高校辦公室管理現狀及改善措施

李靖

（西安電子科技大學通信工程學院，陜西西安 710000）

近年來，隨著高校教育體制改革的不斷推進，高等院校不斷大規模擴招，高校辦學規模不斷增大，高等教育也從精英化教育轉向大眾化教育新局面，在此背景下高校教學和日常管理環節相較于傳統高等教育管理都發生了很大的變化。高校辦公室作為高校管理中的核心組成機構，在保證高校改革創新和穩定發展過程中扮演著至關重要的角色，高校辦公室管理作為管理學的重點實踐內容，特別是在當前教育體制改革背景下，完善和創新高校辦公室管理對于高校教學工作順利開展具有非常重要的實踐意義[1]。

一、高校辦公室管理在高校管理中的地位和作用

高校辦公室的管理是高校辦公室工作人員協助校領導班子處理教學、科研、日常事務，協調上、下級關系等事務的決策、執行、控制、反饋的活動過程。與傳統辦公室管理相比，高校辦公室管理一方面具備傳統辦公室管理過程中存在的諸多共同點和問題點，另一方面，結合高校教育事務特點，高校辦公室管理還具備其本身的特性。

高校作為人才培養的重要基地，是國家改革發展過程中重點關注的對象，順應國家改革發展的號召，培養符合社會和時代發展需要的高質量高素質人才，是高校教育和管理的核心目標。高校管理事務繁雜，包含了高校教學、科研、教師學生日常事務、教師學生定期培訓等方方面面，此外，高校管理還需要實時關注國家教育改革發展規劃和要求，及時完善和創新改革發展路線。總體來說，高校辦公室的工作任務較為復雜，具體來說有以下幾個方面：第一，高校辦公室作為高校各項事務的辦公窗口，是傳達上級教育工作管理精神、處理高校政策制度文件、管理高校教育教學事務的重要窗口，通過日常上情下達和下情上傳相關工作任務，實現聯系學校部門與高校師生的重要橋梁，因此，管理服務是辦公室工作的重要組成部分。第二，高校作為一個重要的教育教學機構，其內部部門組成復雜，當前高校體制改革強化對高校各項事務的監督和管理，實現高等院校教育教學的科學管理，在此過程中，高校辦公室要圍繞學校工作重心，通過對學校研政工作進行督辦、督促和督察，進而做到重點工作任務和決策的貫徹落實和保質保量，實現高校管理過程的客觀全面和高效，因此，行政監管職能是高校辦公室管理工作的重點之一。第三、高校辦公室作為聯系高校領導、學校各個職能部門和廣大師生群體的橋梁與紐帶，需要全面思考、籌劃和處理高校改革發展大局和高校日常教育教學中存在諸多問題和矛盾，作為高校管理中的重要參謀，對高校發展中遇到的難點問題，能夠及時掌握和發現，緊跟時事，通過敏銳的政治觀察力和思想覺悟，對高校管理過程中遇到的各種問題提出對策性建議和方法，此外，具備預見性和超前性，通過深入分析高校管理中存在的現象，分析其內部的漏洞，主動介入，防患于未然，解決高校管理中存在的傾向性問題，對實現高校教育教學事務協調穩定起到至關重要的作用[2]。

二、高校辦公室管理現狀及問題

高校辦公室作為高校科研教學和高校管理的重要樞紐，其職能應用非常復雜，特別是在當前教育體制改革日漸深入的背景下，高校的改革發展和教育教學改革事業對高校辦公室管理的依賴越來越多，對高校辦公室管理水平的要求越來越高，進而使得許多高校辦公室管理過程中出現的問題不斷浮出水面，成為高校發展的絆腳石。

（一）管理制度缺失，工作機制不夠細化

管理制度是行政管理關鍵組成部分，俗話說“無規矩不成方圓”，規范制度是維護高校辦公室管理任務開展和提高高校辦公室管理效率的基本保障。管理制度的不完善將會對辦公室日常管理工作帶來諸多不便，特別是在職責劃分、任務分工、績效考核等方面，管理制度的缺失將導致部門職責劃分模糊，任務分工和績效考核混亂，進而在處理高校辦公事務過程中，部門間或人員間會存在相互推諉拖沓的問題，不利于高校教育管理任務及指示的實施，進而影響到高校管理的正常運行。當前，高校辦公室管理制度缺失的問題主要表現在：高校辦公室職能劃分粗糙，辦公室部門人員角色定位混亂，在實際工作中，高校辦公室工作往往處于被動狀態，突出表現在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達任務、靠行政命令指導工作和處理問題，工作的計劃性和針對性不強，“忙亂”現象十分突出，在具體工作中辦公室管理不到位的現象時有發生，甚至偶爾出現工作失誤。

