醫院干部人事檔案管理問題及措施探討

文/連云港市東方醫院組織人事處 劉希斌 夏婷麗

隨著醫療衛生體制改革的不斷深化，醫院在經營與發展的過程中開始注重改革和創新，特別是普遍實施人才戰略之后，醫院更加重視人才在經營與發展中的作用，而且在組織實施的過程中不斷優化和完善管理體系，提升人力資源管理的整體水平。干部人事檔案對于干部人才的選拔使用起到至關重要的作用，但仍然有一些醫院對干部人事檔案管理工作沒有給予高度重視，干部人事檔案管理工作的科學化、規范化、效能化水平不高，在推動人力資源管理改革、創新、發展方面仍然面臨諸多困境。對此，醫院在開展人力資源管理工作的過程中，既要深刻理解和認識大力加強和改進干部人事檔案管理工作的重要性，同時也要堅持問題導向和系統思維，著眼于解決干部人事檔案管理存在的問題，采取更加科學的方法和措施，大力推動干部人事檔案管理改革、創新和發展，努力使干部人事檔案管理實現更大突破，助力醫院人力資源管理工作上新臺階，為促進醫院人才戰略的深入實施提供保障。

一、干部人事檔案管理對醫院人力資源管理的作用

（一）提供人力資源管理可靠數據。隨著醫院“人事管理”向“人力資源管理”轉型，醫院人力資源管理與過去相比有了很大的變化，需要進一步優化和完善人力資源管理機制，更加重視人力資源管理工作對醫院經營與發展的支撐作用。只有大力加強和改進醫院干部人事檔案管理工作，才能為醫院人力資源管理提供更加可靠、更加準確、更加真實、更具有前瞻性的數據和信息，進而促進人力資源管理效能化水平的顯著提升，如通過對醫務人員各方面工作進行記錄，可以有效安排醫務人員的工作，最大限度提高醫務人員的績效等。

（二）促進醫院人力資源優化配置。科學配置人力資源是管理工作的重要內容之一，對于提高醫院工作效率、服務效率具有很強的支撐作用。通過大力加強和改進干部人事檔案管理工作，不僅可以為人力資源管理工作提供準確的數據支撐，而且也能夠在優化資源配置方面發揮積極作用。例如：有的醫院在開展干部人事檔案管理工作的過程中，更加重視醫務人員基本情況、發展潛力等諸多方面的調查與分析，并形成了分析報告供決策參考，這對于優化醫院人力資源配置具有很強的基礎性作用。

（三）促進醫院人才戰略深入實施。隨著人才戰略越來越受到醫院的重視，醫院的各個領域、各個方面都在圍繞人才戰略開展工作。通過大力加強和改進醫院干部人事檔案管理管理工作，對于醫院實施人才戰略具有很強的支撐。例如：有的醫院在開展干部人事檔案管理工作的過程中，更加重視分類管理，醫院缺少哪些人才、需要哪些人才、培養哪些人才、調整哪些人才，干部人事檔案管理部門都提出了一些有針對性的意見和建議，進而為醫院深入實施人才戰略創造了良好的條件。

二、醫院干部人事檔案管理存在的問題

（一）目標不夠明確。通過對醫院干部人事檔案管理存在的問題進行分析，比較突出的就是個別醫院在開展干部人事檔案管理的過程中沒有明確目標，只是將“存檔”作為干部人事檔案管理的重要內容，無法發揮更加積極的作用，直接導致干部人事檔案管理在服務人力資源管理、服務人才戰略、服務醫院戰略發展方面缺乏針對性和實效性。

（二）思路缺乏創新。深入分析醫院干部人事檔案管理存在的問題，也包括干部人事檔案管理思路缺乏創新，在組織實施的過程中不注重在思路創新方面加大力度，直接導致干部人事檔案管理的系統性、全面性、綜合性不強。例如：有的醫院盡管對干部人事檔案管理比較重視，但在組織實施的過程中，不注重優化和完善干部人事檔案管理機制，管理內容相對較少，而且在干部人事檔案管理開發、利用方面沒有引起高度重視，干部人事檔案管理對人力資源管理工作的支撐作用不強。

