信息化系統(tǒng)在高校后勤管理中的實踐研究

徐 華

(南京林業(yè)大學，江蘇 南京 210000)

0 引言

在學校的教學管理工作中，后勤是不可或缺的一部分。后勤管理者對管理活動進行有計劃的組織協調工作，實現后勤物資的資源優(yōu)化配置與利用，幫助全校師生、職工奠定豐富的物質基礎，確保學校可以順利開展更優(yōu)質的教育活動。高校后勤實現信息化建設，促進后勤工作內容及技術的改善與提升，通過信息技術手段實現后勤工作的管理，從而為后勤工作效率提升與服務質量的改善奠定基礎。當前，高校的后勤信息化中主要內容就是加強信息化建設，應當引起學校的重視，切實把握信息化發(fā)展帶來的機會，強化后勤管理先進的理念，逐步提高后勤部門的信息化建設水平，確保向全體師生與教職工提供優(yōu)質的服務。

1 信息化建設現狀

通過研究了解到，高校通過加強后勤信息化建設工作的推進，極大地提升了工作效率。針對分布在各個校區(qū)的后勤部門而言，高校通過信息化建設，實現了管理文件及資料的網絡共享，有效縮短了工作流程，為后勤人員節(jié)約了時間與精力，簡化后勤管理工作。此外，在完成后勤公共物資的整合配置與共享之后，高效后勤工作初步實現了信息化建設，具體設備的使用狀況、人員信息及后勤財務信息等，都可以利用信息化系統(tǒng)簡便地呈現給人們，為后勤物資及財務信息的公開、透明奠定了基礎，能使后勤職工加速物資配置與整合共享，進而切實做到物盡其用，發(fā)揮物資的最大作用，降低浪費與不必要的消耗[1]。這有效提高了信息數據統(tǒng)計的精準度。利用信息化管理系統(tǒng)，后勤部門能夠在短時間內完成相應的統(tǒng)計工作，并且精準度與完整度也更高。利用信息化建設，能夠針對各類復雜的數據進行迅速精準的分析，并及時完成統(tǒng)一的報表，有效改善了傳統(tǒng)手工統(tǒng)計過程中效率低、錯誤頻出的情況。

2 現狀分析

近年來，隨著信息技術的普及和應用，后勤管理水平也隨之有了很大的提高。因此，大家對業(yè)務系統(tǒng)依賴越來越大。反觀某高校后勤，其整個網絡架構是跟隨業(yè)務需求發(fā)展形成的。以需求為導向，系統(tǒng)建立在層次分明、邏輯清晰、操作簡便、維護方便、便于升級的設計準則上，利用分層設計、分塊實施，不斷地建設、改造與升級。

2.1 信息化建設內容

建立完善的報修業(yè)務系統(tǒng)，業(yè)務范圍覆蓋整個校園，能快速響應用戶需求，高效地完成維修工作，并且事后進行跟蹤、回訪。建立工資系統(tǒng)，將人員檔案規(guī)范化管理；核算月度薪資，通過工資系統(tǒng)，高效準確地進行計算，按時發(fā)放工資。通過信息系統(tǒng)的建設，構建一個面向服務、安全可靠、操作便捷、靈活可擴的信息化系統(tǒng)，為學校提供人性化服務[2]。

2.2 信息化建設目標

首先，后勤信息化建設應當建立在先進的理念上，不斷加強后勤信息化管理制度的完善，實現規(guī)范的操作流程，加強后勤人才隊伍的信息化能力建設；其次，在推動信息化建設的同時，還應當樹立先進的理念，積極憑借信息化建設實現后勤物資的統(tǒng)一調配與文件數據共享，使后勤部門能夠順利地進行各項后期工作，并提供效率更高、更便捷、更規(guī)范的服務；最后，通過創(chuàng)建信息化后勤使服務質量、管理效率得到改善與提升，將信息化管理服務理念實現由上至下的傳達，確保每位職工能夠樹立全新的服務理念，使其在信息化建設過程中不斷提升信息化素養(yǎng)，積極利用信息化技術提供更高效、更有價值的服務[3]。

2.3 信息化建設的成果展示

報修系統(tǒng)流程優(yōu)化如圖1所示，提升了效率。人力資源系統(tǒng)如圖2所示。

圖1 報修流程

圖2 工資管理功能結構

3 信息化建設中存在的問題

3.1 信息化建設過程中存在的問題

最近幾年，在部分高校的后勤工作中，將信息化建設作為一項重要的工作，而根據現在的信息化建設現狀來分析，一些學校在創(chuàng)建信息化過程中依舊存在較多的問題，匯總分析可知集中在以下方面：(1)高校未認識到后勤信息化建設的重要性。(2)對信息化建設未形成統(tǒng)一的規(guī)劃，缺乏統(tǒng)一的數據標準。(3)各個系統(tǒng)彼此獨立，不能實現信息共享。(4)后勤的信息化建設缺乏有效的應用標準及完善的規(guī)范。(5)后勤信息化建設缺乏專業(yè)化的人才。

3.2 原因分析

(1)發(fā)展不均衡，對信息化不夠重視，對信息化建設的發(fā)展趨勢缺乏認識。沒有一套全面的、系統(tǒng)的規(guī)劃，導致各自為政，各行其是，造成了不同系統(tǒng)的信息阻隔，信息封鎖[4]。

(2)基礎設施薄弱，人員素質不高，缺乏專業(yè)人才，人員年齡結構老化。實際工作缺乏懂技術、懂管理又懂業(yè)務的信息化人才。

4 信息化建設的發(fā)展思路

4.1 業(yè)務流程標準化的建設和管理

(1)對現有的業(yè)務流程進行梳理，并基于流程梳理工具將流程繪制出來，最終形成標準化流程圖。

(2)根據標準化流程圖對現有的業(yè)務處理過程進行整改與發(fā)布。

(3)對整改后的業(yè)務流程進行監(jiān)控，監(jiān)測實際處理過程與標準化流程的符合情況。

(4)流程一旦固定后，各個部門必須按照流程執(zhí)行，管理部門定期檢查各個部門的執(zhí)行情況。

4.2 用戶權限、職責細化管理

(1)明確各個部門、各個崗位的職責，明確各部門的工作內容，明確部門內每個人的工作職責和工作內容。

(2)利用系統(tǒng)，結合各個部門的職能，明確部門的業(yè)務范圍，明確每個人的工作職責，然后進行系統(tǒng)權限的劃分。給每個用戶分配賬號，用戶擁有此賬號的對應權限。用戶負責賬號產生業(yè)務內容[5]。

5 結語

通過對高校后勤信息化建設的深入研究和分析，將信息化技術運用到后勤的日常管理中去，系統(tǒng)地闡述了后勤的業(yè)務流程和信息化系統(tǒng)功能，最終為后勤的未來發(fā)展指明了方向。研究結果顯示，業(yè)務流程標準化的建設管理和用戶權限、職責細化管理能夠推動高校后勤的發(fā)展和管理。該結論具有可推廣性，可以推廣應用到各大高校的后勤。該研究為高校后勤建設做出了突出的貢獻。