軍工單位電子檔案管理的應用分析

趙昕

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮 333000）

0.引言

隨著多媒體信息技術的飛速發展，著力推進檔案資源的信息化建設已逐漸成為一種新興的發展趨勢。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新增“檔案信息化建設”專章，明確提出要將檔案信息化納入信息化發展規劃，以保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。基于這一時代背景，檔案管理模式的革新與優化進程也隨之開始。由傳統紙質檔案管理逐漸向電子檔案管理轉變。

1.電子檔案的概念

電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合[1]。通常電子檔案涉及的“檔案源”包括電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件）、檔案化的電子信息（版式數據文件）、結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。

2.電子檔案特點

2.1 存儲高密度性

與傳統紙質檔案相比，電子檔案因其存儲介質的不同而對存儲環境的要求較低，高密度壓縮存儲降低了檔案資源的需求空間，貯存空間的節約為擴大貯存容量帶來了有利條件—相同空間內可存儲的電子檔案資源數量更多。一張容量可達600MB～4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息[2]。

2.2 載體繼承性

電子檔案脫機保存在光、磁介質上，這類載體受存儲環境影響顯著，不同于紙質存儲，光、磁介質的使用壽命較短、脆弱性更高，易折損、難保存。檔案資源需不斷變更存儲載體以延續其使用壽命，從而達到檔案資源內容存續的目的。基于這一特點，電子檔案數據對存儲載體的依賴性不強，臨近載體壽命完結時，可借助信息化技術和平臺變更檔案資源的存儲載體，完成載體之間的繼承與數據之間的遷移過程。

2.3 利用高效性

電子檔案依托信息平臺的高速率傳輸大大提升了檔案檢索速度，便于多人實時進行信息共享與傳遞，摒棄了傳統紙質檔案塵封不動的使用弊端，促使檔案資源“流動”起來，顯著提高檔案利用效率。此外，針對電子數據訪問頻次和瀏覽、下載數量的統計也將清晰客觀，為軍工單位了解多元化用戶檔案需求及評價、改進檔案管理系統提供優化方向。電子檔案的應用與普及，使得檔案資源的信息化集成程度有了明顯增強，依托于計算機及數據庫技術，加強了檔案之間的關聯性，促使檔案資源整體實現了多元融合，也為后續檔案保存及利用提供了便利條件。

3.電子檔案管理模式

3.1 電子檔案單套制管理

隨著辦公自動化系統的廣泛應用和信息傳輸技術的不斷成熟，相較于紙質文件，電子文件已顯露出明顯優勢，在國家政策的大力推進下，全生命周期式的電子檔案管理已呈現出不可逆轉的發展態勢，電子檔案單套制將成為未來檔案管理的主流模式。所謂電子檔案“單套制”管理是指對于由電子設備生成的源生電子文件，在進行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質檔案的歸檔管理制度。2014年頒發的《中國（上海）自由貿易試驗區條例》中第四十四條明確規定：“自貿試驗區推進電子政務建設，在行政管理領域推廣電子簽名和具有法律效力的電子公文，實行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力”[3]。由此，上海自貿區作為試點，率先推行電子檔案“單套制”管理模式。這是基于檔案用戶資源需求和國家政策推進下的檔案管理模式發展新方向。

電子檔案“單套制”管理模式在系統對接的基礎上，通過采用電子簽章、電子認證等技術，嚴格管控人員權限以確保各單位、各部門對于電子檔案信息的互信、互認，實現電子檔案的優化管理。具體操作為：歸檔文件由歸檔人上傳到辦公應用系統后，文件將自動轉換為PDF格式，歸檔人在系統中指定各層級審簽人員，提交流程，便可逐一完成審簽，最終到達歸檔系統，由檔案人員審核無誤后，進行歸檔。電子檔案單套制管理模式的實施，可以使歸檔文件在不脫離應用辦公系統的情況下完成流轉、審簽、歸檔、發放等一系列流程。確保了歸檔文件的原始性和真實性，降低了人工篡改、遺失風險。同時，縮短了各審簽環節的流轉時間，顯著提高歸檔效率。在軍工單位中，由于檔案資源的安全性和保密性被視為檔案管理工作的重中之重，確保和維護檔案資源安全已成為日常檔案管理工作的基本要點。因此，革新檔案資源流轉方式，推進電子檔案單套制管理無疑是為檔案管理工作增添一重強有力的保障。

