大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理探討

陳麗霞

（濰坊市生態(tài)環(huán)境局臨朐分局，山東濰坊 262600）

0.引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理理念、方式已經(jīng)無法滿足行政事業(yè)單位的實(shí)際需求，需要將現(xiàn)代化技術(shù)引入其中，打造檔案信息化管理體系。電子檔案可以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，直接錄入數(shù)據(jù)庫中，解決以往檔案管理中占地面積過大、查找不方便、資料丟失等問題，還有助于緩解檔案管理人員的工作壓力。因此，對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理進(jìn)行分析具有重要意義。

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理的意義與必要性

1.1 有助于解決行政事業(yè)單位管理的實(shí)際問題

從行政事業(yè)單位組建運(yùn)行開始，就會(huì)形成相應(yīng)的檔案資料，包含的范圍非常廣，比如人事檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、歷史檔案、綜合檔案等，涵蓋了職工資料、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、制度體系、工作底稿等各方面信息，而且會(huì)隨著行政事業(yè)單位的發(fā)展而不斷擴(kuò)充并更新。檔案資料對(duì)單位來說十分重要，尤其是可以為領(lǐng)導(dǎo)干部制訂關(guān)鍵決策提供可靠的數(shù)據(jù)以及資料參考[1]。比如在制訂人力資源管理制度、確定財(cái)務(wù)體系時(shí)，可作為決策制訂的參考依據(jù)。通過檔案的信息化管理、電子化管理可全面提升行政事業(yè)單位檔案利用率，推動(dòng)其穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

1.2 有助于解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的各方面問題

目前，依然有少部分行政事業(yè)單位在檔案管理方面采用傳統(tǒng)方式，運(yùn)用大量紙質(zhì)資料來儲(chǔ)存信息。這種方式不僅會(huì)占用較大的管理面積，還會(huì)影響工作效率，導(dǎo)致很多工作無法順利進(jìn)行。比如，檔案目錄不夠精細(xì)，在調(diào)閱過程中只憑借工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，影響工作效率。一般來說，大部分檔案資料會(huì)集中放置在某一處，當(dāng)其他地區(qū)單位需要調(diào)用時(shí)，檔案借閱非常麻煩，來回于兩地之間的路程需要耗費(fèi)一定成本，而且檔案資料的申請(qǐng)、報(bào)批也要花費(fèi)時(shí)間，嚴(yán)重影響檔案利用效率。而且紙質(zhì)資料對(duì)存放環(huán)境有著較高要求，當(dāng)遇到梅雨季節(jié)時(shí)很容易受潮，平時(shí)還要好防火、防盜等工作，十分不便[2]。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，有必要充分發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，打造檔案信息化管理系統(tǒng)，在原有工作理念、方式方法的基礎(chǔ)上予以創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)工作中存在的各方面問題。

1.3 時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

當(dāng)前，云計(jì)算、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代的到來，為行政事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開展提供了技術(shù)保障。首先，從工作內(nèi)容來看，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用能夠大幅度提升工作效率與檔案管理水平。隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案信息也要隨之更新，計(jì)算機(jī)具有實(shí)時(shí)更新的功能，解決了紙質(zhì)檔案管理方面存在的局限性，而且信息準(zhǔn)確性大大提升。其次，從成本費(fèi)用來看，傳統(tǒng)檔案管理中會(huì)使用到大量的紙質(zhì)文件，比如原始憑證、記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等，目前都可以通過電子檔案進(jìn)行采集和儲(chǔ)存，減少了紙張浪費(fèi)，有助于實(shí)現(xiàn)環(huán)保目標(biāo)。最后，通過掃描可以直接將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資料，既提升了工作效率，也避免了紙質(zhì)檔案管理中可能出現(xiàn)的各種失誤或文件損壞[3]。值得注意的是，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理并非對(duì)立的，可以互為補(bǔ)充，比如可將機(jī)密文件進(jìn)行多次網(wǎng)絡(luò)備份，避免丟失的同時(shí)，還可免受自然環(huán)境的影響，而且信息化管理系統(tǒng)中，可以為不同部門、不同人員設(shè)置訪問權(quán)限，或是設(shè)計(jì)密碼，保證電子檔案不會(huì)外泄，同時(shí)為使用者提供信息服務(wù)，十分高效。

2.行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 缺乏保密意識(shí)

