信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

蘇景云

鄆城縣退役軍人事務(wù)局 山東 菏澤 274700

引言

事業(yè)單位承擔(dān)著為社會(huì)提供公共產(chǎn)品和公共服務(wù)的責(zé)任，而檔案管理工作是一項(xiàng)專門的事業(yè)，是服務(wù)社會(huì)主義建設(shè)，履行專門職能的重要表現(xiàn)。同時(shí)檔案管理也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，能為事業(yè)單位開展黨建、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想教育和綜合管理提供服務(wù)和支持。而信息技術(shù)的融入能夠提升事業(yè)單位檔案管理的智能化水平和數(shù)字化水平，有效加強(qiáng)了檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 相關(guān)概念闡述

1.1 信息技術(shù)

很多學(xué)者對(duì)信息技術(shù)的概念進(jìn)行了研究，但是由于研究視角的不同，目前還沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，一般認(rèn)為信息技術(shù)是信息和通信技術(shù)的統(tǒng)稱，是進(jìn)行信息管理和信息分析時(shí)所用到的各種技術(shù)和程序的總和。有學(xué)者認(rèn)為信息技術(shù)存在廣義和狹義兩個(gè)方面的內(nèi)涵[1]。就廣義角度而言，信息技術(shù)指的是能夠拓展人類信息功能的所有技術(shù)和程序的總和[2]。而狹義角度的信息技術(shù)指的是能夠利用各種智能終端對(duì)文字、圖像、視頻和音頻等信息資料進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工和分析的技術(shù)總和。由信息技術(shù)的概念，可以延伸至教師的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

1.2 事業(yè)單位檔案管理

事業(yè)單位指的是由國(guó)家黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的，承擔(dān)著為社會(huì)提供公共產(chǎn)品和公共服務(wù)職責(zé)的，部分經(jīng)費(fèi)由公共財(cái)政負(fù)擔(dān)的社會(huì)公共組織，如科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)、文化館、公立醫(yī)院、公立學(xué)校等。由此可見，事業(yè)單位是受政府領(lǐng)導(dǎo)的以組織或法人實(shí)體為表現(xiàn)形式的公共機(jī)構(gòu)。檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并且能夠提供各種服務(wù)的工作，具體內(nèi)容包括檔案的收集、整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案編輯和檔案的研究和利用等。檔案管理的對(duì)象是檔案，所要解決的關(guān)鍵問題是解決檔案分散、零亂、質(zhì)量低下等[3]。

首先，事業(yè)單位檔案管理具有公共性特征。事業(yè)單位同純營(yíng)利性的經(jīng)濟(jì)組織不同，它向社會(huì)提供的是公共產(chǎn)品和公共服務(wù)，而檔案管理作為事業(yè)單位的基本職能之一，涉及其職能的各個(gè)方面，比如科、教、文、衛(wèi)等[4]。因此，事業(yè)單位的檔案管理同私營(yíng)企業(yè)不同，具有很強(qiáng)的公共性。其次，服務(wù)性。事業(yè)單位的檔案作為記錄國(guó)家科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生等多方面業(yè)務(wù)的資料?；谑聵I(yè)單位為人民服務(wù)的宗旨，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很強(qiáng)的服務(wù)性。

2 將信息技術(shù)引入到事業(yè)單位檔案管理的意義

2.1 提高信息的搜集信息

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員主要通過手工的方式對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行管理，管理的效率低下，而且檔案搜集的過程中也較為煩瑣。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)能夠有效提升檔案信息搜集的效率，而且大大減少了資源浪費(fèi)的情況。檔案管理者可以將紙質(zhì)信息拷貝到移動(dòng)U盤中，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)信息的傳輸。

2.2 信息存儲(chǔ)方便

在信息技術(shù)引入之前，檔案主要通過紙質(zhì)的資料進(jìn)行存儲(chǔ)。一旦存儲(chǔ)的環(huán)境遭到破壞，檔案很容易發(fā)生損壞，進(jìn)而影響檔案的有效性。但是信息技術(shù)的發(fā)展催生出了電子檔案。管理人員可以將檔案信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)做好備份，這大大提升了檔案資料的安全性。一旦出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失的情況，就可以通過電子信息檔案發(fā)揮作用。

2.3 提升信息檢索效率

在傳統(tǒng)的管理模式中，管理人員要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢就必須根據(jù)一定的編碼，到指定的檔案室，去查詢檔案。由于檔案數(shù)量眾多，往往需要耗費(fèi)管理人員一定的時(shí)間和精力。但是在檔案信息化建設(shè)的背景下，管理人員完全可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案的查詢，比如可以在檔案管理信息系統(tǒng)上輸入關(guān)鍵詞，就可以得到指定檔案的全部信息。這種模式大大減少了檔案管理人員的數(shù)量，同時(shí)提高了信息檢索的效率和準(zhǔn)確率。

