地質檔案管理利用及信息化探討

文/師俊偉（河北省地質博物館）

地質檔案與其他的檔案資料不同，它會隨著時間的變化而逐漸增多，因此，把信息化應用到它的管理中不僅能夠充分保障其內容的安全性，還可以減少資源浪費，推動地質研究工作的發展。想要加強地質檔案的信息化管理就必須要解決其中遇到的問題，建設更為科學的程序和標準，讓地質單位的管理人員能夠根據這個標準順利地進行信息化檔案管理，實現地質信息的資源共享，為使用者提供更為精確的資料。接下來，我就將對提高地質檔案信息化管理的有效方式進行詳細的闡述。

一、地質檔案信息化建設的重要性

地質檔案在我國是比較重要的專業性內容，它包含了多方面的信息，為我國更好地進行礦產工作提供了充分的專業支持，因此，保護并整理好地質檔案資料是很有必要的。而信息化可以很好地利用網絡的優點，在提高檔案安全性的同時減輕了檔案管理人員的壓力，因此，把信息化應用到地質檔案管理中，不僅可以推動地質檔案管理工作的開展，還能進一步提高地質檔案管理工作的效率，為使用者提供便利，讓地質檔案資料得到更好的保存，防止出現資料丟失等問題。除此之外，地質檔案管理的信息化還解決了相關的地質勘察問題，使地質勘察工作在準確數據的分析下能夠進行的更加順利，展現出了地質檔案管理的高效性，社會經濟的發展也會在信息化檔案管理中得到保障。

二、目前地質檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理缺乏規范性

首先，檔案管理的不規范性是阻礙地質檔案管理平穩發展的一個重大因素，很多地質勘探單位之間交流并不多，文件沒有辦法共享，這使得檔案的流通性變差了，使用者很難在需要相關檔案內容時快速的將其找出；其次，由于地質檔案管理工作沒有固定的標準與要求，檔案管理人員在工作中只是簡單的將其整理，沒有過多的利用，因此經常出現拖延和延誤等現象，阻礙了檔案的整合。由此可見，地質勘探單位要想進一步提高地質檔案管理的效率，就必須解決其規范性較差的問題。

（二）檔案管理缺少專業人員

在地質檔案管理工作中，很多管理人員對地質相關內容都是一知半解，并不具備專業能力，因此，時常出現檔案內容錯亂或丟失文件等現象，給地質檔案管理工作造成了較大的影響；除此之外，由于缺少專業人員，地質檔案管理工作也沒辦法順利地將信息化融入其中，保障檔案的安全性。因此，為了進一步加強地質檔案的管理工作，相關單位必須采取措施來培養專業能力強的人擔任檔案的管理人員，在保證檔案內容不受影響的同時促進檔案管理工作效率的提升。

三、提高地質檔案信息化管理的有效方式

（一）進一步規范檔案管理工作

對于地質檔案管理的信息化來說，首先要做的就是讓檔案管理工作變得更具規范化，這樣才能有效防止一系列問題的發生，為信息化順利的融入地質檔案管理中提供充足的保障。國家需要根據信息化檔案管理制定相關的方案，其中應該包含管理的步驟和細節，有了這個方案，地質勘探的相關單位就可以有依據的進行檔案管理的信息化工作，并加深與其他單位之間的交流，實現資源共享，推動地質檔案信息化管理的發展。需要注意的是，國家設定的方案內容不能過于復雜，防止相關單位因不理解內容而放棄地質檔案的信息化管理，讓地質檔案信息化管理的效率降低。其次，由于地質檔案的管理是交由專門人員來負責的，因此，各單位要加強對負責人員的管理，讓他們根據要求仔細的進行檔案的整理與分類，規范他們的行為，讓檔案的安全性得到提高，避免資料丟失等問題。一般來講，使用地質檔案信息的都是各單位的技術部門，他們需要根據準確的資料來指導之后的工作，因此，規范檔案管理工作就變得異常重要了，只有地質檔案信息化管理的過程變得更加規范，技術部門的工作效果才能達到最好。由此可見，進一步規范檔案管理工作是提高地質檔案信息化管理的一個有效的方法，它不僅保證了檔案信息的準確性和安全性，還為地質勘探工作提供了幫助，實現了自身的價值。

