政務公開背景下機關檔案信息資源的開發與利用

文/柘榮縣雙城鎮人民政府 林雅娟

信息資源的開發與利用和政務公開有著緊密聯系。在國家信息資源體系建設中，信息資源開發和利用要依靠政務公開提供科學合理化的手段與方式。

一、政務公開與檔案服務發展

（一）政務公開。政務公開指的是：行政機關在國家公共管理職權執行的過程中，需要按照規定的法律程序，主動向特定個人單位或組織進行申請，并公開公共管理和服務過程中履職的行為。其實質就是希望政府能夠以透明化的形式向大眾提供更多的信息資源。

（二）政務公開對檔案工作的挑戰。第一，檔案工作數據庫有待完善。檔案管理的基礎性業務是檔案管理工作的重要內容，同時也是政務公開的關鍵。基于政務公開的背景之下，要想做好檔案的開發與利用工作，需要有完善的檔案工作數據庫。第二，工作人員的素養有待加強。員工始終是單位發展的直接影響者，在政務信息公開過程中，政府檔案工作管理人員需要具備一定的專業能力及政治素養，這樣才能對政府機關中的檔案信息有良好的把握。第三，需要慎重處理利用與保密的關系。政府機關檔案信息資源中，不是所有信息都能夠公開的，其中一部分信息由于其自身的特殊性需要保密，公開內容需要一一審查，慎重對待。在實際工作中，筆者始終把好文件借閱關，嚴格按借閱、保密等規章制度，辦理借閱登記手續；對涉及秘密事項的文件，需經分管領導批準后，方可辦理借閱手續。

二、政務公開對信息資源開發和利用的意義

（一）有利于社會的發展與進步。政務公開對于整個國家的發展而言，不僅能夠促進經濟發展，還能夠降低國民經濟的運營風險，提高國民經濟水平，進而為各項建設提供強有力的經濟支撐，給予民眾一定的監督權與知情權，降低腐敗的發生幾率。

（二）檔案管理水平要求更高。檔案管理部門不僅是服務于政府的部門，同時也是各種信息的保管部門。對于檔案管理工作而言，政務公開就是文件檔案的公開，檔案管理工作是政務公開的基礎條件。所以在政務公開的背景之下，自然要求檔案管理工作水平隨之 提升。

（三）有利于檔案管理事業的發展。政務公開的過程中，檔案管理部門協同參與，是新時期對于檔案管理工作的創新舉措。政務公開有利于提高公眾對檔案管理工作的認知，也利于檔案管理工作的未來發展。在政務公開的背景下，檔案管理工作的服務性更強，隨著不斷創新和完善，檔案管理的功能更加全面。

三、政務公開背景下檔案信息開發和利用現狀

（一）政務公開與檔案網絡平臺相結合。政務公開的過程中，網絡平臺是當下政務信息資源共享的主要平臺。政府部門需要根據自身的實際情況，建設富有自身特色的政務公開形式，對網站進行適當設計，并設置相應的查詢系統以及信息公開欄目。公眾可以通過查詢檢索的方式尋找需要的信息，進而為公眾的知情權提供良好的保障，如此一來，政務公開便具有一定的廣 泛性。

（二）民生類檔案服務得到加強。我國作為人民民主專政的社會主義國家，執政宗旨就是為人民服務。為此，民生類檔案應最大程度上對公眾實現信息資源共享，真正地服務于人民。

（三）公務公開范圍界定不明確。在政務公開實際執行過程中，還會出現各種各樣的問題，導致政務信息公開的范圍界限越來越模糊，且在不同地區，其開放程度也有各種差異，內容、形式等都不盡相同，導致政務公開有些混亂。

（四）檔案信息資源開發利用不深入。在政務公開過程中，檔案信息資源的開發與利用始終進行得不夠深入，并且檔案信息的內在資源也始終得不到有效發揮。這主要是因為機關單位工作人員對檔案信息資源開發與利用的意識較弱，且管理制度不完善、管理人員素質較差等因素，阻礙了檔案信息資源開發與利用。

四、政務公開背景下檔案信息開發和利用策略

（一）嚴格把控檔案管理工作質量關。為了確保歸檔文件的質量，要認真負責地把好關。首先，把好文件登記關。做到收文當日拆封登記，及時送閱，及時分發，按時催辦，定期收回。其次，把好歸檔文件質量關。嚴格把好每份文件底稿、正文的格式，做到凡是正式文件必須有正文和底稿；請示文件有批復必須同時歸檔，保證立卷歸檔的文件材料系統、完整、連貫。最后，把好文件借閱關。在文件借閱方面，嚴格按借閱、保密等規章制度，辦理借閱登記手續；對涉及秘密事項的文件，需經分管領導批準后，方可辦理借閱手續。在案卷整理過程中，嚴格按照本單位制定的《文件材料歸檔范圍及保管期限表》對文件逐份進行鑒定，合理確定保管期限，以“年度—期限—流水號”進行分類組卷，使組卷后的檔案類目清晰，能完整反映各種職能活動。除了收集、整理檔案資料以外，要對綜合檔案室的資料定期核對數量，對庫房溫度及時調控，對庫房衛生定期清理，并進行安全 檢查。

