淺析新形勢下事業(yè)單位辦公室職能定位

文/中國林業(yè)科學(xué)研究院研究生部 吳海龍 李麗 李雅璇；中國林業(yè)科學(xué)研究院林業(yè)研究所 賀磊（通訊作者）

在事業(yè)單位中，辦公室作為一個綜合性較強的部門，其不僅需要在參謀助手、督促檢查和風(fēng)險防范中發(fā)揮作用，還需要在日常業(yè)務(wù)開展、業(yè)務(wù)接洽、文件處理、綜合協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)發(fā)揮效能，因此辦公室相當于一個運轉(zhuǎn)樞紐，起到承上啟下，左右協(xié)調(diào)的作用。隨著事業(yè)單位改革、創(chuàng)新的不斷縱深推進，事業(yè)單位辦公室作為重要部門，需要進入改革、創(chuàng)新的狀態(tài)，以確保更好地發(fā)揮自身的效能。從這個角度出發(fā)，在新形勢下如何審視事業(yè)單位辦公室職能定位問題，是很有必要的。

一、事業(yè)單位辦公室職能作用有效發(fā)揮的必要性

首先，事業(yè)單位辦公室管理職能的優(yōu)化，職位定位的重塑，是事業(yè)單位改革的題中之義。黨的十八大報告明確提出，要將加快建設(shè)中國特色社會主義行政體制作為目標，引導(dǎo)事業(yè)單位進入分類改革的狀態(tài)。在這樣的改革大背景下，事業(yè)單位辦公室需要看到自身工作的特殊性，確保自身綜合性、全局性、協(xié)調(diào)性、操作性、輔助性、服務(wù)性等優(yōu)勢得以有效發(fā)揮，繼而在新形勢下更全面地發(fā)揮作為辦公室的自身職能，從而促進事業(yè)單位改革進入更加理想的狀態(tài)。其次，正確認識事業(yè)單位辦公室職能定位問題，是促進事業(yè)單位管理科學(xué)化發(fā)展的重要舉措之一。從屬性來看，事業(yè)單位屬于社會組織機構(gòu)之一，是國家為了社會公益訴求，要求其以國資化的方式運作，繼而確保社會服務(wù)工作得以正常安全開展。我國事業(yè)單位門類繁多，情況復(fù)雜，跨度極大，涉及的人員眾多。在事業(yè)單位中很容易出現(xiàn)人才“既閑置又匱乏”的情況，難以保證事業(yè)單位辦公室切實發(fā)揮自身的效能。為了改變這樣的局面，需要在新形勢下正確認識事業(yè)單位辦公室職能定位，繼而確保事業(yè)單位職能得到充分、全面發(fā)揮。最后，事業(yè)單位辦公室管理職能能否有效發(fā)揮，是以辦公室職能定位為前提和基礎(chǔ)的，最終會使得整個單位處于更加理想的發(fā)展環(huán)境之中。需要看到的是，作為辦公室，如果能夠正確認識新形勢下的新要求，繼而更好地做好本職工作，開展各項優(yōu)化、改革舉措，這樣自然可以促進本單位工作的順利開展，奠定良好的基礎(chǔ)。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室職能定位存在的問題

通過對當前事業(yè)單位辦公室職能定位出現(xiàn)的問題進行深入探討、研究，分析當前事業(yè)單位辦公室工作內(nèi)容和方式，發(fā)現(xiàn)在辦公室職能定位方面還存在一定的問題。具體來說，主要反饋在如下幾個方面：

