干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的智慧化管理可行性分析

文/廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 黃曉云 何宗哲

信息化時代的發(fā)展、檔案治理的現(xiàn)代化需求，以及2018年《干部人事檔案工作條例》的發(fā)布和實施，對干部人事檔案的現(xiàn)代化管理提出了更高的要求。目前，聯(lián)網(wǎng)查檔已成為新的檔案發(fā)展趨勢，干部人事檔案將由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向智慧化管理。干部人事檔案的作用今非昔比。但至今為止，國內(nèi)外鮮有從智慧檔案的視角研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的報道和文獻(xiàn)。

一、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀和水平

（一）國內(nèi)研究現(xiàn)狀和水平。1.我國缺乏高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的系統(tǒng)研究。干部人事檔案作為干部成長的一個記錄載體，一直以來，在組織選拔和任用干部中發(fā)揮著重要的信息利用價值。特別是新的《干部人事檔案工作條例》的印發(fā)，使人事檔案的規(guī)范化、有序化管理要求逐步提高。干部檔案工作已經(jīng)內(nèi)嵌到干部選拔工作當(dāng)中，在選人、用人環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要作用，并能第一時間為組織提供真實、可靠的信息。但是到目前為止，我國對高職院校干部人事檔案在組織工作中發(fā)揮作用的系統(tǒng)研究不多，能搜索到的文獻(xiàn)和資料有限。2.缺少從智慧檔案視角研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作。智慧檔案，就是正確理解檔案的價值，充分整合和開發(fā)紙質(zhì)檔案和電子檔案信息，綜合運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案管理辦法，合理預(yù)見大眾對檔案的查詢、利用需求，有效解決檔案利用者的問題。智慧檔案的“正確理解—合理預(yù)見—有效解決”的管理思路，對檔案價值的實現(xiàn)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，可以有效提高干部人事檔案管理水平，確保組織工作高效開展。雖然國家層面印發(fā)了一系列的條例和規(guī)定，但是從智慧檔案的視角研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作較少。3.缺乏從智慧檔案視角，運(yùn)用PDCA理論進(jìn)行檔案管理。近年來，國家加強(qiáng)了干部人事檔案管理，從嚴(yán)管檔成為檔案工作的重點(diǎn)，但是目前還缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的從嚴(yán)管檔體系。干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作，就是一個不斷循環(huán)并需要不斷總結(jié)、提高的過程，與PDCA循環(huán)計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段的管理要求相符，目標(biāo)同步。因此，運(yùn)用智慧檔案理論，結(jié)合PDCA循環(huán)要求，不斷提升干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作水平，確保人事檔案審核工作順利開展。

（二）國外研究現(xiàn)狀和水平。查新顯示，國外目前尚無專門從智慧檔案視角，研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作這方面的相關(guān)內(nèi)容?！爸腔蹤n案”一詞源自于“智慧城市”的提出。2008年11月，IBM提出了“智慧地球”的建設(shè)理念，隨后，智慧城市建設(shè)成為全球建設(shè)的熱議話題，日本、新加坡等相繼開始建設(shè)智慧城市。智慧城市建設(shè)涉及城市管理的方方面面，檔案也屬于城市建設(shè)的一部分，由此，“智慧檔案”便應(yīng)運(yùn)而生?！爸腔鄢鞘小苯ㄔO(shè)，不僅大大提升城市建設(shè)水平，同時也一定程度上促進(jìn)了檔案的智慧化管理，智慧檔案館建設(shè)常見諸報端。但是國外目前尚無專門從智慧檔案視角研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作這方面的相關(guān)內(nèi)容。PDCA循環(huán)，是1930年美國質(zhì)量管理專家休哈特博士提出來的，一經(jīng)提出便受到了社會各界的熱議，各大領(lǐng)域紛紛進(jìn)行嘗試并得到了普遍認(rèn)可和推廣。計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段構(gòu)成了一項工作或一項工程的一個PDCA循環(huán)，每個階段需對應(yīng)完成一定的工作目標(biāo)或任務(wù)；這項工作或工程通過不斷循環(huán)、總結(jié)和提升，使其得到質(zhì)的飛躍。PDCA循環(huán)在國外雖已被普遍應(yīng)用于各項管理工作，但卻很少運(yùn)用到干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作方面。

（三）國內(nèi)外綜述。通過文獻(xiàn)檢索、查新顯示，國內(nèi)外目前尚無專門從智慧檔案視角研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作，對干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的研究也甚少。由此可見，智慧檔案對我國檔案事業(yè)影響深遠(yuǎn)，但專門針對干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的研究還是比較薄弱的。因此，結(jié)合工作實際，融入智慧檔案理念，對干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作進(jìn)行PDCA分析，構(gòu)建干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的PDCA運(yùn)行模型是可行的，并能為組織工作提供精準(zhǔn)、高效服務(wù)。

二、研究目標(biāo)

以干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作為研究對象，以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為依托項目，在智慧檔案背景下，分析研究高職院校干部隊伍的多元化，帶來干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的復(fù)雜性。據(jù)此分析構(gòu)建規(guī)范、系統(tǒng)的從嚴(yán)管檔體系，充分發(fā)揮干部人事檔案在組織工作中的作用與地位。

三、研究內(nèi)容

（一）高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的現(xiàn)狀及存在的問題。一直以來，高職院校干部人事檔案在干部選拔、任用過程中都發(fā)揮著非常重要的作用。干部檔案審核是組織選人、用人的重要一環(huán)，人事檔案的信息價值是否有效直接影響到干部的選拔、任用。因此，通過研究干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的現(xiàn)狀，從制度建設(shè)、檔案隊伍建設(shè)、檔案文化建設(shè)、軟硬件配備和服務(wù)成效等方面進(jìn)行綜合分析、研究，及時發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)嵌組織工作存在的問題，并積極提出人事檔案管理應(yīng)對策略。