（二）明確檔案信息開放的范圍。檔案法規定，一般是在其形成之日起滿25年可對外開放。但目前各個方面的檔案信息資源都早于25年開放。隨著我國改革開發的不斷推進，國家經濟快速發展，檔案信息資源的價值也逐漸變低。面對復雜多變的社會，很多檔案信息在未被公開前，就已經失去了社會價值，以至于信息資源嚴重浪費。所以，政府部門應做好檔案信息資源公開的時間管理，確定信息開放的范圍，并制定相應的開放規定，根據社會的需求，不斷為公眾提供多方面的信息參考。特別是在科技與經濟方面，要盡可能多地將信息公開透明。

（三）加強電子信息檔案的共享。檔案管理機構應加強信息化步伐，引進電子政務，并建設相應的網絡平臺，將檔案信息資源進行線上共享。最重要的是，檔案信息資源需要及時電子化，并將電子檔案歸納到網絡平臺中，便于國家和政府部門建立統一的數據庫。所以，檔案管理機構應當充分了解社會實際要求，樹立良好的服務意識，提升檔案信息的開發與利用效率，要盡可能滿足社會各行各業的發展需求。檔案管理過程中，為進一步滿足多方需求，可以建立專門的政府信息公開查閱中心，公開醫療、保險、建筑、經濟等多方面的信息，進而為社會各界提供更多有價值的參考 信息。

（四）擴展檔案管理功能。隨著政府檔案信息資源的公開力度和范圍不斷擴大，檔案管理部門更應該以人為本，為公眾提供更多便捷的服務，真正惠及百姓。檔案對于普通公眾而言，具有很強的神秘性，檔案管理部門多處于政府辦公場所之中，普通公眾在日常工作和生活中很少接觸檔案信息。公眾對于檔案信息具有一定的知情權與利用權。所以，檔案部門的大量信息資源，檔案管理人員在日常工作中有開發的職責和義務，需要針對公眾對信息的實際需求來進行。隨著科學技術的發展，檔案信息資源在公開與傳播方面相對較為容易，但同時也為“有心人”創造了更多鉆空子的機會。為此，政府部門要結合國家法律法規及自身實際情況，合理完善相關制度，確保政務信息公開的過程中，保證各類信息的安全性。

（五）創新檔案開發和利用方式。首先，檔案管理部門應在發展過程中注重“以人為本”，為公眾提供更多優質的服務。在政務信息公開的背景下，政府部門應不斷創新自身發展與服務理念，以此不斷適應新時代的發展需求。將自主提供信息資源的理念作為政務信息公開的標準，逐漸由保管型向公共服務類型轉變，提高各項信息的有效利用率，滿足公眾對于檔案信息資源的需求。其次，加強檔案管理人員的業務培訓。機關檔案由于類別和數量較多，對各類檔案還需要進行一一審核和甄別。一要提升檔案管理人員的政治素養和政治敏銳度。二要提升管理人員的綜合素養以及服務意識。檔案管理人員在工作中要仔細甄別檔案內容，進行科學化的政治站位，進而從客觀的角度對待檔案工作；通過開展各項測評及專業技能競賽，不斷提升管理人員的專業技能及服務意識；通過多項活動來調動管理人員的積極性，提升檔案管理工作質量。檔案管理人員應注重對自身知識的完善與更新，學習最新法律法規，熟悉政府部門相關業務，根據自身的專業經驗以及技能提升信息的透明度，為檔案的開發與利用創造良好的條件。最后，搭建檔案利用平臺，為了更加符合新時代的發展需求，對平臺進行不斷創新，提升檔案信息服務水平，進而提升政務檔案的開發和利用率，便于更好地開展后續 工作。

五、結語

綜上所述，政務公開是新時代發展的潮流，既提高了對檔案的開發與利用率，又能夠在公開信息的過程中盡可能多地滿足大眾的需求。為此，在政務公開的背景之下，盡管檔案信息在開發和利用過程中存在些許問題，但只要通過不懈的努力，解決相關問題，構建相關的管理制度，就能更好地為開展檔案信息資源的開發與利用奠定堅實的基礎。