（一）辦公室管理職能定位不清晰。對于事業(yè)單位辦公室而言，要想切實發(fā)揮自身管理效能，就需要對于自身的職能有著清晰的定位，這是做好各項本職工作的前提和基礎(chǔ)。當前，很多事業(yè)單位辦公室僅僅將日常事務(wù)管理作為自己的主要職責(zé)，或演變?yōu)槠渌块T的后勤保障部門，辦公室工作人員整天忙忙碌碌，基本是在做一些雜亂瑣碎的工作，這樣會導(dǎo)致辦公室在宏觀上的管理職能難以充分發(fā)揮，辦公室工作的效率降低，繼而在單位重大問題決策輔助方面，在人力資源管理方面，難以提出有建設(shè)性的意見和建議。造成這種局面的原因，是對于辦公室職能定位認知存在偏差，職能定位不清晰，這樣會對于其日常工作布局造成影響。

（二）辦公室職能定位相關(guān)的制度不健全。事業(yè)單位辦公室職能定位，不能僅僅是一句話，而是需要以制度的方式融入日常的工作中去，這樣才能夠確保事業(yè)單位辦公室的職能得以全面發(fā)揮。但是從當前事業(yè)單位辦公室的規(guī)章制度來看，內(nèi)容上缺乏對于新形勢下職能的定位，在組織架構(gòu)上也沒有對于其權(quán)限和職責(zé)進行明確表述，事業(yè)單位辦公室內(nèi)部管理制度不健全、不完善，辦事的過程中常常會出現(xiàn)不規(guī)范、不合理、人力資源浪費等問題。此外，職能定位相關(guān)的激勵機制也不是很健全，職能發(fā)揮的到位與不足，與辦公室工作人員的工作績效難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，這些都可能對于辦公室職能的有效發(fā)揮造成影響。

（三）辦公室職能異化的傾向比較嚴重。在事業(yè)單位辦公室日常工作開展的過程中，容易在職能上出現(xiàn)異化的傾向，具體來說，此方面的問題主要體現(xiàn)為：其一，輔助決策職能的異化。部分辦公室管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式，會將焦點放在日常事務(wù)處理上，欠缺主動參與決策的意識，在輔助決策的時候處于相對被動的狀態(tài)；其二，服務(wù)職能的異化。部分辦公室人員在開展工作的時候，容易受到傳統(tǒng)思想的影響，比如將官僚主義思想帶入工作中，工作上難以做到耐心和細心，主動服務(wù)的意識也比較欠缺；其三，協(xié)調(diào)關(guān)系的職能異化。就是牽涉到不同部門之間協(xié)調(diào)的時候，個別事業(yè)單位辦公室會將其看作是走關(guān)系，不去積極協(xié)調(diào)處理，這樣就難以有效發(fā)揮自身在關(guān)系協(xié)調(diào)中的效能。

三、事業(yè)單位辦公室職能定位問題改善策略

對于事業(yè)單位辦公室而言，職能定位問題的存在，會影響到其職能的有效發(fā)揮，此時需要以理性的視角去審視此問題，繼而循序漸進進入規(guī)范、合理的職能履行格局。詳細來講，需要做好的工作主要有：

（一）正確認識辦公室職能定位。事業(yè)單位辦公室需要正確認識、理解自身的組織地位和職能定位，對于內(nèi)部而言，自身是一個綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)，必須在諸多管理領(lǐng)域發(fā)揮自身的效能。尤其是在事業(yè)單位改革不斷推動的背景下，更應(yīng)該關(guān)注辦公室職能的發(fā)揮。因此作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，需要以正確的視角去審視辦公室的職能，提高認知，依照時代發(fā)展的訴求，對辦公室的輔助決策職能、建章立制職能、人力資源管理職能，日常工作輔助功能等進行界定。在此基礎(chǔ)上確保辦公室的業(yè)務(wù)范圍得以限定，這樣就可以促使辦公室工作人員切實依照實際職能定位來做好自己的本職工作。另外，要對當前的新形勢進行分析，了解在服務(wù)體系構(gòu)建過程中，事業(yè)單位辦公室工作需要如何去配合，如何去改革，繼而確保工作目標朝著更加細化的方向發(fā)展。此外，還要協(xié)調(diào)好各部門關(guān)系，強化溝通，確保良好的公關(guān)形象得以塑造，避免職能出現(xiàn)異化的情況。

