新時期疾病預防控制中心數字檔案管理工作

文/臺州市疾病預防控制中心 張丹玲

基于當前的社會環境與醫學研究需求，疾病預防控制中心的檔案信息資源逐漸成為重要的醫學病情研究參考依據之一，其中諸多真實的傳染疾病患者信息與病例更是對疾病控制研究起著至關重要的作用。因此，疾病預防控制中心在開展內部檔案管理工作時，要對當前的“數字化+”管理發展趨勢具有更深刻的認識，從而在實際的工作實踐過程中，充分應用檔案管理數字化技術，不斷提升自身數字化檔案管理工作的規范性與標準性，從而促進自身檔案管理工作與我國疾病預防控制事業的綜合高效性發展。

一、疾病預防控制中心檔案管理數字化建設意義

在現代化社會的發展節奏中，“效率”逐漸成為工作實踐與管理模式中的第一要義。因此，疾病預防控制中心通過數字化建設路徑以及數字化檔案管理方式，逐步提升自身的檔案管理工作效率，并且在此基礎上實現疾病預防控制中心的現代化轉型發展。在傳統的檔案管理工作中，主要管理對象都是以紙質資料為主，基于紙質文件資料自身的物質特性，在對其進行整理的過程中，便需要投入更多人力成本與時間成本。

相較之下，以數字化、信息化技術為導向的檔案管理模式，不僅能夠在最大程度上緩解疾病預防控制中心在檔案管理過程中，所要消耗掉的時間成本與人力成本，同時更能夠通過精密的計算機云算法實現“零容錯率”的數字化檔案管理目標，尤其是對檔案信息進行查閱、調用以及復制等環節中，數字化檔案管理模式通過對各種管理軟件及管理技術的充分應用，直接提升疾病預防控制中心的檔案資料利用效率，從而更進一步保證疾病預防控制中心檔案信息資源的真實性及完整性。

二、疾病預防控制中心檔案管理數字化建設中存在的問題

（一）數字化管理制度方面。從當前疾病預防控制中心檔案管理數字化整體建設工作實踐來看，數字化管理制度缺乏科學性與完整性是最主要的問題。因為對于疾病預防控制中心檔案管理數字化建設而言，相關的數字化管理制度是整個工作實踐過程中的重要導向，若沒有相應的數字化管理制度作為工作實踐的引導，便會直接影響到后續疾病預防控制中心檔案管理數字化建設工作的整體效率及綜合水平。

雖然現代數字化技術及相關的信息技術憑借其自身優勢，在極大程度上，促進了疾病預防控制中心的檔案管理工作效率。但由于相關的數字化管理制度始終未能全面落實，導致很多疾病預防控制中心在檔案管理數字化建設過程中，一直無法形成良好的管理體系，這樣也就隨之產生了檔案數據庫方面的各種問題。很多檔案在疾病預防控制中心工作實踐環節中，因為科室之間的檔案信息資源無法形成集中管理，最終導致疾病預防控制中心的檔案管理工作始終無法實現全面性的利用效率。

（二）數字化軟硬件設施方面。強化數字化軟硬件設施投入，是疾病預防控制中心在整個檔案管理數字化建設工作中的重要基礎。但很多疾病預防控制中心在實際的數字化檔案管理系統構建工作過程中，往往會忽視“欲先行其事，必先利其器”的基本道理。在數字化管理平臺建設方面經常不會在第一時間內考慮到軟硬件設施的投入問題，從而導致疾病預防控制中心在對軟硬件設施采購的環節中，往往會出現必要性投入資金不足，或者是數字化軟硬件設施過于老舊等問題。這樣不僅使得數字化檔案管理的建設效果大打折扣，更使得疾病預防控制中心在檔案管理數字化建設的過程中，逐漸因為數字化軟硬件設施方面的影響而產生出更多的衍生性問題。

