大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新思考研究

王穎 周穎 鄭黎明

（保定市交通運輸綜合行政執法支隊）

基于深化改革不斷推進，事業單位人力資源檔案管理面臨新的挑戰，傳統檔案管理理念與方法已無法滿足新時期事業單位發展要求。在此背景下，事業單位人力資源檔案管理創新成為必然趨勢，而大數據技術的迅猛發展與在社會各領域中的滲透，為事業單位人力資源檔案管理創新帶來機遇，在大數據技術支持下，事業單位能夠切實實現人力資源檔案管理創新任務，提高人力資源檔案管理成效。

一、大數據下事業單位人力資源檔案管理創新的重要價值分析

（一）有助于人力資源檔案管理效率更高

在新世紀發展背景下，大數據時代已經來臨，大數據技術在事業單位人力資源檔案管理工作中的應用，不僅可以推動人力資源檔案管理規范化建設進程，還有利于事業單位各項人事工作的順利開展。與此同時，大數據下事業單位人力資源檔案管理創新，不僅可以有效避免傳統紙質檔案管理存在的調取難、空間占用大、使用率低等問題，還能夠提高事業單位人力資源檔案管理安全性、簡潔性、時效性，進而提高事業單位人力資源管理工作效率[1]。

由于事業單位人力資源檔案數量大、種類多等特征因素影響，致使事業單位人力資源檔案大數據管理成為進一步實現事業單位人力資源管理規范化建設的有效對策。大數據背景下的事業單位人力資源檔案管理創新的重要價值具有以下三點：

首先，有助于提高事業單位人力資源檔案管理工作效率。基于大數據技術支撐下的事業單位人力資源檔案管理僅需要檔案管理人員將檔案中的具體信息錄入到電腦中即可，在一定程度上減少了管理人員需要根據檔案性質在檔案庫尋找相應儲存位置的時間，進而提高檔案管理工作成效。

其次，有助于縮短事業單位人力資源檔案調取時間，提高檔案利用率。基于大數據技術支撐下的事業單位人力資源檔案管理創新可以打破檔案存儲的空間壁壘，在有關部門或科室想要調取相關檔案使用時，不再需要去檔案庫中依次找尋，而是通過電腦檔案數據庫及時調取出相關人事檔案信息，從而便于提高檔案使用價值。

最后，有助于降低人力資源檔案管理成本。在利用大數據技術實現人力資源管理創新前，事業單位需要投入較高的成本進行檔案儲存與管理，為檔案提供一定的儲存空間，而隨著事業單位人力資源檔案數量越來越多，成本也在日益遞增，并且占地面積也在逐漸增大。但在大數據技術支撐下的事業單位人力資源檔案管理創新建設后，則不再需要考慮人力資源檔案儲存空間問題，因為所有人力資源檔案信息都會進入電腦數據庫，儲存在云端而不再占用企業現實空間面積，同時人工管理成本也可以大幅度降低，進而有效降低事業單位人力資源管理成本投入。

（二）有助于保證人力資源檔案數據更全面

事業單位人力資源崗位調整、薪酬調整等內容均需通過一系列業務能力考核、專業技能考核、素質修養考核等考核實現。但在實際升職加薪過程中，并不能僅憑借一次優異的考核成績就實現崗位與薪酬調整，而是經過多次考核結果評估進行的綜合評定。由此可見，每一次、每一項考核結果都尤為重要，需要仔細保存，從而作為未來資質評定的重要依據，但在考核結果實際保留過程中，極易因各種因素發生丟失、臟污等問題。基于此，在大數據技術支持下事業單位人力資源檔案管理創新能夠將人力資源管理與人事考核相結合，即將每一次人力資源考核結果同步記錄到人事電子檔案上，從而在后續資質評定中通過相關人事檔案調取即可全方位了解人事信息，進而做出綜合判斷。而基于大數據技術支撐下的事業單位人力資源檔案管理創新是事業單位人力資源管理規范化建設中的關鍵環節，是實現人力資源檔案數據信息全面性的前提。人力資源檔案數據信息全面性建設需要事業單位通過計算機設備創建檔案數據庫，在數據庫中進行人力資源檔案信息分類，將不同時間、不同種類、不同保密級別的檔案信息進行數字化轉變[2]。將轉變完成后的檔案信息在數據庫中進行分類歸檔。數字化檔案信息存儲不僅有利于維護事業單位人力資源檔案長久保存，還可以促使人力資源檔案在大數據技術支持下，進行實時分享與使用，從而提高檔案利用率。此外，基于大數據技術支持下的事業單位人力資源檔案管理不僅可以提高人力資源管理效率，還能夠在技術支持下進一步對檔案信息進行充分分析整合，從而梳理檔案中存在的要點信息，挖掘檔案潛藏價值，提高檔案利用率以及可以借助檔案厘清各項工作開展思路，從而基于客觀、全面角度為人力資源工作提供建議與指明方向。

