信息化時代檔案管理工作的創新

文/南通市市場監督管理局 印艷泓

信息技術時代背景下，檔案管理工作逐步實現數字化發展，信息化的檔案管理工作能夠推動企業的科學發展，也為行政機關的各項工作及活動奠定堅實的基礎。因此，檔案管理工作的創新應該緊跟新形勢、運用新技術、探索新路徑，進而提升檔案管理工作的科學化、高效化水平，確保信息化的檔案管理事業得到高質量的發展。

一、電子信息化檔案管理模式的概括

伴隨數字信息技術廣泛應用到社會各個領域，檔案管理工作也正朝著信息化方向轉變。由于信息化檔案管理模式會提高工作的效率，能在社會各行業迅速推廣。由此可見，電子信息化逐漸成為新時期檔案管理工作的核心要素，是推動檔案管理工作變革的“加速器”。

傳統的檔案管理工作模式，一般分為多個部門在各個環節共同作用下管理檔案，該管理模式具有一定的封閉性、碎片化特征，存在著明顯的短板，無法順應信息技術時代檔案管理工作的根本需求。但是，在信息技術的推動下，檔案電子信息化則通過數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，實現紙質文件向電子檔案的轉變。目前，電子信息技術已運用到市場監督管理局等行政機關檔案管理工作中，應用路徑十分廣泛，包括檔案數據收集、整理、歸檔及存儲等各個環節，在此基礎上傳統檔案管理模式正發生轉變。除此之外，信息化檔案管理模式也需要深度結合信息技術手段，建設與市場監督管理局檔案工作相適應的電子檔案管理體系，加快實現檔案管理工作效率的提升。

二、電子信息化管理模式在檔案管理工作中的應用分析

（一）推動檔案信息管理思路創新。在行政機關的檔案管理工作中，傳統的檔案管理模式無法順應新時期社會發展，也無法滿足檔案管理工作的核心需求。電子信息化檔案管理模式是對傳統管理模式中的記錄、整合及處理形式迭代升級，通過信息化平臺實現檔案數據的存儲、交互和處理，其呈現出便捷性、靈活性以及高效性的特點。電子信息化管理模式的創新，為行政機關的檔案管理工作提供了新的發展思路。同時，電子信息化檔案管理模式可以實現對檔案資源的充分利用，提升機關各個部門之間的溝通效率，實現檔案管理工作向自動化、信息化轉變。

（二）實現檔案檢索系統的靈活性和準確性。電子檔案信息化管理模式在檔案管理工作中的有效作用，還表現在檔案檢索系統的靈活性和準確性方面。過去的檔案管理工作中，檔案檢索系統的效率低下及信息檢索質量不高的問題容易導致數據信息的誤差。隨著信息技術手段的更新和滲透，推動檔案管理工作的檢索系統在各層面的優化與完善，幫助檔案信息系統用戶獲得更加準確性的檔案內容，同時還可以對檔案檢索系統中的精準查詢環節設定多元化的選擇空間，以此來滿足行政機關部門人員的信息檢索需求，這也充分體現了電子信息化檔案管理模式的便捷性、靈活性、準確性等特點。

（三）保障檔案數據信息的時效性。傳統檔案管理模式中，檔案數據的整合及加工涉及多個環節審核，需要占用大量時間，嚴重影響檔案數據信息的時效性。電子檔案信息管理模式能夠保證檔案數據信息的即時性，有效推動電子檔案內部信息的傳播和利用。因此，依托電子信息化技術手段，促使檔案管理工作的數據內容從繁瑣的信息處理環節中脫離出來，檔案數據信息的時效性得到更加有力的保證。在市場監督管理局檔案工作的數據管理中，可以建立更加有序的結構化檔案信息庫，讓電子檔案信息得到有序應用，使得信息化檔案管理模式的時效性呈現出來。