（二）提高檔案管理人員的專業能力

促進檔案管理人員專業能力的提升，是進行地質檔案信息化管理的一個非常有效的方式。首先，地質勘探單位需要定期對檔案管理人員進行培訓，增強他們使用計算機的能力，讓他們可以根據要求對檔案進行信息化管理，防止出現因操作不熟練和不會使用網絡而降低管理效率的問題。在培訓的過程中，各單位要制定嚴格的標準，致力于讓每一名管理人員都能獲得自身能力的提高，幫助他們更好地勝任自己的工作，讓地質檔案的信息化管理得到有效的施行。其次，對于那些全身心投入到檔案管理中，并取得不錯成效的管理人員，要給予他們相應的獎勵，激發他們的工作熱情，讓他們可以更加主動地參與到地質檔案的信息化管理中，保護好檔案資料的安全性，為使用者提供便利；對于那些工作態度較差且不積極的管理人員，單位也可以通過懲罰來轉變他們的看法，使這部分管理人員可以努力學習專業知識，正確地看待地質檔案的信息化管理工作。除此之外，地質勘探單位還可以聘請一些專家來指導管理人員的工作，向他們講解有關地質檔案信息化管理的含義，并教給他們操作的方法，促使他們的專業能力得到提升，讓檔案管理的信息化擁有更好的發展機會。以上的闡述表明，提高檔案管理人員的專業能力不僅可以推動地質檔案信息化管理工作的順利開展，還可以為之后的地質勘探工作做好鋪墊。

（三）重視地質檔案的管理和利用

地質檔案是指地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的一種科技檔案，包含的種類豐富多樣，為了更好地推進地質檔案的信息化管理，各單位需要進一步加大對其管理和利用的重視程度，當地質檔案得到充分的收集以后，其整理過程中的信息化才能得以實現。首先，地質勘探單位需要做好地質資料的檢查，確認其中沒有什么差錯，檢查完以后再進行具體的驗收和登記工作，保證資料內容的安全性與準確性，合格的地質檔案要及時地按照門類區分好，便于進行信息化管理。其次，各單位還應該設立相關的管理制度，并配備一定的專業設施，以此來保護地質資料的完整性，避免地質檔案的內容受到損壞，影響到之后的地質勘探工作。除了以上的兩點以外，國家還需要發揮出自身的作用，給予地質檔案信息化管理一些資金方面的支持，讓單位內的信息管理工作能夠開展得更加順利，減輕工作人員的負擔，同時促進單位之間的交流，讓地質檔案的信息化管理可以有效促進我國社會經濟的發展。由此可見，重視地質檔案的管理和利用也是提高地質檔案信息化管理的一個方式，它可以在滿足地質勘探單位需求的基礎上規范其管理行為，讓檔案資料得到充分的利用，把信息化融入檔案管理中，改變了檔案管理方式，讓地質檔案的內容得到更好保護。

（四）增強檔案管理軟件的實用性

很多單位為了在地質檔案管理中融入信息化，會自主設計一些相關的軟件，需要注意的是，只有增強檔案管理軟件的實用性，才能真正促進檔案管理工作效率的提升，讓檔案的信息化管理得到施行。首先，地質勘探單位要考慮到計算機之間的差別，設計的軟件要能夠滿足不同計算機的需求，做到相互貫通，以此來為地質檔案管理的錄入工作提供更多的便利。其次，軟件的操作過程不能過于復雜，以免給檔案管理工作帶來不必要的麻煩，增加工作人員的負擔。除此之外，單位設計的軟件功能要足夠齊全，不能單單只包含一個項目，這樣設計軟件就沒有任何意義了，齊全的軟件功能可以加快地質檔案信息化管理的效率，讓管理人員可以根據這個軟件來進行資料的整理與分類，其整體的工作效率就會有很大的提升。檔案管理軟件中還要比較清楚的展示出操作的步驟，讓使用者可以根據指示來進行下一步工作，幫助使用者加強對于檔案資料的控制，讓檔案內容的準確性得到保障。總的來說，地質勘探單位在設計軟件時注意好它的實用性，對于提高地質檔案的信息化管理有著很大的幫助，可以讓管理人員在工作中有了更好的選擇，使檔案資料的整理變得更為方便，不僅讓地質勘探單位取得了比較好的效益，還讓信息化在檔案管理中的融入更為順利，各單位通過實用性軟件還加深了與彼此的聯系，有利于日后再次開展合作。

