研究生教育管理系統(tǒng)的構(gòu)建和研究
——以江蘇科技大學(xué)為例

李 冉

江蘇科技大學(xué)，江蘇 鎮(zhèn)江 212000

一、研究生教育管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和需求

（一）研究生教育管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

由于前期的研究生數(shù)量極少，較早期的培養(yǎng)基本采用人工操作進(jìn)行教育教學(xué)管理，耗時(shí)耗力且精確程度較低。隨著21世紀(jì)信息技術(shù)的發(fā)展，研究生教育管理開(kāi)始依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，附加人工管理，將管理系統(tǒng)大致分為兩大類：傳統(tǒng)型和質(zhì)量型。傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)分類了學(xué)生管理模塊中的大量數(shù)據(jù)信息，減輕了行政管理人員重復(fù)性、繁瑣性的工作內(nèi)容，解決了培養(yǎng)研究生過(guò)程中的基本管理問(wèn)題[1]。而質(zhì)量型的管理系統(tǒng)則進(jìn)行全方位的教學(xué)培養(yǎng)和過(guò)程管理，不僅整合了基本的數(shù)據(jù)，還針對(duì)各高校的辦學(xué)特色、辦學(xué)成果、教學(xué)水平、管理能力等方面，展現(xiàn)各不相同的應(yīng)用需求，逐步從單一化走向綜合化。但是，隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大、培養(yǎng)的管理模式也隨之不斷變化，現(xiàn)如今大部分高校的研究生教育管理系統(tǒng)完備性普遍較低，或多或少存在著一定的局限性，究其原因主要總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

一是功能建設(shè)相對(duì)薄弱。原有的管理系統(tǒng)模塊較為基礎(chǔ)、功能較為機(jī)械，只能做到簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)篩選，無(wú)法同時(shí)具備數(shù)據(jù)分析、學(xué)業(yè)預(yù)警、待辦事宜、學(xué)期事務(wù)等相關(guān)數(shù)據(jù)的智能化管理，缺少數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)功能，也無(wú)法直接對(duì)接省教育廳要求的相關(guān)學(xué)籍學(xué)歷注冊(cè)工作，缺少培養(yǎng)研究生過(guò)程中的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)功能，繼而在數(shù)據(jù)處理中增加了教務(wù)工作者出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性[2]。

二是信息交互不互通。研究生教育管理系統(tǒng)內(nèi)部的部分環(huán)節(jié)依托于本科教務(wù)系統(tǒng)或與其他部門的系統(tǒng)信息相互關(guān)聯(lián)，但實(shí)際操作下系統(tǒng)是互不聯(lián)動(dòng)的，不僅過(guò)于獨(dú)立而且不能互訪，造成了資源共享性的劣勢(shì)，教務(wù)工作者工作量的增加和兩者系統(tǒng)使用的頻繁切換等其他問(wèn)題。

三是系統(tǒng)定位相對(duì)固定。部分高校在更新和使用研究生管理系統(tǒng)中，考慮欠佳，盲目引入，對(duì)研究生培養(yǎng)的事務(wù)性工作缺乏分析，對(duì)系統(tǒng)的適用性缺乏調(diào)研，造成了整體上缺乏對(duì)本校的具體定位。

（二）研究生教育管理系統(tǒng)的需求分析

隨著教育環(huán)境高質(zhì)量的不斷提升，江蘇科技大學(xué)在深入貫徹國(guó)家綜合教育改革和教育信息化管理要求的基礎(chǔ)上，考慮到原有的管理系統(tǒng)在功能使用和管理能力方面的局限性，無(wú)法滿足管理者和使用者的需求，各個(gè)模塊無(wú)法串聯(lián)、功能銜接度差等因素，致使部分工作還需耗費(fèi)人工實(shí)現(xiàn)，因此在調(diào)研部分高校的基礎(chǔ)上，于2021年上半年引用了最新的研究生教育管理系統(tǒng)。新引進(jìn)的系統(tǒng)，其構(gòu)建模塊依托于江蘇科技大學(xué)研究生教育過(guò)程管理的實(shí)際情況，主要從以下幾個(gè)角度提升新系統(tǒng)的使用效果：

