圍繞“協同創新”理念 構建企業檔案管理新體系

文/淮北礦業（集團）有限責任公司辦公室 戚會轉

隨著社會的進步和經濟的增長，企業在發展的過程中會形成大量具有保存價值的重要信息資源，如果這些信息資源不能很好地被收集、整理、儲存和利用，則會對企業的發展有一定的制約。相反地，如果企業能夠建立起完善先進的檔案管理體系，將產生的有保存價值的信息及時進行歸納總結、整理保存，滿足隨時進行有效查閱利用的需求，則對企業長遠的發展具有很好的促進作用。同時，對于企業檔案管理過程中管理不到位、檔案利用率低等情況，通過“協同創新”管理模式就可以得到很好的解決，在新的檔案管理模式的幫助下，越來越多的企業擺脫了傳統檔案管理的誤區，真正實現了企業檔案管理的現代化以及高效化。

一、企業檔案管理現狀

（一）歸檔材料成套性差。檔案材料存在的意義是記錄當前業務往來中產生的重要信息以及相關內容，方便在以后的工作中能夠及時調閱查看，為下一步工作提供真實可靠的理論基礎以及事實依據。因此，企業檔案最重要的兩個特性就是真實性和完整性。一份完整真實的檔案可以為日后的工作提供很大幫助，避免少走彎路，提高工作效率。但是就目前企業檔案管理現狀來說，很多企業的檔案材料存在殘缺、分散或是被隨意篡改等現象，這些情況對于檔案安全管理來說是非常不利的，會導致檔案材料失去本來該有的作用。同時，檔案的缺失也很容易造成重要信息的丟失，讓后續工作開展的難度成倍數增加，因為員工要花大量的時間和精力去收集原始資料，無形中降低了員工的工作效率。企業內部是由多個部門共同組成的，一項工作的完成通常都是很多部門、員工共同協作的勞動結果，在這個過程中如果沒有特意強調資料的收集和保管，就不可避免地會出現資料的過于分散，檔案管理人員需要花費很大的力氣去收集成套的資料，還不一定能夠收集齊全，直接導致了相關檔案的缺失或遺漏，檔案的完整性和準確性得不到有效保證。

（二）檔案人員管理意識不強。不管是過去的紙質檔案還是現在的電子檔案，都需要專人進行科學管理，查借閱都要經過一套嚴格的審核流程。這樣做的目的有兩點：首先是為了明確知道檔案材料的去向，如出現問題可以進行相關責任人員的追溯；其次是為了最大程度地保證檔案內容的安全性，不泄密，原因在于企業檔案中存儲的內容基本僅限于企業內部使用以及流轉，包含企業的獨家信息和商業機密，所以安排專人對檔案進行管理和保存也是為了防止過多的人知道企業秘密，確保企業的核心競爭力。但是通過對企業檔案管理現狀進行調研以及分析可以發現，部分檔案管理人員對檔案的安全管理意識并不強，對借閱流程的執行不夠到位，收集的檔案不能及時進行整理和歸檔，或是在歸檔過程中沒有遵守相關的檔案管理規范要求，只是隨意地放進某個柜子里保存，檔案工作要求不嚴，質量不高，制約了檔案工作的正常開展。

從另一個方面來看，檔案管理的工作性質決定了檔案工作在企業中被視作“閑職”，檔案管理部門的地位逐漸被邊緣化，其他部門人員移交材料時不能很好地與檔案人員溝通，將沒有經過整理、缺乏系統性的材料交給檔案人員。由于檔案人員并不了解該部門工作的具體內容，在整理檔案的過程中就容易出現錯誤以及缺漏，嚴重影響了檔案的完整性、系統性，這也是目前企業檔案管理現狀中較為明顯的一個劣勢。

（三）檔案利用率低。目前，企業檔案管理更傾向于檔案的收集和整理，檔案信息資源開發利用比較薄弱。由于受人才、物力、財力等各方面條件的制約，更多的企業都是將檔案庫作為一個存儲的地方，對于自己每次存儲進去的內容并不十分清楚，時間一長就徹底地忘記了。久而久之，檔案室成為了一個在人們觀念中沒有多大用處的地方，而檔案中包含的各種信息以及有價值的工作經驗、方式、方法等內容也得不到應有的重視和利用，慢慢地，就形成了一個惡性循環，由于企業檔案利用率低，未能發揮檔案在企業生產經營和管理決策中的支持作用，制約了企業管理的提升。

