酒店財務內部控制制度的完善措施

文/李慧（石家莊亞太大酒店）

內部控制是企業為了維護資產的安全與完整，保證會計信息的真實性和準確性，以及經營管理活動的經濟性和高效性，根據相關法律法規，制定并實施相關政策的過程。內部控制是管理現代化的必然產物，是提高企業管理效率的重要手段。它是一個過程，一種手段，而不是目的本身。內部控制制度不僅僅是一項政策、一份制度手冊或表格。它與組織中的每個人都密切相關，并受人為因素的影響。國內對內部控制的研究起步較晚。大多數企業對如何建立合理配置的內部控制沒有基本的概念，對內部控制能幫助企業解決哪些問題也知之甚少，不能有效整合內外部資源。酒店業也是內部控制理念未能普及的代表性行業。現階段，國內對酒店業內部控制的研究非常有限，隨著時間和環境的推移，一些研究成果不能應用于目前的發展形勢。

一、酒店財務內部控制的必要性和重要性

我國企業內部控制和內部控制審計的企業管理思想和實踐起步較晚，尚處于發展階段。大多數企業并不重視內部控制制度的建設，有的企業已經初步建立了內部控制制度，但在實際的運行過程中，由于制度上的漏洞或執行不力，未能達到內部控制的目的[1]。同時，大多數企業并沒有采用內部控制審計等手段來評價內部控制實施的有效性。當前，我國酒店業的業務正朝著高效、規模化、集團化和現代化的方向發展，內部控制管理已成為酒店業業務發展的重要保障，而一系列內部控制制度的完善也將極大地影響酒店行業的運營。一般來說，酒店規模越大，內部控制體系的完善與否都會對其產生深遠的影響。在內部控制理論的指導下，各酒店都在探索快速發展的道路。內部管理是否嚴格，各項措施能否有效實施，是酒店經營成敗的關鍵。

二、酒店財務內部控制中存在的不足

（一）內部控制環境有待完善

控制環境是內部控制的基礎。控制環境是管理者管理組織結構不可缺少的環節，它可以反映一些部門在內部控制和公司的作用[2]。對于董事會、股東會和內部管理會議來說都是非常重要的。在充分發揮對環境的控制作用后，管理者才能有效地實施其他政策，并對實施效果進行評估。因此，大多數公司的管理者都非常重視內部控制制度的實施，并認為完善內部控制后，員工的工作積極性也會得到提高，這有利于工作管理的正常進行。企業采用的內部控制必須與當前環境相匹配。最初由許多酒店制定的內部控制實現方案一直沿用至今，但酒店業的經濟和社會環境已經發生了變化，其內部控制設計沒有根據環境的變化做出相應的調整。

（二）風險評估不到位

酒店企業的日常管理非常重要。通過內部機制的運行和與外部審計的相互配合，形成完整的風險評估體系，并根據自身評估的結果對內部控制進行一定程度的設計和調整[3]。當經營活動中存在一些風險時，管理者需要識別和判斷。能夠合理劃分風險等級，使用不同的方法處理未使用的風險，從而成功完成內部控制的目標。然而，從目前的操作結果和檢查內部控制的實際情況看，酒店管理層的風險管理不太理想，由于缺乏風險防范意識，風險防范管理機制有缺陷，公司不能及時有效地應對財務風險。

（三）會計內部控制不到位

會計活動控制是提高內部控制效果的重要環節。許多酒店在會計內部控制活動中效果不佳[4]。首先，酒店沒有完善會計準則。我國制定了會計內部控制活動的會計準則。部分酒店雖然引入了會計準則，但并未結合自身實際情況進行設計，導致其具體應用存在一些不足。其次，酒店員工崗位職責不明確。在一些酒店，存在一個人兼任多個崗位的現象，無法實現崗位職責的有效分離和各個崗位的相互制約。例如，如果財務和審查監督沒有分開，就無法實現審查的有效保證[5]。