行政事業(yè)單位電子檔案管理是以互聯(lián)網(wǎng)、信息化技術(shù)作為重要基礎(chǔ)的，現(xiàn)代化技術(shù)為檔案資料管理、儲(chǔ)存、共享、借閱等提供了極大便利。但是，網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，具有很強(qiáng)的開放性，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在漏洞時(shí)，會(huì)給檔案電子化管理帶來極大風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）要將檔案室的溫度、濕度控制在適宜水平，同時(shí)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)干擾，否則對(duì)電子檔案的長(zhǎng)久保存十分不利。（2）如果檔案管理人員沒有掌握正確的工作方式，不當(dāng)使用、不法利用檔案資料，也會(huì)增加風(fēng)險(xiǎn)。（3）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身就具有較大漏洞，黑客和病毒會(huì)侵入到系統(tǒng)中，造成行政事業(yè)單位機(jī)密文件泄露。（4）檔案管理人員自身工作失誤，同樣也會(huì)引起工作風(fēng)險(xiǎn)，比如信息安全和保密意識(shí)不足，沒有按照規(guī)定來處理電子文件檔案，資料收集、存放、歸檔、整理等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控不到位，沒有根據(jù)檔案的機(jī)密等級(jí)來設(shè)置訪問權(quán)限[4]；或是在日常管理中人為失誤，對(duì)資料進(jìn)行了修改或誤刪。部分人員工作態(tài)度隨意，缺乏職業(yè)道德，通過泄露或出賣行政事業(yè)單位機(jī)密文件來獲取個(gè)人利益，存在著嚴(yán)重的違規(guī)違法行為，對(duì)單位檔案管理工作帶來了不可估量的損失。

2.2 沒有形成完善的管理體系

很多行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作本身并不重視，認(rèn)為只是一項(xiàng)非必要的后勤工作，沒有突出其地位，也沒有通過信息化平臺(tái)對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善。這樣除了會(huì)影響檔案管理工作效率之外，還會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失、數(shù)據(jù)誤差等問題，而且由于沒有制度體系的約束，無法對(duì)檔案管理人員起到有效引導(dǎo)，違規(guī)操作頻繁出現(xiàn)。部分人員在崗位上難以嚴(yán)格要求自己，對(duì)待工作并不認(rèn)真細(xì)致，容易省略部分關(guān)鍵步驟，比如對(duì)歸檔整理工作不到位，大大降低了現(xiàn)階段自身的檔案管理水平。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

很多行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重視程度并不高，也正是因?yàn)槿绱?，檔案管理人員工作態(tài)度比較懶散，得過且過，不注重提升個(gè)人能力和專業(yè)素質(zhì)。部分人員并未接受過專業(yè)技能培訓(xùn)，文化素養(yǎng)、綜合能力有待提升，無法靈活運(yùn)用檔案管理知識(shí)來解決實(shí)際問題。剛進(jìn)入到崗位的工作人員，并不熟悉檔案管理流程，對(duì)電子檔案管理認(rèn)識(shí)不全面，工作積極性不高，無法主動(dòng)了解行業(yè)準(zhǔn)則和制度政策。部分人員思想觀念保守，無法隨著時(shí)代發(fā)展而不斷更新自身工作方法和思想觀念，思想定力不強(qiáng)，面對(duì)利益誘惑時(shí)容易迷失自我，泄露行政事業(yè)單位的關(guān)鍵機(jī)密，容易出現(xiàn)違法亂紀(jì)、貪污腐敗的問題。

2.4 檔案開發(fā)存在的問題

雖然目前很多行政事業(yè)單位已經(jīng)將現(xiàn)代化技術(shù)和檔案管理進(jìn)行了結(jié)合，但是由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身的開放性比較強(qiáng)，在整理、利用、開發(fā)、借閱、共享等各方面都容易受到黑客和病毒攻擊，會(huì)讓重要檔案信息泄露或丟失，對(duì)行政事業(yè)單位的發(fā)展帶來影響。就目前來看，我國檔案電子化管理水平還有待提升，信息化管理還有待加強(qiáng)，在檔案工作中會(huì)消耗大量人力和物力資源，資料整體的使用率比較低下，難以為真正有需要的個(gè)人和單位提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

3.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理對(duì)策

3.1 增強(qiáng)信息電子化意識(shí)

很多行政事業(yè)單位檔案電子化管理工作開展并不順利的主要原因，在于領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)此重視程度不高，而且缺乏必要的人力資源保障，檔案管理人員工作態(tài)度隨意，十分懶散，同時(shí)也缺乏必要的財(cái)政支持和保障。很多行政事業(yè)單位沒有建立完善的電子檔案，還有部分單位工作模式十分落后，依然停留在紙質(zhì)管理方面，信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。為了解決這一問題，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部要充分發(fā)揮模范帶頭作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，意識(shí)到檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性，增強(qiáng)信息化意識(shí)與能力，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，推動(dòng)檔案管理朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展[5]；可以和當(dāng)?shù)刎?cái)政部門建立合作關(guān)系，加大資金投入力度，從制度、經(jīng)費(fèi)、硬件設(shè)備、管理團(tuán)隊(duì)等各方面加大支持力度；與此同時(shí)，大力開展信息化建設(shè)，完善電子檔案管理工作體系，明確劃分各部門職責(zé)和具體工作內(nèi)容，將上級(jí)部門下發(fā)的工作任務(wù)層層落實(shí)到位，還可完善獎(jiǎng)懲制度、績(jī)效考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性和主動(dòng)性。

