公立醫院經濟合同內部控制管理研究

戴銀蓮 浙江省中醫院 浙江省省級醫院管理中心

引言

經濟合同是醫院開展任何經濟活動，明確業務活動雙方義務，保障醫院權利有效落實的協議。鑒于公立醫院承擔著除了醫療業務主要活動，還擔負有教學科研等其他業務活動，其經濟合同存在的形式具有業務復雜、范圍廣泛、形式多樣、涉及金額大等特殊性，有醫療科研辦公等設備和藥品材料低耗品等的貨物采購合同，有各種修繕改擴建和房屋建設等的工程采購合同，也有保潔、保安、綠化等物業和委托檢驗檢測或維修的服務采購合同，除了以上各種貨物、服務以及工程類的支出合同，還有對外協作辦醫、房屋場地出租等的收入合同，涉及范圍包括各個職能業務部門，程序流程相對煩瑣。經濟合同管理被納入公立醫院內部控制管理的一大重要業務范圍，作為現代化醫院經濟管理的重要內容之一，做好經濟合同內部控制管理工作，為實現醫院內部控制總體目標發揮出重要作用。

一、公立醫院現有經濟合同管理現狀

（一）醫院經濟合同管理意識不足

公立醫院所屬事業單位，與企業相比，醫院重業務輕管理現象普遍存在。醫院領導及其管理人員經濟合同管理意識淡薄，雖然在醫院內部控制體系建設和現代醫院經濟管理制度要求下，建立了醫院的經濟合同管理制度，但當某項經濟活動發生時，對是否需要簽訂經濟合同仍把握不準，部分經濟業務沒有合同約束，如醫院藥品和衛生材料的采購，根據規定實行省藥械平臺集中陽光采購，但醫院仍有自行與各供應商進行議價采購的權利，議價時供應商承諾的優惠并沒有以合同形式進行書面約定，實際執行過程中醫院部分權利未能得到有效保障。另外醫院注重支出合同、輕視收入合同，醫院有制定資金審批權限對支出類經濟事項，但是對于收入類經濟事項，以實際收到資金時財務才予以確認，未對收入合同進行明確與管理，收入確認被動且滯后，不符合政府會計制度要求。

（二）醫院管理人員水平受限，經濟合同會簽流于形式

制度層面醫院有經濟合同相關的管理制度，只明確經濟合同實行會簽審批流程，沒有對各部門會簽職責進行明確，各部門管理人員會簽時沒有嚴格落實會簽審核職責，如業務部門提出采購需求后不參與采購文件的編制過程，采購文件由歸口采購部門或委托的第三方編制，采購文件內容與業務需求相脫節；合同起草部門缺少將合同文本與采購文件進行核對，合同方承諾的條款未在合同中體現，導致合同質量大打折扣；合同會簽過程因缺少合同方面的法律顧問，主要由內審部門人員替代，醫院內審人員欠缺外加合同業務知識不足，難以對合同的法律法規條款進行把控，雙方權利義務不對等，違約及糾紛處理未明確；財務部門對合同審核把關不嚴，不關注合同價款結算依據和支付方式是否對醫院有利。

（三）醫院合同管理信息化建設滯后，合同執行缺乏有效監督

隨著公立醫院內部控制制度體系的建立和發展，醫院逐步實現了經濟合同流程信息化改造，但現有經濟合同信息化系統只是將原有紙質送審改為了線上電子會簽審批，僅僅改變了合同送審的方式，無法實現合同的預算控制，對履約保證金是否如期交納、合同是否如期履行和支付以及質保金是否按規定扣除等合同條款的執行落實缺少實時控制與監督。合同執行監督部門未充分發揮監督職責，怠于對醫院經濟合同的執行情況進行監督檢查，對于合同執行過程中給醫院造成的損失不落實責任追究。

（四）醫院合同缺乏有效歸口，不利于合同執行管理

醫院有意識地進行合同歸口管理，但鑒于醫院合同種類和性質多樣，專業性要求不一，現有歸口普遍以業務和檔案管理兩個形式存在。業務歸口根據專業領域歸口到對應職能部門管理，如醫療設備類合同歸口設備部門管理，藥品耗材類合同歸口采供部門管理，大型修繕及建筑類合同歸口基建部門管理，物業保潔保安服務歸口總務部門管理，軟件信息類合同歸口信息部門管理等，而部門內未歸類管理，合同散落在各個部門不同經辦人手里，對合同執行缺乏整體把控。檔案歸口根據已經執行結束的合同，將合同文本等相關資料整理后統一交由某檔案管理部門統一歸檔，只涉及檔案保管，缺乏合同有效信息的記錄，不利于執行監督檢查。

