檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用

文/云南省交通投資建設集團有限公司 李淼

數字化時代的來臨，使人們的工作和生活都發生了改變，同時通過線上處理事務的方式能夠提升整體的管理效率。檔案管理是一項繁雜的工作，因此借助互聯網技術能夠更好地改變傳統管理方式，使得檔案管理工作呈現條理性。盡管互聯網技術為檔案管理帶來了一定的機遇，但其挑戰性也是共存的。因此，對數字化時代檔案工作的挑戰進行分析，從而找到數字化檔案信息的利用方法。

一、數字化檔案

數字化檔案是現代社會檔案管理的一種新型模式，其更多的是檔案館利用互聯網技術進行管理模式優化構建的一種工具，將智能技術融入檔案安全管理過程中，能夠更好地降低人工管理的工作量，同時將通過數據指標實現對檔案安全問題的精準監控，以此在發現問題、預防安全問題出現的過程中提供技術保障。智能化檔案在防火、防潮以及防盜過程中發揮著重要作用。同時互聯網技術也將作為一種問題解決的渠道運用到檔案管理工作中，使得傳統的檔案管理模式得到優化轉變。對于檔案管理者而言，借助互聯網技術能夠更加精準地對檔案中的內容以及存儲位置進行管控，進而為提升檔案管理的效率以及用戶的滿意度奠定良好基礎。

二、檔案數字化建設

（一）開放共享發展理念的運用。檔案數據開放共享在數字化時代有三個顯著特點：一是零距離。檔案部門和用戶之間可以實現遠程溝通和交流，同時為用戶定制個性化的檔案信息，為提高信息利用效率打下了良好基礎。二是去中心化。數字時代，檔案館可以利用互聯網進行分布式管理，使人們通過第三方平臺獲取數據資源，從而為檔案整體管理質量的優化創造良好條件。三是開放。數字時代的檔案資源數據共享不僅面向檔案館，同時也包括其他行業的用戶，這將對傳統的封閉式管理模式提出挑戰，不利于提高檔案數據共享的整體效率?？偟膩碚f，檔案館在進行檔案管理的過程中，還存在著與新時代的理念和要求不相適應的現象，從而使檔案管理實體工作的質量水平很難提高。同時，在嚴格的等級制管理下，檔案信息的共享更加困難。因此，在當前的社會環境下，優化共享建設將是促進檔案管理信息化水平提升的重要基礎，檔案管理部門需要充分結合數字化技術的優勢提升檔案信息收集的完整性，進而為構建完善的檔案信息體系奠定良好基礎。

（二）網絡環境下“二位一體”模式構建。數字時代，檔案數據呈現管理者和開發人員兩手抓的態勢，事實上，每個人在日常工作中都會形成一定的原始記錄，從而成為檔案數據生產的中心。此外，檔案數據的創建者也將成為檔案數據的開發者。在微信、微博信息傳播的過程中，實現檔案內容的自由流通，與傳統的保存機構有很大區別。一般而言，檔案信息主要來自特定的組織機構，歸檔的文件信息生產者對檔案信息的開發利用不具有所有權。而且在數字化時代生產和發展將實現 “二位一體”的趨勢下，能更好地實現社會流通。在脫離實體限制后，多種信息媒體將自主開發虛擬網絡環境，從而使現代信息資源與傳統的檔案信息服務形成激烈的競爭關系，從而使檔案管理的“二位一體”模式受到挑戰。因此，為了更好地優化檔案資源的模式，需要結合實際情況做好網絡信息的運用工作，促使檔案信息得到充分利用，為強化檔案信息構建質量奠定良好 基礎。

（三）實現工作對象數據化管理。隨著信息技術的不斷發展，檔案資源管理呈現出智能化的趨勢，而傳統的人工管理方式又極易出現安全防范不力、數據丟失等問題，從而直接影響檔案管理的高效率。海量的檔案信息內容，受諸多自然環境因素和人為因素的影響，將使管理工作變得更加困難。因此，將智能化技術融入檔案管理工作中，可以更好地推動管理模式向多元化發展，為全面提高管理安全水平奠定良好基礎。數字時代給檔案工作帶來的最根本變化，其實就是工作對象的數據化，檔案信息能夠通過信息技術得以流通，同時也使更多的信息資源得到專業化的處理，在合理的時間內成為優化企業運作的重要手段。當前檔案信息資源建設主要包括存量數字化和增量電子化兩個方面，數字化為構建完善的數字化檔案和電子文檔奠定了良好的基礎，使檔案得以實現外延化，為提高收集管理的數據化效果奠定了基礎。

