關于“互聯網+”背景下的檔案管理現代化建設路徑

關瑩瑩

（駐馬店市疾病預防控制中心，河南 駐馬店 463000）

引言

在“互聯網+”的發展背景下，將檔案管理與現代信息技術相結合，不僅能有效促進檔案管理更加系統化、規范化，還能通過先進的數據分析技術以及信息加密技術等，對檔案的信息內容進行安全管理，并且無論是專業技術水平還是檔案管理平臺的建立，都是促進檔案信息化建設的基本途徑。但是，檔案管理在現代化建設的過程中，仍存在互聯網理念缺失、平臺發展不健全以及對專業人員的培養相對滯后等問題?；诖耍疚慕Y合檔案管理的實際工作，進一步總結并分析了做好檔案管理現代化建設的各項策略。

一、“互聯網+”背景下檔案現代化管理的必要性

1.檔案現代化管理的含義

在我國社會現代化發展的過程中，檔案管理的現代化建設工作是不可或缺的一部分，并且對檔案的建設發展也是一次巨大的挑戰。檔案現代化管理主要包含檔案管理技術水平現代化、檔案管理觀念現代化、檔案管理設備現代化以及檔案管理人員專業水平現代化等內容，在“互聯網+”發展的大背景下，只有全面實現檔案管理的“四個現代化”建設，才能從真正意義上促進檔案管理以及社會現代化的變革發展[1]。

2.檔案現代化管理的必要性

2.1 提升檔案管理的內在生命力

檔案管理是一項相對傳統的工作，它不僅是對歷史信息的記錄，還是各種機關組織、事業單位以及個人在社會活動中形成的特定信息。而檔案管理的現代化建設，不存在對檔案記錄屬性的改變，只是通過更加先進的信息技術手段，更加便捷的數據分析方式，讓檔案管理中的信息獲取渠道更加全面，讓檔案信息內容更加豐富，讓信息記錄整理更加準確。因此，檔案現代化管理不僅改善了工作效率，還進一步提升了檔案管理工作的內在生命力，讓傳統的檔案管理工作煥發了新的生機與活力。

2.2 保證檔案管理的信息安全性

檔案現代化管理的根本在于利用互聯網的大數據及其他信息技術，在實現信息資源實時共享的同時，也能進一步保證檔案信息管理的安全性。通過對互聯網技術以及制度上加強防范，不斷進行技術更新、系統升級、病毒入侵檢測等，進一步提高檔案管理的安全性。所以，現階段各級企事業單位要在原有的檔案管理基礎之上，不斷強化檔案管理的現代化發展，這是十分必要的[2]。

2.3 凸顯檔案管理的服務性功能

現階段，在我國事業單位檔案工作發展的過程中，很多傳統的紙質檔案管理已經逐漸演變成了電子檔案管理，通過電腦、硬盤等電子設備的介入，以及多媒體技術、大數據技術的加持，無紙化辦公成為檔案管理新的風尚，因此檔案管理實現現代化發展不僅節省了大量的空間、時間以及人力成本，還能提升檔案的利用率，讓檔案管理的服務功能應用得更為明顯。

二、“互聯網+”背景下檔案管理的主要問題

“互聯網+”時代的大背景下，隨著各種信息技術以及數據分析等處理手段的不斷成熟發展，檔案管理在從傳統管理模式向現代化建設發展的過程中，各種管理問題日益凸顯。無論是互聯網理念的缺失、檔案管理平臺的不健全還是相關管理人員的專業水平不一等，都已經不符合互聯網時代對檔案管理工作的實際需求。

1.缺乏互聯網檔案管理思維

檔案管理實現現代化建設的根本途徑是建立互聯網檔案管理思維，但是部分事業單位在檔案管理的過程中，不僅對檔案管理工作不夠重視，還不能合理地對檔案進行開發利用，部分管理者都認為，檔案管理工作是機械類的重復管理工作，對檔案后期的查找、維護、信息數據的保護缺乏管理意識，不會借助互聯網建設檔案管理系統，對現有檔案進行整合、分類。因此，一些事業單位檔案管理相關領導者在思想意識層面，對建立互聯網檔案管理思維不夠重視，管理理念不能及時更新，這是目前檔案管理工作中存在的現象[3]。

2.檔案網絡管理平臺建設不健全

在檔案管理現代化建設的過程中，建立規范、功能完善的檔案網絡管理平臺是實現互聯網檔案管理的重要步驟。但是，在各級事業單位對檔案管理平臺籌建的過程中，部門單位在管理平臺的硬件配置、系統軟件開發以及檔案管理信息安全性等方面的發展不夠完善，這些實際存在的問題，使檔案管理平臺的建設工作流于形式，沒能真正發揮互聯網信息技術的作用，這是部分事業單位在檔案網絡管理平臺的建設過程中亟須進一步改善的工作方向。

