政府采購檔案管理工作中存在的問題及解決對策

潘浩澎

（通榆縣機關事務服務中心，吉林 白城 137200）

引言

政府采購檔案管理，是對政府相應采購活動過程有效反映的原始性文件，是確保采購公平、公正的重要途徑，也是政府實現采購行為規范，加強內控管理以及監督評價的基礎性工作。因此，高效落實政府采購檔案管理，對于提高工作效率有積極意義。并且，也能夠樹立正面的市場發展形象，其應用價值顯著。所以，針對當前在實際管理工作中存在的相關問題，需合理分析并采取有效方式將其解決，從而實現科學化、規范化以及制度化管理。

一、政府采購檔案管理概述

政府采購是政府中一項工作量較大且具有復雜性的系統工程，需要對采購過程開展全面且多層次的記錄。其不僅能夠保證采購工作高效、有序開展，還能夠將工作成效有效提高。一般來講，政府采購管理工作是以文字、圖紙等多種方式為載體。管理工作主要有采購項目在實際實施中的文字資料，如，評審文件等。政府采購檔案管理的相關記錄資料，如，銷毀資料等。還有采購管理工作中所涉及的文字資料，如，審批資料等。在采購中，各個環節所涉及的相應資料較為豐富，實現對其的有效管理，不僅僅是必要的，也是重要的。

二、政府采購檔案管理作用

（一）記錄采購活動

一般情況下，政府采購工作應該在確保公平、公開以及公正的前提下展開招標，進而實現對社會公眾利益的有效維護。就實質分析，政府采購檔案其系統、真實、完整等多種屬性會對采購工作產生直接的作用。而且，也能夠有效體現出此項工作。在宏觀層面分析，政府采購方案可為相應委托單位提供以及保存采購的真實數據，也能夠使政府的相應部門有效的運用以及參考資料，助力經濟的發展。在微觀層面分析，此項工作可為相關工作人員提供有效幫助，促使其不斷開展深入學習，進而提升綜合素質，也助力其專業能力的提高。

（二）降低采購風險

高質量的政府采購檔案管理工作，可將采購工作的全部流程規范化，可減少以及預防在實際采購中可能遇到的風險，降低法律責任問題。在采購結束后，容易導致部分問題的產生。而且，這些問題存在著一定的滯后性，通常會在采購活動結束之后出現，需要加大對其的關注，并且，采取有效方法將其解決。如果針對此類問題采取相應的司法手段，不僅會導致經濟成本上的大量浪費，也會致使時間浪費。采購檔案管理的有序開展可為相應問題的處理提供真實、具體、完整的資料，可提供問題解決最直接的證據。所以，此項工作能夠充分降低風險，也能夠避免成本浪費。

（三）優化采購工作

政府采購其實際過程通常是結合項目管理的特征進行，并開展檔案管理。有效的采購檔案管理，會將整個采購過程實現全面記錄，并且，也會在此基礎上開展分析、總結與評價，進而為政府采購提供更多的幫助，將采購活動優化，實現采購質量的進一步提高。

三、政府采購檔案管理工作中存在的問題

基于目前采購檔案管理的實際發展狀況分析，會受到工作人員、硬件等不同因素的作用，致使檔案管理成效相對較差，對于工作進展情況產生一定的負面作用。

（一）專業人員缺乏

結合當前的采購檔案管理的實際情況分析，因為當前大多數工作人員并未在思想層面上深刻認識到開展檔案管理的重要價值，導致采購檔案管理的各種問題發生。并且，這些問題的產生和相應管理人員的關系較大。當下，因為對采購檔案的不夠重視，致使管理存在一定的缺失[1]。而且，雖然部分實現對此崗位的設立，但卻因為這些人員的從業經驗不足、專業素養不強等因素，致使其無法有效完成相關工作，導致管理質量不高。

（二）收集時間較長

相關政府在采購中，因為缺乏規范性管理，導致采購資料在收集中的難度較大，較為容易發生檔案缺失等狀況，檔案的完整性很難獲得保證。比如，采購人員不將合同簽訂、不將相應收據出示，致使相應材料不能歸檔。并且，也會受到管理機制的作用。投訴人需要越級進行投訴，主要是以領導政務批準為準[2]。但，因為領導人員一般承擔著較為重要的工作，工作任務也很繁重，致使其很難及時實現對不同部門匯報材料的處理，這會對管理進展產生一定的作用。