（三）數字化檔案管理人才方面。在疾病預防控制中心檔案管理數字化建設工作中，相關工作中的專業人才無疑是保證其順利進行的重要因素。若疾病預防控制中心內部缺乏數字化檔案管理方面的運維人才與操作人才，則勢必會導致相關的技術難題無法攻破，進而導致檔案管理數字化建設進度停滯不前。由此可見，缺乏復合型數字化檔案管理人才是影響當前疾病預防控制中心構建檔案管理數字化目標的主要問題之一。而很多疾病預防控制中心內部現有的在職檔案管理人員，由于絕大多數只具備傳統的紙質檔案管理工作經驗，因此在很多工作實踐環節中經常會以以往的工作經驗為主，這樣也就形成了檔案管理工作在數字化建設方面的管理理念落差，從而導致疾病預防控制中心在檔案管理數字化建設過程中，經常由于不能及時掌握數字化技術與數字化方法，最終影響到整體的檔案管理數字化建設成效。

（四）數字化檔案數據庫方面。基于疾病預防控制中心自身的社會服務性，在其工作過程中會產生很多文件檔案，但隨著時間逐漸延長，很多紙質文件均因保存不當或人員管理操作等問題，出現了檔案丟失的現象，后果極為嚴重。但是在很多疾病預防控制中心的實際檔案管理工作中，卻并未發現對于數字化檔案數據庫的系統化應用，很多疾病預防控制中心甚至未建立出這樣的數字化平臺，很多工作模式依舊沿用著傳統的表格化檔案數據庫管理方式。還有一些疾病預防控制中心在實際的工作環節中，雖然已經具備數字化檔案數據庫的基本雛形，但是在實際的工作應用過程中，卻僅僅將其作為傳統檔案管理方式的輔助工具，這樣在極大程度上弱化了疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的效果。

三、疾病預防控制中心檔案管理數字化建設路徑

（一）構建“5S”標準數字化檔案管理制度。起源于日本的“5S管理標準”，不僅是現代企業發展中的經典實踐理論之一，更是現代化企業管理工作的重要基礎。“提升人的品質，提高工作效率，營造團隊精神，做好每一件事，養成好習慣。”這是日本“5S管理標準”中最核心的精神管理內涵。新時期對于當前社會領域最直觀影響，便是通過數字化技術及信息化技術等高精尖技術讓諸多傳統行業在快速發展的進程中，不斷與時俱進繼而實現開拓創新。疾病預防控制中心在構建相關的數字化檔案管理制度的過程中，必須轉變傳統檔案管理制度，打破傳統制度格局，突破閉環管理制度中存在的因素限制，以此促進傳統檔案管理朝著數字化檔案管理的方向轉變，根據具體人員管理制度的實施情況，樹立正確的數字化檔案管理動態管理制度模式。

（二）加大數字化軟硬件設施投入。疾病預防控制中心在構建數字化檔案管理的過程中，若及時將存放時間較長的紙質檔案通過數字掃描等現代技術轉化為電子檔案，這樣不僅能夠便于疾病預防控制中心后續工作對于檔案資料的醫學分析，同時能夠實現檔案信息資源的及時發送與共享。而通過相關的數字化檔案管理系統與計算機技術，疾病預防控制中心在對檔案信息資料進行歸納查找的工作環節中，也能夠在技術支持的基礎之下，實現疾病預防控制中心對于檔案的綜合性工作需求，從而實現疾病預防控制中心檔案管理環境的高質量發展。

數字化軟硬件設施，在疾病預防控制中心檔案管理數字化建設過程中，無疑是最關鍵的“剛需”因素，其對于整體建設工作的關鍵作用也是不言而喻的。因此，在檔案管理數字化建設過程中，疾病預防控制中心則應重視到數字化軟硬件設施在整體工作中的重要程度，加大數字化軟硬件設施方面的經濟投入與更新速度，以此保證檔案管理數字化建設能夠具備更堅實有效的基礎。除此之外，疾病預防控制中心在數字化軟硬件設施選購方面，一切均應堅持“從優原則”，以此為檔案管理數字化建設提供更優質的發展適應條件，從而實現事半功倍的良好作用。