3.對復合型檔案管理人才的培養相對滯后

檔案管理人才的吸納和培養是實現檔案管理現代化建設的關鍵性工作，并且檔案管理人才也是新時期檔案管理建設的重要執行者和推動者。但是部分事業單位在推進檔案現代化管理的工作中，一些事業單位的管理者更多的是將檔案管理工作劃歸到辦公室等綜合管理部門，同時，對檔案管理人才進行招聘時，在招聘需求中沒有設置明確的專業要求，這就導致部分事業單位在檔案管理方面的工作人員不是專業出身，對檔案管理學一知半解，不僅無法高效完成檔案管理的相關工作，還對檔案現代化管理的改革和創新發展難以提出建設性的意見和建議。因此，對檔案管理人才的培養滯后，嚴重影響了我國各級事業單位檔案管理現代化建設的速度和進程。

4.檔案管理內容比較空洞

檔案的材料種類、內容形式以及管理制度等都是檔案管理的重要內容，同時，在推進檔案管理現代化建設的過程中，檔案內容是核心部分，部分事業單位的檔案管理工作過于簡化，導致檔案管理的內容比較空洞，缺乏系統性和豐富性，這是檔案網絡化管理亟須進一步解決的問題。另外，很多檔案管理內容種類相似，并不能真正反饋出各級職員以及相關管理人員的工作能力及綜合素質水平，這種信息內容缺乏、單一空洞的檔案管理問題，與國家對檔案管理現代化的建設目標和要求不符。

三、“互聯網+”背景下檔案管理現代化建設路徑分析

現階段，為了更好地推進我國檔案管理工作實現現代化建設的創新發展，各級事業單位應依據自身工作實際，結合互聯網的強大技術優勢，開辟出檔案網絡化管理的創新路徑，為檔案管理工作尋求新的發展方向，本文主要從以下四個方面對檔案管理現代化建設加以分析。

1.進一步樹立檔案管理的互聯網創新理念

隨著我國社會經濟的不斷發展，國家對事業單位檔案管理工作也相繼提出更多要求，不僅需要各級事業單位樹立更多的創新發展理念，并且要進一步通過技術創新、管理創新為檔案管理工作尋求嶄新的發展方向，因此，只有在檔案管理現代化建設的發展過程中，樹立正確的互聯網創新理念，才能真正適應互聯網新時代的快速發展。

一方面，事業單位相關管理者要對檔案管理工作提高重視程度，結合互聯網發展的要求在單位內部建立檔案管理制度，對檔案管理的工作、技術發展以及數據信息的安全性等提出新的要求，同時，設置專人開展檔案管理工作，樹立良好的服務意識，在適應互聯網對網絡檔案管理的要求下，對檔案管理的各項流程、信息內容的獲取、整理、分析等方面進行梳理和規范，梳理檔案管理各個環節的基本內容，做好檔案管理現代化建設的制度建立等基礎性工作。

另一方面，建立健全電子檔案。電子檔案是檔案管理現代化建設的主要表現形式，同時，也是保證檔案信息完整和安全的主要措施。因此，要在“互聯網+”背景下，對電子版檔案以及傳統紙質版檔案建立管理規范制度，再進一步對照傳統檔案信息，進行電子檔案的歸檔處理，其中包含歸檔的日期、數據類型、檢測標準等內容，與紙質版文件一一對應，同時對一些音頻、視頻、圖片等形式的電子文件進行收集和整理，保證參數的準確性，另外，對電子檔案中的文件內容做好備份，防止由于病毒入侵，導致文件損壞或丟失，電子檔案的建立，將從真正意義上提高了事業單位的檔案管理的工作效率以及利用效率。

2.不斷加強檔案管理平臺的建設

在“互聯網+”的發展背景下，加強檔案管理平臺的建設，是進一步推進檔案管理實現現代化建設的根本方法，同時也是對檔案管理技術水平的提升和改善。

首先，各級事業單位要加大對軟硬件設施設備的資金投入，改變目前硬件設備落后的發展現狀。一方面，要對檔案管理的設備以及軟件系統進行購買；另一方面，也要結合事業單位自身檔案管理網絡化的實際需求，對檔案管理的軟件系統運行路徑或模塊設置進行更改和調整，這樣不僅滿足了檔案工作的實際需求，同時，還能將檔案管理從基礎性設備方面與互聯網實現真正的融合發展，另外，在檔案管理平臺的建設和試運行階段，要通過硬件設備的使用以及軟件系統的調試，不斷優化完善各項功能操作，實現檔案現代化建設的關鍵步驟。

