OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用

文/菏澤市廣播電視臺(tái) 單芳

對(duì)于電視臺(tái)而言，以前是雙軌運(yùn)行：OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，所以即使實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的信息化管理和無紙化辦公，但是對(duì)于電視臺(tái)檔案管理人員來說，并沒有在工作效率上進(jìn)行有效提高。因此需要有效利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理作用，讓OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，從而使其他部門在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的電子資料可以自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)中，真正發(fā)揮出OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念界定

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)指的是通過各種先進(jìn)的信息技術(shù)，讓部分辦公業(yè)務(wù)能夠具象化為各種電子軟件中的功能，從而利用電子軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的人際交流的信息系統(tǒng)。應(yīng)用OA協(xié)同辦公軟件在檔案管理中后，能夠讓電子檔案替代原本低效率的紙質(zhì)檔案，讓無紙化辦公和計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享、自動(dòng)歸檔、流程審批等等工作。大大降低了人工成本、檔案保管成本，增加企業(yè)的節(jié)能效果，提高企業(yè)工作效率以及信息化水平。

二、電視臺(tái)檔案管理的具體現(xiàn)狀

（一）存在對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不足的問題。現(xiàn)在正值由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，所以對(duì)于電視臺(tái)的檔案管理人員來說，電子檔案是一種新興的事物。部分管理人員對(duì)于電子檔案管理的操作方式、具體功能還不夠了解，特別是年齡較大的檔案管理人員，他們十分熟悉且習(xí)慣于進(jìn)行紙質(zhì)檔案的操作，所以無法及時(shí)轉(zhuǎn)變自己對(duì)于電子檔案管理的觀念，也難以適應(yīng)利用OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)來進(jìn)行操作。總是會(huì)把工作的重點(diǎn)放在紙質(zhì)檔案上，反而疏忽了電子檔案文件的收集。那么在檔案管理人員不了解電子檔案和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的情況下，十分有可能造成部分需保存的重要電子檔案收集不完全，保管不規(guī)范，或者是重復(fù)保管的問題，造成保管資源的浪費(fèi)、收集成本增加、單位經(jīng)濟(jì)受損失。

（二）存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)問題。考慮到電子檔案的管理和操作，需要一定的信息化技術(shù)，因此對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能提出了更高的要求。如果檔案管理人員不去學(xué)習(xí)更多的檔案管理技能，將無法掌握電子檔案管理軟件電子檔案、數(shù)據(jù)庫錄入等等操作。這對(duì)于電子檔案的歸檔以及后續(xù)利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。所以如何提升檔案管理人員的個(gè)人工作素質(zhì)，是電視臺(tái)檔案管理需要著重解決的問題。

（三）存在檔案管理制度不夠全面問題。我國信息技術(shù)的高速發(fā)展時(shí)間是從21世紀(jì)之后才開始的，而且檔案的電子化提出時(shí)間也不長，所以在過去很長一段時(shí)間中，檔案管理的形式都是以紙質(zhì)為主。因此針對(duì)紙質(zhì)檔案管理，從收集到歸檔早就已經(jīng)發(fā)展出一套完整的流程。但是對(duì)于電子檔案管理而言，由于出現(xiàn)時(shí)間較短，而且其特殊的載體決定了它與紙質(zhì)檔案管理存在本質(zhì)上的不同，無法適用紙質(zhì)檔案管理的制度。再加上需要與OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，不斷提升對(duì)于電視臺(tái)檔案管理的效率，那么電視臺(tái)的檔案管理部門，則需要考慮到電視臺(tái)的實(shí)際情況，提出更有針對(duì)性更加周密的電子檔案管理流程，完善當(dāng)下存在的檔案管理問題。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在電視臺(tái)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

（一）簡化了原有檔案管理工作。當(dāng)使用了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行電視臺(tái)的檔案管理后，可以讓原本較為繁雜的檔案管理工作變得更加輕松，因?yàn)橄鄬?duì)于面對(duì)面的口頭交流，以信息化平臺(tái)進(jìn)行消息傳播速度會(huì)更快，所以在進(jìn)行檔案管理審批的時(shí)候，能夠節(jié)約較長的時(shí)間，大大縮短了檔案管理人員在檔案管理工作上的時(shí)間成本。在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，大部分文件和工作資料都能夠自主在各部門流通，所以在進(jìn)行檔案管理歸檔的時(shí)候，可以很方便地獲取需要?dú)w檔的資料。同時(shí)對(duì)于其他部門而言，也能夠輕松地獲取需要使用的各項(xiàng)資料，明白自己目前已完成和未完成的工作內(nèi)容，以合理安排工作時(shí)間。另外，在以前主要以紙質(zhì)檔案管理為主的時(shí)候，其他部門的人員想要借取相關(guān)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，往往需要由檔案管理人員依次翻找相關(guān)資料。但是將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理工作后，檔案管理人員不再需要去翻找資料，不僅減少了管理人員的工作量，還大大提升了工作效率。

