng)前，加強(qiáng)外事檔案管理服務(wù)規(guī)范化的基礎(chǔ)性工作在于完善外事檔案的收集核查、整理保存、信息查閱、資源共享、咨詢建議等制度保障。 另一方面，加強(qiáng)外事檔案教育，提高外事檔案管理人員素質(zhì)， 使其明確外事檔案管理規(guī)范化的重要性和必要性，端正其檔案管理觀。與美國(guó)開始于20 世紀(jì)30年代的檔案教育相比較，我國(guó)高校的檔案教育國(guó)際化發(fā)展水平相對(duì)比較落后，尤其在高校外事檔案管理理念教育、人才培養(yǎng)等方面有待進(jìn)一步加強(qiáng)。 為此，在新形勢(shì)下，高校應(yīng)該樹立檔案教育國(guó)際化理念、構(gòu)建國(guó)際化檔案教育模式、吸收借鑒檔案教育國(guó)際化經(jīng)驗(yàn)[5]，拓展我國(guó)高校檔案教育國(guó)際化視野。

其四，以服務(wù)方式創(chuàng)新為突破。在當(dāng)今的全媒體時(shí)代， 技術(shù)應(yīng)用服務(wù)方式創(chuàng)新使得檔案信息服務(wù)方式與信息利用行為發(fā)生革命性變化。 服務(wù)方式創(chuàng)新體現(xiàn)在服務(wù)的互動(dòng)性、技術(shù)性、分眾化、參與式和智能化等方面[6]。 對(duì)于當(dāng)前高校外事檔案管理現(xiàn)狀而言，服務(wù)方式創(chuàng)新主要表現(xiàn)在3 個(gè)方面：一是要體現(xiàn)服務(wù)的“人本性”，通過“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新方式， 更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理者與檔案使用者的良性互動(dòng)。二是體現(xiàn)服務(wù)的“技術(shù)性”。如運(yùn)用元數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，提升外事檔案服務(wù)方式的精準(zhǔn)化。三是要體現(xiàn)服務(wù)的“智能性”。在檔案館網(wǎng)站建設(shè)中，建立外事檔案的智能化檢索、信息定制與推送、個(gè)性化服務(wù)等方面，體現(xiàn)檔案服務(wù)教育國(guó)際化的快速性、便捷性和有效性。

4 結(jié)語

高等教育國(guó)際化是在國(guó)際文化交流中展示中國(guó)文化自信的重要場(chǎng)域， 而高校外事檔案管理優(yōu)化是服務(wù)教育國(guó)際化的重要支持力量，從此意義而言，高校外事檔案管理的使命光榮而責(zé)任重大。