機關單位檔案管理轉向檔案治理的創新模式

文/福建省三明永安市自然資源局不動產登記中心 吳英

機關單位的檔案，可以為單位制定改革制度、完善現有的策略方針提供指導方向。為實現檔案管理的科學化、規范化目標，解決當下檔案管理模式效率較低的問題，機關單位檔案的工作應從管理模式轉向檔案治理模式。在數字化時代，企事業單位每天生成的檔案信息數量和類型極為龐大，大量的信息化數據資源，成為檔案管理部門工作的難點。特別是對于各類國家檔案館、電子檔案中心、檔案托管機構、不動產登記中心等單位而言，其面臨的檔案數據量更是遠超過一般數據管理單位，導致檔案管理工作壓力加大。在這種情況下，《檔案法》修改被提上國家的議事日程。中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》對檔案管理向檔案治理轉變的重要性進行著重強調，這一系列的變化展現了當前檔案管理模式向檔案治理轉變的必要性。

檔案治理是在各部門的配合下，完善檔案領域改革的重要過程之一，是實現對檔案事務科學、規范管理的必要舉措。因為其具有強大的優勢，因此近年來，這一觀點逐漸受到人們關注。為滿足當前海量電子檔案數據整理分析的需求，提高機關事業單位的工作效率，本文研究機關單位檔案管理模式轉向檔案治理的創新路徑，以期為提升機關單位檔案管理效率和水平提供一定理論幫助。

一、機關單位檔案特點與模式轉變的重要性

（一）機關單位檔案的特點。機關單位的檔案往往涉及大量的個人保密信息，部分干部人事檔案涉及個人品德等諸多隱私，里面的很多檢查材料可能形成于干部秘密調查工作，涉及到有人向組織舉報，或者他人舉報（包括家屬）以及個人的思想報告等等，也可能從側面反映了一些重大歷史事件。因此，與一般檔案相比，機關檔案既包含個人隱私，又包含黨政秘密，保密性、法律性相對更強。

（二）管理模式轉變的重要性。隨著《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的出臺，使得檔案治理工作的重要性日益凸顯。在新一代信息技術和相關智能管理工具穩步推進的背景下，更需要進行檔案資源的整合。為了優化檔案管理的效果，檔案法進行了對應的調整修改，隨著模式轉變的必要性越來越強烈，相關單位需要不斷提升機關單位檔案管理質量。檔案管理是檔案工作的基礎和命脈，與檔案事業的可持續發展息息相關，要完成從管理到治理的轉變。

盡管法律從制度上保障了檔案信息安全，但是個人信息的泄露等管理問題，仍然是當前檔案管理過程中不斷出現的漏洞。雖然相關問題應該采取“誰主管，誰負責”的基本原則，但管理部門經常因沒有專職工作人員和沒有核心技術人員而無法追溯責任人的問題，這是當前檔案管理模式的弊端。檔案治理強調利用法治來治理檔案事務，將法治理念、法治精神、法治原則和法治方法貫穿到檔案治理實踐中，發揮法治的引領、規范和保障作用，實現檔案治理方式的法治化與規范化。因此，將檔案管理模式轉變為檔案治理模式勢在必行。

二、模式轉變背景下的創新

（一）智能化鑒定機關單位檔案。數字時代的檔案鑒定，是機關單位檔案保存與價值區分的標志，也是檔案管理向檔案治理方向轉變的創新途徑之一。相關工作以檔案鑒定理論為基礎，以智能化鑒定工具為創新應用手段，旨在提高檔案鑒定工作的質量和效率。以檔案文件的雙重價值論為指導，建立檔案價值評估的等級標準，對特殊檔案的一般保存體系重新劃分，形成了檔案的“第一價值體系”和“第二價值體系”。而且在智能化技術手段的輔助下，能夠通過智能識別系統，進行有效檔案的智能篩選，避免了大量人工篩選的檔案管理過程，相關人員只需要在系統識別的基礎上，進行二次核對即可，降低了檔案管理難度，提高了檔案管理的效率，保證檔案鑒定結果的準確性。

（二）引入第三方監察審核機制。為保證核心檔案信息的安全，聯合第三方監管審核機構，建立檔案信息接收的安全保護體系。充分利用機關單位的專業技術力量，保障檔案信息的安全流通，完善第三方監管和審計制度，以第三方監管機構為中介，對機關單位間檔案信息安全沖突或共享問題，進行管理和協調，促進檔案治理模式優化，充分保證檔案安全，防止內部人員泄露檔案，真正實現向檔案治理模式的轉變。

