大數據背景下的Y企業會計管理轉型思考

陳紅霞，周淑卿，劉靜雯

（1安徽省煙草公司池州市公司，安徽 池州 247000；2安徽省煙草公司阜陽市公司，安徽 阜陽 236000；3安徽省煙草公司滁州市公司，安徽 滁州 239000）

在現代經營管理中，大數據技術的運用越來越廣泛。大數據由海量數據集組成，是通過對其中有使用價值的數據進行專業化加工處理，實現增值的數據信息化資產。北京國家會計學院張慶龍教授曾提出：下一代財務的思維模型基于數字化、智能化背景。

當前，新興的科技大革命和產業大變革發展突飛猛進，數字化轉型已經成為新的方向。在2022年3月召開的煙草行業財審工作會議上，國家煙草專賣局財務管理與監督司（審計司）司長張孝堂在工作報告中明確提出，要加強財務數字化研究，積極推進財務數字化、智能化轉型。大數據環境下，Y企業進行會計管理轉型是新時代的客觀需要和必然結果。

一、Y企業會計管理現狀

（一）財務系統內部各模塊數據未完全融合

目前，Y企業財務系統包含NC核算、預算管理、報銷管理、資產管理、資金監管等相互牽制又不完全融合的系統模塊。相互牽制是因為各模塊數據要相互比對一致，不完全融合是因為模塊與模塊之間出現接口設置等問題，導致數據不能取之即用，既有同一家軟件公司開發的不同模塊未能對接取數的問題，又有不同軟件公司開發的模塊不能對接取數的問題。在Y企業需要提取數據時，財務人員需要花費大量時間核對比較各模塊數據，甄別難度較大，工作效率難以在短期內提升。

財務無紙化報銷系統是Y企業為建設財務共享中心邁出的重要一步，也是Y企業為實施財務數字化轉型進行的基礎準備。但是，在財務無紙化報銷系統的實施過程中，還存在不完善不穩定的問題，報銷事項和指標的設置未能完全一一對應，需要第三方軟件運維人員介入解決，財務智能化尚停留在表層。Y企業定額標準體系已正式推行兩年多，但是作為預算管理工作的重要組成部分，在預算管理模塊中定額標準體系的嵌入基本還是空白，預算管理模塊的功能還停留在最初的編制、調整、批復和執行層面，且不能按需求實時生成預算執行數據，填制部門的預算執行明細無法查看。資金監管模塊是另一獨立軟件公司實施的項目，與預算、報銷系統的結合問題重重。

（二）財務系統與業務系統數據未完全融合

數出多門一直是Y企業經營管理中提取數據面臨的難題。統計部門往往找財務部門要數據，企管部門也找財務部門要數據，人事部門還找財務部門要數據。財務部門演變成手工數據集成中心，這與Y企業建立各系統模塊的初衷不符。財務部門甚至還要分析數據產生的原因，每月光是與各個單位（部門）協同查閱數據就花費財務人員大量的時間、精力，導致財務工作總體效率不高，而各個部門完全依賴財務部門提供的數據開展工作，極大地限制了其工作職能的有效發揮。

財務系統內部、財務系統與業務系統等，諸多信息系統分屬于不同的業務領域，且各自專注于自身領域內的業務流程、基礎數據等信息，尤其有的系統還分屬不同的軟件開發商，形成了一座座“數據信息孤島”，即數據之間的聯系性和信息之間的交互作用被削弱。首先，缺少一套標準化的基礎數據體系是系統內部及系統之間數據未完全融合的主要原因。其次，缺乏全面的不同結構系統整合能力，新型基礎數據設施建設不到位，整合和應用數據的技術架構相對落后。再次，缺乏根據自我需求設計的靈活多形式的可視化展示和多維分析。最后，缺乏涵蓋全面監控、風險預警防控、決策引領等在內的大數據集成應用場景設計。

（三）會計檔案保管仍依賴紙質會計檔案

Y企業目前采取的會計檔案保管模式如下：紙質會計檔案由市公司保管在市公司所在地，電子會計檔案由省公司搭建的財務智能化共享平臺統一保管。分析該企業檔案室數據調閱記錄不難發現，該企業數據調閱過多依賴紙質會計檔案，各條線獲取數據的途徑主要是去財務部門調閱會計憑證、復印發票等原始報銷記錄。