3 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在的問題

3.1 重視程度不足

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要多個(gè)部門共同發(fā)力，而從實(shí)際情況來(lái)看，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案信息化工作的重視程度不足，一方面，開展信息化管理需要建設(shè)一個(gè)能夠適應(yīng)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的檔案信息管理系統(tǒng)，這需要事業(yè)單位投入大量的人力、物力和財(cái)力，而且很難在短時(shí)間內(nèi)見效。另外一方面，檔案管理人員缺乏參與信息化工作的積極性。部分檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式。一旦引入信息技術(shù)，檔案管理人員就不得不去提高信息技術(shù)的應(yīng)用能力和學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識(shí)，這往往會(huì)引發(fā)檔案管理人員的抵觸情緒。

3.2 管理機(jī)制不健全

事業(yè)單位檔案信息化管理機(jī)制不健全主要體現(xiàn)在2個(gè)方面。一方面，很多事業(yè)單位在開展信息化工作之前，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和論證，不能夠根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)選擇合適的第三方，不能建設(shè)適宜的檔案管理信息系統(tǒng)。因此，在開展信息化建設(shè)時(shí)體現(xiàn)出很強(qiáng)的隨意性，往往出現(xiàn)后續(xù)增加經(jīng)費(fèi)、管理難度提升、無(wú)法滿足實(shí)際工作的情況，這就需要事業(yè)單位不斷進(jìn)行維護(hù)和改進(jìn)。另一方面，安全保障機(jī)制不健全。檔案信息具有機(jī)密性。所以事業(yè)單位在開展信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)該配備防線路截獲、電源保護(hù)等硬件設(shè)備。

3.3 管理模式有效性不足

事業(yè)單位檔案信息化管理模式有效性不足主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。首先，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平還比較低。實(shí)際上各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作主要依托在各個(gè)職能部門中，缺乏頂層設(shè)計(jì)和制度建設(shè)。檔案管理崗位的職責(zé)權(quán)限還不明晰，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)還不健全，這就導(dǎo)致在檔案管理的前端，各個(gè)職能部門根據(jù)自身的主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸檔。其次，檔案管理的信息化建設(shè)還不規(guī)范。在實(shí)現(xiàn)信息化以后，應(yīng)該對(duì)檔案的編碼、歸檔制度、電子信息的儲(chǔ)存制度、共享制度進(jìn)行規(guī)范，然而這項(xiàng)制度建設(shè)經(jīng)常出現(xiàn)空白。最后，事業(yè)單位檔案開發(fā)利用的針對(duì)性不足。

3.4 工作人員素質(zhì)不足

檔案事關(guān)事業(yè)單位工作人員的個(gè)人信息和與之相關(guān)的重要文件，其重要性不可忽視。而檔案管理的有效性同工作人員的素質(zhì)息息相關(guān)，其是在開展信息化建設(shè)的前提下。如果檔案管理人員不能夠具備較高水平的素質(zhì)，就無(wú)法為工作人員提供及時(shí)、細(xì)致和耐心的服務(wù)。但是在實(shí)際上，部分事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)不足。一方面，基于歷史原因部分員工缺乏過硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不深刻，不能依據(jù)嚴(yán)格的檔案管理流程開展工作。

4 完善信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用的策略

4.1 提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度

首先，有關(guān)部門應(yīng)該積極的加強(qiáng)檔案管理信息化的宣傳工作，讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅能夠?yàn)閱挝坏娜耸鹿芾硖峁┓?wù)，另外一方面，還能夠在單位內(nèi)部營(yíng)造出一種嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、求實(shí)的工作氛圍。而且開展檔案管理的信息化工作有可能會(huì)帶動(dòng)其他業(yè)務(wù)工作的信息化，從而促進(jìn)事業(yè)單位工作的全面信息化。其次，有關(guān)部門還應(yīng)該加強(qiáng)《檔案管理法》的宣傳工作，提高檔案管理人員的法律意識(shí)。最后，還應(yīng)該深刻管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，努力提高自己的思想道德水平，加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，努力提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

4.2 強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)

