基于“互聯網+”的視域醫院檔案管理的思考

王 蕾，陶 丹

（1.華北理工大學附屬醫院，河北 唐山 063000；2.安徽省醫學情報研究所，安徽 合肥 230061）

1 醫院檔案管理現狀與不足

根據相關數據顯示，我國目前僅有20.2%左右的醫院有檔案管理經費預算，具有檔案管理部門的醫院占比約為58.7%，多種數據表明我國醫院普遍將重心放在了行政、科研、臨床等方面，對于檔案的管理工作過于疏忽。當前醫院檔案管理信息化進程仍處于緩慢開展的階段，我國完成檔案管理數字化、信息化的醫院占比不到70%，一些醫院的電子病歷滲透率仍處于較低水平。隨著互聯網技術在全國普及率加大，預計2022年我國電子病歷二級醫院滲透率超過60%，一級醫院超過40%，相比之下三級醫院滲透率可以達到80%以上。總而言之，醫院整體檔案管理意識薄弱，一方面會導致醫院管理效率大幅下降，造成人力、物力等資源的浪費，另一方面會對醫院的整體經濟效益帶去負面影響[1]。

2 醫院檔案管理與互聯網技術融合的必要性

長久以來醫院的檔案管理工作都采用人工、手動分類歸檔的方式，并且檔案均以紙質為載體，管理方式十分落后，龐大的紙質檔案的查找、翻閱儲存工作會耗費巨大的人力物力，檔案憑證完全喪失了其實用價值。而互聯網技術因其方便、高效、快捷的特點可以對數據進行自動化整合，因此醫院非常有必要啟動數字化檔案管理工作，通過建立電子檔案、檔案管理工作平臺或工作系統實現檔案管理的數字化，不僅可以發揮檔案憑證的最大效用，還可以提升醫院服務質量和工作效率。

3 “互聯網+”視域下醫院檔案管理特點

3.1 搜索便捷化

在“互聯網+”背景下，檔案的搜索不再完全依靠人工，通過對電子系統內部關鍵詞、姓名、身份信息的鎖定即可快速調取所需檔案，省時省力，快速便捷。

3.2 服務網絡化

醫院通過建立電子檔案、檔案管理平臺實現了將服務由線下轉向線上的可能性，不僅可以為用戶提供系統內已經儲存在云端的數據信息，還可以與醫院或醫生進行實時的溝通互動，患者可以享受更直接、豐富的服務[2]。

3.3 載體多樣化

互聯網技術的使用使得檔案信息儲存的載體打破了傳統的紙質載體易破、易丟失、不易保存的局限性。目前檔案的儲存不再只能儲存文字或圖片，完全可以依靠計算機云端儲存大量的音頻、視頻信息，完善了檔案信息的完整性，最大限度地提高檔案的利用率。

4 “互聯網+”視域下醫院檔案管理面臨的挑戰

4.1 基礎設施挑戰

在互聯網環境的大背景下，要想將互聯網技術與醫院檔案管理緊密融合將醫院檔案管理電子化、信息化，這需要多方面基礎設施予以支持。首先紙質檔案工作的錄入工作單靠人工完成不僅效率低下，而且會出錯率高，因此對錄入設備的自動化要求程度較高，此外還要求設備的分辨率要足夠高，保證檔案錄入的清晰度和準確性。其次將檔案信息錄入后，為了后續的電子檔案系統的管理、存儲、升級等一系列工作能順利進行，醫院計算機硬件和軟件也要保證質量過關。就目前醫院實際情況來看，醫院的資金多用于臨床，因此用于檔案管理工作的基礎設施明顯遠低于標準水平，導致檔案管理工作較為落后[3]。

4.2 思維意識挑戰

4.2.1 檔案管理意識

具體是指強化檔案管理工作在醫院工作中的重要性。目前最嚴重的問題是從醫院的管理人員到工作人員對檔案管理工作的意識都十分薄弱。對檔案的儲存管理、使用價值沒有清晰的認知和定位，進而導致檔案管理工作的混亂。具有檔案管理意識是將互聯網工作與醫院檔案管理工作結合的基礎，若工作人員不能及時轉換對檔案管理工作重要性的認識，那么檔案管理工作將與其他環節的工作、與整個時代的進程嚴重脫節。