3.2 電子檔案雙套制管理

電子檔案雙套制是指將電子文件以紙張和數字化載體（如磁盤、磁帶光盤等）制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質、兩套同一內容的檔案。這一管理模式多見于合同管理，考慮到合同簽章具有法律效力等問題，需要保留其憑證價值，因此，在當前檔案管理工作中，電子版與紙質版需同時保存。此外，受信息化水平限制或由于更新、改造經費不足等原因，電子檔案雙套制管理依然是目前檔案管理工作的常態模式。

4.電子檔案管理中存在的問題

4.1 電子檔案存儲介質穩定性不高

與傳統檔案的紙質存儲介質不同，電子檔案通常以計算機磁盤等設備為存儲載體，雖然以電子形態存儲，可以承載更多的檔案數據，但此類載體的使用壽命一般為5～20年，需不斷更換以確保檔案資料的完整可讀。新舊載體迭代更替時能否良好、完整傳輸也是對電子檔案存儲介質穩定性的一大考驗。此外，除了載體的使用壽命，其自身物理性能的變化也時刻影響著檔案存儲的有效性。磁盤等電子存儲介質所用材料的穩定性與紙質載體相比較差，且易受摩擦、震動、溫濕度變化等環境因素影響，產生消磁、退磁、老化、線路燒毀等問題，從而造成檔案信息失真、無法讀取、數據丟失等嚴重后果[4]。介質材質敏感、脆弱，為電子檔案存儲介質穩定性帶來一定風險。

4.2 電子檔案安全性存在風險

（1）電子檔案權限問題。電子檔案具有較強的靈活性，能夠實現多人同時在線查詢、瀏覽、下載、共享，極大提高了檔案資源的利用效率，但鑒于軍工單位屬性較為特殊，人員的密級程度因其崗位不同而略有差異，與之對應的所屬權限也就不盡相同，因此，難以面向軍工單位所有員工開放全部檔案權限。電子檔案訪問利用權限限制，是間接保障電子檔案安全的有效手段之一。（2）計算機安全問題。電子檔案對計算機信息技術的依賴性較強，其安全性是維系在計算機安全保障之上的。由于計算機系統本身及硬件設備可能會存在病毒入侵、黑客攻擊、篡改泄露等巨大風險，計算機系統的隱藏漏洞將會成為威脅電子檔案安全性的重要隱患。

4.3 檔案人員專業素養良莠不齊

在檔案信息化建設過程中，檔案存儲的載體形式會發生變化，由傳統紙質逐漸向計算機磁盤等設備轉化，相應地，檔案管理模式也會發生一定改變。部分檔案人員對于電子檔案這種信息化檔案管理模式接受程度較低，在思想意識方面略顯保守，依然傾向于原有傳統的紙質檔案管理模式。此外，電子檔案管理模式則需要將檔案工作與信息化技術相結合，這無疑是對檔案工作者信息技術水平的嚴峻考驗。當前，隨著國家及企業對檔案工作的重視程度不斷提升，檔案人才隊伍也在逐漸壯大，但由于計算機實操技能為檔案管理過程中的輔助手段。因此，從業者對其重視程度不高，在計算機技能操作上稍顯不足，整體的計算機應用水平較為低下，導致檔案人員專業素養的提升成為阻礙檔案信息化建設中不可忽視的重要因素。