（四）信息溝通不到位

酒店的正常運營離不開對內外部信息的獲取、分析和利用。順暢有效的信息溝通系統是酒店高效運營的重要基礎。同時，信息和溝通也貫穿于所有的控制活動中，確保風險獲取的正確性和及時性，以及處理風險的恰當性[6]。目前，很多酒店都在使用管理會計系統，該系統已經在企業內部得到推廣。通過信息處理，財務信息得到了妥善的整理和歸檔。同時，企業采用內部局域網方式，可以統一管理局域網上的信息。但在部門間的協作方面仍有不足，導致這一現象的原因是每個部門都有自己的信息管理系統，但是每個系統作為一個整體并沒有很好地協調，不能依靠單個部門或系統的力量來彌補整體合作的不足。

（五）控制監督不夠規范

建立完善的內部監督機制是提高內部控制效率的重要保障。酒店內部監督機制缺失是影響內控效率提升的重要原因。首先，審計理念存在一些缺陷。一些酒店主要依靠傳統的審計形式進行審計，以崗位審計為主。然而，在金融業高速發展的模式下，事后審計已無法滿足酒店的審計需求。其次，審計部門缺乏獨立性。我國政府規定，審計機構需要保證獨立性。但是，一些酒店審計機構仍然由財務人員負責管理，無法保證其獨立性[7]。審計師的薪酬和晉升條件由總裁管理。在這種情況下，審計部門無法保證其獨立運作，這將直接影響審計部門的獨立性。最后，審計師專業素質的缺失也是影響內部控制效果的重要因素。這主要是由于審計人員缺乏準入資格，有的內部審計師是由財務部門的經理選拔出來的，職業素質存在明顯不足。

三、酒店財務內部控制制度的完善措施

（一）改善和優化控制環境

控制環境是管理者管理組織結構不可缺少的環節。應從以下幾個方面進行改進：一是完善組織結構，明確權責分配。根據酒店的實際情況，酒店設立了人力資源管理部、審計部、客房管理部、證券交易部、市場部和組織管理部，各部門職責分工明確，能起到制約作用[8]。通過加強內部控制制度的管理，管理者可以確保各級職責明確，董事會的決定得到正確執行。這樣，將建立一個完整的、系統的控制結構。二是注重內部控制制度的建設。為了進一步提高管理水平，有必要提高風險評估，根據法律、法規，結合自身發展特點，制定一套相對完善的內部規章制度。這一制度應該貫穿于業務涉及的每一個流程，確保每一個環節都不被忽視，這樣管理者做出的決策才合理有效，才能得到有效的執行。這些措施也可以幫助酒店管理者盡快實現內部控制的目標。

（二）加大風險評估力度

第一，建立操作風險預警機制和控制保障機制。建立重大風險預警機制，將損失降到最低，是對公司經營風險的有效解決和防范。酒店最高權力機構組織董事會負責風險管理，各部門實施的風險管理由酒店管理層組織實施。酒店應實行集中管理、分級負責、及時應對。根據風險導向，酒店應該確定高風險區域在哪里，需要重點關注。有效防范風險的手段是通過風險預警機制。第二，建立行政權保障機制。對于發現的內部控制缺陷，酒店應根據具體情況制定有針對性的整改措施。存在內控缺陷的相關部門應嚴格接受存在的問題，并盡快加以改進。根據酒店產業結構調整、戰略發展需要、經營范圍、經營規模、風險承受能力和競爭狀況，進一步完善內部控制。繼續加強對內部控制實施過程中的評價、整改措施和檢查的管理。

（三）強化會計內部控制及審計機制建立

會計內部控制活動直接影響內部控制的執行。酒店會計存在內部控制活動效果不佳的問題。有必要改進內部控制活動的管理。一是完善會計準則。酒店需要按照國家規定完善符合自身發展的會計準則，按照國家《會計法》《財務會計報告條例》等法律法規建設自己的會計準則。二是明確崗位職責。酒店應實現崗位分工，要求會計與出納分工，避免出納行使會計職責；會計與審計的職責分離；分離開票人員和審核人員的職責；要求區分保管和使用印章人員的職責。在多個職責分離的情況下，可以明確每個崗位的職責。此外，酒店需加強對文件、資金、會計憑證等項目的管理，要求工作人員嚴格看管，注意交接登記，杜絕欺詐行為。三是要建立完善的檢驗制度。加強對會計檢查結果的深入分析。發現問題時，要深入分析問題原因，制定有針對性的整改建議，規避風險。同時，建立循環整改機制。各項整改指標落實后，巡視部門要進一步循環整改，提高整改落實情況，達到規避內控風險的目的。另外，還要注意加強監督審查機制建設。