4.2.2 創新意識

醫院雖然是一個傳統行業，但隨著互聯網各種新理念與技術的衍生，醫院的相關人員的創新精神和意識并沒有隨之提升。科學發展觀的核心是以人為本，也就是說醫院的各項工作都要以患者需求為中心進行開展，互聯網的普及使得人們的生活方式基本趨向于手機化，而事實證明，這為人們的生活帶來極大的便利性。因此醫院有必要利用互聯網技術對院內的檔案管理工作模式和工作形態進行創新改革[4]。

4.2.3 協調發展意識

當前醫院未能將“互聯網+”與院內的檔案管理工作融合起來的另一重要原因是醫院的協調發展意識不強。將互聯網信息技術與檔案管理工作共同發展不僅可以建起院內的電子檔案，還可以搭建醫用資源檔案共享平臺，實現醫院與醫院之間、醫生與患者之間，以及醫院與互聯網之間的緊密聯系和協調發展。

4.3 用戶需求挑戰

4.3.1 隱私安全

隨著互聯網技術的完善與進步，越來越多的個體用戶能夠利用互聯網獲取更多的信息內容，隨之而來也會有不法分子借助非法手段獲取大量個人信息進行販賣。因此一旦醫院建立電子化檔案，患者就醫等隱私性信息就面臨著一定的泄露風險，如何避免醫院電子檔案被非法訪問進行不正當利用是醫院檔案數字化過程的一大挑戰。

4.3.2 互動需求

互聯網背景下，人們通常依賴于線上解決問題，因此醫院也應運而生出了檔案管理云平臺建設、檔案管理網站的搭建等來滿足患者線上檔案信息的調取、檢索等，但在患者進行一系列的操作同時也會出現一些問題，希望能夠通過平臺得到解決，這就需要醫院額外調動人力資源負責這一方面的工作。由于患者數量大、需求多樣，因此這項工作的開展耗時耗力十分不易[5]。

4.3.3 差異性需求

醫院的檔案信息除了要包括患者的病情、個人信息、用藥信息，還要包括醫護人員、醫院工作進展、藥材和醫用設備的采購與使用；從信息形態上來看，數字化檔案信息要包含音頻、圖片、文字、視頻多種形式的檔案信息。一方面大批量的差異性需求使得醫院數字化檔案管理工作的工作量增加，另一方面醫院需要協調解決好檔案需求差異性和檔案信息供給問題。

4.3.4 專業化人才挑戰

當前醫院的檔案管理工作大多數仍處于紙質化階段的重要原因之一就是缺少具備互聯網技術和檔案管理技術復合背景的專業化人才。一方面醫院缺少互聯網技術人員搭建檔案信息管理平臺，構建檔案信息系統，使得檔案數字化進程遲遲沒有進展；另一方面院內目前檔案管理工作人員通常是醫護人員借調而來，并不具備專業的信息處理知識和檔案管理意識，因此無法對檔案進行有效管理與創新。

4.3.5 檔案管理制度挑戰

在現有的醫院檔案管理工作中，尚未形成科學規范的管理制度。在醫院的現有檔案管理部門，其對檔案儲存的分類標準、儲存形式、載體并沒有統一的規范，差異性過大，醫院內的檔案多具有分散化、多頭化的特征，比如同一患者就醫可能因為所患病癥所屬不同部門，就建立了兩份個人信息檔案，且需要來回奔波存檔取檔。雖然病狀需要不同建立檔案，但個人信息是一樣的，由于沒有對檔案進行整合管理，一方面造成醫院資源的浪費，一方面也浪費了患者的時間、精力，大大降低了醫院工作效率。

