人事檔案管理創新及信息技術的應用探究

李艷華

摘 要：人事檔案包含了一個人的政治面貌、學習教育經歷、德才水平、工作表現等證明個人情況的材料，是個人參加工作、職稱評定和各種福利保險的重要依據。隨著現代科學技術的發展，計算機技術和網絡技術逐漸運用到人事檔案的管理工作中，對于檔案的及時查詢和實時跟蹤起到了積極幫助。本文針對目前我國高等院校人事檔案信息管理的現狀，提出了幾點有待改進的創新建議，希望能對完善人事檔案的管理起到一定的幫助。

關鍵詞：人事檔案；管理創新；信息技術；應用現狀

我國目前正處于經濟和體制改革的轉型期，各項經濟事業和舊有的體制亟待進行完善和優化。傳統的院校人事檔案的管理一直以來都是通過人工操作、機械化方式進行查詢和調用，隨著近年來人口流動性的加劇，頻繁的人事檔案調動給管理工作帶來很大不便，傳統的管理技術顯然不能夠適應時代的發展潮流，必須對人事檔案的管理進行創新和變革。

1 加強檔案專業人才和工作者的培養，是人事檔案管理創新的根本舉措

1、要根據實際需要，增強檔案專業人才培養的實效性

人事檔案記錄了個人的重要信息，具有高度的機密性和安全性，做好對人事檔案的管理工作需要具有較高水平的專業型人才。尤其是在當下，人才競爭日益激烈，做好對高質量人才的引進和保護工作，對于高校的發展有極為重要的意義。信息技術是把雙刃劍，在給人事檔案的管理帶來方便與快捷的同時，也容易遭到不法分子的攻擊，導致個人信息的泄露和高素質人才的流失。因此，建立起一支專業管理水平高、信息技術技能強、綜合素質過硬的人事檔案管理人才隊伍，不僅對于方便檔案的查詢工作有良好幫助，對于檔案的保密性和安全性也有重要作用。高校應該結合自身的實際情況和需要，制定出明確的人才培養目標，通過定期開展技能培訓和不定期考核的方式，不斷提高業務水平，逐步建立健全專業檔案管理制度。

2、要加大扶持力度，為其營造一個良好的培養環境

培養和建立一支優秀的人事檔案管理團隊，僅靠專業技能的加強很難取得良好的效果，還需要營造優秀的培養環境。對于專業知識的訓練，可能只需要聘請經驗豐富的教授就能實現教學目的，但是優秀環境的建立絕非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、協調運作。成功的培養環境建立需要三個步驟：第一，高校要為檔案管理人員提供外出深造的學習機會，提高他們的管理能力，學習先進的管理理念和制度建設。第二，對于成功完成學習考察任務回校的檔案管理人員，要根據實際情況安排到專業崗位，將新的管理理念和技能應用于實際，并通過結合本校的發展需要進行不斷完善。第三，將自身的管理心得與其他工作人員進行交流分享，查缺補漏，優化本校的人事檔案管理系統。

3、要加強檔案工作者創新學習，管理方法與時俱進

社會的進步和教育事業的發展，使得人事檔案的傳統管理模式不得不做出革新。高校想要做到更好的適應這種變化發展，就必須進行內部的自我創新。

首先，意識要創新。創新意識，就是根據特定事物的發展規律和未來趨勢，進行大膽的預測和設想，并在創造活動中表現出主觀的意向、愿望。通過這種創新意識的培養，不斷豐富人事檔案的管理理念，完善管理內容的知識結構，以改革與創新的精神不斷探尋人事檔案管理的新路徑，運用發展的眼光解決檔案管理中存在的問題，構建新型管理模式。

其次，知識要創新。知識創新是指通過工作的實踐，科學的研究來獲得新的知識的過程。它為人們改善工作方法、開拓工作思路、提高工作能力提供了不竭動力，是其它一切創新活動的源泉和動力。知識的創新給檔案管理工作人員提出了更高的要求，需要他們具有較高的專業知識儲備，并能夠結合院校的實際發展需要進行實踐。

最后，要進行能力創新。創新能力是指運用知識和理論，在各個領域提供有價值的發明和創造的能力。創新能力是對人事檔案管理進行創新中的最重要部分，是檔案管理的核心所在，同時又是一切創新活動進行的根本條件，關系到整個的檔案管理工作質量及服務水平，只有不斷創新能力，提升其業務素質水平，才能夠適應現代化、信息化建設發展的需要。

