知識管理導向下如何構建醫(yī)院檔案管理體系研究

文/隋玉濤（濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院）

新形勢下，受到網(wǎng)絡信息時代的影響，醫(yī)院檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質管理模式，逐步朝向電子化、信息化、智能化等方向轉變，這一轉變需要建立完善、系統(tǒng)的檔案管理體系，有助于醫(yī)院檔案管理質量及安全性的協(xié)同提升。與此同時，醫(yī)院檔案信息資料的知識屬性、文化屬性鮮明，且檔案管理與知識管理之間關系密切[1]。因此，在構建醫(yī)院檔案管理體系過程中，有必要以知識管理為導向。總體而言，從醫(yī)院檔案管理體系的優(yōu)化構建角度考慮，本文圍繞“知識管理導向下如何構建醫(yī)院檔案管理體系”進行分析研究具有一定的價值意義。

一、知識管理與檔案管理的關聯(lián)性分析

知識管理與檔案管理之間的關系密切，在管理對象、目的、流程等方面，均具備鮮明的關聯(lián)性，具體如下：

（一）管理對象方面

對于醫(yī)院檔案管理工作，其管理對象較多，主要包括：其一，相關文件；其二，相關病理資料；其三，相關病歷資料等。在醫(yī)院的相關診療、采購以及醫(yī)療服務等活動當中，便會產(chǎn)生上述管理對象，且屬于典型的“顯性知識”[2]。透過此類知識，能夠將醫(yī)院運作、發(fā)展情況如實地反映出來。而對于知識管理來說，所管理的知識涵蓋了“顯性知識”與“隱性知識”，對于知識的外部形態(tài)來說，其存在的形式一般為“書面”形式。從中可知，檔案管理和知識管理內(nèi)涵方面存在重疊聯(lián)系，在信息化水平逐步提高的如今，醫(yī)院檔案管理對象仍具有“顯性知識”方面的屬性。

（二）管理目的方面

在檔案行業(yè)內(nèi)部，“檔案利用”為一大重點課題。對于現(xiàn)代化檔案管理來說，涵蓋了檔案服務、有效滿足用戶檔案需求等內(nèi)容，同時相關管理者與決策者還需要在合理的時機當中，將詳細的檔案資料提供出來，以此確保作出的決策具有合理性及科學性，進而使組織機構的可持續(xù)發(fā)展得到有效保證[3]。對于知識管理與現(xiàn)代檔案管理來說，在工作目的方面是一致的，均是對知識或者檔案的價值進行挖掘，然后提高知識或者檔案的利用價值。當然，從更深層次分析，知識管理和檔案管理在深度和廣度等方面也存在一定差異，需對此引起重視。

（三）管理流程方面

從檔案管理流程來看，主要涉及檔案的接收→整理→鑒定→保管→統(tǒng)計→利用。知識管理流程，主要涉及知識的產(chǎn)生→收集→儲存→加工→整理→評價→利用[3]。從兩者的管理流程對比分析可知，一致性較強。無論是檔案管理，還是知識管理，均需按照相應的流程展開工作，以此確保管理工作的規(guī)范性及科學性。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，知識管理與檔案管理之間關系密切。而從醫(yī)院檔案管理工作層面分析，現(xiàn)狀下仍存在一些較為明顯的問題，具體而言主要問題包括：

（一）檔案管理機制不夠完善

基于現(xiàn)狀來看，國內(nèi)大部分醫(yī)院在檔案管理工作開展期間，存在管理機制不夠完善的情況。比如，部分醫(yī)院對檔案管理體系建設缺乏足夠的重視，在人事檔案、醫(yī)療檔案等管理方面缺乏有針對性的機制作支撐，顯然這會影響醫(yī)院檔案管理工作的效率及質量。與此同時，安全管理也是醫(yī)院檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)，在檔案安全管理機制缺乏的情況下，則難以保證醫(yī)院檔案管理的安全性及可靠性，進而引發(fā)安全隱患問題，不利于醫(yī)院檔案管理工作整體質量效益的提升。由此可見，構建完善的醫(yī)院檔案管理機制至關重要。

