信息化背景下企業檔案分類研究

文/中國寶武鋼鐵集團有限公司檔案中心 鄒曄

企業檔案分類，是根據企業檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的企業檔案劃分成不同的類別層次，從而形成一定從屬關系和平行關系的企業檔案系統。對企業檔案進行科學分類，是管理企業檔案的必要手段，是企業檔案整理工作的框架和平臺。它既是一種嚴密的思維活動，又是一項對企業檔案管理產生深刻影響的業務實踐。

通常來講，企業檔案分為實體分類和信息分類。檔案實體分類是指以檔案實體為對象所進行的分類，是對全宗內每一份檔案文件或案卷劃分類別，組成保管單位，并依據一定規則給其編制一個固定的“檔號”，便于保持檔案的有機聯系和按序排架；檔案信息分類是指以檔案所記述的信息為對象所進行的分類，將每一份檔案文件或每一個保管單位著錄成條目并進行分類，按照一定規則形成目錄或索引，便于檔案有效、便捷地提供利用。因此檔案分類在企業檔案管理體系建設中具有檔案實體管理和檔案信息資源整合的雙重作用，同時也是檔案傳統手工管理與計算機自動化管理重要的業務銜接點，無論是檔案實體分類還是檔案信息分類，立檔單位檔案部門均需遵循一定的原則和標準，切實制訂相應的分類規則，以此作為檔案人員整理工作需遵循的一項準則。

一、歷史回顧

國家檔案局于1991年出臺了《工業企業檔案分類試行規則》，設置了“黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計類、干部職工類”10個一級類目，這也就是大家熟知的“企業檔案十大類”，這是工業企業檔案分類的依據性文件，目前仍在有效實施，各企業雖然派生出各種版本，但基本上還是在這個分類規則上進行拓展的，保留了企業檔案十大類分類的基本特征。

1992年2月，原國家冶金工業部出臺了《冶金檔案分類編號規則》，設置了“黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計類、干部職工類、地質類、設計類、工程施工類、教學類、新聞書稿類”15個一級類目。筆者所在的企業，作為冶金工業部的直屬企業，在遵循國家檔案局和冶金工業部有關制度的基礎上，結合本企業實際，于1994年5月制訂了本企業的《檔案分類編號規則》。此規則共設置了11個一級類目（包括黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、建設項目、設備儀器、會計、教學、新聞書稿）和152個二級類目。從檔案分類編號結構中不難看出，傳統檔案管理背景下制訂的分類編號規則的一大特征就是分段多，特別是設置的層次較多，一般除一、二級類目外，均設置了三級或更多層次。因此，“檔號”所揭示的信息相對來說就多，透過“檔號”就可以基本定位到所需要利用的檔案。這種分類體系主要是針對檔案實體分類而言，具有明顯的手工檔案管理時代特征。但正是因為“檔號”分段多，使分類過于繁瑣，增加了整理工作量，若按“檔號”入庫排架，無形中增加了庫房倒架頻率。

二、實踐情況

（一）管理類檔案。1996年，本企業開始實施文件檔案一體化管理，自動接收協同辦公系統的歸檔電子文件和相關歸檔信息，并采用以“件”為單位對管理類檔案進行整理。最顯著的變化：一是文件、檔案實現流程化、一體化管理；二是檔案采取不組卷的整理方式，原則上一“件”一“檔”。最顯著的成效是文件、檔案信息資源實現了共享，減少了信息著錄、組卷等工作環節，工作效率顯著提高。

變革后管理類檔案的管理方式對實體分類的要求明顯降低，而對信息分類的要求有所提高，需求發生了變化，因此，我們對管理類檔案分類進行了研究分析：管理類檔案的管理特點是以“件”為單位管理，從文件接收、整理到檔案保管、鑒定、銷毀，所涉及的關鍵要素是“年度”和“保管期限”，同時為兼容特殊載體檔案和電子單套制的管理，可增加“載體”要素，因此改進后的規則為：全宗內檔案采用以“年度+保管期限+載體”的分類方法，實物依次裝盒，盒內文件序號即為“件號”。“年度”“保管期限”“載體”“盒號”和“件號”的組合即為每份文件的“檔號”。