2 豐富檔案管理資源，是人事檔案管理創新的基礎舉措

1、要加強檔案管理硬件建設

隨著學校培養人才數量的增加，對于需要管理的檔案也會越來越多，間接增加了檔案的管理和查詢難度。同時由于檔案管理工作的特殊性與重要性，不允許管理工作有半點疏忽，因此就需要加大對檔案管理硬件的建設力度。我國大部分高校的檔案管理由于館室和設備的落后，功能比較單一，很多情況下只負責檔案的保存工作，很難適應時代發展的新需要和新要求。通過對檔案管理硬件的現代化建設，能夠減少傳統的人工工序，給檔案的管理帶來極大便利，更好地提供利用，提高人事檔案管理的服務質量和服務效率。

2、要強調檔案材料的個性化和辨識度

人事檔案要被利用，首先就要為每個人貼上標簽?，F代人力資源管理更強調掌握個人的個性化信息，這樣才給能決策者提供選人的信息。在人事檔案中存在大量陳舊的經歷性材料，尤其是一些和當事人現在沒有多大關系的經歷，并不能真正反映個人素質，而且很多都是雷同的，沒有多少參考價值。因此，必須充實材料，將員工的工作狀態、業績、學術成果、參加的重大活動等作為檔案的可辨識部分納入。人事檔案需要更實際有用的內容，提高材料的可辨識度，建立個性檔案和業績檔案等可以滿足不同的需求。

3、檔案信息要擴充新內容

要及時調整人事檔案的歸檔范圍，對一些作用不大的參考性材料進行刪除，精簡檔案，將檔案的重點從個人經歷和基本情況向個人技能和業績，技術方向轉變，還應包含許多其他關于當事人的材料，比如能真實反映個人能力、特長的內容，關于個人信用的記錄，隨著國家養老制度的改革，涉及養老保險、醫療保險、失業保險的內容也應納入人事檔案之中，以適應新形勢、新需求，使人事管理部門成為重要的人才信息資源庫。

3 拓展檔案管理開發利用，是人事檔案管理創新的目標舉措

1、要堅持新型的工作原則

舊有的人事檔案管理方法已經很難適應高校對于新時代檔案管理的需求。人事檔案的建立，是一項長時間的系統性工作，檔案管理只是其中的一部分，還有檔案信息的收集、開發，更主要的是提供利用，使檔案管理由單一的實體管理向信息管理與實體管理相結合。

2、有效的實現人事檔案信息共享

利用現代人事檔案信息化管理系統信息共享，實現對傳統人事檔案管理工作效率的大大提高，拓展檔案管理開發利用。首先，信息的共享性可發在單位或行業內部實現信息共享，避免多部門重復的錄入和存儲信息；其次，當信息出現變動時，可以第一時間對人事檔案進行統一更新管理，保證信息同步，為管理工作的創新提供強有力的保證。

4 人事檔案管理信息技術應用

1、引入數字化技術，提升檔案管理標準性

隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，將信息技術引入人事檔案管理當中，是檔案事業發展的必然選擇，是提高人事檔案管理水平的必由之路。目前，在部分條件比較優越的高校內，已經建立了人事檔案的數字化管理，但是由于尚處于探索階段，出現了許多問題。其中最突出的就是數字化處理軟件質量參差不齊，人事檔案的管理標準不統一，各大高校之間有相互獨立的人事檔案管理系統各自為政，各取所需，給相互間的信息傳遞造成了阻礙。因此，在今后的人事檔案信息化建設過程中，要做好各系統之間的配合性，統一標準、協調運作，充分發揮數字化技術的強大優越性，使其更好的服務于人事檔案的信息化管理。

2、有效提升系統整體水平，著重建設數據庫系統

人事檔案今后的發展趨勢將會實行大范圍內的集中管理模式，促成我國國內各大高校，甚至包括其他單位的檔案統一數字化管理。面對如此龐大的檔案信息量，就需要構建容量大、覆蓋廣的數據庫系統。其優點是避免了系統內人事檔案的銜接不對等、信息溝通不暢問題，最大限度的解決了同一高校或單位內人事檔案的差異性，實現人事檔案信息資源的最大價值。

5 結語

面對日益繁重的工作任務，提高工作效率、改進工作方法是處理各種問題、更好適應社會的重要途徑。實現對傳統人事檔案管理模式的創新，利用先進的信息技術將檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，不僅對于提高工作效率有極大幫助，更是實現社會發展的需要，對于創造更高的經濟與社會價值也有很大幫助。

參考文獻

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