二、規范公立醫院經濟合同內部控制管理

面對以上公立醫院經濟合同管理存在的問題，醫院急需通過利用有效的內部控制管理手段。從行政事業單位內部控制規范雙層次要求出發，結合企業內部控制五要素以及經濟合同前期準備、合同簽訂、合同執行和合同歸檔全業務流程，對公立醫院經濟合同管理從單位層和業務層兩個維度提出內部控制管理要求，進而全面提升公立醫院經濟合同管理水平。

（一）從內部控制五要素健全醫院經濟合同內部控制單位層管理

內部控制管理離不開單位的內部環境等五要素管理，經濟合同業務作為公立醫院重要業務內容之一，其業務管理水平一方面依賴于單位層的管理水平，另一方面也決定了醫院整體的管理水平。從醫院層面的內部控制五要素出發，結合醫院經濟合同自有的業務特點，規范公立醫院經濟合同業務的內部控制五要素管理。

1.優化醫院經濟合同內部環境管理

內部環境是單位層內部控制五要素中最重要的要素，公立醫院經濟合同的內部環境主要包括醫院領導以及管理層對經濟合同管理的重視程度、經濟合同歸口管理部門、經濟合同管理制度規范、歸口管理部門和會簽部門職責劃分、合同管理人員業務培訓機制等。優化經濟合同內部環境管理的首要任務是要提升醫院領導層對經濟合同業務的管理意識，讓醫院領導和醫院管理層轉變管理思維，在關注業務是否推進的同時，重視經濟業務合同使其得到有效管理，從只關注業務執行部門向兼顧職能管理部門轉變。探索有效的經濟合同歸口管理模式，避免業務管理、合同執行與檔案管理脫節；完善經濟合同管理制度，明確規范制度適用的范圍及內容、合同簽訂流程、審批職責權限、審批程序以及責任追究；明確職責劃分，以清單形式列明合同歸口和合同會簽相關部門的管理職責；建立學習培訓機制，積極組織合同管理人員參加合同相關業務學習培訓，與同行業專業人員多交流溝通，提升管理人員合同管理水平。

2.建立醫院經濟合同管理風險評估機制

經濟合同風險評估是根據合同管理的目標要求對經濟合同單位層和業務全流程可能存在的風險進行識別和分析，并采取風險應對策略的過程。醫院要明確經濟合同管理所需要達到的目標要求，對照經濟合同管理涉及的部門職責、制度規范等進行分析，對合同簽訂前期準備、合同簽訂、合同執行和合同歸檔的全流程進行逐項梳理，對照管理目標依次識別可能存在的風險，分析風險對醫院造成的不利影響，采取有效的應對策略進行控制。

3.采取有效的經濟合同管理控制活動

經濟合同管理的控制活動是識別和分析經濟合同管理過程中存在的風險后具體采取的風險控制應對手段。有效的控制活動可以合理有效降低醫院經濟合同管理存在的風險。醫院經濟合同管理控制活動包括關鍵崗位分離控制、信息系統控制、授權審批控制以及歸口管理控制等。合同管理的關鍵崗位包括合同的起草、審核、簽訂、審批、執行、付款和合同章保管等，做到合同各個關鍵崗位有效分離。采用信息系統有助于避免人為錯誤的發生，明確合同授權審批和歸口管理，讓專業的人干專業的事，在一定程度上規避了管理流于形式。

4.完善醫院經濟合同信息與溝通管理

經濟合同的信息與溝通是經濟合同業務全流程中各相關部門、各業務人員彼此相互溝通的表現形式及溝通后信息反饋渠道。醫院需要完善經濟合同信息與溝通管理，促進各相關部門及相關人員事前、事中和事后隨時溝通，強化業務需求部門與合同文件起草部門的溝通與反饋，促進合同送審部門與合同審計部門間的溝通與反饋，根據制度規范流程，根據流程設定崗位，根據崗位明確職責，根據職責設計表單，以表單進行信息留痕，便于有關部門查詢，借助經濟合同管理信息系統打通業務全流程，做到有意見必處理、有處理必反饋的閉環管理。打破信息系統與系統間的信息孤島，實現預算系統、合同系統、資產系統、支付系統還有賬務系統等互聯互通，保證數據及時性、完整性和準確性。