除此之外，檔案人員自身業務水平及專業素質不高也是造成企業檔案利用率低的根本原因。檔案人員不能夠從根本上了解檔案價值的時效性，過度限制檔案的借閱利用，將檔案束之高閣，這樣做是完全錯誤的，原因在于過了特定的時間段，檔案內容就會失去本身的最大價值，就算后續有人來查閱，發現內容已經跟不上時代，滿足不了當前工作的需要，自然不會對檔案產生重視。長此以往，前來調閱檔案的人就越來越少，檔案的利用率自然也就降低了。

二、“協同創新”理念介紹

“協同創新”理念其實并不是近幾年才出現的，早在20世紀便已經有學者對“協同創新”理念進行了科學詳盡的闡述，提出了“協同創新”理念的根本就是協同和創新?！皡f同”是指與事件相關的各個主體需要共同合作，注重彼此之間的交流與溝通，在同一個標準下齊心協力，以求高質量地完成共同的目標?！皠撔隆弊鳛檫@個理念的第二個核心要素，注重的是實現目標過程中對于工作方法、工作標準或是工作理念的創新性研究?！皡f同”將事件的各個主體連接起來，形成一個統一的整體，并且分工明確，責任清晰，是事件能夠順利前進的根本保障，而“創新”則是賦予事件本身以及參與到事件中的各個主體靈活豐富的思想和行為特色，有了創新的思維，各工作主體就能夠在具體的實踐進程中發揮自身的創造力，對一些步驟、方法或是結論等進行創新化的重新演繹，賦予它們更新的含義和內容，是提高效率、提升準確率和豐富內容的重要理念。

在企業的檔案管理工作中，“協同創新”理念的應用無疑是合適的。檔案是與整個公司的各個部門都息息相關的，所以檔案的管理需要依靠公司各部門的共同協作。從材料信息剛出現就開始有意識地進行收集和整理，防止后期資料的混亂以及丟失，尤其是一些專業性較強的工作材料，最好由專人進行收集和整理，之后再移交給檔案管理人員進行歸檔和保存。在檔案的日常管理工作中，所有相關人員都可以對整個流程或者檔案管理制度等各方面進行思考，提出合理的意見或建議，發揮主觀能動性，幫助檔案管理工作向著規范有序、高效利用的方向邁進，從而幫助企業檔案管理工作更上一層樓。

三、構建企業檔案協同管理新體系

（一）建立企業各部門檔案協同管理模式。建立企業內部檔案協同管理模式不僅僅是將檔案管理的各項工作分配到各個部門進行統一管理，更重要的是還要把檔案管理規范、標準以及規章制度等落實到企業的每一個部門中，使檔案管理系統化、全面化、協同化，徹底從過去的單獨工作變為團體協作，使檔案管理部門不再是以往被邊緣化、無關緊要的閑職部門，使其作用得到真正發揮。為了構建這樣的協同體系，企業內部需要從檔案管理制度宣傳、歸檔要求以及檔案調閱管理三個層次上入手，全面展示檔案管理工作的程序、意義以及作用，調動企業上下共同努力，協調推進，提升企業檔案管理水平。1.針對檔案管理制度宣傳來說，首先，檔案利用率低很大程度上是因為檔案日常宣傳力度不夠高，員工在工作中利用檔案意識不強，檔案中存儲的大量信息得不到有效利用，所以提高檔案宣傳力度可以增強員工的檔案意識，認識到檔案工作的重要性，充分發揮檔案價值。其次，檔案管理工作是一項十分嚴謹、細致、繁瑣、程序化很強的管理性工作，不是簡單的“收”與“存”，企業檔案承載的是企業安全生產、經營管理、文化建設等方面重要的信息資源，宣傳檔案管理工作一定程度上也是改變人們對于傳統檔案工作的偏見，認識到檔案管理工作的真諦。2.針對檔案歸檔要求來說，要向全公司各個部門明確檔案部門接收檔案的條件及規范要求，各個部門尤其是一些專業性較強的部門將資料移交檔案室之前應該盡量保持資料的系統性和成套性，不要一股腦地全丟給檔案管理人員，因為檔案管理人員并不具備足夠高的專業知識，對專業資料也并不熟悉，整理起來難度會非常大。所以，只有各部門通力合作，才能有效促進檔案收集、整理的規范化，為今后工作的利用打下堅實基礎。3.針對檔案調閱管理來說，這點主要是為了提高檔案的利用率，調閱管理具體包括調閱手續、調閱范圍、調閱內容、利用情況反饋等，為利用者提供全面、真實、有價值的檔案信息，通過快捷、準確的利用，有效提升檔案的查檔率、查準率和查全率，最大限度發揮檔案的自身價值和社會價值，為企業的發展提供強有力的支撐。