（三）保密不夠到位

檔案就本質而言屬于機密性的文檔。所以，當出現泄密之后，必然會導致多種問題的發生。但就當前的檔案管理分析，此類問題真正存在。檔案的保密性直接與采購有著直接的聯系。由于當前還有很多人并未充分認識到將檔案保密的重要作用，未能在此方面加強管理，致使實際管理出現了許多問題。

（四）與應用相脫離

檔案存在原始性、實證性與使用效應。在檔案中，包含專業技術參數、文化特色等等資料，都可以將其制定為標書，也可為評分過程提供一定的理論性依據。在供應商角度開展分析，原始性證明資料是關鍵資料，可以為招投標提供相關數據、依據等。但是，就當下檔案使用效率的真實情況分析，依舊較低，致使許多的檔案資料被浪費，對發展有制約作用。

（五）設施相對不足

在科學技術的持續性發展中，諸多新型的管理方式也在此背景中產生。但還是有很多的相關工作人員未能實現理念轉變，并未真正明白此項管理工作的重要作用，沒有安排專門的檔案室實現對檔案的存放，影響實際發展。并且，在信息化的沖擊中，檔案管理的轉變速度相對較慢。因此，在檔案管理中，軟件與硬件的相應設施還是存在一定不足，在未來還需要將其進一步強化。

四、政府采購檔案管理問題的有效解決措施

聯系當前在采購檔案管理實踐中出現的相應問題，需要在制度、儲存、管理、監督以及人員等多方面予以完善，從而促進管理水準的不斷提高。

（一）完善管理制度

想要更加有效地促進政府采購檔案管理的進程，將檔案的安全性增強，一定要在制度方面進行完善，才可為其持續性發展提供助力。在具體工作實踐中，必須要建立統一且具有規范性的管理制度。需要將歸檔范圍統一，確定檔案實際的分類標準，從而建立檔案審核等不同的管理制度，讓檔案存檔模式漸漸向規范化方向發展，實現電子檔案與紙質檔案的共同運用以及合理應用。同時，也需要將不同種類的檔案保管期限確定，開展一致化管理。政府部門應聯系現實情況分析，建立符合實際需求的借閱制度，將采購檔案全面、耐心地進行整理，在未經政府部門許可的情況下，不能讓相應人員私自開展對文檔的借閱或者是查詢。若是出現這一情況，需要依據有關制度予以處理。如果是因為在工作方面的實際需求，必須要開展采購檔案的借閱，需要相關人員進行對申請書或者是申請表的有效填寫，將相應的信息正確填寫。在有關部門審核后，才可進行檔案的借閱。但，應注意的是，一定要加大對商業機密、招投標等相關文件的管理工作，充分避免商業方面秘密的泄露。而且，也要將銷毀程序進一步完善。對檔案資料進行銷毀需要依照政府在保密資料方面的要求執行，在程序、人員等方面合乎規程，堅決避免隨意處置情況的發生。另外，在檔案移交上，理清整理等工作，也要進行移交清冊的有效編制。相關工作人員需要詳細核對，并且，需要移交雙方都在有效確認后簽字。

（二）實現分類儲存

采購活動其本質是一項具有復雜性的活動。在開展活動的過程中會產生相對較多的原始性資料，也就是采購文件[3]。在法律角度來講，對于有相關明確的規定。采購文件主要為招投標文件、采購預算等內容。所以，在開展采購檔案的管理中，應該依照采購文件儲存，可以結合前后順序開展操作，確保文件具有連貫性。而且，也要依據規定的步驟或者是方法開展工作，可確保檔案資料的全面性與完整性，能夠最大限度地將保管作用發揮。