（二）智慧檔案理論對干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的要求?！爸腔蹤n案”理念，使干部人事檔案價值的實現(xiàn)路徑更為清晰，有效促進(jìn)了干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的創(chuàng)新性發(fā)展。智慧檔案，架構(gòu)了人事檔案工作者與檔案利用者之間溝通的橋梁，使利用者的心聲得以反映，需求得以實現(xiàn)，檔案價值得以充分體現(xiàn)。而智慧檔案的實現(xiàn)，人事檔案工作人員成為關(guān)鍵要素，人事檔案能否體現(xiàn)“智慧”，檔案信息能否“智慧利用”，都與檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)密切相關(guān)。因此，通過分析，明確智慧檔案視角下干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作需達(dá)到的要求，從而從制度、工作人員、利用服務(wù)等方面進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和建設(shè)，充分發(fā)揮干部人事檔案的信息價值、工具價值。

（三）智慧檔案視角下高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的PDCA運(yùn)行模式。通過分析、研究和集體討論、總結(jié)等方式，同時結(jié)合高職院校人事檔案工作實際，從計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個階段，形成高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作分析報告，構(gòu)建高職院校干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的PDCA運(yùn)行模式。在運(yùn)行的過程中，成功的方法和措施注意留存、總結(jié)和推廣，為后期的人事檔案工作積累寶貴的經(jīng)驗；失敗的做法進(jìn)行分析，找尋問題的根源，并進(jìn)行有效的風(fēng)險防控，防止事故的發(fā)生。通過不斷實踐、總結(jié)、提升和再循環(huán)，使檔案智慧管理水平不斷提升，從而能更好地為組織服務(wù)。

四、擬解決的關(guān)鍵問題

（一）智慧檔案視角下干部人事檔案的價值實現(xiàn)。通過檢索發(fā)現(xiàn)，目前我國針對智慧檔案視角下干部人事檔案價值實現(xiàn)的研究非常少。因此，在這方面開展干部人事檔案價值實現(xiàn)方面的研究是非常有必要的，并且是可行的，可以使其信息價值得以充分發(fā)揮，并推動干部人事檔案智慧工程建設(shè)。通過智慧工程，以智促管，以慧提服，齊抓共管；同時，人事檔案的管理成效和服務(wù)的效果也會直觀反饋檔案價值實現(xiàn)的大小，并助推檔案管理水平的提升。智慧檔案、價值實現(xiàn)、檔案管理三者相互影響，互相促進(jìn)，共同推動干部人事檔案向智慧化管理轉(zhuǎn)變。

（二）智慧檔案視角與PDCA循環(huán)理論的融合。檢索表明，目前尚無針對智慧檔案視角下干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作的研究。因此，通過分析廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織運(yùn)用人事檔案開展工作的現(xiàn)狀，力圖融合智慧檔案視角與PDCA循環(huán)理論，構(gòu)建該項工作的PDCA運(yùn)行模型，可以有效指導(dǎo)學(xué)校管理工作，并逐漸擴(kuò)大到其他院校驗證。在構(gòu)建檔案內(nèi)嵌組織工作PDCA運(yùn)行模型的過程中，如何有效融入智慧檔案管理理念是難點(diǎn)之一。如第三階段為檢查階段，如何開展智慧檢查更有利于今后工作的開展，人事檔案檢查的標(biāo)準(zhǔn)如何界定、如何實施，都需要智慧理念的引導(dǎo)，使工作有機(jī)串聯(lián)起來，形成聯(lián)動，共同推動人事檔案管理的智慧開展。

（三）干部人事檔案服務(wù)組織工作。信息化時代，社會對組織選人、用人工作關(guān)注度較以往有了較大的提升。特別是在干部選拔的任前信息公示環(huán)節(jié)，如果人事檔案信息存在失實和造假等現(xiàn)象，組織部門的威信和公信力將會受到不同程度的沖擊，社會評論也會趨向不好的方向發(fā)展。因此，干部人事檔案的規(guī)范性和真實性至關(guān)重要，干部任前檔案審核的要求也不斷規(guī)范，做好干部人事檔案服務(wù)組織工作尤為重要。如何充分發(fā)揮干部人事檔案對組織工作的服務(wù)作用，以前有零星的報道和服務(wù)方式，但沒有較全面的研究。通過系統(tǒng)地、全面地分析組織工作對人事檔案工作的要求，可以使人事檔案服務(wù)更到位，檔案管理更智能，檔案信息采集更高效。

五、結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案是組織開展人才選拔工作的重要組成部分，已內(nèi)嵌到組織工作當(dāng)中，“凡提必審”已作為一項工作要求寫入《干部人事檔案工作條例》，對人事檔案的管理和服務(wù)效果更為嚴(yán)格。本文分析了智慧檔案視角下國內(nèi)外干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作情況的研究現(xiàn)狀，從研究目標(biāo)、研究內(nèi)容和擬解決的關(guān)鍵問題三大方面，進(jìn)一步明確對干部人事檔案內(nèi)嵌組織工作實行智慧化管理是可行的，并且是極為需要的和有待解決、提升的，這也將是當(dāng)前和今后一段時期人事檔案管理所要面臨的一個重要課題。通過不斷優(yōu)化自身檔案管理水平，為組織工作提供智慧化檔案服務(wù)，保障組織工作的順利開展。