（四）提升檔案管理工作的綜合效率。在檔案管理具體工作實踐中應用信息技術，能夠促使電子檔案管理模式的創新，也切實帶動了檔案管理工作綜合效率的提升。目前，或多或少存在傳統檔案管理模式的落后性，對市場監督管理部門檔案工作的健康良性發展造成阻礙。因此，檔案管理工作應該抓住技術變革的機遇，積極使用電子信息技術，對檔案內容進行科學化、信息化全過程管理。在電子信息化管理模式應用下，可以根據不同的數據處理需要，創造更加高效率化、高安全性的存儲環境，同時還可以在檔案信息數據的利用環節中，不斷增加電子網絡化的檔案體系以及檢索新形式，為檔案管理者的工作提供便捷，并且能夠保障檔案管理資源之間的協同，實現檔案管理工作綜合效率的提升。

三、信息技術在檔案管理工作中的問題

（一）檔案數字化建設基礎設施不完善。檔案管理工作的信息資料在行政機關日常工作和重要活動等各方面都具有重要的支撐作用，因此，檔案數字化建設需要在檔案管理工作完善的基礎上，確保行政機關的檔案文件和管理也得到切實性的推進。然而，由于檔案管理人員對檔案管理工作數字化建設的理念認識和重視程度不夠，在一定程度上造成數字化建設力度的不足，資金投入也十分困難，導致必要的基礎設施被忽視，檔案數字化建設不完善。

（二）檔案數字化建設的管理系統存在漏洞。信息技術背景下，檔案數字化建設的核心是管理系統，檔案管理工作的質量提升離不開信息管理系統的有力支撐。目前，數字化管理系統建設中對多形式、多類型的信息資源缺乏相應管理標準，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面的落后，不僅直接影響檔案數字化建設管理系統的安全，甚至還會影響行政機關信息的整體安全。

（三）檔案數字化建設的安全性不高。行政機關在進行檔案數字化建設過程中，要將安全性擺在首位，必須牢固樹立“萬無一失、一失萬無”的理念原則。由于建設管理的不規范、不科學，檔案信息系統網絡環境經常與工作網絡混同，再加上工作人員對存儲介質使用不規范，容易出現系統病毒感染、重要文件被竊等高風險安全事件。因此，在檔案數字化建設中要加強安全資金的投入，不斷提升工作人員管理工作水平，最大可能避免檔案信息化建設中的系統安全漏洞和信息泄露風險。

四、檔案數字化建設中問題的改善策略分析

（一）改善檔案數字化管理的基礎設施建設。要實現全面高效地進行檔案數字化建設，需要對檔案信息資源、計算機網絡、打印機等軟硬件基礎設施持續完善。要強化行政機關檔案數字化管理的內部認識統一和工作協同，確保檔案數字化管理需求得到及時響應。要突出常態化工作導向，對信息技術平臺上的電子檔案數據進行資源開發和信息維護，解決市場監督管理條線上下和內設機構間的信息資源共享問題，不斷優化檔案數字化建設效能，提高檔案信息管理與服務質量。

（二）建設標準化的檔案數字化管理系統。在檔案數字化建設的實踐中，應該進一步加強完善檔案數字化建設的管理系統，立足標準化導向，提高檔案管理的規范性、有效性。首先，要高標準建設數字化網絡管理系統，通過精細化流程管理，使得信息資源在電子平臺上高效運轉、及時歸檔，提升檔案數字化信息歸檔的時效性。其次，要提高檔案管理的軟硬件及人才服務建設水平，在檔案數字化管理系統中，業務范圍、信息共享、資源利用等各方面發揮出數字化信息管理模式的優越性。同時，還需要加強對信息化電子檔案的制度完善，促使檔案管理工作在現代化信息技術的應用背景下，實現檔案管理的制度性變革，保障檔案數字化長期安全性和高效性。除此之外，還需要積極探索利用新型信息軟件系統，更好地為檔案數字化建設管理系統升級提供新的空間。

