淺談檔案管理之文書收集

文/民盟福建省委檔案室 吳秋

一、民盟福建省委會文書檔案工作概況

民盟福建省會省級組織成立于1947年3月，但由于歷史原因民盟福建省檔案沒有進行規范化收集、整理、歸檔。1981年，民盟福建省委會成立檔案室，在福建省檔案局的悉心指導和民盟福建省委會領導的高度重視下，民盟福建省委會檔案室各項工作日趨完善，具有較高的規范化、標準化和科學化管理水平，被評為福建省一級檔案室。

根據檔案的形成情況和用途，民盟福建省委會檔案分為：文書檔案、會計檔案、人事檔案、照片檔案、聲像檔案等。其中，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它既記載了民盟福建省委會的歷史發展過程，也客觀地反映著機關領導決策、機構建設、事務處理、改革創新等方方面面的過程和成果。

二、文書檔案收集存在的問題

做好機關文書檔案管理，首先要遵守文書檔案的管理規則，即嚴格按照檔案法和機關檔案工作條例執行。其次要分清文書與文書檔案之間的界限，處理掉不屬于歸檔范圍的文書，保留有參考價值的文書。最后要確保文書收集齊全、整理規范、保管安全以及建檔合理。

文書收集作為檔案歸檔工作的首要環節，對檔案歸檔后續的工作質量產生直接的影響。如果材料收集不到位，那么檔案將失去完整性，同時也降低了檔案的價值與效用。這就意味著歸檔的文件材料應當齊全完整并符合長期保管的質量要求，應當精練準確并能反映機關的主要職能，還應當符合檔案部門的管理規范。

實際工作中文書收集常常遇到以下問題：第一，文件材料殘缺不全，只有底稿沒有正本，或只有正本沒有底稿的現象偶有發生。第二，文件材料不能滿足長期保管的質量要求，如有的文件部分內容用鉛筆書寫，不經過復印就直接用原件歸檔，一段時間后會因字跡變得模糊不清而失真。第三，隨著機關開展活動越來越豐富，文件收集不及時或不到位。第四，因權責不明，造成一些文件材料流失。第五，檔案部門工作缺乏主動性和及時性，即便收好的文件材料，如果積壓過多也容易混亂甚至遺失。第六，各部門工作人員配合不當，檔案室工作處于半封閉狀態，文書收集鏈運轉不暢等等。

三、文書收集實踐探究

文書收集工作，是確保檔案分類整理、有效利用的重要環節，應圍繞以下幾個方面開展工作：

（一）建立相關制度。根據新的《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》以及檔案局所頒布的各種相關規則制定出具有可操作性和明確的檔案歸檔制度，為文書收集工作“保駕護航”。其中，借助信息化管理手段完善文書檔案的管理制度尤為重要。

（二）強化收集質量。一是確保材料收集齊全完整，即歸檔的文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都保持齊全完整。二是達到歸檔文件質量要求，即歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面，要利于文件的長期保存。機關工作人員特別是檔案室工作人員要加強對檔案管理工作的認識，不遺余力協調配合做好文書收集工作。

（三）收集整理檔案方式。遵從現有的法律法規創新管理模式，借助信息技術完善文書檔案的電子管理制度，在傳統工作模式的基礎上摒棄落后的工作方式，以適應新的形勢發展需要；充分發揮信息技術的多樣性和功能性，用信息技術對文書檔案進行電子歸檔整理，完善文書檔案的信息管理平臺，使檢索文書檔案的途徑清晰化，并可借助信息技術對重要的文書檔案實施保密工作。另外，以電子化文書檔案代替紙質檔案，可以有效減免因儲存環境過差而造成文書檔案損傷，并降低紙質文書檔案存儲的辦公用紙和倉庫費用等成本。

（四）提升檔案收集整理意識。一要加強宣傳教育，強化機關工作人員檔案意識。檔案室可以通過單位內部會議、網絡、刊物等媒介宣傳檔案收集工作，將文書收集工作的重要意義滲透各個業務部門，引起各業務部門領導對單位檔案工作的重視，增強機關工作人員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員要經常向上級領導匯報單位檔案工作動態及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持。同時做好檔案的利用和服務工作，以利用的高效性進行宣傳，激發領導對檔案工作的重視。二要增強檔案人員主動收集材料的意識。檔案在收集工作上之所以長期處于被動的局面，主要是因為檔案人員沒有正確認清自己的角色。作為檔案工作人員必須做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，處理完畢的文件材料要隨時收；經常用的文件，要履行借用手續定期收；本單位的公文，在蓋章時當時收；會議材料，要事先做好工作及時收；內部形成的各種材料，要注意掌握線索有針對性地收；常規性的文件材料，要逐項收；在機構人員變動時，要提前收；年末整理前要前面收；在整理歸檔過程中，發現不全面要反復收。也可以通過各種辦公會議或年初機關會議，及時督促每個部室的文件管理員做好材料的積累、保管和定期歸檔交接，變過去的被動收集為主動收集，讓單位工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。三要逐步擴大文書收集范圍，以適應民盟福建省委會機關盟務工作日新月異的變化。隨著時代發展和社會進步，上級或隸屬指導部門分發的文件相對增多；同時也隨著本機關的活動不斷增加，如：參政議政的調研課題日益增多；社會服務部工作范圍不斷擴展。如開展閩盟燭光行動、黃絲帶幫教活動、鄉村振興活動等等。以上各項工作只會與日俱增，有些活動雖然是近幾年才開展起來的，是上級領導部門針對本機關的指導性公文、本級機關主要職能活動中形成的公文、下級機關呈送的報請類公文以及同級或不相隸屬機關重要的商洽性或審批性公文。這些文件材料在收集過程中雖然有點麻煩，但只要認真配合，都能收集到位。

毋庸置疑，全機關普遍提升對文書檔案管理工作的重視程度，是做好文書收集工作的基本保障。機關領導和全體工作人員應當提高政治站位，轉變思想觀念，全面提升文書檔案管理工作的地位，全面提升檔案管理人員的綜合素質，致力于打造一支優質的文書檔案管理工作團隊。并把文書檔案管理工作納入總體規劃和全年工作重點當中，全面提升對文書檔案設施的投入力度，使文書檔案管理工作向規范化、標準化、科學化和信息化方向不斷邁進。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理工作是機關行政事務管理的重要內容，文書檔案管理人員要積極學習并不斷更新技術知識，明確自身的工作責任和工作目標，全面提升自身的能力，通過完善制度建設，探究科學方法，找到解決文書收集問題的有效途徑，保證機關文書檔案管理的規范性、完整性和時效性，使文書檔案管理工作能夠為機關領導和各部門工作提供更加便捷高效的服務。