5.強化醫院經濟合同管理的監督

經濟合同管理的內部監督是對醫院經濟合同管理其他四要素進行有效性評價并提出改進的動態過程，通過評價經濟合同管理的內部環境是否健全完善、風險評估機制是否建立并有效實施、控制活動是否嚴格落實、信息與溝通執行是否有效等，建立有效的問責機制，有效運用評價結果。監督的形式包括日常監督和專項監督。強調日常常態化的監督和重要合同的專項監督并行，發揮內部監督與委托外部第三方審計監督作用，凝聚不同監督合力，充分履行醫院經濟合同的監督職責，切實提升醫院經濟合同管理水平。

（二）從合同業務全流程規范醫院經濟合同內部控制業務層管理

規范的公立醫院經濟合同管理除了依賴于經濟合同業務的內部控制五要素管理水平，也取決于經濟合同自身的業務流程管控。單位層面五要素管理是規范經濟合同業務的管理體系，而合同業務流程的管控則是讓體系發揮有效性，有效管理體系的執行，才能保證經濟合同的內部控制管理有效。完整的經濟合同業務流程包括合同前期準備、合同簽訂、合同執行和合同歸檔管理。規范醫院經濟合同業務全流程管控是有效落實經濟合同內部控制管理的必要手段。

1.做好經濟合同的前期準備

經濟合同的前期準備環節是確立合同內容、合同預算金額、合同合作方等合同關鍵要素的重要流程。經濟合同的前期準備預留時間要充分，需要結合醫院具體業務部門的需求，在預算額度內編寫業務需求申請，根據業務需求起草采購文件或合作協議等，需求部門和起草文書部門相互核對確認，必要時聘請專業法律顧問進行指導，力求在合同文本雛形階段將風險控制在合理水平。增加對擬合作對象的資信資質、經營業務內容和履約能力等情況的審查工作，為后續合同保質保量執行提供保障。

2.加強經濟合同簽訂的審核審批

經濟合同的簽訂環節主要包括合同條款的審核、合同的會簽審批和合同的蓋章確認等。根據經濟合同管理部門職責分工，分別對合同條款進行審核，審核合同文本與需求文件的一致性，審核合作對象的確立是否符合程序，審核合同條款是否符合相關法律法規要求，審核合作對象的承諾是否在合同中有所體現等。在切實履行了合同條款的審核工作后，根據醫院合同會簽權限完成醫院領導審批簽字程序，依據完整的會簽審批簽字程序，進行合同蓋章確認，將蓋章確認的合同分別送達合作方、業務部門、合同歸口管理部門和財務部門等。

3.嚴格經濟合同的執行控制

經濟合同的執行環節分為合同履行、合同結算、合同變更等。嚴格根據已經簽訂的合同開展業務工作，杜絕先執行后補簽合同的不規范行為，按照合同條款履行合同責任與義務，必要時安排第三方審計進行跟蹤管理，涉及資產采購的及時辦理驗收入庫，接受服務的嚴格履行考核評價，嚴格履行實物驗收或服務驗收手續。及時規范辦理合同結算業務，達到合同付款條件的要及時履行合同支付手續，滿足合同收款要求的要及時催收相應款項，涉及履約保證金或質保金條款的要切實保證相應條款得以執行。合同業務執行過程中涉及超合同范圍、超合同金額或超合同履行期限的，嚴格按原合同簽訂流程及時辦理合同變更手續。

4.規范經濟合同歸檔管理

經濟合同的檔案管理需要實行歸口，統一部門落實合同檔案管理，合同檔案管理部門需對各類合同按類別分別建立臺賬，分類有序編號，完整記錄合同項目名稱、合同簽訂時間、合同重要條款、履行情況以及有無變更等信息，一方面有利于梳理全院合同情況，另一方面也便于事后監督檢查。規范合同借閱流轉的審批手續，做到隨借隨還。簽訂合同保密承諾，落實單位合同重要信息的保密工作。

結語

在公立醫院全面推進落實內部控制建設進程中，經濟合同管理作為公立醫院內部控制管理的一大業務范圍，是醫院經濟事項收支的重要依據，面對現有公立醫院經濟合同管理問題，將經濟合同業務作為管理主體，從內部控制五要素理論體系和合同業務全流程周期兩個層次出發，分別提出如何規范醫院經濟合同業務管理，明確醫院的主體管理職責，從而為提升醫院經濟合同業務管理水平提供一定的指導意義。