（三）使用新技術加強檔案數字化工作路徑。面對檔案數字化建設中存在的信息安全性等問題，檔案管理工作部門不應因噎廢食，而是在引起高度重視的同時積極使用新技術、新手段，不斷加強檔案數字化管理工作質量。首先，加強對檔案數據的定期歸檔處理，提高檔案管理系統使用的生命力，避免“建而不用”信息資源的質量和價值降低。其次，更加注重檔案的安全管理，掌握檔案管理系統中防火墻技術以及病毒入侵技術的操作，注意安全防護技術在檔案管理工作中的應用，保障檔案信息資源在數字化平臺上得到有力保護。除此之外，要加大技術、資金和人力投入力度，為檔案數字化管理工作的日常保障和技術升級創造條件。

五、信息化管理模式在檔案管理工作中的現實作用

（一）擴展檔案管理系統。檔案數字化管理系統的建設需要遵循一定的標準，系統的完善及應用也是當下檔案管理事業的主要內容，行業發展及檔案運行管理都需要數字化、標準化系統的建設，以此來提升檔案管理效率，使得信息公開透明，在實效性更強的狀態下完善數字化檔案管理工作。大數據為標準化的檔案管理系統帶來新的發展空間，在精細化流程的管理下，必須依據數據處理的多元化需求，大數據時代的云計算技術，反襯著傳統計算機檔案系統的落后，在數據信息多樣化的需求上加以滿足，提升數據處理及檔案管理的效率。由此看來，當下云計算網絡管理系統及構架內容的設計，能夠進一步拓展檔案信息在數字化系統中的資源拓展及資源存儲，進而滿足數據庫的擴容需要，在這種形勢下能夠最大程度上維護數字化檔案信息的安全性與管理成本，提升檔案管理系統的智能化水平，以此來滿足數據信息的多元共享需求。在滿足用戶需求的基礎上，還應該做好系統技術層面的工作，與此同時，用戶在使用媒體及檔案管理查詢系統的過程中受到了重視，明確了檔案管理系統的利用價值，以此來處理檔案的實際問題；由此可見，檔案系統的信息化建設存在必要性，能夠帶動檔案管理系統的實際運用價值提升，拓展檔案管理系統的整體范疇，提高檔案管理系統效率，進一步改善檔案管理人員的處理方式與數字化思維，運用數字科學技術，推動檔案管理系統走向創新、有序的發展空間。

（二）培養檔案管理工作人員的綜合能力。檔案管理逐步走向信息化的發展空間，這為檔案管理隊伍帶來新的挑戰。在信息技術時代，檔案管理人員的素質、專業素養、技術操作水平都應該得到進一步的完善，為后續的檔案數據整理奠定良好的基礎。從電子文件管理到數字檔案館建設，從對業務流程和業務系統的支撐到公共服務，多個方位培養檔案管理人才的專業素養。在此基礎上，檔案工作者們做了許多創新性工作并獲得良好的效果，為技術操作和數字化的運用奠定了堅實性的基礎。除此之外，檔案數字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術維護工作創建發展的過程中，檔案信息化的建設及管理模式的創新都可以作為檔案管理人員前進的起點，改善傳統檔案管理的落后問題，樹立創新性的檔案管理思維，做好新時期的檔案管理工作。在思維創新的角度開展實踐管理工作，以此來形成良好的信息化管理素質，在最大程度上消除影響檔案管理信息化發展的弊端，進而推動系統和數字化手段的進步，這種創新方式為檔案管理信息化的工作結構帶來便捷，實現檔案管理工作與社會整體發展的步伐一致。

六、結語

在信息技術迅猛發展的背景下，檔案管理信息化的發展趨勢及創新思路存在一定的必要性，能夠實現檔案管理工作當下的發展需求，并且推動檔案管理工作得到進一步拓展。因此，檔案管理人員應搶抓機遇，積極使用新技術，確保檔案管理效率的提高。作為檔案管理工作者，也應該努力適應電子信息化管理模式發展需要，加強自身對信息技術和平臺操作能力的掌握，有效解決檔案工作中的難點問題，推動市場監管部門的檔案管理工作更加全面且高效地發展，并得以真正落實。