（二）不斷歸結(jié)反思，形成完善的規(guī)章制度。需要看到的是，事業(yè)單位職能定位是否科學(xué)、職能能否有效發(fā)揮，需要健全的規(guī)章制度作為支撐，這樣才能夠確保對應(yīng)的工作進入規(guī)范化、合理化和完善化的狀態(tài)，由此才能夠進入更加理想的事業(yè)單位職能發(fā)展格局。在此過程中，需要做好如下工作：其一，不斷總結(jié)和歸納事業(yè)單位職能定位、職能發(fā)揮中的經(jīng)驗教訓(xùn)，思考造成對應(yīng)事業(yè)單位職能定位偏差的原因。在此基礎(chǔ)上不斷查缺補漏，確保對應(yīng)的職能定位相關(guān)的制度能夠不斷改善，繼而進入更加理想的職能定位格局；其二，從崗位職責(zé)的角度入手，對于事業(yè)單位職責(zé)目標進行界定，確保每個環(huán)節(jié)都可以納入實際規(guī)章制度中去，確保辦公室崗位職責(zé)制度、崗位行為規(guī)范、公章使用制度、辦公室財務(wù)管理制度、公文管理制度等都能夠朝著更加健全的方向發(fā)展，這樣對應(yīng)崗位的人員可以切實了解自己的職責(zé)內(nèi)容，由此進入更加高質(zhì)量的工作格局，對應(yīng)規(guī)章制度的效益也會不斷發(fā)揮出來；其三，注重相關(guān)規(guī)章制度的不斷完善和調(diào)整。結(jié)合新形勢對于辦公室工作的要求，對一些不合時宜的制度內(nèi)容進行調(diào)整，確保對應(yīng)的制度與新形勢下宏觀改革的訴求是吻合的，與事業(yè)單位服務(wù)體系構(gòu)建是吻合的，由此進入更加理想的規(guī)章制度貫徹執(zhí)行格局。

（三）高度關(guān)注培訓(xùn)工作的開展，提升辦公室人員的素質(zhì)。事業(yè)單位的設(shè)立，是以滿足社會公益訴求為基準的，因此必須要確保辦公室人員有服務(wù)的意識和能力，以確保事業(yè)單位架構(gòu)擁有更加理想的服務(wù)體系。從這個角度來看，需要切實采取措施開展培訓(xùn)工作，確保事業(yè)單位辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)得以不斷提升：其一，積極開展思政教育，確保辦公室人員樹立正確的政治信念，確保思想上自覺與黨中央保持一致，正確認識事業(yè)單位改革對于自身的影響和要求，繼而確保不斷實現(xiàn)自身思想觀念的矯正，以確保可以更好地參與到日常工作中去；其二，結(jié)合新形勢對于辦公室人員的工作要求，關(guān)注專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，關(guān)注專業(yè)技能的鍛煉，確保自身的文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合研判分析能力、現(xiàn)代化辦公能力不斷提升，繼而進入更加高效率的辦公狀態(tài)；其三，高度重視職業(yè)道德教育，確保將此納入教育培訓(xùn)系統(tǒng)中去，依靠這樣的方式塑造員工謙虛謹慎、腳踏實地的精神，繼而使得辦公室管理效能朝著更加理想的方向發(fā)展和進步。

四、結(jié)語

綜上所述，當前事業(yè)單位辦公室在自身職能定位上存在偏差，職能體系也不是很健全，繼而影響到事業(yè)單位辦公室綜合效能的發(fā)揮，對于這樣的問題，需要切實采取措施來改善和調(diào)整，由此進入到更加理想的職能定位格局，實現(xiàn)制度的架構(gòu)，人力資源的完善，這樣才能夠更好地發(fā)揮辦公室的多維度職能。