事業單位檔案管理工作效率的提升策略研究

文/泰安市中心醫院 徐莎

文書檔案是企業或事業單位進行各項工作計劃的重要依據和載體，記錄著單位的發展過程、服務提升和人事變動等信息，也是企業、機關、事業單位成就和發展的見證，是企業、機關、事業單位社會形象的重要表現。因此，文書檔案的合理管理關系到機關、企業、事業單位的發展。辦公室文書檔案管理工作的工作量龐大，傳統的管理研究方法缺乏程序化，工作學習效率較低，無法滿足企業信息化發展的需求。為跟上時代的步伐，文獻檔案管理工作向信息化發展是文獻檔案管理工作機制改革與創新的必然趨勢。因此，如何創新機關文書檔案管理工作機制，推動檔案管理信息化發展，已成為企事業單位亟待解決的問題。隨著網絡信息技術的發展，給各企業和事業單位的檔案管理改革與創新帶來了新的發展機遇，同時提出了新的課題。

一、企事業單位檔案管理的價值

（一）檔案是機關及事業單位工作的考察憑據。檔案記錄機關事業單位的公務活動、業務活動、人事變動、機關事業單位工作人員的工作情況等，能夠有效地反映機關事業單位業務活動的整體發展軌跡及事態變化全貌。另外，檔案是單位工作中十分重要的管理輔助工具，是處理企業業務和履行社會職能的重要參考資料。查考和利用事業單位檔案，才能客觀、準確地分析研究事業單位的經營風險和實踐成效。

（二）檔案是企事業單位生產活動的參考依據。生產活動是檔案的來源，其記錄著人類在發展過程中積累的寶貴經驗，可以為企業的自身建設和生產活動提供重要的參考，是企業現代化生產和科學管理的重要參考資料，科技檔案不僅可以使企事業單位的經營管理走向規范化、合理化，而且可以提高機關事業單位的生產力。

（三）檔案是機關及事業單位進行科學研究的基礎和條件。檔案是記錄前人研究成果的參考資料，其真實性和可靠性是任何其他資料所不能替代的，因此才能成為科學研究的重要參考資料。社會科學技術研究理論及科學管理研究的實踐表明，檔案是科學理論研究的重要基礎。在實際的科研活動中，檔案不僅可以提供原始記錄作為參考，還可以提供前人的經驗記錄作為科研的間接參考。

（四）檔案是企事業單位宣傳教育的素材。檔案記錄著歷史發展的全過程，是著書立說、文藝創作、舉辦各種展覽和對經濟生活進行技術革命，開展傳統思想教育、愛國主義、愛企業教育的生動素材，其內容豐富多樣，具有較強的說服力和感染力。檔案館充分發揮著檔案宣傳教育的作用，作為愛國主義教育的重要基地，可有效提升思想政治教育和愛國主義教育的效果。

二、企事業單位檔案管理工作存在的問題

目前，辦公室文書檔案管理工作問題主要表現在缺乏正確的管理理念、工作效率低下、工作人員素質不齊等方面。

（一）缺乏正確的管理理念。在過去的很長一段時間內，檔案管理常常只是單純地對檔案進行保管以及查詢，其更深層次的作用沒有被挖掘，所謂的檔案管理也形同虛設。正是沒有對檔案引起足夠的重視，使得很多事業單位總是無法做到對檔案材料的深入剖析，相關的檔案數據庫也存在不健全的情況，無法讓檔案為事業單位領導提出戰略決策提供有力支撐。比如，醫院對于檔案的利用率相對不高，專門負責人力資源檔案管理的人員也只能被動地提供檔案資料，很少主動地去積極開發利用檔案信息，進而導致機關檔案管理的效率難以得到有效提升，對醫院的發展造成一定的影響。

（二）缺乏信息化管理意識。雖然網絡信息技術為文檔管理模式的創新和改革指明了方向，但事業單位的工作人員和管理者缺乏檔案管理信息化和優質管理意識，是導致檔案管理效率低的主要原因之一。比如，醫院部分檔案管理工作人員和管理層的工作人員思想觀念比較保守，認為傳統的文書檔案的管理服務模式足以應對我國事業單位的各種需求，不需對其進行大幅度的改革，導致醫院的文書檔案資源管理系統模式仍停留在原地，進而使文書檔案安全管理的效率得不到有效提升。

以泰安市中心醫院為例，目前檔案信息化建設還未開展，每年因職工專業技術職稱晉升、專業技術職務聘任或中層干部換屆、退役軍人統計、離退休人員數據利用等工作業務，提供檔案資料原件或復印件等可達2300余次，其中大部分數據出現重復提供或因原始材料久遠復印后不清晰而無效。很多常規工作，因管理部門不同而無法資源共享，加之單位檔案信息化薄弱，以至于數據年年上報、年年提供，不但增加了工作量，也加大了原始檔案的使用，對于年代久遠的材料，增加了破損的風險。

