基層農產品質量安全檢測實驗室檔案管理的應用研究

趙海英

（山西省檢驗檢測中心，山西 太原 030001）

農產品質量安全檢測實驗室的檔案管理工作，可以實現全程監測農產品質量安全檢測，對于全程可溯源的反復檢查有著基礎性的作用，是保障農產品企業查缺補漏、科學生產的重要手段。同時，對于相關政府部門提升決策能力，從而維護農產品質量安全有著重要的現實作用，能夠助推我國相關生產企業實現更好的發展，幫助相關政府部門制定更加高效合理的政策，在整體上提高我國農產品的生產質量，切實增強農產品質量安全檢測的能力。

1 基層農產品質量安全檢測實驗室檔案管理的現狀

1.1 管理制度不健全

在部分經濟較為落后的地區，檢測機構會存在一些管理方面的問題，比如說，管理人員或是從別處抽調，或是長時間脫離基層，不太了解實驗室的基本運行情況，管理制度沒能較好地貼合實際工作，造成制度落實不到位。在一些縣級檢測機構，部分檢測員之前從事的是其他行業，對于基層農產品質量安全檢測工作認識不到位，專業能力欠缺，沒能發揮在質量安全檢測工作中的主體地位。

按照實驗室的相關要求，包括檔案管理工作在內的基礎性工作必須服務于農產品質量安全檢測工作。為此，我國的農產品質量安全檢測實驗室均對日常檢測檔案的整理制定了相關標準。但是近年來，國家相關部門修訂、印發的行業管理條例不斷更新，進一步明確了許多問題，導致具體管理規定出現較大變化[1]。檢測實驗室的檔案管理也要對照最新要求，遵循新的標準，對于基層農產品質量安全檢測實驗室來說，需花費更多的時間和更大的精力進行適應。

1.2 特殊歸檔范圍與繁雜門類

農產品質量安全檢測機構在計量和資質認證等方面有著特殊的要求，需要根據不同的檔案類型進行歸檔，不同的檔案類型也有著不同的保管期限，有的保管期限要求至少在六年以上，有的保管期限要求十年起步，這些明顯的區別給檢測實驗室檔案管理帶來一定的難度，需要有專業的管理人員歸檔，在認證認定要求的范圍之內完成檔案管理工作。此外，現階段農產品質量安全檢測的全過程都在檔案管理的范圍之內，因此涉及到的檔案類別較多，十分繁雜，其中有機械設備類、耗材試劑類、文書標準類等，并且隨著檢測工作的開展，其數量會不斷提升，十分考驗檔案管理人員的專業能力。同時，檔案管理的標準還會隨著檢測要求不斷變化，會耗費大量的人力和物力，容易出現錯誤歸檔、遺漏等問題，造成檢測實驗室檔案管理工作的不規范[2]。

1.3 檔案利用率較差

在使用農產品質量安全檢測實驗室的檔案時，檔案的查閱和使用多集中在計量和資質認證方面上，檢測人員對檔案的認知與利用意識并不強，農產品生產單位對檔案投入的科研與資金較少，各類數據更多地投入到檢測利用上，而較少地投入到研究利用上，整體來看，對檔案資源的挖掘程度不足，開發使用并不充分[3]。

在現有的管理規范中，基層農產品質量安全檢測檔案管理工作以紙質檔案為主，部分重要的結論性文件會同時納入檔案室文書檔案中，同時按照數字化管理要求進行掃描存檔。在總結各類數據的時候便利性較差，難以切實服務于科研。且由于基層工作量較大，大部分的檔案都不能進行統一的電子化存檔，其他非結論性的檔案也缺乏相關的規范化要求，導致在查找使用的過程十分繁瑣，不利于未來數字化實驗室的搭建，后期也會給檔案工作人員造成較大的不便。

2 提高基層農產品質量安全檢測實驗室檔案管理能力的策略

2.1 完善管理手段

實驗室的相關檔案管理規范應當符合國家管理部門的要求，及時做出調整和修改，由檔案管理人員進行補充完善，檔案應當做到“應歸盡歸”，盡可能地增加檔案歸檔數量，為檢測實驗提供強有力的檔案資料支撐，提高實驗室的整體檔案管理水平。確定不同檔案的保存期限，根據檔案保管的目的，采用不同的管理手段，取得服務檢測與檔案管理工作的平衡。檢測實驗室還要與檔案管理室進行綜合協商，共同制定檔案管理細則，根據實驗室的檢測進展與工作內容確定文書等檔案的保存要求，及時更新檔案內容。關注行業內的管理模式與管理標準，適時創新管理方法，將具有長期價值的檔案予以長效保存，合理規劃檔案存檔設備，同時滿足檔案的短期使用需要與長期保存需要[4]。