由此可見，在大數據技術支持下的事業單位人力資源檔案管理創新具有重要意義，能夠極大程度保證事業單位人力資源檔案數據的全面性。在此背景下事業單位應加強基礎設施建設，基于《全國檔案系統信息化建設實施綱要》有關規定，結合人力資源檔案管理現狀，在人力資源管理中投入更大的人力、物力、資金等資源支持，從而通過引進先進檔案管理設備、打造專項人力資源檔案管理機房、完善軟硬件基礎設施等措施，實現事業單位人力資源檔案數字化。此外，在事業單位管理者層面，應提高相關管理者對人力資源管理創新的重視程度，從而建立健全人力資源檔案管理制度，形成自上至下有效管理機制，進而，創建完備的事業單位人力資源檔案管理體系[3]。

（三）有助于合理調配人力資源

大數據技術的迅猛發展為事業單位人力資源管理創新帶來了有效支持，但目前部分事業單位在人力資源管理中依舊存在沿用傳統管理模式現象，仍然側重經驗管理，從而在崗位晉升管理時無法保證人才綜合能力與崗位需求相匹配，導致人才與崗位不匹配以及無序離職空崗等問題出現，無法實現人力資源合理調配，進而在一定程度上出現人力資源浪費問題發生。在此現狀下，事業單位應強化大數據技術在人力資源管理中的切實應用，明晰大數據技術在人力資源管理中應用的重要性，從而打破傳統人力資源管理模式桎梏，摒棄傳統人力資源管理機制。而大數據技術、云計算機技術、人工智能技術在人力資源管理中的應用能夠將事業單位所有人力資源的培訓成績、業務能力、績效考核等內容數據化，幫助管理人員在大數據技術支持下對各項數據化信息進行分析，從而可以基于分析結果掌握當前人力資源的工作情況與綜合能力，進而提升人才與崗位的匹配精準度以及為留住先進人才進行薪酬提升。

（四）有助于推動傳統檔案管理模式優化

大數據技術屬于新時期為滿足社會快速發展所應運而生的高新技術，在大數據技術被廣泛地應用于人力資源檔案管理前，在檔案管理中依舊沿用傳統的人力資源檔案管理模式，在此模式下工作效率較低且檔案無法實現隨用隨調。而在引用大數據技術后，能夠有效改善上述問題，推動傳統檔案管理模式創新優化。與此同時，電子檔案是大數據技術下人力資源檔案管理的主要形式，人力資源檔案的破損與丟失情況能夠得到有效解決。由此可見，大數據下的人力資源檔案管理創新，是事業單位檔案管理發展的必然趨勢，事業單位可以結合現階段檔案管理實際需求形成新的且具有較強可行性與有針對性的人力資源檔案管理模式，進而提高檔案管理水平。

二、大數據下事業單位人力資源檔案管理創新的重要途徑

（一）人力資源檔案管理思想創新

隨著人力資源檔案管理要求不斷革新，事業單位要想在新時期做好人力資源管理，應充分借助大數據技術實現人力資源檔案管理創新，而在此要求下需要樹立起新的管理思想[4]。

首先，人力資源管理人員需要提高大數據技術的應用意識，在日常人力資源管理工作中深化大數據技術的滲透，從而基于大數據技術高效完成人力資源管理工作，同時依托大數據技術完成人力資源檔案潛藏信息挖掘與分析。

其次，事業單位管理者應基于大數據思維結合當前事業單位發展方向對人力資源管理提出新的要求，以此現階段人事業單位人力資源檔案管理中存在的問題以及改善策略。

最后，事業單位還應根據實際發展情況與人力資源需求利用大數據理念科學制定出合理的人力資源發展規劃，從而為人力資源招聘理清方向。

（二）做好人力資源檔案收集與整理工作

伴隨著社會主義現代化科學技術快速發展，新科技、新技術不斷涌現，并逐漸融入社會各行業中。大數據技術在事業單位人力資源檔案管理工作中的作用尤為顯著，有利于促進事業單位檔案管理信息化建設，實現數字化檔案管理目標。且相對于傳統人力資源管理模式的一定缺陷，在大數據時代下的人力資源管理可以進行有效規避，經過大量相關管理數據的收集和分析，可以及時優化完善事業單位人力資源檔案數據信息。人力資源管理也可以依據大數據分析人力資源綜合能力表現，將人力資源的優勢挖掘出來，促進事業單位更好發展。與此同時，收集與整理事業單位人力資源檔案還是開展后續人力資源管理工作的基礎條件。在此背景下，事業單位需要做好人力資源檔案收集與整理工作，為相關人員開展人力資源檔案收集與整理工作創建有利條件，具有以下要點：