1．?dāng)?shù)據(jù)分析與校驗(yàn)：提高新研究生教育管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)整合性和規(guī)范性，對(duì)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出和查詢有著嚴(yán)格的校驗(yàn)程序，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)監(jiān)控，以便為相關(guān)工作提供決策依據(jù)。

2．功能新增與銜接：針對(duì)研究生培養(yǎng)過(guò)程中的環(huán)節(jié)，結(jié)合本校研究生院、各二級(jí)學(xué)院及相關(guān)部門的教務(wù)管理工作，升級(jí)原有功能中不足以支撐的模塊，新增培養(yǎng)環(huán)節(jié)中提升研究生管理質(zhì)量的模塊，強(qiáng)化系統(tǒng)的互聯(lián)共享。

3．系統(tǒng)兼容與可行：確保新系統(tǒng)在校內(nèi)外的門戶信息使用及瀏覽器使用的兼容情況，考慮研究生導(dǎo)師、任課教師、學(xué)院教學(xué)秘書(shū)、系統(tǒng)管理員等各個(gè)角色在使用系統(tǒng)過(guò)程中的可行性，結(jié)合與軟件公司的技術(shù)合作，在最初運(yùn)營(yíng)的試用階段根據(jù)需求不斷調(diào)試適合的構(gòu)建方案。

二、研究生教育管理系統(tǒng)的構(gòu)建

本文以江蘇科技大學(xué)培養(yǎng)辦角度下的研究生教育管理系統(tǒng)為例，以研究生院系統(tǒng)管理者的身份，分析研究生在培養(yǎng)模塊中從注冊(cè)入學(xué)到滿足條件畢業(yè)整個(gè)流程環(huán)節(jié)內(nèi)對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建要求。

（一）學(xué)籍模塊

1．新生報(bào)到管理：包括新生報(bào)到管理和新生報(bào)到統(tǒng)計(jì)。

2．學(xué)籍信息管理：包括學(xué)生信息管理、學(xué)生信息查詢、學(xué)籍信息導(dǎo)出、學(xué)籍信息統(tǒng)計(jì)、信息變動(dòng)查詢、在籍不在校學(xué)生、新生電子注冊(cè)上報(bào)。

3．學(xué)生注冊(cè)管理：包括網(wǎng)上注冊(cè)控制和審核、院系批量注冊(cè)、注冊(cè)名單查詢。

4．學(xué)籍異動(dòng)管理：包括異動(dòng)類型管理、原因管理、申請(qǐng)控制、異動(dòng)信息審核、學(xué)籍異動(dòng)管理、異動(dòng)信息查詢、異動(dòng)字段配置、未注冊(cè)名單查詢。

5．綜合處理管理：包括個(gè)人信息錄入控制、入學(xué)登記信息修改、個(gè)人信息修改審核、學(xué)生學(xué)籍卡打印、入學(xué)登記卡打印、在讀證明打印、學(xué)生證打印、證件補(bǔ)辦審核、畢業(yè)學(xué)位證證明。

6．高基報(bào)表上報(bào)：包括專業(yè)情況、年齡情況、來(lái)源情況、政治面貌、導(dǎo)師情況、其他情況的統(tǒng)計(jì)及學(xué)生變動(dòng)情況、休退學(xué)原因。