較高的調閱頻次暴露了傳統紙質會計檔案的弊端。第一，紙質會計檔案易磨損、不易保存。隨著存放時間的延長和調閱頻次的增加，原始憑證上的字跡逐漸模糊，甚至難以辨別，尤其是多年前開具的帶有復寫紙張類型的手工發票。第二，保存成本較高。一是紙質會計檔案對保存環境要求較高，對檔案室的溫度、濕度都有相應的要求，否則易霉爛變質。二是隨著紙質會計檔案的增加，需要有足夠空間的檔案室去儲存保管，耗費固定資產的成本價值較高。三是Y企業核算精細化，會計科目輔助核算設置較多，紙質賬簿等會計檔案打印需要大量紙張，資源耗費較大。第三，調閱不便，費時費力。紙質會計檔案保管在當地檔案室，上級或者政府監管部門檢查或者審計時，異地調取資料不便，只能現場調閱取證，調閱成本較高。

（四）財務人員思維仍停留于傳統財務會計

現階段Y企業的財務管理模式還屬于傳統財務會計管理，單一的財務會計思維已經無法滿足企業的長遠發展。

財務人員將主要精力放在多頻次收集和整理歸納企業經營管理中產生的基礎數據上，這極大地影響了整體財務工作的效率，使財務人員的作用得不到有效發揮，對新型財務管理理念的認同感不強，財務人員往往處于兩難境地。同時，人才結構不夠合理，梯隊建設不明顯，財務人員新老銜接不暢。財務老同志沒有接受足夠的管理會計和前沿理論知識培訓，思維方式未改變，會計管理思維不夠開闊，接受和運用大數據等新興技術的能力較弱；新同志缺少崗位實踐操作，未熟練掌握行業財務知識，專業技能不足。這給Y企業的會計管理思維轉型帶來了一定挑戰。

二、應對策略思考

（一）建立生產經營一體化的大數據平臺

財務系統內部各模塊數據、財務系統和業務系統之間數據的融合問題已經引起行業總公司的高度重視，統一大數據平臺的建設亟須提上日程。

建設大數據平臺，首先要解決數據標準統一的問題。數據的標準化是構建財務大數據中心的基礎。報銷是財務數據取數的源頭，Y企業兩年前已實施財務無紙化報銷管理，現階段仍在優化。它是財務數字化轉型和智能化改造的基礎和關鍵一步，是建設財務共享中心的前置條件，是實現會計信息跨地域、跨時間、跨空間協同應用的基礎。因此，Y企業建立標準化經濟業務事項體系，較大程度地規避人為操作方面的不當，支撐財務無紙化報銷系統，完善會計信息系統從輸入到處理再到輸出等一系列環節的會計數據統一標準體系，使定額、預算、資產、資金監管和無紙化報銷系統互聯互通、高效融合，最終達到數據高度集成統一的目的。

“1+1+N”的建設思路在這樣的設想下提出，即建立一個統一的數據中心、一個大數據分析平臺、N個常用分析場景，實現數據收集、保管、調取、應用一體化，圍繞企業核心經營決策，為企業提供數據化支撐服務。一個數據中心，就是將Y企業的核算、預算、資產、資金、采購、營銷、專賣、OA等各個系統模塊整合集成，統一財務、業務事項數據來源，統一輸入輸出標準，最終形成完善的一體化的數據應用體系。一個大數據分析平臺，就是在落實大數據中心建設的基礎上，構建數據應用處理平臺，根據企業不同層次的需求，通過多種數據分析工具多維度分析和可視化智能展示整體經營情況，出具“量身定做”的智能分析報告。N個常用分析場景，就是將數據分析延伸到消費者行為、產品價值、精益管理、精準營銷、風險防控、市場監管、案件分析等應用場景中，達到實時排異、輔助領導實施管理決策的目的，最大限度挖掘數據背后的價值。

（二）建立升級換代的電子會計檔案

隨著電子發票、電子財政票據及鐵路客票等各類原始票據在各自領域數據標準化的試點和推廣，電子合同的簽訂、影像設備的配置、會計檔案的升級換代已經到來，依托財務智能化共享平臺統一管理會計憑證、報表、賬簿等檔案資料，實現全面的會計檔案電子化管理已不是一句空話。