5.1 改善醫院的基礎設施

醫院檔案管理工作的數字化進程不能缺少基礎設施的支持，無論是硬件上的支持還是軟件上的支持。要想改善醫院的基礎設施，首先要得到醫院管理層人員的支持，申請資金調撥，加大對檔案管理工作的支持；其次要清楚需改善的基礎設施有哪些：硬件設施需要具備操作順暢的計算機、分辨率高的掃描儀等；軟件設施主要需要技術上的支持，即相關人員需要具備互聯網平臺搭建技術、檔案管理軟件研發技術、檔案管理系統維護和升級技術等。只有具備完善的技術設施才能從基礎上應對“互聯網+”視域下醫院檔案管理工作的挑戰。

5.2 提高醫院管理層的管理意識

醫院工作的紕漏譬如檔案管理意識不強，創新性、協調性的發展不強等問題歸根到底要回到管理層人員身上。在“互聯網+”視域下醫院檔案信息的數字化建設中，管理者起真正的領頭作用。首先，管理者要高度重視檔案管理工作的重要性，將管理目標與標準下達到每一部門單位，全面推動信息管理工作；其次，管理層要對社會時事和相關政策的出臺具有敏感性，并根據實際情況對檔案管理工作部門更改管理策略，但始終要要求相關人員學習新出臺的政策和法律法規，并制定完善的考核制度，通過這一方式讓檔案管理工作人員與時俱進，領會最新精神和最新方針，提高個人的時代意識，完善個人的創新意識，有助于醫院檔案工作的創新性發展和協調性發展。

5.3 構建智能化和個性化檔案管理平臺

對于用戶的差異化需求和互動需求，醫院需要通過依托“互聯網+”技術，尤其是智能終端設備及技術搭建并不斷完善可以滿足多樣化需求的平臺。具體來說，醫院需要先利用相關程序將不同用戶、不同形態的檔案信息進行批量、智能化分類處理并上傳到云端，之后利用移動終端作為檔案信息的載體，為用戶提供檔案信息的收集、處理、上傳、檢索等功能，醫護人員或患者只要在終端發起請求，后臺便可自動檢索并從云端下載多種形式的檔案信息，并傳送給用戶，滿足用戶的差異化需求。

另外，依托互聯網大數據技術，用戶一經在醫院檔案管理系統界面登錄便可被推送個性化的服務，針對用戶的個人需求為其匹配可能需要的科室信息、科普信息、病例案例等，使用戶可以在推送中便解決掉一部分存在的問題，節約了1對1在線預約醫生并等待回復的時間，也為醫院的醫生工作減輕負擔，提高醫護資源的合理利用率。

5.4 加強數字平臺檔案信息安全性建設

“互聯網+”視域下檔案管理工作數字化為醫院管理工作帶來機遇的同時也帶來了一定的風險，需要醫院加強對信息安全的建設。一方面，要提高用戶及醫院工作人員的安全意識，保證信息不外露。同時，針對建立起來的檔案信息管理平臺或系統附加身份認證，對檔案的查詢與使用嚴格把關。另一方面，醫院技術層面要做好加密和防護工作，通過設置防火墻對隱患進行排查和攔截，同時還要做好信息泄露的預案措施，在高效防護的同時也要做好及時補救工作，最大限度保證用戶在醫院檔案信息的安全性。

5.5 完善醫院檔案管理制度

“互聯網+”視域下雖然重點是檔案的數字化建設，但相關的管理制度仍是必不可少的。要求管理層人員要結合社會和國家的政策對檔案管理工作制定有針對性的短、中、長期目標和科學合理的管理制度并嚴格落實。比如對檔案管理平臺信息的錄入、管理和調取的權限制定嚴格的制度，對各科室檔案的整理歸檔制定嚴格的分類制度等，對沒有按照制度規范落實的情況給予該有的處罰，保證檔案管理工作的有序開展。

6 結束語

本文基于“互聯網+”的視域對醫院檔案數字化管理的特點和面臨挑戰進行了簡要分析，并針對后續工作的開展給出了優化方案。在此倡導將“互聯網+”發展成果融于醫院檔案管理工作之中，推進醫院檔案管理工作的智能化、規范化、制度化，這既可以對醫院資源進行有效整合，提高醫院工作效率，又可以最大化服務患者，做到真正的惠民利民。■