7．欠費(fèi)信息管理：包括學(xué)生繳費(fèi)信息導(dǎo)入和查詢、欠費(fèi)功能限制設(shè)置。

8．照片信息管理：包括入學(xué)照片、學(xué)籍照片、教室照片的導(dǎo)入及照片信息查詢、審核和設(shè)置。

其中，學(xué)生注冊(cè)是以每學(xué)期初電子注冊(cè)為準(zhǔn)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)及信息化辦對(duì)接，對(duì)注冊(cè)的研究生進(jìn)行學(xué)費(fèi)等費(fèi)用的扣除以及相關(guān)在校功能使用的開(kāi)通，進(jìn)而才能通過(guò)系統(tǒng)維護(hù)個(gè)人基本信息，實(shí)現(xiàn)新生報(bào)到和學(xué)期注冊(cè)，不注冊(cè)的學(xué)生無(wú)法進(jìn)行選課、培養(yǎng)計(jì)劃的提交等后期辦理。學(xué)籍異動(dòng)是針對(duì)在籍研究生因某種原因申請(qǐng)的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等情況的辦理，便于對(duì)在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)。綜合處理管理目的在于方便了學(xué)生業(yè)務(wù)的辦理。高基報(bào)表統(tǒng)計(jì)作為高校重要的數(shù)據(jù)支撐，通過(guò)對(duì)在籍研究生各方面的統(tǒng)計(jì)，提供更直觀的在校現(xiàn)狀，有助于學(xué)校辦學(xué)資源、研究生招生、培養(yǎng)的進(jìn)一步明確，方便相關(guān)部門依據(jù)在校數(shù)據(jù)進(jìn)一步開(kāi)展工作。照片信息管理主要是針對(duì)每年的預(yù)計(jì)畢業(yè)生在圖像采集后學(xué)籍照片的上傳管理，過(guò)程整體與教育部圖像采集信息接軌，方便與學(xué)信網(wǎng)照片的核對(duì)，以及后續(xù)畢業(yè)證書(shū)的制作等。

（二）培養(yǎng)模塊

1．培養(yǎng)方案管理：包括培養(yǎng)方案字段設(shè)置、學(xué)分限制，公共課方案制定，培養(yǎng)方案制定、審核、調(diào)入、查詢、維護(hù)，學(xué)生方案制定。

2．培養(yǎng)計(jì)劃管理：包括學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃的審核、查詢、撤銷、統(tǒng)計(jì)，培養(yǎng)計(jì)劃明細(xì)導(dǎo)出、培養(yǎng)計(jì)劃完成情況、提交計(jì)劃時(shí)間設(shè)置。

3．課程排課管理：包括教學(xué)大綱上傳、公共課和專業(yè)課排課、選課結(jié)果查詢、院系排課設(shè)置、學(xué)生選課設(shè)置、教師調(diào)停課審核、調(diào)停課信息查詢、課表信息查詢、重緩補(bǔ)考審核及成績(jī)錄入、重緩補(bǔ)考設(shè)置。

4．免修緩修管理：包括免修課程維護(hù)、免修申請(qǐng)審核和學(xué)生管理。

5．國(guó)際交流管理：包括國(guó)外訪學(xué)審核及訪學(xué)金額錄入、國(guó)際會(huì)議時(shí)間控制、國(guó)際會(huì)議審核及訪學(xué)金額錄入。

6．教室信息管理：包括教室信息維護(hù)、教室占用維護(hù)、空閑教室查詢、教室借用申請(qǐng)及審核、教室使用查詢。

7．培養(yǎng)環(huán)節(jié)管理：包括培養(yǎng)環(huán)節(jié)學(xué)分設(shè)置、成績(jī)錄入、字段設(shè)置、登記審核，中期考核審核、小組維護(hù)、學(xué)生分組、結(jié)果錄入。

8．課程教學(xué)評(píng)價(jià)：包括評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)置、評(píng)價(jià)課程設(shè)置、評(píng)價(jià)結(jié)果統(tǒng)計(jì)、評(píng)價(jià)名單查詢。

9．課程排考管理：包括考試時(shí)間設(shè)置、考試考場(chǎng)安排、監(jiān)考老師安排、考場(chǎng)安排打印。

10．基礎(chǔ)信息管理：包括節(jié)次信息維護(hù)、課程信息維護(hù)和查詢、教師信息維護(hù)和查詢、教師注冊(cè)審核、教室信息維護(hù)、課程申請(qǐng)管理和維護(hù)。