（二）檔案管理工作靈活性提升。當(dāng)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電視臺(tái)檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合之后，不僅可以促使檔案管理人員的工作內(nèi)容變得更加簡單，也更方便檔案使用者進(jìn)行資料的查閱和篩選。對(duì)于檔案管理人員來說，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的幫助下，自己已經(jīng)不再需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去整理各種檔案資料，而是可以選擇增加與其他部門、與檔案使用者之間的溝通交流，所以相對(duì)而言，檔案管理工作的靈活性得到有效提升。

（三）提高了檔案管理工作規(guī)范。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)所具有的功能不只是檔案管理工作方面的功能，還有其他部門功能，如人事管理、行政管理、任務(wù)管理等等。因此，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)部本身就有一套按照相應(yīng)程序進(jìn)行的權(quán)利劃分與職責(zé)的規(guī)定，這種規(guī)定設(shè)置了不同人員在檔案管理工作中的權(quán)限。比如檔案管理部門的負(fù)責(zé)人擁有檔案管理的所有權(quán)限；檔案管理部門的人員擁有自己所在崗位相關(guān)的權(quán)限；非檔案管理部門的人員僅擁有查閱檔案資料的權(quán)限。所以在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)下的檔案管理工作，能夠有效避免越權(quán)操作，使得檔案管理工作更加規(guī)范，工作效率也因此得到提升。

（四）增強(qiáng)電子檔案的管理安全。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有專門的登錄方式和管理方式，所以對(duì)于電視臺(tái)的各項(xiàng)檔案資料來說，增加了一道安全防護(hù)。另外，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，檔案管理人員也可以針對(duì)檔案資料的保密要求進(jìn)行專門設(shè)置，使得檔案管理工作在保密方面更加完善，提高電子檔案的安全性。

四、如何應(yīng)用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理

（一）注意防范網(wǎng)絡(luò)安全問題。雖然OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電視臺(tái)原有的檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合之后，能夠增強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理。但是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，在實(shí)際應(yīng)用的過程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容或者其他各方面的問題。這些問題使得電子檔案處于不安全的狀態(tài)中，極有可能造成檔案受損、檔案泄露等情況。因此在應(yīng)用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一定要著重注意各軟件、硬件設(shè)施的狀態(tài)，并且有必要對(duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的統(tǒng)一，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的有效升級(jí)，保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在管理檔案時(shí)擁有高效穩(wěn)定的工作狀態(tài)。

（二）完善檔案管理規(guī)章制度。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，想要讓檔案管理工作的效率得到提升，就需要去完善相關(guān)的規(guī)章制度，使得檔案管理流程更加規(guī)范。而對(duì)于電視臺(tái)來說，將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電子檔案管理進(jìn)行融合之后，需要結(jié)合電子檔案自身特點(diǎn)制定與電子檔案相符的規(guī)章制度，以降低電子檔案以及OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的管理風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。同時(shí)，考慮到電子檔案的各方面操作都是在計(jì)算機(jī)上面進(jìn)行的，因此需要將相關(guān)的操作技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步的完善，使操作可以規(guī)范化、流程化。另外，各個(gè)部門都有可能會(huì)去查閱相關(guān)檔案資料，因此需要對(duì)每個(gè)部門都提出一致的檔案管理要求，包括如何保管、如何使用、如何收集等等，對(duì)檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，防止實(shí)際工作中除檔案管理部門以外，因其他部門發(fā)生意外，造成檔案管理出現(xiàn)紕漏。

（三）提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)。電視臺(tái)在進(jìn)行檔案管理的過程中，雖然能夠利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使得檔案管理發(fā)揮高效作用，但是不管在檔案管理還是在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用時(shí)，都需要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行操作，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)此，電視臺(tái)在組建檔案管理部門的時(shí)候，可以專門去招聘這方面的優(yōu)秀人才，使得電視臺(tái)檔案管理部門的團(tuán)隊(duì)能力十分出色。也可以安排已有的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的綜合素養(yǎng)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理與OA協(xié)同辦公系統(tǒng)得到有效銜接。除此以外，對(duì)于檔案管理人員自身來說，需要合理安排自己的時(shí)間，留有一定的空余時(shí)間，不斷提高自身的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，讓自己能夠在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮出更重要的作用。

五、結(jié)語

總的來說，隨著OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電子檔案管理的有機(jī)融合，可以加快電視臺(tái)的無紙化辦公進(jìn)程，使檔案管理工作的效率得到提升，靈活性得到提高，工作內(nèi)容變得更加輕松，減少檔案管理人員的工作量，加強(qiáng)檔案管理工作的保密程度等等。未來，隨著其他辦公軟件的相繼出現(xiàn)，檔案管理工作將會(huì)得到大幅簡化，檔案管理工作將更加有意義，更加有價(jià)值。