改進后的管理類檔案分類編號結構形式相對簡化，取消了原先檔案分類編號中的一、二級類目設置，系統根據每份歸檔文件的“年度”“保管期限”和“載體”自動生成“盒號”，大大減少了整理工作量；檔案按“盒號”排架，基本上不用倒架，管理效率也顯著提高。

（二）科技檔案。科技檔案的管理特點是系統性和成套性，從文件接收、整理到檔案驗收、保管、提供利用，所涉及的關鍵要素是“產品”“項目”“設備”等，因此，科技檔案全宗內的“檔號”一般定為：“分類號”（產品種類或產品型號或科研專業或項目代號或設備裝置機組代號）+“案卷號”。但實際工作中，由于產品種類、科研專業、設備臺套都有很強的技術性、專業性，僅憑檔案人員很難進行清晰的劃分，一旦劃分有誤，實體檔案進行更改的工作量很大，費時費力。而項目代號隨著企業大規模基建項目的減少，技改項目、維修工程項目的日益增多，投資管理部門或設備管理部門編制的項目代號也日益復雜，再將項目代號或檔案部門轉化的項目代號體現在檔號中，都顯得比較繁雜。

因此，我們對科技檔案分類結合企業實際情況進行了研究分析，如科研檔案，其顯著特點是以課題項目成套，每一個科研項目的研究材料都是有機聯系的整體，科研項目結題成果登記后由業務系統（科技管理系統）以科研項目為單位，一次性自動向檔案系統推送，而且隨著業務系統（科技管理系統）中電子文件流轉、電子簽名、安全認證等功能的日趨成熟穩定，并且支持在線電子文件歸檔，科研檔案基本上實現了電子檔案單套管理，因此改進后的“檔號”規則為：全宗內檔案以“一級類目+年度+載體+案卷號”的組合。又如建設項目檔案分類編號規則也進行了簡化，取消了“項目”“專業”這一層次的設置，全宗內檔案采取按“一級類目+項目單位+階段（可選）+載體+案卷號”的分類方法，可操作性強，減少了檔號的復雜度。

（三）會計檔案。同樣，當會計檔案管理逐步步入信息化行列之時，其分類編號結構形式也完全可以簡化，實體分類可以取消“科目”等層次的設置，而信息分類則可以更為詳盡，從而達到滿足用戶不同需求的目的。

從上述檔案分類體系建設的實踐中可以看出，企業對“檔案分類”是相當重視的，認真研究制訂了檔案分類編號規則，力爭將各類歸檔文件材料之間的關聯性充分揭示出來，形成一個具有有機聯系的檔案整體，并在實踐中推廣、優化。但是傳統檔案管理模式下建立的企業檔案分類體系，注重的是檔案實體分類，重視檔案材料形成的規律和特點，強調在檔案管理和保存過程中用“檔號”進行固化。隨著信息時代的到來，檔案的有機聯系、案卷的有序排架，尤其是檔案的有效利用已不完全依賴于對檔案實體進行分類編號來實現。因此，企業檔案管理人員如果仍將大量的時間和精力放在檔案的手工分類整理上，沿用繁瑣的檔案分類方法，片面突出分類的層次性，忽視了“如何更好地提供利用服務”，不利于檔案事業的良性發展。因此，檔案管理部門應該打破傳統檔案分類方式的束縛，優化檔案分類體系，立足實效，著眼用戶需求，依靠信息技術，建立更為合理、簡潔、穩定的檔案分類體系，減輕手工整理檔案工作的負擔。只有簡化分類體系，才有將檔案管理人員從繁重的手工整理工作中解放出來，將更多的精力放在利用服務上，更好地為企業服務。

三、工作思路

（一）簡化實體分類，深化信息分類。在信息時代，特別是在新《檔案法》頒布的依法治檔背景下，面臨單套電子檔案管理的新趨勢，企業檔案分類應將視角全面轉向信息分類、簡化整理、深化檢索、簡化實體分類、深化信息分類等。