（五）加大對網絡信息管理安全工作的關注

要想更好地推行地質檔案的信息化管理，就必須加大對網絡信息管理安全性的關注，充分保護好檔案資源，防止因檔案的缺失而影響到后續的地質勘探工作。首先，相關單位要在計算機中設立安全防范系統，避免因黑客問題造成計算機死機，無法查閱所需的檔案資料，同時，還要設立預警系統，一旦計算機發生異常，管理人員就要及時的進行處理，防止檔案內容泄露，使地質檔案的信息化管理受到影響。其次，計算機中還應該下載殺毒安全軟件，因為計算機在長時間的運行過程中容易出現病毒，導致計算機無法正常使用，給檔案的信息化管理帶來困擾。除了以上提到的內容以外，各單位還要對管理人員進行教育，幫助他們掌握正確使用計算機進行檔案管理的方法，并讓他們明白按步驟操作的重要性，當管理人員擁有了一定的安全知識以后，再進行工作就會變得更有條理，可以避免網絡安全事故的出現，讓整個檔案管理過程更為順利。由此可見，加大對網絡信息管理安全性的關注是尤為重要的，因為檔案的信息化管理就是依據計算機來開展的，一旦計算機本身出現問題，檔案資料就會受到比較大的影響，不僅會使之后的地質勘探工作變得困難，還會讓檔案內容丟失，因此，只有充分保障了網絡的安全，地質檔案的信息化管理才能取得更好的發展。

（六）加強對檔案管理信息化建設的認識，落實基礎工作

要想更好的實行地質檔案的信息化管理，就必須加強對檔案管理信息化建設的認識，落實基礎工作。首先，相關單位要把一部分資金應用到檔案管理中，保證信息化管理的方式能夠在工作中得到推行，同時，還要對管理人員進行教育，讓管理人員能夠接受通過計算機來進行檔案管理的新方式，幫助管理人員掌握信息化檔案管理的一系列操作過程，使他們深入的認識到新型管理方式所帶來的優點，從而愿意更加主動地參與到檔案的信息化管理中。其次，地質勘探單位還要設立明確的檔案管理制度，使每一名工作人員都能嚴格按照制度來進行工作，各個部門之間也要相互溝通和配合，共同促進地質檔案的信息化管理，為日后的勘探工作提供便利。除此之外，單位還可以建立考核機制，并讓這個機制與工作人員的薪酬掛鉤，對于在檔案管理工作中做得好的人，單位可以在考核中優先考慮，而對于那些工作不認真而影響到工作效率的人，單位也可以取消其考核資格，這樣一來，地質檔案信息化管理的相關人員就能以更好的狀態來對待工作。總的來講，提高地質檔案的信息化管理就必須加強對檔案管理信息化建設的認識，把基礎工作落實好，這樣才能給信息化管理一個更好的發展空間，檔案資料的安全性與準確性才會得到保障，各個單位的工作效果才能更加明顯。

四、結束語

根據以上研究，我們可以較為清楚地認識到幾個有效提高地質檔案信息化管理的方式，通過進一步規范檔案管理工作，提高檔案管理人員的專業能力，增強檔案管理軟件的實用性，加大對網絡信息管理安全性的關注和加強對檔案管理信息化建設的認識，以及落實基礎工作這幾種方法，使地質檔案管理的信息化得到了融合，不僅安全性得到了保障，還擁有了更為便利的檔案管理方式，管理人員的能力也得到了提高，充分實現了地質檔案管理的整體進步。