（三）體系不夠完善。從醫院干部人事檔案管理存在的問題來看，除了目標不夠明確、思路缺乏創新之外，干部人事檔案管理體系不夠完善也是其主要問題，直接導致干部人事檔案管理缺乏合力。例如：有的醫院在開展干部人事檔案管理的過程中，只是對醫務人員的姓名、性別、年齡、工作經歷等做出簡要的記錄，而對醫務人員的現實表現、職業需求、發展目標、技能水平等缺乏有效的記載。干部人事檔案管理體系不夠完善，包括有的醫院不注重構建“大檔案”管理體系，各個科室、各個部門參與干部人事檔案管理的意識不強，干部人事檔案管理工作的整體水平仍然有待進一步提升。

（四）平臺建設薄弱。隨著網絡信息技術的快速發展，檔案管理平臺已經廣泛應用于檔案管理當中，但一些醫院還沒有構建科學、完善、系統的干部人事檔案管理平臺，直接導致干部人事檔案管理效率不高，而且功能未有效拓展。例如：有的醫院不注重將信息技術、網絡技術等廣泛應用于干部人事檔案管理當中，“互聯網+干部人事檔案管理”模式還沒有得到有效推廣，干部人事檔案管理平臺設計相對比較簡單，功能相對較少。有的醫院則不注重將大數據技術應用于干部人事檔案管理當中，在數據收集、整理、分析等方面比較薄弱，無法有效為人力資源管理和實施人才戰略提供決策參考。

（五）方法有待融合。干部人事檔案管理涉及方方面面，科學的方法可以使干部人事檔案管理事半功倍，但有的醫院在開展干部人事檔案管理方面還存在方法缺乏融合性的問題，直接導致干部人事檔案管理無法實現更大突破。例如：有的醫院在開展干部人事檔案管理的過程中，由于方法相對比較簡單，加之設備、軟件等不夠完善，特別是“封閉管理”的問題比較突出，干部人事檔案管理的開放性不強，醫院干部人事檔案無法得到全面、系統、有效地應用。干部人事檔案管理方法有待融合，也包括一些檔案管理人員不注重對干部人事檔案管理工作進行深入研究，自身的職業素養不高等問題。

三、醫院人力資源管理中干部人事檔案管理的改進措施

（一）明確干部人事檔案管理目標。對于醫院來說，在開展人力資源管理工作的過程中，應當深刻認識到干部人事檔案管理的重要性，要從促進人力資源管理的改革和創新、推動人才戰略深入實施的角度入手，進一步提高干部人事檔案管理工作的重視程度，要明確干部人事檔案管理目標，把服務人力資源管理工作、人才戰略以及醫院可持續發展作為重要目標，進一步優化和完善干部人事檔案管理機制，努力使干部人事檔案管理工作更加規范有序、更加富有成效。對此，醫院應當大力加強干部人事檔案管理制度建設，將干部人事檔案管理目標融入其中，并對干部人事檔案管理內容、流程、方式以及干部人事檔案開發、利用等做出明確和具體的規定，只有這樣，才能為醫院深入開展干部人事檔案管理奠定堅實的基礎，創造良好的條件，同時也能夠促進干部人事檔案管理向縱深開展。醫院對此應當進行科學設計，在明確干部人事檔案管理目標的基礎上，更加重視干部人事檔案管理的可持續發展。

（二）創新干部人事檔案管理思路。思路決定出路。醫院在開展干部人事檔案管理工作的過程中，應當高度重視干部人事檔案管理思路創新，努力推動干部人事檔案管理走上新臺階。在具體的實施過程中，應當把“人才強院”納入干部人事檔案管理工作當中，切實加強對干部人事檔案管理工作的組織領導，健全和完善工作機制，配備專業化的干部人事檔案管理人員，同時還要強化人力資源管理與干部人事檔案管理的有效對接，加強橫向聯系，建立“協調機制”，共同開展干部人事檔案管理工作。在創新干部人事檔案管理思路的過程中，也需要管理部門進一步明確管理思路，對干部人事檔案的管理、開發、利用進行有效結合，切實加大資源整合力度，不斷優化和完善工作載體，如對于能夠開放的干部人事檔案應當進行開放。