大數據背景下的會計檔案管理，要求具有較好的存放條件，標準化、一體化的數據平臺是基礎，要把所有單據、會計憑證、會計報表和會計賬簿等保管到省公司財務智能化平臺。

今后，Y企業應采取“四步法”管理電子會計檔案管理。

首先，建立掃描中心管理影像和文檔資料，這個掃描中心既可以是省公司設立的，又可以是市公司設立的，目的是便捷地管理影像系統所傳遞的所有會計檔案，以隨時滿足企業內外部調閱資料的需求。隨著業務量的增加，掃描傳遞的成本也愈來愈高，影像資料占用存儲空間大，長此以往，會導致系統運行緩慢。根據Y企業的實際情況，建議建立獨立的一個或多個第三方電子檔案管理系統，解決存儲空間不足的難題。

其次，將近幾年使用和查閱頻次較高的會計檔案暫存于市公司，待超過一定年限很少被調閱時，再提交至省公司財務智能化平臺歸檔。

再次，無紙化報銷系統上傳的影像掃描件，通過財務智能化平臺，收集、存儲、調閱紙質原始單據，實現電子與紙質會計檔案的逐步接軌，達到全流程化管理的目的。

最后，梳理核實無紙化報銷系統中報銷部門、經辦人及統一的財務智能化平臺三者職責，形成三位一體、各司其職的會計信息質量體系，逐步實現會計信息管理全流程電子化、數字化，從根本上降低會計信息存儲和輸入輸出的成本，改善會計工作的面貌。

（三）建立現代化的管理會計思維

一切管理問題的根源在于人的思想，一切工作方法的轉變始于思維的轉變。數字化轉型的首要問題歸根結底是人的問題。要做的第一步是培養財務人員的數字化思維。

Y企業可以通過內部培訓與外部培訓相結合的形式，引導財務從業人員逐步接受管理會計思維的熏陶，感受大數據智能化轉型的切身影響，具體措施如下：一是加強專業人才培養，開展財務人才選拔，吸納業務能力強、理論水平高的財務人員組建財務人才庫，適時開展內部培訓；二是圍繞數據化建設中心要求，打造財務信息化隊伍，深度參與Y企業系統對接、新系統建設等信息化項目，提升數據化建設實踐水平；三是帶領財務人員“走出去”，參觀學習國內財務信息化建設領先企業的信息化項目，博采眾長，結合自身實際適當應用。最終培養出既懂會計，又懂業務，還懂信息化的復合型人才。

在這種思維模式下，財務部門將實現高度專業化，進而演變為數據集成處理部門，財務人員將得到更好的職業發展。在一體化數據平臺建立的基礎上，Y企業財務人員可以從平臺直接獲取各項數據，根據個性化需求進行精準分析預測，為領導實施決策提供參考，助力企業高質量發展。從成本收益角度出發，大數據平臺能夠實現數據同源、同時、同步共享，及時發出事前預警，提升會計數據治理能力，實現企業高效能治理，提升財務管理水平。

（四）建立健全相關制度

現代化管理離不開規范化制度的約束。Y企業應加快解決會計管理轉型過程中的標準缺失、制度缺位的問題。

依靠智能化數據平臺管理，雖然能便捷高效地獲取數據，但也帶來了數據管理安全性隱患，只要聯網，難保數據不會受到惡意攻擊。因此，必須建立會計信息系統安全管理方面的具體制度，識別安全漏洞，安裝有效的殺毒軟件，檢測會計信息系統的安全穩定性，規避數據外泄的安全事故發生。

隨著越來越多的電子會計檔案的產生，Y企業原有的會計檔案管理辦法已不再完全適應當前形勢，需要根據電子會計檔案的形成、存儲、保管特點，建立電子會計檔案管理制度，界定規范電子會計檔案。在數字化轉型背景下，單據報銷、掃描影像等多崗位角色的變化促使企業需要及時制定新的財務制度以防范和解決問題。

要求財務人員轉變會計思維方式的同時，應適當建立獎勵激勵制度，提高財務從業人員的工作效率，以此督促財務人員轉變思維模式，主動加強管理會計、新準則實務和新財稅法規知識的應用，培養高素質人才，發揮管理會計職能，挖掘大數據價值，恪盡職守，真正做到“人盡其才，才盡其用”。

三、結語

科學技術快速迭代，迅猛發展的新型智能技術的應用使未來的應用場景不斷深化。數字化轉型是國家、行業和企業的發展戰略，切實轉變思維，提升會計數據治理能力，發揮大數據平臺的工具作用，運用新技術推動會計工作數字化轉型，是現階段企業實現高質量發展的戰略任務。