財(cái)務(wù)信息化趨勢下高校會計(jì)核算無紙化的實(shí)施路徑與挑戰(zhàn)

鐘 文

（華中師范大學(xué)，武漢 430079）

一、會計(jì)核算無紙化的政策背景

近年來，隨著會計(jì)信息化發(fā)展的逐步跟進(jìn)，財(cái)會領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型已刻不容緩。2015年12月，財(cái)政部與國家檔案局出臺的《會計(jì)檔案管理辦法》明確電子會計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，并強(qiáng)調(diào)電子會計(jì)憑證入檔的要求。后續(xù)，國家逐步推行電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子行程單等電子化財(cái)務(wù)原始票據(jù)，為會計(jì)核算電子化提供基礎(chǔ)。2020年財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，要求通過信息化手段將會計(jì)電子化數(shù)據(jù)管理不斷滲透到報(bào)銷入賬的各個(gè)方面。財(cái)政部會計(jì)司出臺了《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》，是在前期政策儲備和方案實(shí)施取得積極成果后，正式把會計(jì)信息化的地位提升到戰(zhàn)略層面，要求在未來很長一段時(shí)間，電子會計(jì)數(shù)據(jù)要逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)數(shù)據(jù)，提升會計(jì)信息管理效率，積極推動會計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建符合新時(shí)代要求的國家會計(jì)信息化發(fā)展體系，適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要。

二、高校實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

隨著相關(guān)政策的出臺，企業(yè)、政府、事業(yè)單位等紛紛響應(yīng)，結(jié)合各自財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)，制定信息化發(fā)展要求，且有不少企業(yè)單位已經(jīng)能實(shí)現(xiàn)全過程的會計(jì)電子化管理，極大提升了企業(yè)管理效益。而高等學(xué)校的財(cái)務(wù)管理因其自身的特點(diǎn)，會計(jì)信息化的推進(jìn)過程緩慢，且在諸多環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了難題，特別表現(xiàn)在會計(jì)核算過程中。

首先，高校報(bào)銷量大，原始財(cái)務(wù)票據(jù)多且種類繁雜。由于電子發(fā)票還未實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)票據(jù)的全覆蓋，普通發(fā)票仍然占據(jù)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的絕大部分。而且，定額發(fā)票、航空運(yùn)輸電子客票行程單、火車票、出租車票等其他形式的報(bào)銷票據(jù)，使得票據(jù)難以識別和分類管理，更難以形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化票據(jù)管理方案。同時(shí)，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷涉及全校師生，又用到各種經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，對于不同的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)要求“一事一單”，使得報(bào)銷相對零散，無法批量處理同一類型的報(bào)銷事項(xiàng)。

其次，會計(jì)憑證和檔案較多，涉及的年份廣，雖然近年來會計(jì)憑證電子影像化在高校實(shí)施過程中取得了積極效果，但是往年查賬、科研項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)審計(jì)、往來款清理等需要查閱會計(jì)檔案的事項(xiàng)大多會涉及陳年舊賬，經(jīng)辦人查詢成本高，查閱困難大。

再次，高校財(cái)務(wù)管理一直存在路徑依賴，實(shí)施信息化的成本收益不匹配。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)化核算的方式并沒有操作上的難點(diǎn)，從制單、審核到檔案管理，紙質(zhì)化處理方式清晰明了，有跡可循，審批也易于留痕。同時(shí)，會計(jì)人員年齡結(jié)構(gòu)不平衡，能夠熟練掌握信息化要求的年輕人員較少，年長的會計(jì)人員更加熟悉紙質(zhì)化的會計(jì)核算步驟，對會計(jì)信息化智能化的系統(tǒng)操作很難上手。繼續(xù)實(shí)施傳統(tǒng)形式會計(jì)處理的成本低于實(shí)現(xiàn)信息化的成本，且無紙化核算的收益表現(xiàn)并不明顯，會計(jì)人員的獲得感也不高。因此，高校會計(jì)人員不僅很難體會到信息化發(fā)展的緊迫性，更難以跟上信息化發(fā)展的要求。