（二）探索企業各部門檔案信息共享模式。傳統的紙質檔案因為份數有限，部門之間并不能同時接收到檔案中的信息，這導致信息共享的時效性得不到體現。如今，大數據時代和互聯網技術的全面發展，讓檔案信息從以往的紙質材料逐步演變為現在的電子數據格式，數據平臺的加入不僅方便了檔案的錄入和管理，更方便了檔案的共享，幫助需要檔案的部門和人員能夠同時接收到檔案內容，不存在時間的差異。另外，通過信息共享模式的建立，檔案的整理更加規范合理、利用更加準確高效。

要想建立起完善的各部門檔案共享模式，需要采取更多措施來督促相關人員掌握檔案管理規范要求，如把檔案管理工作納入企業建設計劃、體系考核及崗位責任制等，列入干部作風督查范圍，指定部門負責日常督查，定期通報檔案歸檔情況，對消極應付、推諉扯皮、未按要求完成相關工作的責任人，進行嚴肅問責，從而增強企業員工檔案管理的責任意識和重視程度，牢記不管是檔案的收集整理還是查閱借閱等都要嚴格遵守管理流程，確保檔案管理工作規范化、程序化、科學化。

四、推動企業檔案管理數字化

（一）促進檔案數字化進程。傳統的紙質檔案由于受環境影響容易出現受潮、蟲蛀以及褪色等情況，使檔案的載體安全、信息安全及利用工作受到影響。為了避免這種情況，推動檔案數字化勢在必行。將檔案內容轉變為數字形式存儲在企業內部網絡平臺上，不僅管理起來清晰明了，也不容易出現損壞或者丟失等情況。同時，對一些機密文檔的加密形式，也能防止其被人隨意篡改或涂改。

在促進檔案數字化過程中，首先要做到分批次、有順序，將所有檔案根據保管期限、密級、內容的重要程度等進行價值判定、分類，設定好優先級別，數字化過程中就可以做到有條不紊，不會出現檔案的錯誤放置或者錯誤分類等情況。其次要做到檔案目錄級的信息化，企業檔案門類繁多，包括文書檔案、基本建設檔案、科研檔案、產品檔案、會計檔案等，每一份檔案都需要管理人員擬寫案卷標題，錄入檔案管理系統，形成電子目錄，這樣就可以在檢索時迅速找到對應的檔案內容，更加方便利用。最后是加強電子檔案的安全管理，因為電子檔案容易被復制以及傳播，無形之中增加了企業秘密泄露的風險，所以電子檔案的使用過程更應該被全程監管，做到去向明了、合理合規。

（二）構建檔案信息化共享平臺。檔案數字化之后就需要建立一個平臺來對其進行存儲和運轉，這個平臺依托于網絡，連接了公司的各個部門，將各個部門協同起來，一起管理并且使用檔案，這就是檔案信息化共享平臺。在這個平臺上，公司各部門從檔案的整理上傳，再到檔案的申請利用，所有工作都可以在平臺上進行，減少了中間過程，提高了工作效率，并且同一份檔案可以同時被多個部門、人員同時使用，提高了檔案的利用效率，提升了部門員工的工作質量。但是有一個問題需要注意，那就是檔案電子信息化管理之后，檔案管理人員也應該相應地提高自身的專業素質，不僅要全面提升檔案管理業務水平，還應具備計算機管理方面的專業知識，從而更加高效地開展工作，保證檔案的安全管理。

五、結語

企業檔案本身就是企業工作的記錄，反映了整個企業的工作業績、工作狀態以及工作內容，其中包含著很多關鍵性的內容，所以檔案管理十分重要。本文基于“協同創新”理念與企業檔案管理的結合，為當代企業檔案管理制度提供了新的思路。