（四）海量的信息用戶背景下改革服務方式?；诒镜貙嶋H工作情況，在大數據時代建立協作檔案信息資源共享平臺，實現相關系統平臺之間的智能對接，從而為提高協作質量奠定良好基礎。與此同時，目前協同檔案信息資源共享構架實現了“互聯網+檔案”模式的升級，使各地區的數據庫配置更便捷，為實現二次對接和開放提供技術支持。與此同時，檔案工作也將不斷融入經濟社會的各個領域，從而使海量的檔案用戶對傳統的檔案管理服務方式提出了挑戰。政府積累的大量公共管理數據資源，也將成為檔案管理過程中不可估量的價值源泉。長期以來，傳統的檔案工作處于半封閉狀態，用戶需求也大多局限于簡單的查檔服務，而更具個性化的信息推送服務，使傳統的檔案服務模式受到極大 挑戰。

三、數字化檔案信息的利用方法

（一）規范收集材料。首先，有效的檔案管理是提高檔案工作質量的關鍵，及時收集整理資料，對今后的檔案進行審查、創建，具有一定的參考價值。其次，需要及時整理檔案，按其形成的時間和重要程度，對其進行分類。最后，在裝訂時，為便于日后參考，要使之更具美感和實用性。由于資料的不規范，會增加檔案人員掃描及識別資料的工作量。所以，在搜集過程中，必須對有關的資料進行及時審核，以縮短由于前后的修正誤差所造成的延誤，從而提高檔案的整體管理效率。另外，由于不同部門間文件資料的標準化程度存在差異，因此在搜集過程中應認真甄別，避免繁瑣的后續工作。由于檔案是極為重要的保密資料，所以在實際操作中，必須強化檔案的管理，規范檔案的利用工作，并將同類檔案分類歸檔，以增加后續工作的便捷性。機關檔案工作人員要嚴格按照《檔案法》的相關規定，對歸檔后的檔案進行重新審查，對檔案管理員隨意堆放的現象要及時改正。同時，還需要對其進行分類存儲，并貼上標簽，以保證檔案信息的有序、完整。

（二）加強材料鑒別。為了提高電子信息傳輸的效率，必須事先識別數據，確保在傳輸過程中不會出現差錯。同時，由于在搜集檔案時經常會遇到姓名相近、經歷相近等問題，造成檔案資料的錯誤較多，因此在搜集完畢后，應先對其進行鑒定。也就是說，審查材料與職位、學歷是否有直接的聯系。比如，政審材料所反映的內容，直接與其工作狀況有關。新時代電子檔案管理工作是龐大并且極其復雜的工程，需要相關機構的工作人員按照相應的步驟以及階段開展工作，并且逐步推進。期間需要做好長遠的規劃，且立足當前。日常工作中需要大力發展傳統的檔案載體的數字化，推進電子文檔的歸檔和接收工作，為后續的工作打好基礎。此外，相關工作人員還需要制定有關標準，明確工作目標，熟悉電子檔案管理的每一項規范和要求，確定每類電子檔案的管理期限以及有關規則，并且明確管理上的具體規則要求，保障每一份文檔都有價值，并且收集齊全，力爭實現規范歸檔。

（三）積極推動檔案精細化管理。在檔案整理的過程中，資料的收集、審核、歸檔是檔案整理工作的關鍵環節，因此必須對檔案的歸檔工作進行細化，以達到更好的效果。第一，主管部門要認真學習《檔案工作條例》和其他相關的規范性文件，在整理的過程中，要把每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息進行歸納。比如有些職位變動，會導致人員流動。因此，要最大限度發揮檔案工作的效能，減少錯誤率，不斷完善檔案資料的歸檔程序；第二，在收集、審核和歸檔文件時，要細化系統的實施流程，尤其是對個人資料中出現錯誤的，要認真核實，并交還給材料形成單位，再整理一次；第三，需要本人親自核實、簽名，并蓋上相應的公章，以保證材料的準確、完整；第四，在實際工作中，要把所有員工的入黨時間、工作經歷等信息輸入計算機，以便于日后查閱，并建立起現代化的電子檔案資源管理系統，以降低造假的幾率。將傳統的檔案工作與現代科技相結合，能使檔案得到更好 保護。

四、結語

總而言之，在數字化技術運用的過程中，檔案館需要充分發掘信息技術的優勢，將其融入檔案管理工作中，進而為降低信息管理的冗余性奠定良好基礎。數字化時代為檔案管理工作帶來顛覆性變革，同時也為其整體的服務方式帶來了一定的挑戰。因此，為了更好地提升檔案管理的整體質量水平，需要做好相應的信息技術優化工作，促使檔案信息得到高效的利用和共享。