3.2 提升電子檔案的安全性

在行政事業(yè)單位電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管控方面，要建立健全的安全管理制度體系，同時(shí)加大對(duì)保密制度的宣傳力度，讓所有崗位人員都意識(shí)到保密和風(fēng)險(xiǎn)管控的重要性與必要性。同時(shí)還要完善配套制度體系建設(shè)，包括風(fēng)險(xiǎn)管理體制、災(zāi)害管理體制、安全責(zé)任體制、防控技術(shù)體制等，明確劃分各部門職責(zé)和具體工作內(nèi)容，細(xì)化檔案管理工作流程，打造科學(xué)可行的電子檔案安全管控體系，這是提升電子檔案管理水平的關(guān)鍵。完善的制度體系能夠?yàn)闄n案管理工作的順利開展起到約束和引導(dǎo)作用，在制度體系中，要涵蓋人員管理、設(shè)備管理等各方面內(nèi)容。定期組織工作會(huì)議，全面強(qiáng)化行政事業(yè)單位電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)與能力，加大資金、人才和技術(shù)投入力度，升級(jí)硬件建設(shè)?？稍趩挝恢性O(shè)置專門的場(chǎng)地、標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)施設(shè)備以及軟件系統(tǒng)，做好“五防”工作，即防火、防盜、防銹蝕、防潮濕、防高溫。還要在信息化管理系統(tǒng)中配置高性能的服務(wù)器核心交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存系統(tǒng)，對(duì)關(guān)鍵資料信息予以備份，安裝防火墻、殺毒軟件，配置高性能的安全系統(tǒng)[6]。并且隨著檔案工作的持續(xù)開展，以及行政事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)硬件、軟件不斷進(jìn)行升級(jí)，讓系統(tǒng)始終保持高效、安全、穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)。

3.3 提升工作人員素質(zhì)與技能

行政事業(yè)單位檔案管理工作本身就具有一定的復(fù)雜性，主要是因?yàn)闄n案資料類型非常多樣，而且信息體量大，隨著各項(xiàng)工作以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，檔案信息也處于不斷更新和完善中，尤其是在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力也提出了更高要求。對(duì)于新時(shí)代的電子檔案管理人員，除了要具備檔案專業(yè)知識(shí)、保密意識(shí)以及職業(yè)道德之外，更要具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，靈活運(yùn)用軟件、硬件設(shè)備，為檔案管理的順利開展助力。行政事業(yè)單位可提升人員聘用門檻，擇優(yōu)錄取工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力突出的復(fù)合型人才，注重人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)；要定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)有能力的管理型人才、研究型人才以及操作型人才，加快推動(dòng)電子檔案的信息化建設(shè)；領(lǐng)導(dǎo)干部要鼓勵(lì)職工在崗位上不斷創(chuàng)新，同時(shí)盡可能滿足其工作和生活上的各方面需求，提升職工歸屬感和認(rèn)同感，對(duì)表現(xiàn)突出的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)[7]。

3.4 轉(zhuǎn)變思想觀念

首先，對(duì)于行政事業(yè)單位工作人員而言，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理人員都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，牢牢樹立開發(fā)意識(shí)、利用意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)，建立科學(xué)的電子檔案資源共享觀念，在原有工作模式基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新?？梢詫㈦娮訖n案的開發(fā)利用作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，在收集到信息資料后，挖掘其背后蘊(yùn)含的價(jià)值，加強(qiáng)資金、軟硬件等各方面投入力度，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與服務(wù)模式，提升電子檔案利用率。其次，在傳統(tǒng)觀念中，檔案管理就是將資料儲(chǔ)存起來長(zhǎng)久保存，無法為使用人員提供高質(zhì)量服務(wù)。在新的時(shí)代背景下，要著力解決這一問題，注重信息共享、數(shù)據(jù)調(diào)查、資料查詢、文件復(fù)制、數(shù)據(jù)恢復(fù)等一些利用版塊，可在信息化系統(tǒng)中設(shè)置檢索功能，通過輸入關(guān)鍵詞或檔案編號(hào)就能第一時(shí)間了解到資料信息。要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，將電子檔案服務(wù)水平提升到更高的層次[8]。比如可打造行政事業(yè)單位內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中心或數(shù)據(jù)庫，將財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、后勤檔案、人力資源檔案等分類上傳，通過文字、圖片、音頻、視頻等予以展現(xiàn)，為使用人員提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

4.結(jié)語

當(dāng)前，信息技術(shù)在各行業(yè)都發(fā)揮著重要作用，有助于推動(dòng)傳統(tǒng)行業(yè)與產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新突破。對(duì)行政事業(yè)單位而言，檔案管理是其重點(diǎn)工作內(nèi)容，要加強(qiáng)和現(xiàn)代化技術(shù)的融合。電子檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而且十分復(fù)雜的工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，有關(guān)單位要加大資金、人才投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，將風(fēng)險(xiǎn)防范和檔案開發(fā)利用并行；要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，充分意識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)涵性建設(shè)，更要注重提升檔案服務(wù)水平與質(zhì)量，助力行政事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。