最后，高校會計(jì)核算過程和審批流程的復(fù)雜性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷在各個(gè)層面上的電子化實(shí)施出現(xiàn)非均衡發(fā)展，很難保證整個(gè)核算環(huán)節(jié)對信息化要求的一貫性。會計(jì)電算化實(shí)施以來，會計(jì)分錄已基本可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)選定，高校實(shí)施政府會計(jì)的預(yù)算分錄更可以由財(cái)務(wù)分錄對照一鍵生成，賬務(wù)處理難度相比以前極大降低。然而，前期的財(cái)務(wù)票據(jù)識別與錄入，網(wǎng)上報(bào)銷的填報(bào)與審批，報(bào)銷材料的電子化上傳并未跟上信息智能化要求，后期的會計(jì)檔案電子化儲存也未能體現(xiàn)整個(gè)報(bào)銷過程的全貌。

綜上，高校財(cái)務(wù)信息化推行中存在限制也面臨挑戰(zhàn)，但無論是政策要求還是業(yè)務(wù)需要，這是一道必須邁過去的坎。在高校核算會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型的當(dāng)下，以無紙化核算為切入點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化，會給高校財(cái)務(wù)管理創(chuàng)造新的機(jī)遇，賦予新的動能。一是在無紙化實(shí)施后，煩瑣的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和紙質(zhì)材料可以通過信息化儲存，減少成本，為其報(bào)銷、查賬及業(yè)務(wù)查詢提供諸多便利；二是無紙化辦公下，無論是票據(jù)電子化還是會計(jì)憑證電子化都節(jié)約了大量紙張，減少了非必要的紙張浪費(fèi)，適應(yīng)了綠色環(huán)保的需要；三是無紙化財(cái)務(wù)報(bào)銷，減少了高校會計(jì)人員的簡單勞動，通過可視化、可追溯的信息化憑證管理系統(tǒng)，共享財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，提升了管理效率，節(jié)約了管理成本，并在此過程中培養(yǎng)具備信息化素養(yǎng)的會計(jì)人才。

三、高校會計(jì)核算無紙化的流程設(shè)計(jì)

會計(jì)核算作為財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)信息輸入的基礎(chǔ)端，是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要根基。在高校財(cái)務(wù)核算的過程中，票據(jù)識別與審核、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的審批以及憑證及報(bào)表的輸出，均可以實(shí)現(xiàn)無紙化、電子化、智能化。高校財(cái)務(wù)核算從會計(jì)信息輸入、處理再到輸出形成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的鏈條，加上前端的網(wǎng)上申報(bào)、線上審批以及后端的會計(jì)檔案管理，共同構(gòu)成了會計(jì)核算業(yè)務(wù)的全過程，流程如圖1所示。

圖1 會計(jì)核算無紙化流程設(shè)計(jì)

（一）財(cái)務(wù)信息收集、網(wǎng)上填報(bào)與線上業(yè)務(wù)審批

師生在相關(guān)票據(jù)和材料收集后，通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)填報(bào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，并上傳電子附件。項(xiàng)目歸口管理部門或領(lǐng)導(dǎo)，通過線上審批系統(tǒng)對其業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，最終形成經(jīng)業(yè)務(wù)審批通過的電子報(bào)銷單。

（二）數(shù)據(jù)輸入與識別

電子報(bào)銷單、票據(jù)和相關(guān)附件材料打包投遞至財(cái)務(wù)處，并通過財(cái)務(wù)專用掃描儀對所有材料掃描與識別，形成電子化財(cái)務(wù)信息，上傳至?xí)?jì)核算賬務(wù)處理系統(tǒng)，分配給會計(jì)審核人員，并能夠有效讀取會計(jì)信息化數(shù)據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)處理與審核

審核人員調(diào)出某一業(yè)務(wù)電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，查看并審核票據(jù)和附件材料是否符合財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定，業(yè)務(wù)審批是否合規(guī)以及特殊事項(xiàng)說明是否合理。審核通過后，經(jīng)復(fù)核人員復(fù)審、出納人員對銀行信息審核，并通過網(wǎng)銀系統(tǒng)進(jìn)行匯款，經(jīng)層層審批后最終完成賬務(wù)處理。

（四）數(shù)據(jù)輸出與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享

會計(jì)檔案管理人員收集當(dāng)日所有的會計(jì)憑證，核查所有財(cái)務(wù)審批的完備性后，輸出憑證匯總表、日賬務(wù)報(bào)表等，最終將處理完畢的會計(jì)憑證和報(bào)表等上傳至檔案管理系統(tǒng)，并同步到財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)，供報(bào)銷經(jīng)辦人查閱，同時(shí)在財(cái)務(wù)內(nèi)部管理系統(tǒng)中共享。