（三）重視數字化檔案管理人員的引入與培養。首先，為加快檔案管理數字化建設整體進程，疾病預防控制中心需要重視對現有檔案管理人員的集中培訓，以此提高檔案管理數字化建設效率。通過相應的崗位專責教育培訓，逐漸提升檔案管理人員的崗位責任意識與工作熱情；通過專項的檔案管理工作培訓，讓檔案管理人員意識到自身工作的重要性，并在實際的管理工作中，自覺地監督自身行為，從而提升整體工作效率。其次，還要注重加強對于檔案管理人員的培訓力度，并不斷完善培訓機制，結合現階段的實際問題，檔案管理人員整體業務水平及業務能力在一定程度上，也阻礙了資源檔案管理工作的發展。因此相關部門與領導則應充分認識到對人才培養的重要策略，通過定期或非定期的專業技能培訓與知識常規性培訓，讓員工能夠在這一過程中，對自身的工作有所了解。最后，在強化培訓的過程中，還應以相應的培訓考核機制、培訓薪酬獎懲聯動機制，讓檔案管理人員意識到業務能力與薪酬待遇之間的內在關系，從而促進員工形成在檔案管理方面的自主學習。將業務能力與薪酬待遇相互聯系，能夠讓表現出色的員工在其工作中對其他人員進行良好的榜樣效應影響，從而逐漸建設以榜樣力量為主的監督、培訓、工作體系，以此促進整體管理工作的良好實現效應與學風建設基礎。

（四）建立全面準確的數字化檔案數據庫。在傳統的檔案管理工作中，因雨、雪、風、雷等外界環境因素導致的室內溫度、濕度、空氣變化，是紙質檔案保存養護中所要考慮的致命性威脅因素。這些因素不僅會使得紙質檔案出現數據模糊、字跡磨損以及紙張受潮發霉等現象，同時還會影響到疾病預防控制中心整體的工作體系及中途工作環節，對于檔案信息資料的工作利用需求。因為紙質檔案資源的養護與維修周期通常都需要一個月以上的時間，而且相關方面的修復人員極為稀缺，因此也就延長了對于紙質檔案的養護期限。在紙質檔案這樣的物質特性下，疾病預防控制中心若在自身的工作體系中構建以數字化為主導的檔案管理系統，則能夠直接通過相關的系統軟件實現對于電子檔案的全面保護及綜合性管理。相比之下，這樣“虛擬環境”下的檔案管理方式則能夠在最大程度上，對疾病預防控制中心的檔案管理環境進行優化。

因此，建立數字化檔案數據庫，其目的在于提升疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的全面準確性。與其他社會公共服務單位相比，疾病預防控制中心所涉及的檔案資料更為繁雜，這一過程中便會產生諸多紙質文件需要進行有效處理，但是要想實現這一工作目標，僅僅通過傳統的檔案管理模式是極難實現的。因此，構建數字化檔案數據庫不僅能夠直接解決這一問題，同時還能夠實現疾病預防控制中心傳統紙質文件的數字化變革發展。基于此，疾病預防控制中心在建立數字化檔案數據庫時，應保證其數據系統信息錄入的全面性與真實性，通過數字化檔案數據庫的應用規范及引用方法，在最短時間提升整體的檔案管理及錄入工作效率，在此基礎上，還應針對數字化檔案數據庫的實際工作情況，制訂相應的管理系統規章制度，以此保證數字化檔案數據庫的工作實踐規范性與標準性。

四、結語

綜上所述，疾病預防控制中心在構建檔案管理數字化的工作實踐過程中，要全面深刻地認識到其工作對于自身未來發展的重要意義，通過多種具有針對性的建設優化途徑，在最大程度上解決實際工作環節中所出現的現實問題，從而提升整體的檔案管理數字化建設效率，以數字化發展導向實現我國疾病預防控制中心檔案管理工作的全新發展。