首先，事業單位應為人力資源檔案收集與整理工作投入足夠的經費支持，因為該項工作具有突出的持續性特點，需要不間斷開展該項工作，從而保證事業單位人力資源檔案數據信息的全面性與時效性。因此在充足的經費支持下才能夠保證事業單位人力資源檔案收集與整理的各項工作能夠有效落實并取得顯著成效[5]。

其次，人力資源部門作為事業單位人力資源檔案收集與整理工作的主要力量，在此期間為切實保障工作開展成效，僅依靠人力資源單一部門是無法實現的，因此事業單位應要求其他部門與人力資源部門聯動，共同配合從而高效完成該項工作。

（三）完善人力資源檔案管理制度

任何一項工作的有序開展均需要一定的規章制度把控，從而保證各項工作有章可循、有據可依。基于此，大數據下事業單位人力資源檔案管理創新必須完善人力資源檔案管理制度，從而對相關工作人員的工作態度、工作內容、工作方向進行有效約束，并為事業單位人力資源檔案管理各項工作開展提供基本依據，以此有效提高事業單位人力資源檔案管理工作效率與質量，具體要點為：

首先，完善人力資源檔案信息化管理制度。要求人力資源管理人員應進一步推進人力資源信息化管理工作規范化建設，全面完成紙質版檔案向數字化檔案轉變。與此同時，規范檔案內容錄入、修改、新添等格式標準。

其次，完善人力資源檔案信息動態管理制度。事業單位人力資源檔案數據是動態的，是經常發生變化的，因此人力資源管理人員應及時對事業單位人力資源檔案進行更新，確保檔案的時效性、全面性、精準性。

最后，完善人力資源檔案信息共享機制。在傳統紙質版檔案管理背景下，要想調取相關人員檔案需要花費大量的時間與精力在檔案室內進行翻找，而新時期基于大數據技術下的數字化檔案可以在有關人員需要時及時為其調取出相關人員檔案，極大程度縮短了檔案調取時間，切實提高了檔案利用率[6]。在此背景下，事業單位基于人力資源管理需求進一步深化人力資源檔案信息共享機制，確保各部門之間能夠實現檔案共享。

（四）提高人力資源檔案管理隊伍實力

系統化、專業化的技能與專業知識培訓是不斷提升人力資源檔案管理隊伍實力的重要方式，為此事業單位應定期開展培訓活動，并根據人力資源管理不同階段需求，制定不同主題的培訓內容。

例如，制定有針對性的培訓機制。首先，針對新入職的人力資源管理人員，需要側重其專業技能、理論知識、政治思想三個方面的考核，根據考核結果掌握不同人力資源綜合能力。其次，針對企業內部老員工，需要定期組織相關技能與業務能力培訓，并將受訓結果納入個人能力評定檔案，以此不斷提升人力資源專業素養，確保人力資源業務能力始終居于行業前沿。最后，針對工作態度消極的人力資源管理人員，需要將其不端正的工作態度納入績效考核結果，對其實施降薪出發，進而保障人力資源工作質量，提高工作效率。

（五）持續強化人力資源檔案管理信息化建設

持續強化人力資源檔案管理信息化建設是大數據背景下事業單位人力資源檔案管理創新建設的重要內容，也是事業單位開展人力資源檔案管理創新工作的主要方向。在此要求下，事業單位在實際人力資源檔案管理中應詳細地分析與總結傳統檔案管理中存在的弊端，利用大數據技術基于潛藏的問題集中力量推進人力資源檔案信息化建設，從而有效改善傳統人力資源檔案管理中的效率低、檔率利用率不高、檔案信息挖掘不全面等問題[7]。

與此同時，還應在人力資源檔案信息化建設過程中大力推進數據庫建設、檔案管理系統建設、局域網站建設等，以此為新時期事業單位人力資源檔案管理創新提供有效支持。此外，需要進行全面的紙質版檔案向電子版檔案轉變，在此過程中需要做好檔案數字化加工場地規范化管理，而電子檔案錄入的主體是檔案管理工作人員，因此，要想提高檔案數字化加工管理成效，應從檔案館工作人員角度出發，通過建立健全檔案數字化加工人員管理制度來約束工作人員行為，提高工作人員對檔案數字化加工的規范化意識，進而通過有效的行為與意識管控，使檔案數字化加工有序開展。

三、結束語

綜上所述，檔案數字化管理能夠切實提高檔案管理成效，推動新時代檔案管理模式優化升級，因此大數據下事業單位人力資源檔案管理創新具有重要意義，有助于人力資源檔案管理效率更高，有助于保證人力資源檔案數據更全面，有助于合理調配人力資源。基于此，事業單位應通過人力資源檔案管理思想創新、做好人力資源檔案收集與整理工作、完善人力資源檔案管理制度、提高人力資源檔案管理隊伍實力、持續強化人力資源檔案管理信息化建設等措施有效推進人力資源檔案管理創新工作。