（二）檔案管理信息化程度有待深化

隨著信息時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)紙質檔案管理模式已不適應現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理工作的需求，需及時加快檔案管理信息化建設。但是，從目前來看，大部分醫(yī)院在檔案管理信息化程度方面尚且有待深化[4]。一方面，部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設方面的資金投入不足，在缺少充足資金支持的情況下，便難以保證檔案信息化建設所需軟硬件設施設備的完善。另一方面，部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設方面的信息技術上較為缺乏，使檔案管理信息化的實現(xiàn)受到很大程度的制約。此外，部分檔案管理工作人員對現(xiàn)代化信息技術的掌握程度不足，使醫(yī)院檔案信息化工作難以順利、有序開展。

（三）檔案管理人員素質水平有待提升

在醫(yī)院檔案管理工作開展期間，檔案管理人員扮演著非常重要的角色，要想提升醫(yī)院檔案管理工作的質量，首先便需重視檔案管理工作人員素質水平的提升。但是，從現(xiàn)狀來看，大部分醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質水平尚且有待提升。比如，部分檔案管理工作人員未能認識到醫(yī)院檔案管理工作開展的重要性、價值作用，在檔案管理工作的積極性及責任意識不強，從而使檔案管理工作存在很多的疏漏問題，使檔案管理工作的質量及安全性難以得到有效保證。又比如，醫(yī)院方面未能針對檔案管理工作人員展開定期培訓教育，使檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平難以得到持續(xù)提升，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，使醫(yī)院檔案管理工作整體質量難以得到有效提升。

三、知識管理導向下構建醫(yī)院檔案管理體系的具體策略分析

為解決醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，需以知識管理為導向，采取有效策略，構建完善的醫(yī)院檔案管理體系。總結起來，具體策略包括：

（一）構建完善的檔案管理機制

在知識管理導向下，要想構建完善的檔案管理機制，首先要對檔案管理機制加深了解，將檔案管理機制細分為管理模式和制度，在確保檔案管理機制完善的基礎上，保障檔案管理工作能夠規(guī)范、科學的展開[5-6]。一方面，在醫(yī)院檔案管理工作開展期間，需重視完善科學的管理機制的構建，把人作為主體，充分考慮人員的地位，確保機制運行能夠具備良好的效果，使檔案管理工作的開展具備充足的源動力。在機制建設過程中，需從檔案管理人員為著手點，做好檔案管理工作人員的培訓工作，確保檔案管理人員對檔案管理工作具備全面的認識，能夠了解檔案的醫(yī)學價值，使檔案資料的采集、分析整理、存儲管理等各環(huán)節(jié)的質量均能夠得到有效保障，進而避免發(fā)生檔案信息資源丟失問題。另一方面，需針對醫(yī)院各個科室、醫(yī)療工作人員進行全方位管理，確保相關醫(yī)務工作人員能夠對檔案知識有足夠的了解，充分重視對檔案信息的挖掘和利用，使檔案資料信息的完整性得到有效保證，確保檔案管理工作具備相應的支撐。此外，還有必要優(yōu)化檔案管理人員的職能，將檔案保護作用充分發(fā)揮出來，并搜集、整合相關檔案信息。醫(yī)院發(fā)布相關檔案管理指令的基礎上，相關檔案管理工作人員需根據(jù)檔案的相關內(nèi)容，進行結構優(yōu)化方面的處理，明確檔案的具體等級，合理劃分覆蓋范圍，將檔案管理職能的作用充分發(fā)揮出來，進一步促進檔案管理質量的全面提升，并使醫(yī)院檔案管理工作體系能夠得到持續(xù)優(yōu)化和完善。當然，在人員管理層面，需構建完善的獎勵機制，針對表現(xiàn)出色的相關工作人員給予精神層面與物質層面的獎勵，以此激勵檔案管理工作人員的工作積極性。針對工作態(tài)度不夠端正，存在工作紕漏的人員，則需給予一定懲罰，以此規(guī)范約束檔案工作人員的工作行為，提高檔案工作的規(guī)范性及質量。