（四）做好信息溝通

酒店管理者要想完成內部控制的系統化和自動化，首先必須使內部控制更加科學、高效，還要與自身的信息系統相匹配，加強自身配置，就顯得尤為重要。酒店完整的信息管理系統包括客人消費、消費金額、賬數等功能，酒店管理者應確保這些情況被完整記錄。還有幾點需要注意。首先，員工應特別重視信息技術架構，使其更適合酒店的管理和業務目標。只有這樣，才能充分發揮約束和管理的作用，讓員工積極開展業務，充分發揮內部控制的作用。同時，在操作中應遵循相應的法律法規，確保業務的規范化；二是酒店高層管理者應加強自身管理，積極參與信息管理系統的工作；三是信息系統的建設與維護尤為重要。管理者要做好信息的保管工作，保證網絡安全，提高信息的安全性，防止信息泄露和信息損壞。在內部信息溝通方面，可采用“提交審批文件夾”的方式，經由財務信息管理系統就相關審批項目，提供專項文件夾，囊括項目相關信息資料，確保信息的及時交流和傳遞，包括信息傳遞、信息處理、有效性驗證、信息反饋管理等一系列工作流程；在對外信息溝通方面，酒店要制定并嚴格執行信息披露管理措施和投資者關系管理措施，確保信息披露的及時性、準確性和完整性；加強與投資伙伴的關系管理，確保順暢溝通，樹立在資本市場的良好形象。

（五）強化控制與監督

通過對日常行為的管理和內外部監督，可以建立相對完善的風險評估機制，將風險“扼殺在搖籃里”。管理者還可以根據自身水平適當調整經營計劃，盡可能規避風險，判斷內部和外部風險，有助于盡快完成內控目標。公司監事會可以為公司內部的高級管理人員提供服務，同時提出他們應盡的責任。監事會應發揮監督作用。其決定了內部控制能否有效實施。公司有自己的監控系統，可以內部建立。同時，酒店還應該有內部審計機制，這可以保證內部控制制度的完善。在日常生活中，酒店各職能部門及下屬單位需要采取“專項檢查”的形式，重點檢查財務工作、重點項目和風險評估。每年年底，對內控工作進行總結。酒店應確保內部審計的獨立性。為保證審計的獨立性，酒店需要加強權限建設，收集審計發現的問題，根據實際情況建立審計部門的責任機制，將內部審計引入垂直管理機制，明確董事會的獨立管理職能，確保審計機構的獨立性。此外，提高監督檢查人員的綜合素質。在審計員招聘中，應建立招聘制度，實現持證上崗。在內部審計工作中，應在繼續教育的基礎上，對員工進行專業培訓，提高綜合能力。同時，要加強對審核員的實踐指導，結合酒店行業的具體情況進行教育，以達到最佳的教育效果，提升財務監督管理工作水平。

四、結論

目前，我國酒店已經基本建立了內部控制體系，并制定了相關的書面規定，但還不完善，存在著許多問題，如內部控制環境有待改善、職權矛盾嚴重、員工素質有待提高、培訓內容不夠多樣化；風險管理的缺失，風險管理部門的空白，管理人員風險意識淡薄；某些控制活動失敗；信息和溝通障礙；監督管理滯后。因此，許多內部控制制度流于形式，發揮不了完整的作用。這些問題的存在使得內部控制體系無法進一步發揮職能作用，不利于酒店的管理，對酒店未來的發展產生不利影響。針對酒店內部控制存在的問題，本文從內部控制環境、風險管理建設、會計內部控制和監督等方面，通過整個內部控制的五個要素，提出酒店內部控制的優化策略。