其次，在互聯網電子檔案平臺的使用過程中，要不斷通過軟件的功能開發，通過數據加密技術、云計算、數據采集以及文件存儲等功能，對檔案管理平臺中的信息檢索庫、數據訪問權限等進行完善，不但提升了檔案管理信息工作的利用率，還進一步保證了數據的完整性和安全性。

最后，在電子檔案平臺的日常使用中，要加強對相關平臺系統進行維護，要組建專業化的技術團隊，對電子檔案平臺的運行能力、數據上傳功能以及系統的兼容性等問題，進行維護、升級，保證系統的正常運行。在“互聯網+”背景下，檔案管理系統也可以與事業單位的門戶網站、官方微博等新媒體平臺共同實現網絡平臺的一體化建設，這樣不僅提高了事業單位自身的影響力，還能進一步實現檔案管理工作網絡公開信息的實時共享。

3.加強對復合型檔案管理人才的培養

檔案管理人員的專業技術水平是衡量檔案管理工作層次的重要標準，所以在“互聯網+”的背景下，持續推進事業單位檔案管理的現代化建設，要通過對復合型檔案管理人才的培養，建立檔案管理人員的職業認同感，讓更多的復合型檔案管理人才成為檔案管理現代化發展的重要支撐力量。

一方面，要提升檔案管理人員的技術水平以及職業素養。首先，在思想意識方面，幫助管理人員建立互聯網思維，培養管理人員的責任意識，提升檔案管理人員的綜合素質能力，培養職業核心素養。其次，要明確工作內容的分工，恪盡職守，保證檔案工作的嚴謹性以及檔案信息內容的安全性，做到不泄露、不越級、不跳崗。最后，事業單位要通過開展檔案管理方向的專業培訓，提升檔案管理人員的專業能力水平?；ヂ摼W信息技術的發展日新月異，只有緊隨時代發展的潮流，加強對專業技術水平的提升，才能更好地做好檔案管理現代化建設工作，讓檔案信息數據的安全有所保障。

另一方面，充實專業知識內容。對于新時期的檔案管理人員而言，檔案管理工作人員除了要對專業知識有所掌握外，還要對計算機基礎知識、互聯網技術、數字化技術以及數據分析能力等有更多技能方面的要求。所以，檔案管理人員在實際的工作中，要不斷充實自己在專業層面的知識存量，豐富各項技能儲備，并且對檔案管理系統的實踐操作進行深入研究，將專業理論知識與實踐相結合，更好地解決檔案管理系統的操作問題。因此，只有對檔案管理專業方向的知識以及其他延伸方向領域的技能操作進行積累、學習，才能更好地推動檔案管理在未來實現良好的創新和發展。

4.實現檔案管理數據信息的安全管理

“互聯網+”時代是一個全新的發展時代，它不僅為檔案管理提供了先進的數據發展技術，也在發展的過程中衍生出一系列網絡數據的安全問題，所以只有進一步保證檔案信息的安全性，才能讓檔案管理工作開展得更加順利和平穩。

檔案管理中的數據信息安全對于檔案管理工作而言，非常重要。無論是傳統的紙質版檔案，還是互聯網時代的電子化檔案管理，最重要的工作就是要保證信息安全不泄露，因此，在檔案網絡化管理的過程中，一方面，要定期排查網絡安全風險，建立完善的風險評估制度，對檔案管理平臺涉及的系統、磁盤、存儲器、服務器等設備進行定期檢測，更新軟件到最新版本，同時，對系統漏洞進行查殺，建立系統防火墻，同時對文件進行定期備份存檔，這樣能有效避免網絡安全漏洞的出現；另一方面，要對檔案管理的文件信息記性加密處理，必要時可進行二次加密處理。另外，還要通過簽署技術、身份驗證以及數據加密技術，在更好地提升了文件傳輸效率的同時，也能為檢驗數據的原始性、真實性提供依據，隨著互聯網技術的不斷創新，對于身份驗證技術、防非法讀取技術以及防火墻隔離技術等都可以應用在檔案管理的過程中，進一步保證信息數據的網絡安全以及檔案電子管理平臺的系統安全。

結語

檔案管理的現代化建設工作仍處于發展中階段，很多問題的日益凸顯反映出了檔案網絡化管理的不成熟，因此，要進一步通過改善檔案管理的技術水平、樹立檔案管理的互聯網意識、建立檔案管理的電子化平臺以及培養更多復合型的檔案管理的專業人才等措施，實現檔案管理的“四個現代化”發展，借助互聯網技術的強大技術優勢，更新管理理念，這樣才能進一步推進檔案管理現代化建設的創新進程。