（二）深化檔案管理信息化建設

在網(wǎng)絡信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作逐步朝向電子化、信息化、網(wǎng)絡化等方向發(fā)展，為了與時俱進，滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的迫切需求，則有必要深化檔案管理信息化建設[7]。一方面，在醫(yī)院檔案管理工作開展期間，要想將知識導向理念融入其中，需合理使用現(xiàn)代化信息技術，并優(yōu)化計算機系統(tǒng)程序，使檔案管理信息化得到有效優(yōu)化及完善。期間，需認識到的是，以往紙質檔案管理存在的問題較多，且管理效果難以符合預期，但在融入信息化管理思想方法的基礎上，檔案信息傳閱過程便不會發(fā)生丟失的現(xiàn)象，以此使檔案管理的效率及安全性得到有效保障。并且，在合理應用信息化管理模式的基礎上，檔案管理人員操作將更加方便，能夠使信息整合、傳輸?shù)男实玫接行嵘言瓉淼臋n案信息采取微機掃描傳輸至檔案當中，通過檔案備份管理，可實現(xiàn)對不同內(nèi)容的檔案信息的合理、規(guī)范分類。另一方面，為有效保證檔案信息資料的完整性，相關工作人員在查閱檔案時，需將工作編號輸入，并登錄使用信息，記錄好檔案查閱工作人員的姓名和日期，在充分明確各項檔案管理信息的基礎上，有效避免檔案查閱錯誤問題的發(fā)生，進而促使醫(yī)院檔案管理的信息化水平的有效提升。此外，醫(yī)院在檔案管理工作開展期間，還可以適當參考圖書館管理模式，對檔案管理流程加以完善，以信息技術的支持作用為依據(jù)，對檔案管理工作進行優(yōu)化，進一步使檔案管理工作效率得到有效提升。

（三）加強檔案文化宣傳

在醫(yī)院檔案管理工作中滲透知識管理理念，有必要對醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理方式方法進行改進。需認識到的是，傳統(tǒng)管理過程當中，檔案知識內(nèi)容只是掌握在少部分人手中，且檔案知識唯有部分人可以應用，在此情況下檔案知識價值便難以有效體現(xiàn)出來，進而不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[8]。對此，需打破管理現(xiàn)狀，加強檔案文化宣傳，確保醫(yī)院各環(huán)節(jié)的工作人員均能夠積極地參與到檔案管理工作當中，通過構建良好的檔案文化氛圍，確保醫(yī)院相關工作人員能夠對檔案知識的價值有足夠的了解。當然，在對醫(yī)院檔案有足夠的了解之后，檔案資料還可以在醫(yī)院醫(yī)療工作開展期間發(fā)揮作用，相關醫(yī)務工作人員通過分析檔案資料內(nèi)容，得出相關醫(yī)學經(jīng)驗理論，使醫(yī)院醫(yī)務工作人員的專業(yè)知識水平得到有效提升。而在檔案文化建設與管理工作開展期間，則有必要為醫(yī)學工作者提供有利的條件，確保相關工作人員可以結合檔案當中的相關病例，進行病例知識學習，使相關工作人員的醫(yī)療技術水平得到有效提升。此外，還需重視檔案文化宣傳，可借助一些新興媒體進行宣傳，比如微信公眾號、微博自媒體、抖音自媒體等，使醫(yī)院工作人員認識到檔案管理工作的重視性，深挖醫(yī)院檔案信息文化知識，全面提高醫(yī)院檔案信息資源的利用價值。

（四）做好醫(yī)院知識檔案分類管理

醫(yī)院檔案的類型較多，常見的有醫(yī)療信息檔案、知識產(chǎn)權檔案、人事檔案等，檔案類型不同，價值作用也有所不同[9-10]。為保障醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性及科學性，需做好醫(yī)院知識檔案的分類管理，確保相關工作人員能夠更加方便地查閱相關檔案信息內(nèi)容，以不同人的需求，提供相對應的檔案信息，進一步促進檔案信息利用效率的提升。值得注意的是，在收集檔案信息過程中，需規(guī)范分類，通過構建完善的檔案管理體系，確保檔案管理分類工作順利、有序進行。此外，在科學分類管理醫(yī)院檔案信息資料的基礎上，提高醫(yī)院各個科室檔案資料的保存效果，進而促使知識交流具備充分有效的理論支持。

四、結語

綜上所述，檔案管理與知識管理之間關系密切，醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題較多，因此在醫(yī)院檔案管理體系構建過程中，需完善檔案管理機制，深化檔案管理信息化建設，加強檔案文化宣傳，并做好醫(yī)院知識檔案分類管理等。總之，相信從以上方面加以完善，知識管理在醫(yī)院檔案管理體系構建的作用將能夠有效展現(xiàn)出來，進一步為醫(yī)院檔案管理工作效率及質量的提升奠定堅實的基礎。