（三）完善干部人事檔案管理體系。健全和完善的干部人事檔案管理體系，對于促進干部人事檔案管理工作科學化、系統化和效能化建設具有很強的支撐作用。因而，醫院在開展干部人事檔案管理的過程中，應當大力加強干部人事檔案管理體系建設，努力使干部人事檔案管理能夠在各個領域、各個方面發揮作用。在具體的實施過程中，應當發揮各個科室、各個部門的作用，使他們能夠參與到干部人事檔案管理工作當中。如建立“醫院干部人事檔案管理委員會”，各個科室、各個部門負責人都是“醫院干部人事檔案管理委員會”的成員，共同研究和落實干部人事檔案管理的相關工作，在收集干部人事資料方面發揮各科室、各部門的作用，努力形成強大的工作合力。在完善干部人事檔案管理體系的過程中，也要大力加強干部人事檔案的開發和利用工作，提升干部人事檔案管理工作的拓展性。

（四）打造干部人事檔案管理平臺。醫院在開展干部人事檔案管理工作的過程中，要想使其實現更大突破，要在打造干部人事檔案管理平臺方面進一步加大力度，要在運用信息技術、網絡技術等方面進行優化和完善，最大限度提升干部人事檔案管理效能化水平。同時，為促進干部人事檔案開發、利用創造良好的條件。這就需要醫院切實加大干部人事檔案管理軟硬件的投入力度，如為了能夠使人力資源管理與干部人事檔案管理進行有效融合，可以開發一款二者相互融合的軟件，對干部人事檔案的內容進行“數字化”處理，這將更有效地發揮干部人事檔案管理對人力資源管理的支撐作用。例如：可以利用大數據技術收集和分析干部人事檔案的信息，為開展人力資源管理和實施人才戰略提供決策參考。筆者所在的醫院近年來投入了醫務人員檔案管理系統，內含個人基本信息、工作、學習經歷、職稱評聘、資格證書、執業證書、代表性學術論文、專著教材、科研情況、新技術新項目、培訓情況、考核情況、重大醫療活動、技術競賽、醫療糾紛、外出進修學習、各項榮譽、社會任職、重要學術活動等近20個版塊，通過此系統使每位醫務人員的信息得到集成，提高了管理效能，確保了專業技術人才信息的完整性與連續性。

（五）融合干部人事檔案管理方法。為了使醫院干部人事檔案管理工作更有效地開展，還要在融合干部人事檔案管理方法方面加大力度。在具體的實施過程中，干部人事檔案管理部門和管理人員應當積極探索更加具有科學性的干部人事檔案管理方法，努力提高干部人事檔案管理效率，同時也要在拓展干部人事檔案管理領域方面進行實踐和探索。例如：在對醫務人員的培訓方面可以實行“計分卡”制度，這樣能夠隨時掌握醫務人員的培訓情況，進而對醫務人員的職業水平有更深入的了解，通過全面的分析為醫院開展人力資源管理提供參考。在融合干部人事檔案管理方法的過程中，需要在優化人力資源配置方面進行實踐和探索，要充分發揮干部人事檔案管理部門的作用，為開展人力資源管理工作提供可行的數據支撐，如對涉及醫務人員的信息都應當錄入到數據庫當中，為綜合分析奠定基礎。

四、結語

綜上所述，干部人事檔案管理是醫院人力資源管理的重要組成部分，不僅能夠為人力資源管理提供可靠數據，而且促進醫院人才戰略深入實施，對于促進醫院人力資源管理改革、創新、發展具有很強的支撐作用。盡管從總體上來看，絕大多數醫院對人力資源管理工作比較重視，而且運行機制也比較科學，但干部人事檔案管理的科學化、規范化、效能化水平仍然不高。這就需要醫院將干部人事檔案管理上升到更高層面，既要進一步提高干部人事檔案管理工作的地位，同時也要將其融入醫院整個管理工作當中，著眼于解決干部人事檔案管理存在的問題，采取更加有效的措施，重點在明確干部人事檔案管理目標、創新干部人事檔案管理思路、完善干部人事檔案管理體系、打造干部人事檔案管理平臺、融合干部人事檔案管理方法等諸多方面加大力度，推動干部人事檔案管理邁上新臺階。