11．教學(xué)工作量：包括教學(xué)工作統(tǒng)計(jì)和指導(dǎo)研究生統(tǒng)計(jì)。

培養(yǎng)計(jì)劃管理能有效服務(wù)于師生，對(duì)學(xué)生計(jì)劃的修改、統(tǒng)計(jì)、查詢、審核以及完成情況能夠一目了然。課程排課則根據(jù)教學(xué)大綱，學(xué)院在完成公共課的基礎(chǔ)上，以避免專業(yè)、時(shí)間、教室沖突為前提，對(duì)專業(yè)課進(jìn)行排課，最后在系統(tǒng)時(shí)間內(nèi)完成排課即可生成課表信息；重緩考的學(xué)生則可以根據(jù)個(gè)人情況進(jìn)行線上申請(qǐng)到具體班級(jí)，由管理人員根據(jù)情況審核；除此之外，有關(guān)任課教師的調(diào)停課申請(qǐng)、中期考核、免修緩修管理等都可以舍棄以往的紙質(zhì)版申請(qǐng)，改版沿用線上申請(qǐng)，提高了工作效率。國(guó)際交流管理主要針對(duì)江蘇省的聯(lián)培學(xué)生國(guó)外訪學(xué)事宜的相關(guān)辦理，采用線上審批，使其更為規(guī)范。課程排考管理則可以根據(jù)權(quán)限直接打印相關(guān)考試安排、監(jiān)考老師等，更有利于督導(dǎo)組檢查監(jiān)考情況，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題。教學(xué)工作量則對(duì)教學(xué)工作和指導(dǎo)研究生的統(tǒng)計(jì)更加明確，有利于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

（三）成績(jī)管理

1．成績(jī)管理設(shè)置：成績(jī)種類設(shè)置、錄入時(shí)間設(shè)置、全部成績(jī)明細(xì)、成績(jī)導(dǎo)入。

2．課程成績(jī)?cè)O(shè)置：成績(jī)錄入情況查詢、課程班級(jí)成績(jī)錄入、課程成績(jī)查詢及排名、課程不及格名單、GPA系數(shù)維護(hù)、學(xué)生GPA排名、平均成績(jī)排名。

3．個(gè)人成績(jī)管理：按個(gè)人計(jì)劃錄入、個(gè)人成績(jī)修改、學(xué)分不合格名單、成績(jī)單查詢打印。

成績(jī)管理對(duì)于學(xué)院任課教師的成績(jī)錄入情況、學(xué)生成績(jī)的查詢和修改、GPA排名情況、不及格情況等都有更直觀過(guò)程展現(xiàn)，更加方便教務(wù)管理者的操作，并且成績(jī)單查詢打印新增了本校電子印章，學(xué)生可以根據(jù)需要自主使用在線打印，提高獲取效率，簡(jiǎn)化獲取途徑。

三、研究生教育管理系統(tǒng)的研究

（一）研究生教育管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

江蘇科技大學(xué)的研究生教育管理系統(tǒng)存在校內(nèi)、校外兩種不同的使用環(huán)境，在培養(yǎng)視角及大數(shù)據(jù)管理下，根據(jù)其個(gè)體的需求分析，究其管理系統(tǒng)的應(yīng)用，存在以下三點(diǎn)價(jià)值：

一是提高了教育管理水平和工作效率，減少失誤率。新系統(tǒng)借助信息化的平臺(tái)，彌補(bǔ)人工管理的不足，能夠最大限度地利用教育資源信息，使各數(shù)據(jù)相互貫通于研究生培養(yǎng)的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的處理、轉(zhuǎn)化，做到每個(gè)環(huán)節(jié)的銜接都能夠充分具有科學(xué)性。同時(shí)，也豐富了人本管理的經(jīng)驗(yàn)。

二是加強(qiáng)了對(duì)研究生培養(yǎng)的監(jiān)管力度，提高了研究生教育管理的規(guī)范性。新系統(tǒng)能更直觀地反映在校信息，規(guī)范了從新生注冊(cè)、計(jì)劃培養(yǎng)到學(xué)分達(dá)標(biāo)、論文開(kāi)題、畢業(yè)答辯、存檔離校等這一系列過(guò)程，通過(guò)相應(yīng)的自主審核，實(shí)現(xiàn)對(duì)研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的全程監(jiān)控。

