數字化背景下檔案文化資源的開發與利用

文/中國醫學科學院藥用植物研究所云南分所 肖林

互聯網發展迅速，無論是各種社會機構還是檔案文化資源，都有大量的信息。在信息資源優化方面，檔案文化資源可以通過建立數字檔案館進行資源管理。目前信息資源基本實現了電子化管理。通過建設數字檔案，可以增強資源優化的效果。檔案文化資源是指從事招生、教學、科研、管理等工作直接保存的各種形式、載體和其他文字、圖形、音像等歷史記錄。它是檔案文化資源工作的真實記錄，是極其重要的信息資源。在信息時代，檔案文化存儲呈現出虛擬性、公開性、全面性、開放性等特點，有利于檔案文化資源的分級共享，提高檔案服務工作的效率，更好地實現檔案文化教育。因此，為了滿足檔案文化信息管理的要求，提高檔案管理水平，增強檔案服務功能，規范檔案文化資源電子檔案的管理，保證歸檔電子檔案的安全、有效利用。在國外，專家們討論了美國聯邦數字檔案的信息管理，并介紹了聯邦數字檔案的收集和相應的資源。在我國，這種檔案信息管理系統逐漸得到普及。根據檔案信息管理面臨的實際問題，分析了檔案數字化特征的存儲和利用，認為現代數字化處理技術不僅為檔案信息管理提供了支撐，也促進了檔案信息學理論和實踐的發展。

本文針對數字時代背景下檔案文化資源管理信息化建設存在的問題，從信息化檔案建設的實際要求出發，對檔案文化資源管理的現狀及存在的問題進行了研究，滿足了檔案文化管理的需要，對進一步探索檔案文化資源管理信息化建設具有重要的參考意義。

一、檔案文化資源管理現狀分析

隨著信息時代的到來和檔案管理信息系統的普及，檔案文化計算機管理人員的專業水平也隨之提高。同時，檔案文化還包括各種行政工作文件、科學技術研究和學術期刊出版物。這就要求檔案管理人員涉及科技、文化、政治等領域，具有比較豐富的知識儲備和較強的學習能力，能夠隨時關注各級院所的發展，更新自己的認知。目前檔案文化工作人員專業化程度較高，大都具有行政管理或思想政治教育專業背景，平均年齡較大，但他們在計算機和信息管理方面往往能力不足。檔案文化管理系統更新的停滯不前也給檔案文化資源自身帶來了巨大的負擔和壓力。

（一）文件收集整理過程繁瑣，數字化處理滯后。目前，檔案文化管理工作往往限于收集檔案。雖然部分檔案是保密的，但大部分檔案已經過評估，可以對外開放使用，如宣傳、提高院所知名度，或對人員進行思想政治教育，培養意識等。檔案文化無疑是優秀的資源或資料。此外，檔案開放率低也給檔案查詢人員帶來了負擔。檔案查詢人員往往要通過電話、電子郵件，甚至去檔案館才能獲取檔案，并根據檔案工作時間和檔案館工作人員的服務態度進行檔案查詢。經濟成本和時間成本無法控制，增加了雙方的負擔。

（二）文件管理系統功能不足。據調查，我國大部分檔案文化管理系統不足，只能滿足基本的錄入和分類功能。完成系統更新和替換，這使得現有的系統難以滿足當今對檔案信息管理的需求，也給舊系統的維護造成了不必要的人力和財力的浪費。檔案文化的收集和整理過程往往比較繁瑣，使得檔案整理過程缺乏時效性，導致檔案的積累。同時，檔案文化往往以紙質、照片、錄像帶等形式呈現，這對檔案管理提出了極大的挑戰。這就導致了檔案更多地使用人工操作，而檔案冗余度大、重復率高的問題導致了檔案文化手工管理的錯誤。檔案的高使用率和低效率不利于檔案的保護和發展。

（三）組織結構不合理，高素質人才短缺。隨著信息時代的到來和檔案管理信息系統的普及，檔案管理人員的專業水平也隨之提高。同時，檔案文化還包括各種行政工作文件、科學技術研究和學術期刊出版物。這就要求檔案管理人員涉及科技、文化、政治等領域，具有比較豐富的知識儲備和較強的學習能力，能夠隨時關注學校的發展，更新自己的認知。檔案文化資源工作者對社會群體檔案文化資源共享和開放意識不足，導致檔案文化資源服務的內容和服務范圍受到限制。