（二）管理觀念陳舊，辦公室管理模式固化

管理觀念作為行政管理的處事模式，是高校辦公室管理的靈魂。特別是在高等教育體制改革不斷深化的背景下，各個高等院校辦學層次不斷豐富、教育宗旨不斷深化、科研管理不斷創新優化，對高校辦公室管理工作帶來了諸多挑戰，這就需要高校辦公室及時更新管理觀念和思路，以適應高校教育體制改革的需求。但是當前在高校辦公室管理過程中，經驗為主、上者為大、老者為尊的現象依然存在，高校辦公室部門組成具有明顯官僚氣息，在處理高校管理事務時，往往以經驗為重，缺乏對具體問題的實地調研和全方面綜合考量，在具體的管理工作任務中管理觀念陳舊，管理思維還是保持在原有的思維模式上，進而使得高校辦公室管理在高校教育體制改革浪潮中舉步維艱。

（三）專業水平低下，管理服務質量不佳

專業管理能力作為高校辦公室管理的基礎，高水平的管理水平是高校高水平管理的基本保證，但是當前高校辦公室管理專業水平低下，管理服務質量不佳的現狀依然存在。隨著計算機信息技術的發展，基于信息技術的OA辦公自動化系統在各行各業中得以廣泛地應用，對提升辦公自動化水平和效率具有積極的作用[3]。近年來，高校也積極引進先進的OA辦公自動化系統來提升高校辦公室的自動化水平，但是當前高校辦公室管理系統自動化程度低的情況依然存在，進而導致高校辦公管理整體效率的低下，主要表現在以下兩個方面：一方面近年來雖然高校已經實行了OA辦公自動化系統，但是整個系統的模塊組成不足，特別是教育體制改革日新月異，辦公室管理任務和方向越來越多，系統很難及時更新導入，因此許多職能和任務仍需要采取傳統的辦公管理方式；另一方面，許多辦公管理系統雖然應用多年，但是許多任課老師，特別是年紀較大的老師，對信息技術的接納程度不足，對辦公自動化系統的使用熟練度不足，進而影響了OA辦公自動化系統自動化程度的發揮。

（四）高校辦公室管理人員水平欠佳，人才隊伍建設落后

當前新形勢下高校辦公職能發生著從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變，高校辦公室作為學校的中樞部門，在高校管理的決策參謀、高校教學的監督管理、科研工作的輔助調研等工作中扮演著越來越重要的角色，因此對人才的需求越來越急迫，但是當前高校辦公室人才短缺的現象仍然十分明顯，導致許多重要職能缺失。一方面來說，高校辦公室管理人員整體素質良莠不齊的現象依然存在，許多高校辦公室工作人員是從機關干部、輔導員、教師、教輔隊伍選調，或者留用本校畢業生，多數半路出家，缺乏專業訓練，基礎條件的先天不足經常被忽視，他們專業化水平低、管理意識缺乏、管理質量低下，缺乏對自身管理工作的認識，管理服務觀念不強，在思想、業務各方面與高校管理的需要還有很大的距離。另一方面，高校辦公室管理在人才儲備方面也存在一定問題，受制于辦公室管理任務繁重、薪資待遇差等問題，許多高校在辦公室管理人才引進中遇到諸多問題，導致人才儲備不足，進而導致辦公室管理思想和觀念較為落后，很難趕上新時代發展需求。