5.對策及建議

5.1 加強載體物理防護，做好異地異質備份工作

由于電子檔案主要依托于磁盤、光盤等硬件介質存在，對環境的存儲要求較高，為實現檔案的長期保存，需要對電子檔案存儲環境進行定期檢測和維護。存放載體的庫房應注重物理防護，防磁防震，避免磁化造成的信號失落或信噪比降低，控溫控濕，最好將溫度控制在17℃～20℃，相對濕度控制在35%～45%，為檔案載體提供良好的存儲環境。在實際檔案管理工作中，有效的物理防護手段是維持或延長電子檔案存儲載體使用年限的重要方法。此外，應建立電子檔案異地異質備份制度。檔案資源的異地異質備份保存，其目的就是要實現對檔案資源的風險防范，以求達到數據內容的“雙保險”。異地異質備份工作的開展需要結合計算機技術、掃描技術、微縮拍攝技術、存儲技術等各種技術手段，采用多種載體定期進行脫機備份，通過云傳輸實現異地備份，可大大降低因地震火災等不可抗力因素發生時，檔案數據失效的風險，以確保檔案資源的長期可讀，無形中延長了載體的使用壽命。但需注意的是，異地異質備份尤其是遠程異地異質備份工作在管理過程中難度加大，需要建立健全一套針對存儲格式、存儲載體、歸檔程序、安全檢驗、補救措施等各方面的流程規則，以確保檔案資源的收錄保管程序科學、合理。在此過程中，軍工單位需秉承因情而異、穩妥可靠、經濟實用的原則[5]。

5.2 建立嚴格保密制度、定期優化計算機系統

軍工單位的檔案資源通常涉及國家的秘密，其重要性不言而喻。作為國家軍事工業領域寶貴的知識財富，檔案價值無可估量。在此背景下，軍工單位針對檔案資源開展的安全與保護顯得格外重要，也十分必要。建立健全嚴格的保密制度，以條例形式從源頭處把控電子檔案管理權限，引入傳輸加密技術與用戶認證機制，增設檔案訪問流程，實行重要檔案人員訪問權限審批制度，及時做好相關訪問人員的檔案資源權限開通及關閉工作，并指定專人負責定期審計檔案系統管理員及安全管理員的操作記錄，以降低檔案信息泄露風險。除此之外，注重軟規則的同時，對于硬件水平的優化也是電子檔案管理工作中的重要一環。計算機系統及相關存儲軟件應用安全是電子化檔案管理實施過程中不可忽視的重要問題。作為檔案資源的承載體，技術人員日常需做好計算機系統及硬件設備的維護保養工作，確保計算機系統及檔案數據存儲介質能夠良好運行。同時，也需要定期對計算機進行安全檢測，及時查補漏洞、排查故障，完成系統及存儲設備的更新優化，為檔案信息的安全提供強有力的技術保障。只有計算機系統及其存儲設備處于良性運行狀態下，電子檔案資源才能得到安全性的保障。

5.3 提升檔案人員專業素養

檔案人員的專業素養是檔案管理工作能否順利開展的關鍵因素。當前，檔案管理正處于由傳統紙質檔案向電子檔案的過渡轉型階段。因此，需要從思想意識和專業技能兩方面進行提升。在思想意識方面，電子化檔案管理是檔案管理的新形態，是未來我國檔案信息化發展的主要方向，實行電子檔案管理不僅可以提高檔案資源的利用效率，是對傳統檔案管理模式的革新與優化，電子化檔案管理儼然已成為檔案工作領域中不可阻擋的發展趨勢。因此，正確樹立信息化檔案革新思想顯得至關重要，增強軟實力的同時還需注重硬實力水平的提升。新時代下，檔案的收集整理、編研存儲、開發利用逐漸與信息技術相結合，對檔案管理人員專業素養提出了更高的要求。通過定期組織計算機技能培訓、開展電子檔案管理應用講座等形式能夠逐步提升計算機應用水平。針對計算機技能的學習可以促使檔案管理人員擁有多元化的復合知識背景，軍工單位檔案人才的培養體系也能逐漸趨于完善。因此，必須著力提升檔案人員的專業素養，以期能夠適應信息化建設的迫切需要。

6.結語

檔案信息化建設工作的順利開展是推進檔案資源高效整合的重要舉措，也是實現優質電子檔案管理工作的一項基礎條件，加快推動檔案信息化管理模式對于提升軍工單位檔案管理能力與檔案利用效率都有積極的現實意義。與時代背景及社會發展要求相結合，不斷完善、優化檔案管理模式，豐富檔案管理工作實踐思路，為軍工單位檔案管理水平的進一步提升提供堅實保障。