檔案信息分類，是對檔案實體所記錄的信息內容進行分類，其特點：一是打破全宗界限，實現跨全宗檢索；二是對檔案內容進行多維度、全方位的分類，可從不同的角度查找到內容相同或相近的檔案，滿足不同用戶的需求。在實際工作中。我們可以在充分調研、掌握不同用戶需求的基礎上，提供多個角度來揭示和關聯檔案文件材料之間的信息聯系，可設置檔案分類代碼字典表，如“產品種類（大、中、小）”“項目編號”“專業”“固定資產編碼”“會計科目”等等，以及在項目管理中推行的“位碼（工廠對象編號）”“WBS碼（工程項目分解結構）”“PBS碼（設施分解結構）”“C碼（物料代碼）”等其他更多要素，都可以作為著錄字段進行多層級的著錄。用戶檢索時，利用檔案信息管理系統的智能性特點進行科學的識別和組配，按各類要素進行分類索引、邏輯組合，即可迅速、準確、全面、系統地獲得所需的檔案信息，在深度和廣度上為檔案檢索和開發利用創造條件。這種對檔案信息進行分類標引的方法，不僅可以提供常規的檔案檢索利用，還有助于方便地編制案卷目錄、專題目錄等，更可以為檔案編研工作打下基礎。

（二）從信息分類向知識管理、智能服務發展。企業檔案系統長期采取的模式是目錄數據庫與全文掛接，上述信息分類提供的就是引導式靜態導航，通過分類導航，逐步縮小檢索范圍定位到單個或多個文件；或利用搜索技術，通過關鍵詞搜索準確定位到用戶所需要的單個或多個文件。這種檢索方式，只有當用戶輸入關鍵詞到著錄項中，才能從檔案信息管理系統中檢索到相關檔案目錄并進一步查看到檔案全文，因此現階段一直要求檔案人員重視著錄和標引工作，為用戶提供盡可能多的檢索渠道。當用戶需查找的內容比較具體、主題比較單一時，確實能快速定位到所需的檔案，滿足用戶的需求，但當用戶需要在較大的范圍內系統地利用檔案來解決比較復雜的問題時，由于各檔案文件之間是相對孤立的，不能實現智能關聯搜索，檔案提供利用就顯得比較困難。

伴隨著信息技術進步以及大數據和云計算時代的到來，檔案管理已從檔案信息管理擴展到檔案知識管理，從檔案目錄管理擴展到檔案全文管理，從數據庫存儲、XML元數據管理擴展到知識庫管理，通過語義技術的利用，檔案信息服務的底層基礎將不再是檢索，而是智能化的數據挖掘，企業檔案管理模式實現從數據庫到知識庫的變革。

在大數據驅動的智能時代，僅以檔案原貌呈現的傳統檔案利用方式已不能滿足用戶的個性化利用需求，迫切需要檔案人員拓展與創新檔案的整理與開發利用方式。隨著語義技術、大數據及人工智能等技術的快速發展，為提升企業檔案管理效率和拓展檔案服務空間提供了契機，也給檔案的數字化、知識化、智能化管理提出了新的思路。基于知識圖譜的檔案管理系統就是在對用戶需求分析的基礎上，利用企業檔案資源及其元數據記錄所形成的知識庫，結合知識圖譜模式設計概念，利用數據解析、實體識別、關系抽取、語義增強等關鍵技術，進行檔案知識圖譜的構建，智能梳理各類檔案間的邏輯關系，實現知識導航、智能搜索、知識推薦等功能，為不同維度的檔案關聯提供直觀的、可視化的展現。通過知識圖譜構建庫藏檔案資源中關于人物、機構、事件、憑證、設備、設施、項目、產品等之間的關聯關系，按照不同維度組織檔案數據資源，進行檔案知識的自動推理和深度挖掘，為檔案的深度挖掘和精準利用提供支持，推動企業檔案工作的智能管理和智能服務，實現檔案資源的增值。

四、結語

“企業檔案來源于企業，又服務于企業”。檔案作為一種真實、可靠兼具憑證性與權威性的信息資源，在企業經營管理中發揮著必不可少的作用。分類作為檔案整理工作中的一環，一直起著猶如“定海神針”般的作用，對于序化和優化檔案資源、分類管理、庫房管理、價值鑒定、檢索利用等都有著基礎而深遠的影響。企業檔案工作者務必在做好檔案業務工作的基礎上，適應信息化時代的檔案利用要求，創新檔案服務模式，積極開展檔案信息資源的深度開發，更好地服務于企業各項工作，實現檔案價值的最大化。