（三）辦公室工作人員的素質參差不齊。文書檔案管理人員的個人素質、業務水平、業務熟練程度和認知水平都是影響文書檔案管理信息化的重要因素。而事業單位檔案管理，需要工作人員以大量的時間學習信息技術知識。一些年齡較大的檔案管理人員無法適應，從而使事業單位檔案管理工作的效率降低，難以滿足新時代的潮流。比如，有個別醫院檔案管理人員平均年齡50歲以上，無法適應檔案管理智能化發展的形勢。由于有些事業單位的負責人對于檔案并不了解，認為只是將材料存放保管好即可。對于檔案人員的進修、培訓等都認為沒有必要。檔案管理人員得不到及時充電，業務素質得不到提高，無法適應檔案管理信息化發展要求。

三、企事業單位檔案管理工作效率的有效提升策略

針對企事業單位檔案管理存在的問題，結合本人多年的工作實踐，提出以下提升企事業單位檔案管理工作效率的策略：

（一）合理調配和聘用企事業單位檔案管理人員。1.企事業單位文書檔案信息資源管理制度機制的建設需要企業、機關、事業單位的管理人員重視，也需要人才的支持。因此，管理人員可以部署和招聘具有較高專業素質的工作人員擔任機構的文件和檔案管理職務，為確保機構文件和檔案信息管理發展的可持續性，須替換無法促進機構文件和檔案信息管理發展的老員工。2.加強對于企事業單位檔案管理工作人員的培訓，并將培訓計入相關員工的考核，提高檔案管理人員招聘的門檻，必須具備較高素質的人員才能從事檔案管理工作，從工作人員素質上有效提升事業單位檔案管理的效率和有效性。

（二）對企事業單位文書檔案實施系統化管理。對事業單位的文書檔案進行分類，即對財務信息檔案、業務檔案、人事檔案等進行系統分類管理。這樣不僅能夠更加方便企業管理，而且還能方便尋找檔案。程序如下：如果員工收到檔案，員工應首先檢查檔案是否完整，然后對檔案進行分類和編號，在第一份文件中，文件名、文件號、文件類型以及員工姓名和工作號列入機構檔案管理系統，最后在檔案室列入檔案，屬于員工管理類的檔案。如員工需要借檔案，則需要登記員工的姓名+工號。對事業單位文書檔案資源管理工作內容進行系統化管理，能夠為企事業單位文書檔案管理研究提供更加便利條件，有效防止檔案因記錄不清晰而導致檔案失真，還能有效提升查詢速率，進而有效提升企事業單位文案工作服務人員的工作效率。

（三）定期清理過期檔案。文件具有一定的時效性，一旦文件超過使用時間將成為一張廢紙，繼續保存這些文書檔案不僅會占用空間，而且會導致文件過多造成混淆。因此，清理過期檔案，提高檔案管理效率，也是企事業單位檔案管理的重要組成部分。醫院檔案室在清除檔案時，可根據檔案的問題性質進行有效清除，例如：若檔案管理屬于紙質檔案則可以直接將其循環利用，以達到環保節約的目的；若檔案屬于電子技術檔案，則需要將其壓縮或刪除，減少其所占空間。在處理這類文件時，紙質文件可以直接被碎紙機粉碎，必要時還可以燒毀，從而確保重要文件的保密性；對于電子文件，應當以粉碎方式刪除，防止有人通過系統恢復功能將文件恢復。

（四）加強對企事業單位文書檔案管理工作的監督。如何進行合理的保管和使用事業單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規教學工作的主要內容，但檔案是事業單位的日常運營和發展的重要記錄，對于提高醫院的發展研究具有非常重要的意義。因此，泰安市中心醫院檔案管理人員十分重視文書檔案，設計了一套文書檔案管理的監督機制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調用文件時由管理部門進行檢查。對于重要數據文件，則采取一套嚴謹的管理人員審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

（五）提升企事業單位檔案管理工作人員的綜合素質。隨著互聯網技術的不斷發展，信息傳播的速度和范圍越來越快。在這樣的背景下，企事業單位的文件檔案管理不能再沿用傳統的管理方式，而是要跟上時代的發展和科學技術的發展步伐，實現企事業單位文件檔案管理的信息化。人才的培養也是實現該目標的重要舉措。因此，企事業單位應對事業機關文書檔案資源管理工作研究人員進行教育培訓，提升其專業知識素養，轉變其工作觀念，進而推動文書檔案管理信息化社會發展。另外，檔案管理人員應積極參與單位的培訓課程，拓寬知識面，提高專業水平，使自己能夠跟上時代的發展，符合公司開展機構、文件檔案管理信息化改革的需要。隨著《檔案專業人員繼續教育規定》的出臺，工作人員在有政策可依據的前提下，提出申請參加培訓，單位領導應大力支持，提供機會。泰安市中心醫院自2019年以來保證每年一次的繼續教育培訓，目前，因為疫情等原因，繼續教育的培訓采取線下或線上相結合。這對今后的工作起到了很大的幫助。通過學習，更多檔案工作人員可以交流分享經驗，互相幫助，更有力地促進單位檔案工作人員業務水平的提高。

四、結語

企事業單位的文書檔案對一個單位的發展至關重要，其記錄著一個國家企業、機關、事業單位的業務往來、資金流動、財務會計信息等，能為企事業單位的經營和發展提供參考。在信息時代背景下，文件檔案管理模式的創新與改革，要求企事業單位和檔案管理人員提高自身的信息管理意識，文件檔案管理模式的改革與創新要從多個角度、多個方面進行，以推動文件檔案管理信息化的發展，適應信息時代的要求，為企事業單位的發展提供實質性的動力。