（五）檔案管理與監(jiān)督

檔案管理人員對當(dāng)日所有電子化的憑證和附件進(jìn)行檢查，確保電子會計(jì)檔案真實(shí)、完整、安全、準(zhǔn)確。稽核人員定期對會計(jì)檔案進(jìn)行核查，確保賬務(wù)處理正確，符合審計(jì)要求。師生投遞至財(cái)務(wù)處的紙質(zhì)材料，當(dāng)日須同步收集與保管，確保與電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致，加強(qiáng)對無紙化材料的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督。

四、高校實(shí)施會計(jì)核算無紙化的難點(diǎn)分析

（一）票據(jù)重復(fù)報(bào)銷

根據(jù)H高校的數(shù)據(jù)，電子發(fā)票和其他形式的票據(jù)重復(fù)報(bào)銷占預(yù)約單退回原因的約10%，報(bào)銷人多次打印電子發(fā)票等原始票據(jù)，給財(cái)務(wù)審核帶來非必要的麻煩。電子發(fā)票系統(tǒng)雖然可以識別發(fā)票號，避免發(fā)票重復(fù)入賬，但是隨著報(bào)銷票據(jù)電子化不斷普及，未來除了避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷，后續(xù)識別其他電子形式的發(fā)票或附件，仍然存在重復(fù)的問題。如何從源頭避免電子形式的材料重復(fù)提交，如何規(guī)避重復(fù)報(bào)賬，不僅考驗(yàn)了財(cái)務(wù)識別系統(tǒng)，還考驗(yàn)了監(jiān)管風(fēng)控。

（二）票據(jù)的真實(shí)性與全過程監(jiān)控

任何電子化、影像化的票據(jù)或材料在無紙化核算系統(tǒng)的輸入、傳遞、輸出中應(yīng)當(dāng)保證其真實(shí)性和不可篡改性，嚴(yán)格控制任何對會計(jì)核算產(chǎn)生干擾的人為因素。當(dāng)前，電子發(fā)票掃描的同時(shí)無法對其進(jìn)行同步驗(yàn)真。同時(shí)，其他形式的票據(jù)，火車票、飛機(jī)電子行程單、出租車票、定額發(fā)票等通常以紙質(zhì)形式報(bào)銷的原始票據(jù)，若轉(zhuǎn)為電子附件，則除了對其真實(shí)性識別外，必須保留紙質(zhì)形式會計(jì)檔案，并實(shí)時(shí)監(jiān)督兩者的一致性，監(jiān)控可能出現(xiàn)的重復(fù)遞交、篡改、錄入比對不一致的風(fēng)險(xiǎn)。因此，無紙化核算必然要求稽核人員和會計(jì)檔案管理人員加大監(jiān)督力度，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行保存的模式仍然重要。

（三）說明材料的多樣性識別

根據(jù)H高校的報(bào)銷數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，含文字性說明、特殊情況說明、特定業(yè)務(wù)表單的報(bào)銷單占比超過30%，這意味著除了票據(jù)識別與讀取外，其他形式的審核材料或附件也需要財(cái)務(wù)識別系統(tǒng)有效讀取。然而，若這些材料不能與財(cái)務(wù)票據(jù)電子化同步，大量個(gè)性化的說明或表單的填寫，會極大影響電子附件信息審核的效率。

（四）退回重新審批的低效率

隨著科研經(jīng)費(fèi)“放管服”，高校報(bào)銷業(yè)務(wù)流程不斷趨于簡化，但是高校過緊日子的態(tài)勢仍然持續(xù)，對不符合財(cái)經(jīng)法規(guī)、報(bào)銷規(guī)定的報(bào)銷材料依然需要予以退回。以H高校為例，每十份遞交至財(cái)務(wù)處的預(yù)約報(bào)銷單，就有一單要退回，那么，退單反饋機(jī)制的構(gòu)建也對財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)提出要求。因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不同、財(cái)經(jīng)要求的不同或?qū)徟h(huán)節(jié)的不同，退單原因種類眾多且辨認(rèn)退單原因的歸口節(jié)點(diǎn)也相對復(fù)雜。若不能精準(zhǔn)反饋退單原因產(chǎn)生的環(huán)節(jié)，而退回到所有業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，讓報(bào)銷經(jīng)辦人再走一遍流程，重復(fù)遞交、重新審批，則會造成財(cái)務(wù)審核的低效率。

五、高校會計(jì)核算無紙化的實(shí)施路徑

（一）增加財(cái)務(wù)信息化全環(huán)節(jié)的人才儲備，與財(cái)務(wù)軟件服務(wù)商建立充分的聯(lián)系，保證財(cái)務(wù)系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)