此外，檢測機構還應當注重新型技術的使用，設置合理的檔案檢索工具，方便借閱者查詢檔案材料，在檔案原件的基礎上進行加工與提煉，滿足檔案借閱者的實際利用需求。重視檔案的作用，設置借閱室，方便借閱者閱覽不宜外借的檔案。制作有效的檢索工具，設置查詢關鍵詞，能夠有效提升借閱者的查詢速度，根據實驗室檔案的實際需求，可以通過編寫大事記以及制作檔案簡介、概要、成果等進行檔案信息的二次加工，讓檔案的有效提供和高效利用成為基層農產品質量安全檢測實驗室建立檔案的最終目的。

2.2 細化檔案分類，建立分級檢索目錄

對基層農產品質量安全檢測實驗室中的各級各類文件進行分類是實驗室能夠正常運行的重要保證，也是檔案管理工作的基礎環節。依據農產品質量安全檢測實驗室的不同管理要素，可以將檔案類別分為環境及設施設備質量管理檔案、實驗管理檔案、實驗室各項活動記錄人員管理檔案、廢棄物處理管理檔案、物資管理檔案等。針對這些檔案分類，管理人員可以將其進一步細化，歸檔實驗室的各類檔案材料。以上幾大類可以作為實驗室檔案管理的一級檢索目錄，然后在每個一級檢索目錄下再設置歸檔內容，作為二級檢索目錄，這樣可以大幅提高檔案管理的有效性，同時提高實驗室人員檢索與使用檔案的效率，能夠節約工作時間。

管理人員應當提高對檔案管理工作的重視程度，配備專門的基礎設施，減少不必要的工作內容，讓檔案管理人員能夠將精力投入到現實工作當中。實驗室的檢測人員也應當認識到檔案管理工作的重要性，在檢測工作中提高數據準確性，做好數據保存工作。基層農產品質量安全檢測的檔案應當存放在實驗室核心區域，保證檔案保存環境的整潔與安全[5]。實驗室應當有專人負責檔案管理，設置借閱權限，采取分層管理的原則管理相關人員。對于需要保密的檔案，實驗室要做好人員的培訓，要求相關管理人員嚴格遵守保密制度，不轉借、不轉閱保密檔案。對于保存時間較長的檔案，要求借閱人員不得涂改、圈點、拆散等，維護檔案的歷史性與真實性。

2.3 開發檔案資源，增強數字融合

農產品質量安全檢測實驗室的檔案管理工作本質就是服務于檢測工作，檔案資源的開發能夠有效提升檢測工作的效率，通過借閱和使用檔案，能夠凸顯出檔案管理工作的價值。檔案管理人員可以根據檔案的使用情況進行劃分，開展專項內容的匯編，針對不同項目內容、科研進程進行深度加工，使其能夠很好地滿足科研人員的需要。提高檔案管理的效率，將工作精力有選擇性地分配給不同類型的檔案，開發出檔案中具有活力的因素，促進實驗室的檔案管理工作進入一個良性循環。

同時，檔案管理人員還應當積極探索數字化的管理方式，緊緊跟隨科技潮流，依托現有的管理標準要求，逐步探索適用于基層農產品質量安全測量工作的管理方法，借助新型技術手段，將更多的紙質檔案過渡到數字化管理，做到檔案紙質儲存與數字化儲存的結合，使得檢測人員可以更加便捷地使用檔案，提高查閱和使用的便利性，增強檔案管理工作的現實價值[6]。

3 結論

通過本文的研究可以得知，我國農產品質量安全檢測工作對提升農業生產有著重要的作用，但是當前我國相關檢測實驗室中還存在著檔案管理等方面的問題，需要管理人員有針對性地做出改善，以適應當前的檢測標準與工作環境，進而完善我國檢測機構的管理體系，有效提升檢測機構的綜合競爭能力，讓檔案管理工作更好地服務于基層農產品質量安全檢測工作，有效發揮出農產品質量安全檢測工作的巨大作用，為人民群眾增添福祉。