（三）注重文件管理

為了高質量完善采購檔案管理工作，可從以下幾方面進行。首先，需要強化監督力度，實現對此項工作的專人管理。依據政府采購檔案管理方面的相應要求，為確保采購檔案工作的有序進行，相應部門以及領導人員一定要在檢查、監督等方面加大力度，在實現文件整理、管理方面做好安排，由專人開展相應工作。其次，正確將文件收集以及保存。通常情況下，在將采購項目完成后，需要采購機構安排專門的工作人員實現對文件的全面整理、收集以及分類。并且，將文件穩妥保存。一般應按照準時與精確的原則操作[4]。只有實現對采購檔案的精細化管理，才能夠有效避免長時間的未儲存而導致的采購資料丟失、缺失等情況的發生。再次，也要注意采購文件的保密。在具體工作實踐中，需要結合相應管理制度進行文檔保存，將檔案的安全性大幅度提高，充分避免文檔因為損壞、改動等導致真實性缺失。一般來講，在開展對招投標等相關文件的管理中，因為此種類型的文件具有明顯的特殊性，其內容更多地涉及商業方面的秘密。因此，在對此種文件儲存時，若是沒有獲得相關工作人員的認可，一定不能將文件私自公開，以免對經濟利益造成負面影響。此外，因為在信息化時代，檔案資源更多的依賴互聯網介質，在信息安全方面需要加大關注。相應工作人員一定要提高對政府采購檔案的保密意識，將內部控制制度進一步完善，在管理過程中將授權審批制度落實，預防相關數據被篡改。還要加強在技術方面的投入。在大數據背景中，政府采購檔案實現了信息方面的共享。但是，需要在保證公開透明的同時，也要避免商業秘密遭到泄露，應實現各方面力量的綜合運用，達成安全等級的有效提高，從而確保數據不會被攻擊，也通過不同的保密技術避免重要信息被泄露。另外，也要建立防范機制，實時地實現對檔案數據的有效備份。并且，對于曾經存放的檔案數據開展檢查。最后，應促進檔案管理向著電子、網絡方向不斷發展。在當前科學技術不斷發展的背景中，多種滿足實際需求的技術手段隨之出現。將信息技術在采購檔案管理中應用，可將工作內容簡化，進而提升工作效率。

（四）接受有效監督

當前，《采購法》對于檔案各方面已經有了相應的明確規定。所以，相關的監督部門一定要在思想上形成清晰的認知，對政府檔案隨意進行破壞本身屬于一種極為嚴重的違法行為。可以將其納入相關的考核之中，運用檢查評價等不同方式將監督的力度進一步強化，對于出現的相應違規操作問題予以處理，進一步推進采購檔案的規范化發展。而且，也需要將管理加入績效考核中，實現內部評價機制的構建，按照相應周期對實際工作有效的分析、評價與總結。

（五）培養專業人才

政府采購檔案管理人員是對整體工作成效產生重要影響的因素。當前，在市場中存在著較為普遍的工作人員專業素養不強，職業水平較低等等情況。并且，許多的采購檔案管理工作人員并未接受過專業化的訓練，對于當前制定的在檔案管理方面的法規了解不夠深入。因此，一定要提高相關工作人員的專業水準。也就是說，需要采購人員聯系自己的實際工作需要，積極學習與工作有關的新知識、新技能，對于在采購方面的法規、要求等全方面了解與掌握。同時，也要將其在實際的工作中進行運用[5]。政府需要按照一定的時間周期對管理人員開展培訓工作，使其能夠對具體工作中的相應環節熟練，不斷增強管理人員的職業素養以及業務能力。并且，不能只開展專業化的培訓，也需要在思想上進行引導，增強工作人員的責任意識，從而高效地將檔案工作完成。并且，當前正處于信息時代，工作人員的信息素養也是需要重點考慮的內容，應加強相關工作人員信息化水平，有一定的網絡信息處理能力。還需要建立數據庫，通過計算機達成對標號、標題的統一。采取這一方式，不僅僅能夠讓相關工作人員更加輕松，也能夠達成在資源上的共享，共同開展對檔案背后的信息有效挖掘，讓用戶獲得更豐富的數據，進而為社會創造出更多的價值。另外，在進行相關人員的招聘中，一定要從職業道德、專業能力等多方面進行考察，若是不滿足要求，一定不能錄用。

結束語

政府采購檔案的建立以及運用具有重要意義。但是，當前由于不同因素的作用，導致其發展尚未完善，有待優化。因此，需要清晰認識到當前政府采購檔案管理中存在的實際問題，增強思想層面的認知，多方面實現制度的完善，打好管理工作基礎。并且，也要進一步增強相關工作人員的信息素養，還要保證安全性，做好監督檢查等，不斷實現政府采購檔案管理工作的優化，使其為政府工作高效且有序開展提供數據上的支撐，也加強工作效率。