高校財(cái)務(wù)崗位的設(shè)置，一直缺乏對信息化管理人員的重視和培養(yǎng)，甚至可能出現(xiàn)核算或預(yù)算人員兼職財(cái)務(wù)信息化崗的情況。隨著高校財(cái)務(wù)信息化要求的逐步深入，除了在“無紙化”核算環(huán)節(jié)體現(xiàn)，預(yù)算“一體化”、國庫支付與收入管理、電子財(cái)務(wù)檔案管理等環(huán)節(jié)也越來越需要信息化人員配備，逐步擺脫傳統(tǒng)模式，適應(yīng)信息化發(fā)展需要。此外，真正的財(cái)務(wù)信息化人才必須同時(shí)具備專業(yè)的財(cái)務(wù)素養(yǎng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作能力，未來，在上述討論的每個(gè)環(huán)節(jié)上，甚至都應(yīng)該安排一名專業(yè)的財(cái)務(wù)信息化人員，由點(diǎn)到面實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，挖掘信息化實(shí)行的創(chuàng)新路徑。同時(shí)，財(cái)務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)是基于財(cái)務(wù)軟件商提供的服務(wù)，隨著“線上”業(yè)務(wù)的拓寬、電子化要求的提高，軟件商也必須在新的環(huán)節(jié)上逐步升級跟進(jìn)，一旦某環(huán)節(jié)成為障礙，整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)都無法有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）加強(qiáng)線上審批宣傳，擺脫傳統(tǒng)理念，培訓(xùn)專門的報(bào)賬員進(jìn)行紙質(zhì)材料掃描錄入

高校報(bào)銷單的業(yè)務(wù)審批作為財(cái)務(wù)核算前端的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須跟得上信息化管理的要求。由于線上審批系統(tǒng)的便捷程度還無法讓傳統(tǒng)手工簽批和材料遞交的形式完全淘汰，高校師生和項(xiàng)目歸口管理人員也未意識到財(cái)務(wù)信息化要求的緊迫性，新的規(guī)定在大力宣傳或強(qiáng)制實(shí)施之前，經(jīng)辦人員都會存在路徑依賴。因此，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該挖掘信息化實(shí)施給師生帶來的真實(shí)福利，尋找可能提升師生滿意度的環(huán)節(jié)，并以此為抓點(diǎn)進(jìn)行政策講解和制度宣傳，并對銜接財(cái)務(wù)與師生業(yè)務(wù)的報(bào)賬員進(jìn)行專門的實(shí)操培訓(xùn)，并構(gòu)建反饋機(jī)制，收集師生對財(cái)務(wù)信息化實(shí)施提出的難點(diǎn)和痛點(diǎn)，并逐步調(diào)節(jié)和完善。

（三）優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，簡化非必要簽批，科研“放管服”下科研報(bào)賬試點(diǎn)先行

由于高校“報(bào)銷繁”一直是擺在財(cái)務(wù)部門和師生之間的難題，隨著信息化要求的進(jìn)一步跟進(jìn)，需要師生在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中學(xué)習(xí)和操作的環(huán)節(jié)相對增多。因此，整個(gè)無紙化核算的實(shí)施需要先試點(diǎn)，而不能所有報(bào)銷業(yè)務(wù)都強(qiáng)制實(shí)施。隨著高校科研經(jīng)費(fèi)管理“放管服”的實(shí)施逐步深化，非必要的報(bào)銷手續(xù)和阻礙科研人員積極性的繁雜流程都逐一取消，報(bào)銷材料真正實(shí)現(xiàn)了“一事一單”，報(bào)銷票據(jù)簡單，審批流程縮短，實(shí)施無紙化報(bào)銷的成本極大降低。高校可以以科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷為突破口，進(jìn)行全過程無紙化報(bào)銷的宣傳，讓師生感受到便利性后逐步推廣。

（四）加強(qiáng)會計(jì)審核人員系統(tǒng)操作學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升電算化能力，適應(yīng)信息化發(fā)展需求

無論是會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃提升到戰(zhàn)略層面，還是無紙化辦公趨勢的逐步推廣，高校會計(jì)人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)思維，成為此次“改革的沖鋒”，在提升自身信息化素養(yǎng)的同時(shí)還應(yīng)為其服務(wù)對象進(jìn)行宣傳教育，傳達(dá)政策指引，促使財(cái)務(wù)信息化與高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的全方位融合，為高校財(cái)務(wù)管理注入新的活力。