（三）提升人員納入標準，強化群眾的檔案治理認知。機關單位檔案管理向檔案治理轉變，對檔案工作人員提出了更高的素質要求，不僅需要檔案人員具備檔案管理知識，還要具備計算機等先進技術技能。但當前，檔案人員的人才梯隊建設相對滯后，一些檔案管理人員大都采用“多人”組合的檔案管理模式，但是這種原始化技術存在不確定性，以及資源接收方不足等問題，難以實現檔案的有效管理。在這種情況下，為了實現機關單位檔案管理模式向檔案治理方向的成功轉變，必須優化相關人員的能力，建設人才梯隊，提高機關單位檔案管理準入門檻，促使相關人員不斷提升自身實力，為機關單位檔案治理模式的實現奠定強大的人才基礎。

另外，思想觀念是影響事業單位檔案管理向檔案治理方向轉變的重要問題。人民群眾是檔案工作的主體，其思想觀念是影響事業單位檔案治理能否順利實現的重要方面。為此，必須強化人民群眾對檔案管理向檔案治理轉變重要性的認知，發揮檔案管理部門、社會組織以及公民等多個主體的協同合作能力，不斷明確各主體的權利和義務，在滿足當前各個主體檔案工作需求的同時，實現檔案管理的多元主體共治共管，從而順應時代潮流，不斷更新認識，從而適應檔案治理的新形勢。

三、檔案治理思路下的創新路徑

（一）構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系。為了實現機關單位檔案管理向治理方向的轉變，需要不斷強化檔案資源建設工作，豐富檔案資源，優化館藏結構。不僅需要發揮傳統檔案管理部門在檔案資源建設中的重要作用，更需要社會組織和個人成為檔案資源收集工作的領導者。

（二）拓寬資源收集渠道。檔案館在接收數字化檔案資料時，應自覺將其歸入檔案資料中，還需要積極拓寬其他資源收集種類，不斷實現檔案資源的豐富化。具體措施如下：1.制定數字管理戰略。檔案部門應堅持實施“存量數字、增量數字”的方法，利用數字檔案代替包括紙質檔案在內的傳統載體檔案，盡可能地保證和延長紙質檔案的使用壽命。2.優化資源結構。檔案管理向檔案治理轉變需要面臨的一個重要問題，是底層檔案資源的碎片化，這種分散在數據庫中的各種檔案資源相互連接，形成一個“信息孤島”，為此，需要把原來孤立的數據庫相連接，從而優化整合檔案資源。通過優化檔案資源配置的結構，保證檔案系統內部互聯互通，使文化中心、圖書館、事業機關單位的信息得到有效整合。3.構建第三方監督體系。要防止各種檔案信息泄露的問題發生，必須建立政府、企業和個人三方監督機制，接受政府的監督檢查，并由機關提供技術人員進行管理和維修。

（三）創新檔案工作服務人民群眾的模式。檔案服務質量是保證檔案治理模式能否實現的關鍵，可以及時解決現如今檔案管理工作中存在的問題。因此，要從以下幾個方面入手，對檔案工作服務人民群眾的模式進行創新。1.幫助檔案工作者樹立信息服務意識，提升服務意識和責任觀念，并嚴格規范個人行為和日常工作，不斷提高服務質量，滿足檔案信息需求方的要求。2.各地要明確創新檔案工作切入點，解決檔案信息服務中存在的問題，及時發現問題所在，填補空白，努力構建特色檔案服務體系，提高使用者的滿意度。3.優化檔案信息服務流程，為用戶提供多種服務，提升網上良好服務態度，簡化檔案查詢手續，營造優質服務環境，從而提高工作效率，促進檔案治理模式不斷增加。

四、結語

當前，國家層面不斷發布相關指導意見，強調了檔案治理模式的重要性。在這種情況下，為了實現機關單位檔案治理模式的轉變，提升檔案管理質量，本文提出了相應創新路徑，以期提升檔案管理工作效率，提高資源利用率。但在轉變的過程中要謹記，無論怎樣轉變，檔案管理都必須以中國特色社會主義核心價值體系為指導，并以此為核心進行創新，從而實現檔案治理的可持續發展。