檔案管理信息化的建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要做好機(jī)制保障。一方面，應(yīng)該建立檔案信息化的統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)C(jī)制。事業(yè)單位可以根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及工作的需要程度，制定開展檔案信息化的規(guī)劃，如檔案信息化五年規(guī)劃等，將檔案管理信息化納入到事業(yè)單位發(fā)展的整體規(guī)劃中。事業(yè)單位的檔案管理部門還應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際，征求多方面的意見，對(duì)檔案信息化項(xiàng)目的必要性和可行性進(jìn)行論證，從而制定信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。另外一方面，應(yīng)該嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制。檔案信息化的建設(shè)應(yīng)該遵從“成本效益原則”，提高信息化規(guī)劃的科學(xué)性，做好經(jīng)費(fèi)投入和信息化成果效益的有機(jī)統(tǒng)一。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于檔案管理人員是信息化工作的直接參與者，因此，應(yīng)該著重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，當(dāng)前事業(yè)單位招聘應(yīng)該嚴(yán)格遵守“馮進(jìn)必考”的原則，絕對(duì)杜絕“人情化”的人員招錄情況。要在考試中認(rèn)真考核人員的檔案信息技術(shù)素質(zhì)。其次，針對(duì)現(xiàn)有員工，事業(yè)單位應(yīng)該完善培訓(xùn)機(jī)制。一方面，要開展對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，尤其是檔案信息化的專業(yè)知識(shí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》《山東省檔案條例》《電子文件歸檔與管理》等方面課程和檔案法律法規(guī)業(yè)務(wù)規(guī)范。并加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，提高工作人員的操作水平，把知識(shí)運(yùn)用到工作實(shí)踐中，接受各科室檔案668盒，照片檔案462張，圖書資料300余冊(cè)，每年接待查檔案者500余人，提供檔案資料1500多卷（冊(cè)），采集退役軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象35536人，協(xié)助開展就業(yè)創(chuàng)業(yè)人員500余人，協(xié)助做好退役軍人來(lái)信來(lái)訪200余人，接待辦理500人，心理疏導(dǎo)、權(quán)益咨詢、政策解答無(wú)數(shù)，負(fù)責(zé)做好退役軍人及其他優(yōu)撫對(duì)象的服務(wù)工作，協(xié)助并整理魯西南戰(zhàn)役時(shí)期犧牲的烈士檔案1200余份，搜集、整理烈士遺物10000余份等。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)針對(duì)職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，讓有關(guān)人員認(rèn)識(shí)到愛崗敬業(yè)、誠(chéng)信友善、真誠(chéng)服務(wù)的重大意義。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該完善檔案管理人員的考核制度。要制定有關(guān)信息化工作素質(zhì)的考核指標(biāo)，比如，信息技術(shù)應(yīng)用能力、對(duì)學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性、檔案工作的效果、群眾的滿意程度等?？?jī)效考核制度還應(yīng)該根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整員工的薪酬待遇。

4.4 完善檔案的安全保障

基于信息技術(shù)的固有風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)檔案的安全機(jī)制建設(shè)。首先，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)安全機(jī)制的硬件建設(shè)，將硬件建設(shè)納入到檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃中，不斷提高保密工作的物防技防措施。其次，還應(yīng)該建立針對(duì)事業(yè)單位檔案管理保密工作的考核機(jī)制，定期或者不定期對(duì)事業(yè)單位的保密硬件建設(shè)和軟件水平進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并進(jìn)行改進(jìn)。再次，還應(yīng)該提高檔案管理人員的保密意識(shí)，開展案例教學(xué)，提高檔案信息泄露的違規(guī)成本。

4.5 完善管理模式

完善管理模式應(yīng)該從2個(gè)方面著手。一方面，應(yīng)該健全事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，要以《檔案法》為基本依據(jù)，考慮事業(yè)單位的實(shí)際特點(diǎn)，制定制度，提高制度的規(guī)范性和全面性。積極落實(shí)檔案管理職責(zé)體系，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限，杜絕職責(zé)權(quán)限相互交叉重疊的情況。另一方面，要統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。要求各個(gè)部門在收集檔案的前端環(huán)節(jié)，確定歸檔的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案收集的質(zhì)量。最后，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，要做到檔案編碼標(biāo)準(zhǔn)化，做好信息備份，做好應(yīng)對(duì)檔案管理以外情況的方案。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作中引入信息技術(shù)具有較強(qiáng)的必要性和可行性。文章對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化工作的概念進(jìn)行了介紹，并且分析了引入信息技術(shù)對(duì)檔案管理所產(chǎn)生的重大意義。最后，從多個(gè)角度提出了完善事業(yè)單位檔案管理信息化工作的策略，比如提高事業(yè)單位對(duì)信息化工作的重視程度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、完善管理模式、做好安全防范工作等。期望文章的研究能為信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用提供一定的參考和借鑒。