三是提高了培養(yǎng)質(zhì)量和服務(wù)水平，推動(dòng)培養(yǎng)機(jī)制的改革。一定程度上，相較于傳統(tǒng)的人工篩選而言，新系統(tǒng)對(duì)研究生的培養(yǎng)計(jì)劃、培養(yǎng)方案、學(xué)分預(yù)警、選課重修等都有精確的提示，能夠較好地服務(wù)于研究生的培養(yǎng)過(guò)程，有利于對(duì)“教”和“管”的相輔相成，并在過(guò)程中不斷調(diào)試出滿足于服務(wù)師生的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全方位管理，促進(jìn)教育質(zhì)量的提升。

（二）研究生教育管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)保障

1．提高信息化建設(shè)的重視程度

在積極地引進(jìn)新系統(tǒng)的整個(gè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)信息作為信息化建設(shè)的一項(xiàng)重大體現(xiàn)，需要加強(qiáng)相關(guān)部門對(duì)系統(tǒng)信息化教育教學(xué)建設(shè)管理進(jìn)行合理的規(guī)劃，維護(hù)數(shù)據(jù)信息的建設(shè)，保證信息化管理的秩序，提高各部門數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，推動(dòng)全校數(shù)據(jù)信息資源的共享。新系統(tǒng)通過(guò)模塊間數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)聯(lián)以及信息建設(shè)的智能化、條理化和自動(dòng)化，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)提交以及互不對(duì)應(yīng)情況的存在[3]。其次，為新系統(tǒng)的信息化建設(shè)設(shè)置制度實(shí)施方案，以此提高各部門、各領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)工作人員的重視程度。

2．加強(qiáng)與專業(yè)人員的技術(shù)合作

新系統(tǒng)的研發(fā)過(guò)程需要專業(yè)的團(tuán)隊(duì)和人員組建，從初期的軟件研發(fā)，到后期的投入使用，都需要有相對(duì)固定的專業(yè)技術(shù)人員跟蹤解決程序設(shè)置，并且在相當(dāng)長(zhǎng)的一段調(diào)試期內(nèi)，技術(shù)人員根據(jù)研究生院管理人員、二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理工作者、研究生、任課教師、導(dǎo)師等人的使用反饋意見(jiàn)，相互配合工作的進(jìn)度，不斷改善系統(tǒng)的功能，調(diào)試數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性及使用環(huán)境的安全性[4]。

3．明確系統(tǒng)模塊的功能目標(biāo)

新系統(tǒng)的各功能建設(shè)應(yīng)建立在本校質(zhì)量培養(yǎng)環(huán)節(jié)的目標(biāo)基礎(chǔ)上，功能使用情況應(yīng)與培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作流程、工作特點(diǎn)相適應(yīng)，堅(jiān)持“閉環(huán)”原則，使模塊質(zhì)量目標(biāo)信息服務(wù)于各項(xiàng)決策。再者，系統(tǒng)管理人員應(yīng)對(duì)各二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作者、任課教師等人員進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)培訓(xùn)，以便于及時(shí)高效地解決工作中存在的基礎(chǔ)問(wèn)題。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的大教育環(huán)境下，教育管理信息化作為最盛行的一種工作方式，教育管理系統(tǒng)作為最常用的一種信息平臺(tái)，其層次性、專業(yè)性、系統(tǒng)性和安全性在研究生培養(yǎng)管理的過(guò)程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。總而言之，各個(gè)高校關(guān)于研究生教育管理的系統(tǒng)都有其個(gè)性和共性，江蘇科技大學(xué)根據(jù)以往的教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)及用戶需求，旨在為全校師生做好服務(wù)的情況下，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了更新升級(jí)，充分發(fā)揮了新系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，在規(guī)范和提高管理服務(wù)水平、提高工作效率、減少失誤率的同時(shí)，通過(guò)信息化建設(shè)、專業(yè)技術(shù)合作、功能目標(biāo)確定等方面加強(qiáng)了系統(tǒng)的保障措施，最終達(dá)到提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的目標(biāo)。