二、數字時代背景下檔案文化資源管理信息化建設技術研究

（一）數字化的作用與特點。在數字資源優化方面，許多專家學者進行了研究，并取得了豐碩的成果。針對圖書館數字資源的聚集與質量問題，為了分類大量的文本資源管理，提出基于無監督文本的混合遺傳算法和遺傳算子的特征選擇技術，通過改進文本聚類算法的性能來實現資源優化。多輪私有信息檢索來優化信息資源的查詢，在一定程度上優化了數據庫的容量和存儲開銷。以上方法或多或少對數字資源的優化起到了一定的作用，但這些方法的軟硬件成本都非常高，在海量數據的處理中很難取得令人滿意的結果。

（二）信息化檔案文化資源管理系統可行性分析。國家檔案資源建設是檔案工作的基礎，私人檔案信息資源是國家檔案資源的重要組成部分。筆者對瑞典國家圖書館的數字報紙收藏進行了探索和分析，重點關注作為數字噪音的文化遺產，以發現資源的價值。通過建立數字檔案，探索了城市建筑信息變化的風格，并取得了預期的效果，建立數字文件來解決元數據的混亂，使信息管理更加科學。

對檔案進行管理，用戶注冊和歸檔的方式是當檔案員來到服務臺時，管理員幫助檔案員進行注冊和歸檔。檔案管理模式是檔案文化管理員在用戶外借或外轉檔案時對用戶的服務模式。數字檔案是存儲大量信息的數字信息倉庫。這些信息有不同的形式和類型，非常復雜。數字檔案將這些不同類型的信息整合起來，進行數字化處理和保存，并通過互聯網來提供和使用。用戶可以在不受時間和空間限制的情況下獲取信息，從而實現信息價值的最大化。

三、建立數字化背景下檔案文化資源共享機制

（一）轉變檔案文化資源管理、開發和利用的觀念。為了支持各檔案管理環節的有效開展，檔案文化資源需要建立完善的檔案資源管理系統。在大數據時代，檔案文化資源數字檔案資源的管理還必須遵循這一原則。在數據資源整合的具體過程中，集成商首先要統一數字資源整合的標準。現代信息資源的整合可以打破傳統檔案管理過程中的信息孤島。在整合數據資源的基礎上，可以建立一個共享的數據資源庫。檔案資源整合是手段，檔案資源共享是目標。

檔案(室)以文字、圖片、聲像、實物等形式記錄和儲存在不同歷史時期發生的重要事件、重大項目。檔案文化輝煌的歷史、獨特的文化、雄厚的教學實力和科研水平都可以向社會展示。全面了解檔案文化，吸引更多優秀人才參與檔案文化的挖掘，最大限度地獲取資源，不斷完善自我，回饋社會。有必要建立檔案服務概念的思想和理解，并強調所有檔案文化的職員必須有意識地參與檔案工作，充分利用現代化設備和數字技術，擴數字化的總量，特別是做好辦公自動化系統在檔案服務工作中的二次研發工作，實現檔案文化資源服務的社會化和多元化。

（二）加強平臺信息共享和平臺資源利用建設。

隨著互聯網的飛速發展，推動了檔案工作的演進。檔案的建立也朝著電子化的方向發展。檔案資源進行數字化存儲后，可以通過網絡媒體進行分類和傳播。借助網絡媒體，數字檔案可以快速傳輸，促進了數字傳輸網絡系統的建設。當全面傳輸系統完成后，檔案管理人員可以利用自己的網絡登錄平臺界面，對數字檔案資源進行整理歸檔。同時，需要使用文件資源的人員也可以隨時通過網絡訪問平臺，自行下載和查看相關的文件資源。

在電子化發展之前，傳統的文件整理基本上都是手工完成的，這給員工增加了大量的體力活動。在計算機網絡的幫助下，文件整理的相關過程，如生成、收集、歸檔、分類和傳輸，都實現了電子化操作。文件目錄也可以自動編譯。建立檔案文化資源共享體系及共享模式選擇。提高檔案管理人員素質和加強人才建設，促進經濟增長，全面提高檔案管理團隊的整體素質，這不僅可以促進檔案文化資源的共享，也為檔案工作提供增值服務。

四、結語

檔案文化資源不僅可以促進信息技術的發展，而且可以優化資源，更好地發揮信息資源的價值。到目前為止，檔案文化資源的發展是逐步繼承和不斷發展創新的結果。通過形成數字檔案網絡等形式，可以更好地利用資源。