重大水利工程建設項目檔案規范化管理研究

■ 冉君宜

水利工程是國民經濟和社會發展的重要基礎設施，重大水利工程項目在抗御水旱災害,保障經濟社會安全,促進工農業生產持續穩定發展,保護水土資源和改善生態環境等方面發揮著重要作用。進入新時代，我國水利基礎設施建設全面提速，僅2020年全國實施的重大水利工程就超過150 項。“十四五”時期是水利工程補短板的集中攻堅期，這些工程規模大、投資高。與之相應，每個項目均產生數量龐大的工程檔案。這些檔案資料是實現持久水安全、優質水資源、健康水生態、宜居水環境和先進水文化的基礎資料。因此，實現重大水利工程建設項目檔案的規范化管理，應當加強前瞻性思考和全局性謀劃。

一、準確把握重大水利工程建設項目檔案的內涵及作用

重大水利工程建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指重大水利工程建設項目在前期、實施、竣工驗收等各階段過程中形成的，具有保存價值并經過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的水利工程建設項目文件（以下簡稱項目文件）。重大水利工程項目檔案能夠滿足水利工程建設項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。在工程前期及建設階段，它既是建設管理、質量監督、資金監管的基礎資料，又是工程運行管理、維修養護、改造擴建的重要依據；進入項目運營階段，項目檔案是加強水利項目全生命周期風險管理，維護水利基礎設施安全必不可少的基礎資源，是通過數字化、人工智能、物聯網等技術推動水利基礎設施智能化運行改造的的重要依據。同時，建設運行中出現的工程質量問題或事故調查都可以通過查閱檔案找到突破點。做好重大水利工程建設項目檔案規范化管理，對實施重大水利工程運行安全監管，強化在建工程實施和資金使用監管，保障工程安全意義重大。

二、清晰認識當前管理中存在的主要問題

三、科學設定項目法人檔案管理的工作職能是做好水利工程項目建設檔案的關鍵

重大水利工程項目建設規模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、歸檔部門多，項目法人必須明晰自己在項目建設各階段的檔案管理職能，認真落實對參建各單位項目檔案的監督、管理職責，才能實現統一管理、統一制度、統一標準，使重大水利工程項目建設檔案達到規范化管理要求。

（一）項目前期建設準備階段——建章立制，構建完善的檔案管理工作體系

1.牽頭建立工程建設管理部門和參建單位共同參與的、權責清晰的項目檔案管理工作網絡，成立由項目法人檔案管理機構（以下簡稱檔案管理機構）牽頭，建設、監理等單位參與的檔案管理臨時機構或工作小組。

2.制訂項目文件管理和檔案管理制度，包含項目檔案工作方案、檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍、檔案整編細則以及借閱利用管理制度；對項目檔案分門別類，確定保管期限。

3.依法依規，科學設定參建單位檔案工作要求和責任分工，并在招標文件中明確項目文件管理要求，包括文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容；還應明確監理單位對工程項目的文件檔案的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性審查的責任。上述要求和工作內容應當以合同、協議或者備忘錄等形式予以確定。

4.將項目檔案信息化納入項目綜合管理信息化建設范疇，統一規劃、同步實施。

（二）工程建設施工階段——綜合協調，確保檔案管理各項制度得到有效實施

1.負責項目檔案的接收、保管、統計、編研、利用和移交等工作；組織協調工程建設管理相關部門和參建單位落實項目檔案管理相關制度，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底；組織工程建設管理相關人員和檔案管理人員開展檔案業務培訓。

2.建立項目檔案管理卷，將項目實施過程中形成的反映檔案管理情況的相關材料組成專門案卷，包含項目概況、管理辦法、標段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況等。

3.督促參建單位按照《水利工程建設項目檔案管理規定》要求，對歸檔文件進行質量審查，合格后方可歸檔；每個審查、整改環節均應形成記錄留存備查。

4.建立完備的閉環管理工作機制，通過對項目文件資料的形成、收集、整理、歸檔情況進行定期或不定期指導、監督、檢查、考核，及時發現工作中存在的問題、隱患，整改落實或采取補救措施予以消除。

圖1描述了2008年和2009年中國城鎮居民主觀幸福感的核密度分布圖，從圖中可以看出，2008年和2009年的核密度分布走勢相似，且峰值均出現在30左右；平均來看，公眾的主觀幸福感較高。

5.參加重要會議、重大活動、重要設備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。對參建單位進行合同履約考核、合同結算和支付審批時，審查項目文件資料歸檔情況，將項目檔案資料是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。

6.組織項目法人內部文件資料歸檔的指導、協調和接收、保管、利用等工作。電子文件應按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）及國家相關要求實施，確保其真實性、可靠性、完整性、可用性。

（三）項目竣工驗收階段——查漏補缺，積極參與項目檔案驗收移交相關工作

重大水利工程建設項目在竣工驗收前要進行檔案專項驗收，這是水利工程建設項目竣工驗收的重要內容之一,按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》執行。

1.完成應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔與移交工作。

2.在項目檔案專項驗收前，組織參建單位對項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等情況進行自查自檢；自查自檢達到驗收標準后，可以向有管轄權的行政主管部門提出檔案專項驗收申請。

3.通過檔案專項驗收的項目，應在水利工程建設項目竣工驗收后半年內向運行管理單位及其他有關單位辦理檔案移交。

四、需要關注的幾個問題

（一）安全管理是底線

要高度重視檔案安全管理工作，堅持底線思維，強化風險意識，注重從事后處置向事前預防轉變，從減少損失向降低風險轉變，以防為主、防控結合，守住檔案安全管理、安全使用的底線,確保檔案實體安全、電子檔案安全、庫房安全。

（二）保密工作是紅線

應建立完善檔案使用管理制度，涉密檔案的借閱應嚴格按照保密管理規定執行。在委托第三方開展紙質檔案數字化工作時，委托單位應與數字化加工單位簽訂保密協議，確保檔案資料管理使用合規、受控。

（三）開發利用是生命線

應全面推進水利工程檔案信息資源建設，加強檔案信息資源的整合編研和開發利用，助力水利事業更高質量、更可持續、更為安全發展。