三、改善高校辦公室管理的措施

（一）完善管理制度，細化工作機制

健全的管理制度是高校辦公室管理的基本理論支持和保障，對制約管理人員行為，提升辦公室管理標準和高校管理水平有著非常重要的作用。首先，完善高校辦公室管理制度，需要制度管理人員對高校管理詳細工作流程進行列舉，對工作流程中各個環節的職能需求和要求進行細化分析，對辦公室工作要按性質合理分工，各司其職，責任到人，精誠協作，形成精干、高效、創新、團結的戰斗團隊，進而對高校辦公室管理人員的職能進行明確分工，保證任務分工的公平合理；其次，完善高校辦公室管理制度，還需要對高校辦公室管理人員的量化考核進行精細化管理，對不同職能工作人員的工作任務進行量化，并針對不同的環節內容進行細化，制定不同的考核目標，強化管理人員的責任意識；最后，完善高校辦公室管理制度，還需要對辦公室管理人員的服務質量評級進行規范化，高校師生可通過高校辦公信息系統定期對管理人員的服務質量進行評價，針對出現的服務態度惡劣、服務質量不佳等情況，高校辦公室應積極接納整改，對相關人員進行教育培訓，針對服務質量優秀的人員應給予獎勵和支持，進而全面提高辦公室管理整體服務水平[4]。

（二）創新管理理念，優化管理模式

優化管理模式、創新管理觀念是當前高等教育體制深化改革的基本需求。首先，高校辦公室管理部門應該強化政治思想觀念，及時了解教育改革時事，深入學習和貫徹國家教育方針政策，將國家教育體制改革精神融入到高校教育生活中，結合高校自身特色和教育特點，制定合理的教育改革規劃；其次，創新管理模式還應該強化高校辦公室部門的全局意識，在處理教育教學和科研工作中存在的問題時，能夠顧全大局，全面緩解和解決遇到的問題，在深化教育體制改革精神時，能夠積極聽取高校各組織部門和參與者的意見和建議，制定出最合理最優化的方針政策。此外高校改革管理是一個復雜的系統，這就需要高校辦公室具備全局意識，能夠結合高校教育教學現狀和高校定位，通過與兄弟院校進行積極調研，提出全面、具體、公平的方案措施，進而推動高校教育改革進展。最后，在辦公室管理過程中，應摒棄傳統經驗主義思想，積極接納創新型思維方法，審時度勢，對管理模式進行優化創新[5]。高校辦公室還應該強化創新意識，結合高校教育體制改革方針政策，不斷完善和升級高校OA辦公自動化系統，全面推進高校管理線上管理工作，還需要針對特殊人群開展教育培訓工作，從根本出發，積極推動OA辦公自動化系統在全校全員的推廣和應用，提升高校辦公室管理自動化水平。

（三）強化專業水準，提升管理質量

強化專業水準是提升高校辦公室管理質量的基本保證，強化人才建設，積極推進高校管理人才儲備，對于保持高校辦公室管理高效動力有著非常重要的作用。首先，高校辦公室管理人員應該樹立以人為本的管理思想，摒棄傳統居高臨下的官僚氣息，熱情耐心辦事，全心全意為師生服務，而且還要加強思想道德素質建設，不搞人情世故，不拉幫結派，求真務實，愛崗敬業，提升高校管理專業化能力和水平，在高校管理中樹立良好的校園形象；其次，在當前知識爆炸的背景下，每個辦公室管理者都應該培養終身學習的觀念，不僅要強化整理理論素質，通過不斷強化基礎理論知識的學習，對教育體制改革方針政策有著更為深刻和全面的理解，而且要提高學歷層次，全面廣泛學習文化基礎，豐富高層次、多方位的知識儲備，對高校管理本職工作進行深入理解，對高校發展方向和教育教學情況有著深入探究，在遇到問題時能夠有的放矢，提升自身整體素質，對提升高校管理意義重大；在高校辦公室管理過程中，管理者也應該積極學習和引進先進的技術手段和方法，不斷豐富和完善自動化辦公系統，通過對特定人員開設具有針對性的教學培訓，提高辦公室自動化系統在全校的普及和應用，對實現智慧型校園意義重大；最后，高校辦公室管理部門也應該通過改善管理辦公環境，提高管理者薪資待遇和生活水平，制定多種人才引進政策，廣納人才，吸引年輕管理者的參與，不斷優化和創新高校辦公室管理層次[6]。

四、結論

高校辦公室作為高校中聯系高校領導、學校各個職能部門和廣大師生群體的橋梁與紐帶，對實現高校教育教學事務協調穩定至關重要。在當前深化高等教育體制改革背景下，提升高校辦公室管理水平對提升高校整體管理水平至關重要。為此，高校辦公室需要對管理制度進行細化和完善，對管理觀念進行優化和創新，對專業技能進行強化和監督，進而提高高校辦公室管理水平。